Sådan vælger du den rigtige digitale signaturløsning til din virksomhed

Den udbredte anvendelse af fjernarbejde og papirløse arbejdsgange har fremskyndet behovet for sikker digital dokumentsignering. Implementering af den rigtige e-signaturløsning kan strømline signeringsprocesser markant og samtidig sikre juridisk gyldighed og overholdelse. Men med en svimlende række af udbydere på markedet kan det tage tid og kræfter at vælge den bedste digitale signaturtjeneste til dine specifikke forretningsbehov. Denne artikel giver en omfattende guide til at identificere nøglekriterierne og træffe det rigtige valg. 

Introduktion til digitale signaturer 

Digitale signaturer bruger kryptografiske teknikker til at sikre elektronisk dokumentsignering og verifikation. De binder underskrivere til deres underskrifter, sikrer dokumentintegritet og giver manipulationssikker forsegling som fysiske signaturer på papir. Kernefordelene ved digitalt signerede dokumenter omfatter: 

• Juridisk gyldighed og håndhævelse i henhold til love om e-signatur
• Stærkere autentificering af underskriverens identitet 
• Forbedret sikkerhedsbeskyttelse mod forfalskning
• Nemmere at gemme som optegnelser for overholdelsesbehov
• Miljøbesparelser ved reduceret papirforbrug
• Nemt at underskrive når som helst og hvor som helst 

Med den rigtige løsning, der er skræddersyet til dine arbejdsgange, kan din virksomhed realisere disse fordele ved at blive papirløs og bruge digitale signaturer. Men først kræves en omhyggelig evaluering af dine specifikke behov. 

Vurdering af organisatoriske behov 

Gør status over dine use cases, processer og krav, før du starter din leverandørsøgning. Dette vil hjælpe dig med at identificere must-have funktioner og undgå overforbrug på unødvendige funktioner. 

Overvej følgende: 

• Hvilke typer dokumenter skal du underskrive digitalt? Eksempler omfatter kontrakter, skatteformularer, tilmeldingsdokumenter, HR-papirer, fakturaer mv.
• Hvordan håndteres nuværende papirbaserede signeringsarbejdsgange? Indebærer de personlige interaktioner, mail, faxer osv.? 
• Hvad er de omtrentlige mængder af sendte dokumenter og underskrifter påkrævet pr. måned? Årstidsvariationer?
• Hvilke signeroplevelser vil du aktivere – desktop-signering, mobilsignering, ekstern personlig signering?
• Hvor hurtigt skal underskrevne dokumenter returneres? Er der tidsfrister for overholdelse at overveje?
• Hvilke identitetsbeviser eller underskrivergodkendelsesmetoder har du brug for?
• Hvad er dine databeskyttelsesbehov vedrørende dokumentlagring på leverandørplatforme?
• Vil underskrifter kræve langsigtet validering, der strækker sig over år? Er kortsigtede signaturer tilstrækkelige? 
• Hvilke eksisterende systemer og arbejdsgange har brug for integration, såsom CRM'er, faktureringssystemer osv.? 

En grundig analyse af brug og processer i den virkelige verden vil vise de nødvendige muligheder for din digitale signaturløsning.   

Oplev bekvemmeligheden og sikkerheden ved eSigner

Prøv det nu gratis!

 

Nøglefunktioner og muligheder 

Med dine behov identificeret, er her nogle nøglefunktioner og funktioner, du skal kigge efter under leverandørevalueringer: 

Overholdelse og standarder 

E-signaturløsningen skal være i overensstemmelse med relevante regler i dine jurisdiktioner som statslige UETA- og ESIGN-love i USA, eIDAS i EU osv. Påkrævede standardsignaturformater som PAdES eller CAdES bør understøttes. Overholdelse af databeskyttelseslovgivningen er også afgørende. 

Signering af arbejdsgange 

Der er behov for en række muligheder for at konfigurere flertrins-signeringsarbejdsgange – sekventiel, parallel, hybrid routing osv. Masseafsendelse og tilpassede skabeloner med et enkelt klik vil optimere effektiviteten i skala. 

