Før 2011, da Virginia blev den første stat til at underskrive Remote Online Notarization (RON) i lov, havde praksis med at notarisere dokumenter i USA traditionelt været udført ansigt til ansigt. Statsregeringer gav en notar eller advokat myndighed til at sikre, at underskriveren/klienten havde en gyldig personlig identitet samt godkende gyldigheden af dokumenterne.
Den mangeårige pen og papir metode til notarialarbejde viste sig at være besværlig og modtagelig for fejl. Dokumenter og identifikationskort kan være forfalskede. Underskrifter blev forfalsket. Folk kunne lyve om deres identitet. Manuel opbevaring af de notariserede dokumenter kan føre til tyveri eller ødelæggelse (menneskeskabt eller utilsigtet). Og den eneste registrering af notariseringen, der havde fundet sted, var dokumenterne og navnene og underskrifterne, som disse indeholdt - som alle kunne bestrides.
Virginia blev en banebrydende stat, da den i 2011 vedtog en lov, der tillod udøvelse af RON. Virginia's lov var vigtig for at skitsere flere af RON -procedurer, herunder verifikation af underskriveren og standarder for at sikre, at notarseglet er beskyttet mod manipulation.
I de senere år, med den stigende accept af onlinetransaktioner, når det drejede sig om forskellige forretningsaftaler og endda offentlige tjenester, omfavnede flere og flere stater ideen om RON. I maj 2019 nåede antallet af stater, der vedtog loven, 21, hvoraf de fleste vedtog bestemmelserne i den oprindelige Virginia -lov.
I juli 2021, da angrebet af COVID-19-pandemien forårsagede, at flere og flere transaktioner blev gennemført online, havde i alt 35 stater en slags permanent RON-love.
Da arbejdet og forretningsmiljøet efter pandemien ønsker at omfatte flere og flere fjerntransaktioner, vil der også være en stigning i antallet af dokumenter, der bliver notariseret online, og det hele af praktiske årsager. Læs videre herunder, mens vi diskuterer funktionerne i RON, der gør det muligt at overvinde de historiske svagheder ved traditionel blæk og papir notarisering.
Transaktionel effektivitet
Hastigheden og interoperabiliteten, hvormed RON muliggør, at transaktioner finder sted, gør det muligt for klienter og leverandører/tjenesteudbydere at indgå forretningsaftaler meget mere problemfrit. Det giver mulighed for en situation, hvor notarerne virkelig kan udføre både forretning og god service.
RON kan bruges i flere former for transaktioner, herunder at ansøge om lån, få et realkreditlån, behandle jordtitler, foretage tilbagetrækning af pension, udnævne en sundhedsfaglig fuldmægtig og endda aflægge vidner i retssager.
Sidste års industri rapporter afslører den øgede accept af RON af klienter, notarier og cybersikkerhedsvirksomheder:
”Handlen inden for det virtuelle notar -område steg på trods af pandemien. I juli, DocuSign erhvervet Austin-baseret opstart Liveoak Technologies for $ 38 millioner i en aktiehandel. Digital notarplatform Notarize lukkede også for en $ 35 mio. Serie C-finansieringsrunde i marts og samlede i alt 82 millioner dollars med investeringer fra ejendomsfokuseret venturekapitalfirma Camber Creek, Boston-baserede Polaris Partners og andre eksisterende strategiske investorer.
Ryd revisionsspor
Traditionelle blæk-og-papir notariserede dokumenter er i det væsentlige enkeltstående optegnelser. De formodes at være gyldige, fordi de er blevet forseglet af en notar, der er lovens agent. Men fordi der ikke er manipuleringssikre materialer, der kan understøtte disse dokumenter, kan disse bestrides af de mennesker, hvis navne fremstår som underskrivere.
RON indebærer en cyberopbevaring af e-dokumenter, der registrerer væsentlige oplysninger om, hvem der fik adgang til et dokument, hvem det blev delt til, hvem der elektronisk underskrev det, hvem der elektronisk notariserede det, og hvor var hver parts lokationer, når online notarization skete. Disse digitale poster kan ikke ændres, så underskriverne kan ikke benægte, at de faktisk har indgået transaktionen. Derudover fungerer videooptagelsen af notariseringen som en stærk støtte til e-dokumenterne.
