Как да изберете правилното решение за цифров подпис за вашия бизнес

Широкото приемане на дистанционна работа и безхартиени работни потоци ускори необходимостта от сигурно цифрово подписване на документи. Внедряването на правилното решение за електронен подпис може значително да рационализира процесите на подписване, като същевременно гарантира правна валидност и съответствие. Въпреки това, с главозамайващ набор от доставчици на пазара, изборът на най-добрата услуга за цифров подпис за вашите специфични бизнес нужди може да отнеме време и усилия. Тази статия предоставя изчерпателно ръководство за идентифициране на ключовите критерии и правилния избор. 

Въведение в цифровите подписи 

Цифровите подписи използват криптографски техники за осигуряване на електронно подписване и проверка на документи. Те обвързват подписалите се с техните подписи, гарантират целостта на документа и осигуряват запечатване срещу фалшифициране като физическите подписи на хартия. Основните предимства на цифрово подписаните документи включват: 

• Правна валидност и приложимост съгласно законите за електронния подпис
• По-силно удостоверяване на самоличността на подписващия 
• Подобрена защита срещу фалшифициране
• По-лесно за запазване като записи за нуждите на съответствието
• Спестяване на околната среда от намалено използване на хартия
• Удобство за подписване по всяко време и навсякъде 

С правилното решение, съобразено с вашите работни процеси, вашият бизнес може да реализира тези предимства, като премине без хартия и приеме цифрови подписи. Но първо е необходима внимателна оценка на вашите специфични нужди. 

Оценка на организационните нужди 

Направете преглед на вашите случаи на употреба, процеси и изисквания, преди да започнете търсенето на доставчик. Това ще ви помогне да идентифицирате задължителните функции и да избегнете преразхода за ненужни възможности. 

Помислете за следното: 

• Какви видове документи трябва да подписвате цифрово? Примерите включват договори, данъчни формуляри, документи за записване, документи за човешки ресурси, фактури и др.
• Как се управляват текущите работни потоци за подписване на хартия? Включват ли лични взаимодействия, поща, факсове и т.н.? 
• Какви са приблизителните обеми на изпратените документи и необходимите подписи на месец? Сезонни вариации?
• Какви изживявания на подписващия искате да активирате – подписване на настолни компютри, подписване на мобилни устройства, дистанционно подписване лично?
• Колко бързо се нуждаете от връщане на подписани документи? Има ли срокове за съответствие, които да се вземат предвид?
• Какви методи за доказване на самоличността или удостоверяване на подписващия ще ви трябват?
• Какви са вашите нужди за поверителност на данните по отношение на съхранението на документи в платформи на доставчици?
• Подписите ще изискват ли дългосрочно валидиране, обхващащо години? Достатъчни ли са краткосрочните подписи? 
• Какви съществуващи системи и работни процеси се нуждаят от интеграция, като CRM, системи за таксуване и т.н.? 

Задълбоченият анализ на използването и процесите в реалния свят ще изведе на повърхността задължителните възможности за вашето решение за цифров подпис.   

Открийте удобството и сигурността на eSigner

Опитайте сега безплатно!

 

Основни характеристики и възможности 

След идентифициране на нуждите ви, ето някои ключови характеристики и функционалности, които да търсите по време на оценките на доставчиците: 

Съответствие и стандарти 

Решението за електронен подпис трябва да е съвместимо със съответните разпоредби във вашите юрисдикции като щатските закони за UETA и ESIGN в САЩ, eIDAS в ЕС и др. Трябва да се поддържат необходимите стандартни формати за подпис като PAdES или CAdES. Спазването на законите за поверителност на данните също е от съществено значение. 

Подписване на работни потоци 

Необходим е набор от опции за конфигуриране на многоетапни работни потоци за подписване – последователно, паралелно, хибридно маршрутизиране и т.н. Групово изпращане и персонализирани шаблони с едно щракване ще оптимизират ефективността в мащаб. 

Проверка на самоличността  

Трябва да има достатъчно мерки за потвърждаване на самоличността на подписващия – от основен имейл/парола до обширни проверки на фона, ако е необходимо. Интеграциите с платформи за идентичност като Okta опростяват съответствието.  

Достъпност 

Оценете колко лесно е за подписващите да имат достъп, да преглеждат и подписват документи през настолни компютри, мобилни устройства, таблети и лични устройства. Решението трябва да осигурява последователно изживяване навсякъде. 

API и интеграции 

Наличието на API и предварително изградени конектори към вашите съществуващи системи, като HRIS, CRM, таксуване и др., ще даде възможност за вграждане на цифрово подписване в критични за бизнеса работни потоци. 

Интерфейс и UX  

Интерфейсите на администратора и подписващия трябва да са добре проектирани и интуитивни за всички потребители. Сложните случаи на използване на B2B и B2C трябва да бъдат пригодени с лесно навлизане и необходимо минимално обучение. 

Охрана  

Стабилните мерки трябва да предпазват чувствителните документи през целия им жизнен цикъл – криптиране, контрол на достъпа и центрове за данни с излишъци за предотвратяване на прекъсвания. Годишните одити на четвърта страна осигуряват прозрачност. 

Анализи  

Анализите на използването на завършени подписи, в ход, чакащи и т.н. осигуряват видимост. Одитните пътеки, демонстриращи съответствие, също са безценни за регулираните документи.  

Технически спецификации 

Дистанционното цифрово подписване не трябва да налага специални хардуерни изисквания на подписващите. Оценявайте технически аспекти като формати на подписи, криптографски стандарти и използвани органи за клеймо за време. 

Дългосрочно валидиране 

Механизмите за валидиране, като клеймо за време и вградени данни за проверка, са от съществено значение за документи, изискващи дългосрочни подписи. Проверете колко далеч в бъдещето могат да бъдат проверени подписите.  