Identitetsvalidering  

Tilstrækkelige foranstaltninger til bekræftelse af underskriverens identitet bør være tilgængelige – fra grundlæggende e-mail/adgangskode til omfattende baggrundstjek, hvis det kræves. Integrationer med identitetsplatforme som Okta forenkler overholdelse.  

Tilgængelighed 

Evaluer, hvor nemt det er for underskrivere at få adgang til, gennemgå og underskrive dokumenter på tværs af desktop, mobil, tablet og personlige enheder. Løsningen skal give en ensartet oplevelse overalt. 

API'er og integrationer 

Tilgængeligheden af ​​API'er og forudbyggede forbindelser til dine eksisterende systemer, såsom HRIS, CRM, fakturering osv., vil muliggøre indlejring af digital signering i forretningskritiske arbejdsgange. 

Interface og UX  

Administrator- og underskrivergrænseflader bør være veldesignede og intuitive for alle brugere. Komplekse B2B- og B2C-brugssager bør rummes med nem onboarding og minimal nødvendig træning. 

Sikkerhed  

Robuste foranstaltninger bør beskytte følsomme dokumenter gennem hele deres livscyklus – kryptering, adgangskontrol og datacentre med redundanser for at forhindre udfald. Fjerdeparts årlige revisioner giver gennemsigtighed. 

Analyse  

Brugsanalyse på signaturer, der er fuldført, i gang, afventende osv., giver synlighed. Revisionsspor, der viser overholdelse, er også uvurderlige for regulerede dokumenter.  

Tekniske specifikationer 

Digital fjernsignering bør ikke pålægge underskrivere særlige hardwarekrav. Evaluer tekniske aspekter som signaturformater, kryptografistandarder og anvendte tidsstempler. 

Langsigtet validering 

Valideringsmekanismer som tidsstempling og indlejrede verifikationsdata er afgørende for dokumenter, der kræver langsigtede signaturer. Tjek, hvor langt ud i fremtiden, signaturer kan verificeres.  

Tilpasning 

Muligheder for konfiguration af visuel signaturudseende, branding, obligatoriske formularfelter osv., baseret på signeringsscenarier strømliner arbejdsgange. Hvid-mærkningsmuligheder er ideelle til løsninger, der vender mod eksterne underskrivere. Med kernefunktioner, der matcher dine prioriteter, er næste trin at vurdere tjenesteudbyderne selv. 

Evaluering af digitale signaturudbydere  

Tjenesteudbyderen udgør en kritisk del af din digitale signaturløsning. Faktorer som troværdighed, supportpålidelighed og sikkerhedsresultater kræver omhyggelig undersøgelse. Her er vigtige overvejelser, når du vurderer leverandører: 

Tillid og overholdelse 

Vælg etablerede udbydere med en historie med at aktivere lovlige digitale signaturer for større virksomheder og offentlige myndigheder. Offentlige tillidscertifikater som WEBtrust demonstrerer overholdelsesstrenghed. 

Geografisk dækning  

Hvis dine signeringsbrugssager spænder over flere lande, skal du søge udbydere med global ekspertise og dækning. De kan navigere i lokaliseringsbehov og jurisdiktionelle nuancer til internationale udrulninger. 

lydhørhed 

Tilgængeligheden af ​​telefon-, chat- og e-mail-kanaler til rettidig problemløsning indikerer fokus på kundesucces. Se efter garanterede svartider og 24/7 support.  

Sikkerhedsstilling 

Gennemgå sikkerhedsbestemmelser som kryptering, hardwaresikkerhedsmoduler, periodiske revisioner og redundansforanstaltninger. Økonomisk levedygtighed sikrer også forretningskontinuitet uden forstyrrelser. 

Privatlivsstandarder 

Politikker for datahåndtering, lokalisering og uafhængige revisioner giver gennemsigtighed i privatlivspraksis. ISO 27001-certificering indikerer overholdelse af bedste praksis. 

Platforms pålidelighed og oppetid 

Tjek historiske oppetidsmålinger og infrastrukturredundans. Failover-datacentre og belastningsbalancering viser tilstrækkelig pålidelighed til uafbrudt signering. 

