So wählen Sie die richtige digitale Signaturlösung für Ihr Unternehmen aus

Die weit verbreitete Einführung von Remote-Arbeit und papierlosen Arbeitsabläufen hat den Bedarf an sicherer digitaler Dokumentensignierung beschleunigt. Durch die Implementierung der richtigen E-Signatur-Lösung können Signaturprozesse erheblich rationalisiert und gleichzeitig die Rechtsgültigkeit und Compliance sichergestellt werden. Angesichts der schwindelerregenden Vielfalt an Anbietern auf dem Markt kann die Auswahl des besten digitalen Signaturdienstes für Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen jedoch Zeit und Mühe kosten. Dieser Artikel bietet einen umfassenden Leitfaden zur Identifizierung der wichtigsten Kriterien und zur richtigen Auswahl. 

Einführung in digitale Signaturen 

Digitale Signaturen nutzen kryptografische Techniken, um das Signieren und Verifizieren elektronischer Dokumente zu sichern. Sie binden den Unterzeichner an seine Unterschrift, stellen die Integrität des Dokuments sicher und sorgen für eine manipulationssichere Versiegelung wie bei physischen Unterschriften auf Papier. Zu den Hauptvorteilen digital signierter Dokumente gehören: 

• Rechtsgültigkeit und Durchsetzbarkeit gemäß den Gesetzen zur elektronischen Signatur
• Stärkere Authentifizierung der Unterzeichneridentität 
• Verbesserter Sicherheitsschutz gegen Fälschungen
• Leichter als Aufzeichnungen für Compliance-Anforderungen aufzubewahren
• Umwelteinsparungen durch reduzierten Papierverbrauch
• Bequemes Unterschreiben jederzeit und überall 

Mit der richtigen Lösung, die auf Ihre Arbeitsabläufe zugeschnitten ist, kann Ihr Unternehmen diese Vorteile nutzen, indem es papierlos arbeitet und digitale Signaturen einführt. Zunächst ist jedoch eine sorgfältige Bewertung Ihrer spezifischen Bedürfnisse erforderlich. 

Beurteilung organisatorischer Bedürfnisse 

Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Anwendungsfälle, Prozesse und Anforderungen, bevor Sie mit der Anbietersuche beginnen. Dies wird Ihnen helfen, unverzichtbare Funktionen zu erkennen und zu hohe Ausgaben für unnötige Funktionen zu vermeiden. 

Betrachten Sie das folgende: 

• Welche Arten von Dokumenten müssen Sie digital signieren? Beispiele hierfür sind Verträge, Steuerformulare, Immatrikulationsunterlagen, Personalunterlagen, Rechnungen usw.
• Wie werden aktuelle papierbasierte Unterzeichnungsabläufe gehandhabt? Umfassen sie persönliche Interaktionen, E-Mails, Faxe usw.? 
• Wie hoch ist das ungefähre Volumen an versendeten Dokumenten und erforderlichen Unterschriften pro Monat? Saisonale Schwankungen?
• Welche Unterzeichnererfahrungen möchten Sie ermöglichen – Desktop-Signatur, mobile Signatur, Remote-Signatur vor Ort?
• Wie schnell benötigen Sie unterschriebene Dokumente zurück? Gibt es Compliance-Zeitpläne, die berücksichtigt werden müssen?
• Welche Methoden zur Identitätsprüfung oder Unterzeichnerauthentifizierung benötigen Sie?
• Welche Datenschutzanforderungen haben Sie hinsichtlich der Dokumentenspeicherung auf Anbieterplattformen?
• Müssen Signaturen über Jahre hinweg langfristig validiert werden? Reichen kurzfristige Unterschriften? 
• Welche bestehenden Systeme und Arbeitsabläufe müssen integriert werden, z. B. CRMs, Abrechnungssysteme usw.? 

Durch eine gründliche Analyse der realen Nutzung und Prozesse werden die unverzichtbaren Funktionen für Ihre Lösung für digitale Signaturen ermittelt.   

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Hauptmerkmale und Fähigkeiten 

Nachdem Ihre Bedürfnisse ermittelt wurden, finden Sie hier einige wichtige Merkmale und Funktionen, auf die Sie bei der Anbieterbewertung achten sollten: 

Konformität und Standards 

Die E-Signatur-Lösung muss den relevanten Vorschriften in Ihrer Gerichtsbarkeit entsprechen, z. B. den UETA- und ESIGN-Gesetzen der Bundesstaaten in den USA, eIDAS in der EU usw. Erforderliche Standardsignaturformate wie PAdES oder CAdES sollten unterstützt werden. Auch die Einhaltung der Datenschutzgesetze ist unerlässlich. 

Signatur-Workflows 

Es ist eine Reihe von Optionen zum Konfigurieren mehrstufiger Signaturworkflows erforderlich – sequenzielles, paralleles, hybrides Routing usw. Massenversand und benutzerdefinierte Vorlagen mit einem Klick optimieren die Effizienz im großen Maßstab. 