Персонализиране 

Опциите за конфигуриране на външен вид на визуален подпис, брандиране, задължителни полета на формуляра и т.н., базирани на сценарии за подписване, оптимизират работните процеси. Опциите за бяло етикетиране са идеални за решения, насочени към външни подписващи лица. След като основните функции съответстват на вашите приоритети, следващата стъпка е оценката на самите доставчици на услуги. 

Оценяване на доставчици на цифрови подписи  

Доставчикът на услуги представлява критична част от вашето решение за цифров подпис. Фактори като надеждност, надеждност на поддръжката и история на сигурността изискват внимателно проучване. Ето основните съображения при оценката на доставчиците: 

Доверие и съответствие 

Изберете утвърдени доставчици с история на активиране на законни цифрови подписи за големи предприятия и държавни агенции. Сертификатите за публично доверие като WEBTrust демонстрират строго съответствие. 

Географско покритие  

Ако вашите случаи на използване на подписване обхващат няколко държави, потърсете доставчици с глобален опит и покритие. Те могат да навигират в нуждите на локализацията и нюансите на юрисдикцията за международни внедрявания. 

отзивчивост 

Наличието на канали за телефон, чат и имейл за навременно разрешаване на проблеми показва фокус върху успеха на клиента. Търсете гарантирано време за реакция и поддръжка 24/7.  

Поза за сигурност 

Прегледайте разпоредбите за сигурност като криптиране, хардуерни модули за сигурност, периодични одити и мерки за резервиране. Финансовата жизнеспособност също така гарантира непрекъснатост на бизнеса без прекъсвания. 

Стандарти за поверителност 

Политиките за обработка на данни, локализацията и независимите одити осигуряват прозрачност на практиките за поверителност. Сертифицирането по ISO 27001 показва придържане към най-добрите практики. 

Надеждност на платформата и време за работа 

Проверете историческите показатели за непрекъсната работа и предоставеното резервиране на инфраструктурата. Центровете за данни при срив и балансирането на натоварването демонстрират адекватна надеждност за подписване без прекъсване. 

Модели за ценообразуване  

Оценявайте предвидими цени като неограничени или многостепенни планове с фиксирана ставка. Базираните на използване модели могат да доведат до скрити разходи при по-големи обеми. Помислете за безплатни пробни версии, за да тествате възможностите. 

Добавяне на цифрови подписи с eSigner 

За документи, изискващи правно обвързващи подписи, обмислете използването Услуга за цифров подпис на eSigner. eSigner позволява на потребителите да добавят надеждни цифрови подписи и времеви клейма към документи чрез инфраструктура с публичен ключ (PKI). Ползите от използването на eSigner включват: 

• Подписите са правно валидни и изпълними, като подписите с химикал и хартия.
• Документите, подписани чрез eSigner, осигуряват удостоверяване, цялост и неотказ. Самоличността на подписващия се проверява, документът не може да бъде променян след подписването и подписващият не може да откаже подписването.
• eSigner се интегрира с основни формати и платформи за документи като PDF, Microsoft Office и Adobe Acrobat.
• Подписите могат да се добавят от настолни и мобилни устройства чрез прост онлайн процес. Не са необходими изтегляния или приложения.
• eSigner използва цифрови сертификати, издадени от надеждни сертифициращи органи, което прави подписите автоматично проверяеми в операционни системи и софтуер. 
• Записването в подписването в облака на eSigner предоставя опция за генериране на сертификат за подписване на документ SSL.com заверени подписи който осигуряват по-високо ниво на контрол на документите от обикновените цифрови подписи. Както е обяснено от Кирпич, „когато сертифицирате документ, можете да контролирате видовете промени, които други хора могат да направят.“

Въпреки че eSigner предлага различни нива на валидиране, дори нашите основни електронни подписи отговарят на законовите изисквания за електронен подпис в повечето юрисдикции. За цифрови подписи с висока степен на сигурност се използват валидна идентификационна проверка и подобрени сертификати. Като цяло eSigner предоставя бърз и лесен начин за добавяне на законно валидни цифрови подписи към документи чрез глобално надеждна услуга. Помислете за интегриране на нашето решение като опция за подписване за вашия работен процес. 

Избор на вашето решение за цифров подпис 

Изборът на правилното решение за цифров подпис изисква съгласуване на бизнес нуждите с възможностите на доставчика по отношение на доверие, съответствие, сигурност, интеграции и потребителско изживяване. Следвайки методичен процес на подбор, вашата организация може да внедри работни процеси за подписване без хартия, които ускоряват обработката на документи, намаляват рисковете, намаляват разходите и осигуряват удобство по всяко време и навсякъде. Сигурното, законно и съвместимо изживяване с документи, осигурено от оптималната платформа за цифров подпис, значително ще подобри начина, по който вашата компания дигитално взаимодейства с клиенти и служители. Внимателното претегляне на ключовите критерии ще гарантира, че вашето решение за електронен подпис осигурява максимална дългосрочна стойност. За надеждна услуга за електронен подпис, която проверява всички полета, помислете за eSigner от SSL.com. eSigner позволява правно валидни цифрови подписи върху документи само с няколко кликвания. Регистрирайте се за безплатен пробен период на https://app.esigner.com/ за тестване на способности, съобразени с вашите уникални нужди от работен процес. С правилното решение, съобразено с вашите процеси, вашият бизнес може да реализира многото предимства на безхартиеното цифрово подписване – от спестяване на околната среда до подобрена сигурност и достъпност. Методичният подход при избора ще ви доведе до идеалното прилягане.

Готови ли сте да подобрите процеса на цифрово подписване на вашия бизнес? Открийте силата и удобството на eSigner от SSL.com

Опитай сега