Prissætningsmodeller  

Evaluer forudsigelige priser som f.eks. ubegrænsede eller niveaudelte fastprisplaner. Brugsbaserede modeller kan pådrage sig skjulte omkostninger ved større mængder. Overvej gratis prøveversioner for at teste funktioner. 

Tilføjelse af digitale signaturer med eSigner 

For dokumenter, der kræver juridisk bindende underskrifter, kan du overveje at bruge eSigners digitale signaturtjeneste. eSigner giver brugerne mulighed for at tilføje pålidelige digitale signaturer og tidsstempler til dokumenter gennem offentlig nøgleinfrastruktur (PKI). Fordelene ved at bruge eSigner inkluderer: 

• Signaturer er juridisk gyldige og kan håndhæves, ligesom underskrifter med pen og papir.
• Dokumenter, der er underskrevet gennem eSigner, giver godkendelse, integritet og ikke-afvisning. Underskriverens identitet er verificeret, dokumentet kan ikke ændres efter underskrivelsen, og underskriveren kan ikke nægte at underskrive.
• eSigner integreres med større dokumentformater og platforme som PDF, Microsoft Office og Adobe Acrobat.
• Signaturer kan tilføjes fra både desktop og mobile enheder gennem en simpel online proces. Ingen downloads eller apps er påkrævet.
• eSigner bruger digitale certifikater udstedt af betroede certifikatmyndigheder, hvilket gør signaturerne automatisk verificerbare på tværs af operativsystemer og software. 
• Tilmelding til eSigner skysignering giver mulighed for at generere et SSL.com dokumentsigneringscertifikat certificerede underskrifter som give et højere niveau af dokumentkontrol end almindelige digitale signaturer. Som forklaret af Adobe, "når du attesterer et dokument, kan du kontrollere, hvilke typer ændringer andre mennesker kan foretage."

Mens eSigner tilbyder forskellige valideringsniveauer, opfylder selv vores grundlæggende elektroniske signaturer juridiske krav til e-signatur i de fleste jurisdiktioner. Til digitale signaturer med høj sikkerhed bruges gyldig ID-bekræftelse og forbedrede certifikater. Samlet set giver eSigner en hurtig og ligetil måde at tilføje juridisk gyldige digitale signaturer til dokumenter gennem en globalt betroet tjeneste. Overvej at integrere vores løsning som en signeringsmulighed for din arbejdsgang. 

Valg af din digitale signaturløsning 

At vælge den rigtige digitale signaturløsning kræver tilpasning af virksomhedens behov til udbyderens muligheder på tværs af tillid, compliance, sikkerhed, integrationer og brugeroplevelse. Ved at følge en metodisk udvælgelsesproces kan din organisation implementere papirløse signerings-workflows, der fremskynder dokumentomsætning, reducerer risici, reducerer omkostninger og giver bekvemmelighed når som helst og hvor som helst. De sikre, lovlige og kompatible dokumentoplevelser, der er muliggjort af den optimale digitale signaturplatform, vil markant forbedre, hvordan din virksomhed interagerer digitalt med kunder og medarbejdere. En omhyggelig afvejning af nøglekriterier vil sikre, at din e-signaturløsning leverer maksimal langsigtet værdi. For en pålidelig e-signaturtjeneste, der markerer alle felterne, kan du overveje eSigner fra SSL.com. eSigner muliggør juridisk gyldige digitale signaturer på dokumenter med blot et par klik. Tilmeld dig en gratis prøveperiode på https://app.esigner.com/ at teste kapaciteter tilpasset dine unikke workflowbehov. Med den rigtige løsning, der er skræddersyet til dine processer, kan din virksomhed realisere de mange fordele ved papirløs digital signering – fra miljøbesparelser til øget sikkerhed og tilgængelighed. En metodisk tilgang til valg vil føre dig til den ideelle pasform.

Klar til at forbedre din virksomheds digitale signeringsproces? Oplev styrken og bekvemmeligheden ved eSigner by SSL.com

Prøv det nu