Identitätsvalidierung  

Es sollten ausreichende Maßnahmen zur Bestätigung der Unterzeichneridentität verfügbar sein – von der einfachen E-Mail-Adresse/Passwort bis hin zu umfangreichen Hintergrundüberprüfungen, falls erforderlich. Integrationen mit Identitätsplattformen wie Okta vereinfachen die Compliance.  

Zugänglichkeit 

Bewerten Sie, wie einfach es für Unterzeichner ist, über Desktop-, Mobil-, Tablet- und persönliche Geräte auf Dokumente zuzugreifen, diese zu überprüfen und zu signieren. Die Lösung sollte überall ein einheitliches Erlebnis bieten. 

APIs und Integrationen 

Die Verfügbarkeit von APIs und vorgefertigten Konnektoren zu Ihren bestehenden Systemen wie HRIS, CRM, Abrechnung usw. ermöglicht die Einbettung digitaler Signaturen in geschäftskritische Arbeitsabläufe. 

Schnittstelle und UX  

Die Admin- und Unterzeichnerschnittstellen sollten gut gestaltet und für alle Benutzer intuitiv sein. Komplexe B2B- und B2C-Anwendungsfälle sollten mit einfachem Onboarding und minimalem Schulungsaufwand bewältigt werden. 

Sicherheit  

Robuste Maßnahmen sollten sensible Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus schützen – Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Rechenzentren mit Redundanzen, um Ausfälle zu verhindern. Jährliche Audits durch Dritte sorgen für Transparenz. 

Analyse  

Nutzungsanalysen zu abgeschlossenen, laufenden, ausstehenden usw. Signaturen sorgen für Transparenz. Audit-Trails zum Nachweis der Compliance sind auch für regulierte Dokumente von unschätzbarem Wert.  

Technische Daten 

Die digitale Fernsignierung sollte den Unterzeichnern keine speziellen Hardwareanforderungen auferlegen. Bewerten Sie technische Aspekte wie Signaturformate, Kryptografiestandards und verwendete Zeitstempelbehörden. 

Langzeitvalidierung 

Validierungsmechanismen wie Zeitstempel und eingebettete Verifizierungsdaten sind für Dokumente, die Langzeitsignaturen erfordern, unerlässlich. Prüfen Sie, wie weit in der Zukunft Signaturen verifiziert werden können.  

Anpassung 

Optionen zum Konfigurieren des visuellen Erscheinungsbilds der Signatur, des Brandings, erforderlicher Formularfelder usw. basierend auf Signaturszenarien optimieren Arbeitsabläufe. White-Labeling-Optionen eignen sich ideal für Lösungen mit externem Unterzeichnerkontakt. Da die Kernfunktionen Ihren Prioritäten entsprechen, besteht der nächste Schritt darin, die Dienstanbieter selbst zu bewerten. 

Bewertung von Anbietern digitaler Signaturen  

Der Dienstanbieter ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Lösung für digitale Signaturen. Faktoren wie Vertrauenswürdigkeit, Support-Zuverlässigkeit und Sicherheitsbilanz erfordern eine sorgfältige Prüfung. Hier sind die wichtigsten Überlegungen bei der Bewertung von Anbietern: 

Vertrauen und Compliance 

Entscheiden Sie sich für etablierte Anbieter mit Erfahrung in der Bereitstellung rechtsgültiger digitaler Signaturen für große Unternehmen und Regierungsbehörden. Öffentliche Vertrauenszertifikate wie WEBTrust belegen die Einhaltung strenger Vorschriften. 

Geografische Abdeckung  

Wenn sich Ihre Signierungsanwendungsfälle über mehrere Länder erstrecken, suchen Sie nach Anbietern mit globaler Expertise und Abdeckung. Sie können Lokalisierungsanforderungen und rechtliche Besonderheiten für internationale Rollouts berücksichtigen. 

Reaktionsfähigkeit 

Die Verfügbarkeit von Telefon-, Chat- und E-Mail-Kanälen für eine zeitnahe Problemlösung weist darauf hin, dass der Fokus auf dem Kundenerfolg liegt. Achten Sie auf garantierte Reaktionszeiten und Support rund um die Uhr.  

Sicherheitslage 

Überprüfen Sie Sicherheitsbestimmungen wie Verschlüsselung, Hardware-Sicherheitsmodule, regelmäßige Audits und Redundanzmaßnahmen. Die finanzielle Rentabilität gewährleistet außerdem die Geschäftskontinuität ohne Unterbrechungen. 

Datenschutzstandards 

Datenverarbeitungsrichtlinien, Lokalisierung und unabhängige Audits sorgen für Transparenz in den Datenschutzpraktiken. Die ISO 27001-Zertifizierung bestätigt die Einhaltung bewährter Verfahren. 

