Was ist ein eSiegel?

Ein eSeal ist eine digitale Signaturlösung, die es Unternehmen ermöglicht, große Mengen an Dokumenten effizient zu signieren und mit der verifizierten digitalen Identität des Unternehmens zu sichern. Durch die kryptografische Bindung von Signaturen an Dokumente schützt eSealing vor unbefugten Änderungen und Betrug und ermöglicht gleichzeitig automatisierte Massensignatur-Workflows.

eSealing bietet die erforderliche Rechtsgültigkeit, Sicherheit und Workflow-Effizienz, um Dokumente mit der Geschwindigkeit und dem Umfang digitaler Unternehmen zu verarbeiten. Der Übergang vom Signieren mit nasser Tinte zum eSealing ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen, Betrugsprävention und die Einhaltung der Vorschriften für digitale Signaturen.

Immer mehr Unternehmen akzeptieren und verlangen digitale Signaturen für verschiedene Geschäftsdokumente und sorgen so für kontinuierliches Wachstum und Akzeptanz. Der präventive Einsatz von eSealing-Lösungen hilft Unternehmen dabei, sich problemlos auf die zunehmende Digitalisierung von Arbeitsabläufen einzustellen.

Zu den Standarddokumenten, die vom authentifizierten Schutz durch eSeals profitieren, gehören:

  • Kauforder
  • Rechnungen
  • Kaufverträge
  • Onboarding-Formulare für Mitarbeiter
  • Krankenakten
  • Bankunterlagen

Mit eSealing können diese umfangreichen Dokumente schnell digital signiert werden, um Bedrohungen wie Betrug mit gefälschten Rechnungen und betrügerischen Änderungsanfragen zu verhindern, die Unternehmen Millionen gekostet haben.

Wie erhöht ein eSiegel die Dokumentensicherheit?

eSealing ermöglicht massenhaftes, automatisiertes digitales Signieren im Namen einer Organisation. Mit einem für das Unternehmen ausgestellten Zertifikat können mehrere autorisierte Benutzer Dokumente mit der authentifizierten Identität des Unternehmens versiegeln. eSealing kann auch in automatisierte Prozesse integriert werden und ermöglicht so die Versiegelung zahlreicher Dokumente ohne manuelle Unterschriftsanwendung.

Der Schutz, den digitale Signaturen bieten, wurde bisher fast ausschließlich für manuelle, vollständige Vertragsabläufe genutzt. Automatisiertes eSealing erweitert den Schutz vor unbefugten Änderungen und bettet die digitale Identität des Unterzeichners in Dokumente ein. Dies ist besonders nützlich bei großen Dokumentenmengen, die anfällig für Betrug sind und bei denen eine manuelle digitale Signatur unpraktisch ist.

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Einer der Hauptvorteile von eSealing besteht darin, dass es automatisiert werden kann, ohne dass eine manuelle Unterschrift erforderlich ist. Dies bedeutet, dass große Mengen an Dokumenten schnell und effizient digital signiert und versiegelt werden können, ohne dass einzelne Unterzeichner jedes Dokument manuell unterschreiben müssen.

Für C-Level-Mitarbeiter und andere bestimmte Mitarbeiter Ihres Unternehmens werden eSealing-Zertifikate über cloudbasierte Signaturplattformen wie eSigner.com bereitgestellt. Der Kontoadministrator kann mehreren autorisierten Mitarbeitervertretern Anmeldeinformationen ausstellen, sodass diese gemeinsam auf dasselbe eSealing-Zertifikat der Organisation zugreifen können. Dies ermöglicht eine verbesserte Koordination und Logistik bei der Verarbeitung großer Dokumentenmengen.

Durch die Verwendung einer Signiervorgangs-API kann das automatisierte eSealing in andere Dokumenten-Workflows und Buchhaltungssysteme integriert werden, einschließlich Adobe Acrobat-Zeichen.

Wie eSeals Dokumente sicher binden

Infrastruktur für öffentliche Schlüssel (PKI) stellt den zugrunde liegenden Rahmen für eSealing-Zertifikate bereit. Compliance-Standards für Zertifikate und digitale Signaturen werden vom Adobe AATL-Programm und anderen Zertifizierungsstellen festgelegt. Anschließend werden Zertifizierungsstellen anhand dieser Standards geprüft, um sie in die Trust Stores von Adobe und anderen Dokumentenunternehmen aufzunehmen.

Zunächst validiert ein Validierungsteam bei einer öffentlich vertrauenswürdigen und geprüften Zertifizierungsstelle wie SSL.com die Identität des Unternehmens. Anschließend wird über ein digitales Dokumentsignaturzertifikat, das auf den X.509-Standards basiert, ein eindeutiges kryptografisches Schlüsselpaar an die Identität der Organisation gebunden.

Sobald das Zertifikat ausgestellt wurde, kann eine Organisation Dokumente digital signieren, indem sie das mit ihren X.509-Zertifikaten verknüpfte kryptografische private/öffentliche Schlüsselpaar ihres Unternehmens verwendet. Dadurch wird die authentifizierte Identität der Organisation an die Dokumente gebunden. Signaturen werden erstellt, indem der Inhalt eines Dokuments gehasht wird, um eindeutige digitale Fingerabdrücke zu generieren, wobei die Hashes mit dem privaten Schlüssel verschlüsselt werden. Nach Erhalt werden Signaturen mit dem öffentlichen Schlüssel validiert, während die X.509-Zertifikate die Identität bestätigen. Dieses kryptografische Verfahren liefert Manipulationsnachweise, verhindert Fälschungen und verbessert die Tintensignaturen.