Leverandøren eller tjenesteudbyderen opnår også beskyttelse i RON. Camelia Martin, tidligere administrerende direktør hos Falcon Capital Advisors forklarede at "hvis transaktionen nogensinde bliver udfordret, har långiver mulighed for at få adgang til et revisionsspor og en lyd-videooptagelse af online notariseringssessionen."
Beholdelse af dokumentintegritet
At bevare integriteten i dokumenternes indhold er vigtigt for en notar for at opnå beskyttelse mod retssager eller falske anklager.
I ejendomsbranchen har ejendomssælgere, agenter og købere været i stand til at samarbejde med notarerne om at bruge RON til at verificere, sikkert udveksle og gemme relevante dokumenter i forbindelse med et ejendoms salg.
Ved brug af digital kryptering er RON i stand til at levere bløde kopier af juridiske dokumenter med manipulerende digitale segl/signaturer. Hvis det originale indhold i dokumentet ændres, ophæves forseglingen, og den potentielt ondsindede hensigt afsløres.
Mere præcis verifikation af underskriverens identitet
Med brugen af Dynamic Knowledge-Based Authentication (KBA) i RON til mere strengt og præcist at validere identiteter kan notaren forvente et godt resultat. Dynamisk KBA involverer private oplysninger, der ikke let kan kendes. Disse omfatter en persons kredithistorik eller tidligere registreringer af transaktioner. Hvis underskriveren giver tilfredsstillende svar på spørgsmål vedrørende identitetsudfordring, kan notaren forsegle dokumentet med tillid.
Når det kommer til RON, er det mindre sandsynligt, at en notar bliver presset til at levere deres segl, hvis de er i tvivl. Andrew MacDougall, digital marketingchef for Boston-baserede Notarize siger at for notareringer, der finder sted i underskrivernes hjem, har omkring “1 ud af 4 notarier følt sig skræmt over at anvende deres segl.” Fordi fjern -notarisering gør brug af fjernkommunikation, kan notaren være mere objektiv i analysen af dokumenterne og identiteten af underskriverne og nægte at underskrive, hvis de opdager noget fishy.
For sin evne til at bekæmpe identitetstyve og enkeltpersoner, der begår bedrageri, er online notarisering blevet stærkt rost af samfundssektorer som f.eks. Sundhedsorganisationer og retshåndhævende myndigheder.
Sikker og mere praktisk
Da COVID-19-pandemien stadig ikke skal behandles, præsenterer RON den ideelle metode, når det kommer til en sikker måde for klienter og advokater at handle i den juridiske verifikation af dokumenter og identiteter. I låneforretningen var Brian Madocks, administrerende direktør for eOriginal, en Maryland-baseret digital låneprocessor delt at "låntagere og låneansvarlige ønsker og har brug for fjernbetjeningsevne til at opretholde social afstand og fortsætte med at drive forretning."
RON's funktionalitet viser stærke beviser, hvor stater implementerer lockdowns, eller når parter er placeret langt fra hinanden. Endnu mere for mennesker, der er i karantæne og COVID-positive personer, der er begrænset til at forlade deres nuværende placering.
På nuværende tidspunkt, når både indenrigs- og langrendsrejser udgør udfordringer, overvinder RON upraktikiteten og sundhedsrisici med ansigt til ansigt notarisering. Denne moderne metode giver en løsning for amerikanere, der arbejder eller bor i andre lande, for dem, der tjener i militæret i udlandet og for mennesker, der er i en eller anden form for tidsbegrænsning.
Sidste ord
Den udbredte accept af Remote Online Notarization fra statslige regeringer, advokater, virksomheder og klienter indikerer, at det moderne samfund i stigende grad anerkender fordelene ved digital teknologi, når det kommer til at forbedre kvaliteten af det moderne liv.
Succesen med RON viser, at bekvemmelighed og sikkerhed ikke behøver at være diametralt modsat. Sammenlignet med traditionel notarisering udføres transaktioner hurtigere, og vigtige dokumenter opbevares mere sikkert i RON.
Hvis du er notar, og du vil vide mere om kravene til RON, kan du læse vores artikel link..