Plattformzuverlässigkeit und Betriebszeit 

Überprüfen Sie die historischen Betriebszeitmetriken und die bereitgestellte Infrastrukturredundanz. Failover-Rechenzentren und Lastausgleich weisen eine ausreichende Zuverlässigkeit für unterbrechungsfreies Signieren auf. 

Preismodelle  

Bewerten Sie vorhersehbare Preise wie unbegrenzte oder gestaffelte Flatrate-Pläne. Bei nutzungsbasierten Modellen können bei höheren Volumina versteckte Kosten anfallen. Erwägen Sie kostenlose Testversionen, um die Funktionen zu testen. 

Hinzufügen digitaler Signaturen mit eSigner 

Für Dokumente, die rechtsverbindliche Unterschriften erfordern, sollten Sie die Verwendung in Betracht ziehen Der digitale Signaturdienst von eSigner. Mit eSigner können Benutzer über eine Public-Key-Infrastruktur vertrauenswürdige digitale Signaturen und Zeitstempel zu Dokumenten hinzufügen (PKI). Zu den Vorteilen der Verwendung von eSigner gehören: 

• Unterschriften sind rechtsgültig und durchsetzbar, genau wie Unterschriften mit Stift und Papier.
• Mit eSigner signierte Dokumente bieten Authentifizierung, Integrität und Nichtabstreitbarkeit. Die Identität des Unterzeichners wird überprüft, das Dokument kann nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert werden und der Unterzeichner kann die Unterzeichnung nicht verweigern.
• eSigner lässt sich in die wichtigsten Dokumentformate und Plattformen wie PDF, Microsoft Office und Adobe Acrobat integrieren.
• Signaturen können über einen einfachen Online-Prozess sowohl von Desktop- als auch von Mobilgeräten aus hinzugefügt werden. Es sind keine Downloads oder Apps erforderlich.
• eSigner verwendet digitale Zertifikate, die von vertrauenswürdigen Zertifizierungsstellen ausgestellt wurden, wodurch die Signaturen automatisch über Betriebssysteme und Software hinweg überprüfbar sind. 
• Die Registrierung beim eSigner-Cloud-Signieren bietet die Möglichkeit, ein SSL.com-Dokumentsignaturzertifikat zu generieren beglaubigte Unterschriften welche bieten ein höheres Maß an Dokumentenkontrolle als herkömmliche digitale Signaturen. Wie erklärt von Adobe„Wenn Sie ein Dokument zertifizieren, können Sie steuern, welche Art von Änderungen andere Personen vornehmen können.“

Während eSigner verschiedene Validierungsstufen bietet, erfüllen selbst unsere grundlegenden elektronischen Signaturen die gesetzlichen Anforderungen für elektronische Signaturen in den meisten Gerichtsbarkeiten. Für hochsichere digitale Signaturen werden eine gültige ID-Verifizierung und erweiterte Zertifikate verwendet. Insgesamt bietet eSigner eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, über einen weltweit vertrauenswürdigen Dienst rechtsgültige digitale Signaturen zu Dokumenten hinzuzufügen. Erwägen Sie die Integration unserer Lösung als Signaturoption in Ihren Workflow. 

Auswahl Ihrer Lösung für digitale Signaturen 

Die Wahl der richtigen Lösung für digitale Signaturen erfordert die Abstimmung der Geschäftsanforderungen auf die Fähigkeiten des Anbieters in Bezug auf Vertrauen, Compliance, Sicherheit, Integrationen und Benutzererfahrung. Durch die Befolgung eines methodischen Auswahlprozesses kann Ihr Unternehmen papierlose Signatur-Workflows implementieren, die die Bearbeitung von Dokumenten beschleunigen, Risiken reduzieren, Kosten senken und jederzeit und überall Komfort bieten. Die sicheren, rechtsgültigen und konformen Dokumentenerlebnisse, die die optimale Plattform für digitale Signaturen ermöglicht, werden die digitale Interaktion Ihres Unternehmens mit Kunden und Mitarbeitern erheblich verbessern. Durch die sorgfältige Abwägung wichtiger Kriterien stellen Sie sicher, dass Ihre E-Signatur-Lösung langfristig den größtmöglichen Wert bietet. Wenn Sie einen vertrauenswürdigen E-Signatur-Dienst suchen, der alle Kriterien erfüllt, sollten Sie eSigner von SSL.com in Betracht ziehen. eSigner ermöglicht rechtsgültige digitale Signaturen auf Dokumenten mit nur wenigen Klicks. Melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an unter https://app.esigner.com/ um Funktionen zu testen, die auf Ihre individuellen Workflow-Anforderungen abgestimmt sind. Mit der richtigen, auf Ihre Prozesse zugeschnittenen Lösung kann Ihr Unternehmen die vielen Vorteile des papierlosen digitalen Signierens nutzen – von Umwelteinsparungen bis hin zu erhöhter Sicherheit und Zugänglichkeit. Ein methodischer Auswahlansatz führt Sie zur idealen Lösung.

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