Adobe Trust und eSeals

Adobe PDF-Reader überprüfen die Authentizität digital signierter Dokumente, wenn die ausstellende Zertifizierungsstelle in der Approved Trust List oder AATL von Adobe enthalten ist. Ein eSeal ist nur vertrauenswürdig, wenn es von einem Zertifikat angewendet wird, das von einer in der AATL enthaltenen Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde. Tatsächlich werden diese digitalen Signaturen manchmal als „AATL-Signaturen“ bezeichnet. Wenn ein Dokument mit einem eSeal-Zertifikat einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle (CA) wie SSL.com signiert wird, zeigen Adobe PDF Reader ein grünes Häkchen an, das angibt, dass die Signatur des Dokuments gültig ist und die Identität des Unterzeichners durch ein von Adobe vertrauenswürdiges Zertifikat überprüft wurde Behörde. Diese Adobe Trust Store-Verifizierung erhöht die Sicherheit und Zuverlässigkeit von eSealed-Dokumenten weiter und bietet Empfängern eine visuelle Bestätigung der Echtheit des Dokuments. Um jedoch sicherzustellen, dass eSealed-Dokumente rechtsverbindlich und durchsetzbar sind, müssen sie auch den relevanten gesetzlichen und behördlichen Anforderungen entsprechen, die je nach Branche und Region unterschiedlich sind.

Einhaltung elektronischer Dokumente

In vielen Branchen und Regionen müssen elektronische Dokumente und digitale Signaturen bestimmte rechtliche und behördliche Anforderungen erfüllen, um als gültig und durchsetzbar zu gelten. Zu den wichtigsten Compliance-Standards und -Vorschriften im Zusammenhang mit eSealing gehören:

  • eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services): Die EU-Verordnung bietet einen Rahmen für elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste, einschließlich digitaler Signaturen. eSiegel, die die Anforderungen von eIDAS erfüllen, gelten innerhalb der EU als rechtsverbindlich.
  • ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act): Dieses US-Bundesgesetz gewährt elektronischen Signaturen und Aufzeichnungen rechtliche Anerkennung, sofern sie bestimmte Anforderungen erfüllen. eSeals kann Unternehmen dabei helfen, den ESIGN Act einzuhalten, indem es sichere, authentifizierte digitale Signaturen bereitstellt.
  • UETA (Uniform Electronic Transactions Act): UETA wurde von den meisten US-Bundesstaaten verabschiedet und stellt die rechtliche Gleichstellung elektronischer Aufzeichnungen und Signaturen mit papierbasierten Gegenstücken her. eSeals können die Einhaltung von UETA erleichtern, indem sie sichere, überprüfbare digitale Signaturen auf elektronischen Dokumenten ermöglichen.
  • ISO 32000: Dieser internationale Standard spezifiziert das PDF-Dateiformat, einschließlich Anforderungen für digitale Signaturen. eSeals, die ISO 32000 entsprechen, gewährleisten Kompatibilität und Interoperabilität zwischen verschiedenen Plattformen und Software.

Durch die Implementierung von eSealing-Lösungen, die den relevanten Vorschriften und Standards entsprechen, können Unternehmen sicherstellen, dass ihre digital signierten Dokumente rechtsgültig und durchsetzbar sind, was sichere und effiziente elektronische Transaktionen erleichtert.

Für eSeal am besten geeignete Anwendungsfälle

Zu den Standardanwendungsfällen mit hohem Volumen, die sich gut für den Übergang von ineffizienter Nasstintensignierung zu optimierten eSeal-Workflows eignen, gehören:

  • Buchhaltung und Abrechnung
  • Kaufverträge und Vereinbarungen
  • Onboarding-Vereinbarungen
  • Dokumentenarchivierung
  • Sichern von Online-Formularübermittlungen

In regulierten Branchen bietet eSeals außerdem Compliance-Vorteile, um behördliche Anforderungen an gültige digitale Signaturen zu erfüllen:

  • Gesundheitswesen
  • Dokumentenverwaltung und -speicherung
  • Bankinggg
  • der Regierung
  • Engineering & Fertigung

Wie können Sie eSealing erhalten?

 Wer Anwendungsfälle hat, die eine neue Implementierung von eSeal-fähigen Organization Validation (OV)-Zertifikaten benötigen, kann sich an das SSL.com-Supportteam unter wenden sales@ssl.com um maßgeschneiderte Lösungen zu besprechen, die zu ihren Arbeitsabläufen beim Signieren von Dokumenten passen.

Zukunftssichere Arbeitsabläufe mit der Effizienz von eSeals

 eSeals bieten den verbesserten rechtlichen Schutz und die Steigerung der Workflow-Effizienz, die Unternehmen benötigen, um die sichere Dokumentenverarbeitung zu beschleunigen.  Wenn eine Organisation eine große Menge sensibler Dokumente vor Betrug schützen muss, macht eSeals Unternehmen zukunftssicher für eine moderne Cybersicherheits- und elektronische Betrugsbedrohungsumgebung.

 

Hotline | KolbenKraft Deutschland Wenden Sie sich an Ihr Vertriebsteam, um mehr über die Implementierung dieser Lösung in Ihrem Unternehmen zu erfahren.

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