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Vorteile der Online-Fernbeglaubigung für Rechtsanwälte

Vor 2011, als Virginia als erster Bundesstaat die Remote Online Notarization (RON) unterzeichnete, wurde die Beglaubigung von Dokumenten in den USA traditionell von Angesicht zu Angesicht durchgeführt. Die Regierungen der Bundesstaaten erteilten einem Notar oder Anwalt die Vollmacht, sicherzustellen, dass der Unterzeichner/Kunde über eine gültige persönliche Identität verfügt, sowie die Gültigkeit der Dokumente zu genehmigen.

Als umständlich und fehleranfällig erwies sich die langjährige Schreib- und Papiermethode der notariellen Arbeit. Dokumente und Ausweise könnten gefälscht sein. Unterschriften wurden gefälscht. Menschen könnten über ihre Identität lügen. Die manuelle Aufbewahrung der notariell beglaubigten Dokumente kann zu Diebstahl oder Zerstörung (von Menschenhand oder versehentlich) führen. Und von der erfolgten Beurkundung waren nur die Urkunden und die darin enthaltenen Namen und Unterschriften nachweisbar – allesamt anfechtbar. 

Virginia wurde zu einem Pionierstaat, als es 2011 ein Gesetz verabschiedete, das die Ausübung von RON erlaubt. Virginias Gesetz war wichtig, um mehrere RON-Verfahren zu skizzieren, einschließlich der Überprüfung des Unterzeichners und der Standards, um sicherzustellen, dass das Notarsiegel vor Manipulationen geschützt ist.

In den letzten Jahren haben sich mit der zunehmenden Akzeptanz von Online-Transaktionen bei verschiedenen Geschäftsabschlüssen und sogar staatlichen Dienstleistungen immer mehr Staaten der Idee von RON angenommen. Bis Mai 2019 erreichte die Zahl der Staaten, die es in Kraft traten, 21, wobei die meisten von ihnen die Bestimmungen des ursprünglichen Gesetzes von Virginia übernahmen.

Bis Juli 2021, als der Ansturm der COVID-19-Pandemie dazu führte, dass immer mehr Transaktionen online durchgeführt wurden, gab es in insgesamt 35 Staaten eine Art dauerhafte RON-Gesetze.

Da das Arbeits- und Geschäftsumfeld nach der Pandemie immer mehr Ferntransaktionen einbeziehen will, wird die Zahl der Dokumente, die online beglaubigt werden, auch aus praktischen Gründen zunehmen. Lesen Sie weiter unten, während wir die Funktionen von RON besprechen, die es ihm ermöglichen, die historischen Schwächen der traditionellen Beglaubigung von Tinte und Papier zu überwinden. 

Transaktionseffizienz

Die Geschwindigkeit und Interoperabilität, mit der RON Transaktionen ermöglicht, ermöglicht es Kunden und Anbietern/Dienstleistern, Geschäftsabschlüsse viel reibungsloser zu tätigen. Es ermöglicht eine Situation, in der Notare sowohl Geschäfte als auch gute Dienste leisten können.

RON kann für verschiedene Arten von Transaktionen verwendet werden, einschließlich der Beantragung von Krediten, der Aufnahme einer Hypothek, der Bearbeitung von Landtiteln, der Durchführung von Rentenabzügen, der Ernennung eines Gesundheitsvertreters und sogar der Vereidigung von Zeugen in Gerichtsverfahren.

Branche des letzten Jahres Berichte zeigt die gestiegene Akzeptanz von RON bei Kunden, Notaren und Cybersicherheitsunternehmen:

„Die Geschäftsabschlüsse im Bereich der virtuellen Notardienste sind trotz der Pandemie gestiegen. Im Juli, DocuSign Übernahme des in Austin ansässigen Startups Liveoak-Technologien für 38 Millionen Dollar in einer All-Stock-Transaktion. Die digitale Notarplattform Notarize schloss im März auch eine Finanzierungsrunde der Serie C in Höhe von 35 Millionen US-Dollar ab und sammelte insgesamt 82 Millionen US-Dollar mit Investitionen der immobilienorientierten Risikokapitalgesellschaft Camber Creek, Polaris Partners mit Sitz in Boston und anderen bestehenden strategischen Investoren.

Klare Audit-Trails

Herkömmliche notariell beglaubigte Dokumente mit Tinte und Papier sind im Wesentlichen eigenständige Aufzeichnungen. Sie gelten als gültig, weil sie von einem Notar besiegelt wurden, der ein Rechtsbevollmächtigter ist. Da es jedoch keine manipulationssicheren Materialien gibt, die diese Dokumente unterstützen können, können diese von den Personen angefochten werden, deren Namen als Unterzeichner erscheinen.

Bei RON handelt es sich um einen Cyberspeicher für E-Dokumente, in dem wichtige Informationen darüber aufgezeichnet werden, wer Zugang zu einem Dokument erhalten hat, an wen es weitergegeben wurde, wer es elektronisch signiert, wer es elektronisch beglaubigt hat und wo sich die Standorte der einzelnen Parteien bei der Online-Beglaubigung befanden passiert. Diese digitalen Aufzeichnungen können nicht geändert werden, sodass die Unterzeichner nicht leugnen können, dass sie tatsächlich an der Transaktion teilgenommen haben. Zusätzlich dient die Videoaufzeichnung der Beglaubigung als starke Unterstützung der E-Dokumente.  

Auch der Verkäufer oder Dienstleister erhält Schutz in RON. Camelia Martin, ehemalige Geschäftsführerin bei Falcon Capital Advisors erklärt „Wenn die Transaktion jemals angefochten wird, hat der Kreditgeber die Möglichkeit, auf einen Prüfpfad und eine Audio-Video-Aufzeichnung der Online-Beglaubigungssitzung zuzugreifen.“

Beibehaltung der Dokumentenintegrität  

Die Wahrung der Integrität des Inhalts von Dokumenten ist für einen Notar wichtig, um sich vor Gerichtsverfahren oder falschen Anschuldigungen zu schützen.

In der Immobilienbranche konnten Immobilienverkäufer, Makler und Käufer mit Notaren zusammenarbeiten, um RON zu verwenden, um relevante Dokumente im Zusammenhang mit einem Immobilienverkauf zu überprüfen, sicher auszutauschen und zu speichern.

Durch den Einsatz digitaler Verschlüsselung ist RON in der Lage, weiche Kopien von Rechtsdokumenten mit manipulationssicheren digitalen Siegeln/Unterschriften bereitzustellen. Wenn der ursprüngliche Inhalt des Dokuments geändert wird, wird das Siegel aufgehoben und die potenziell böswillige Absicht wird aufgedeckt. 

Genauere Überprüfung der Identität des Unterzeichners

Mit der Verwendung der dynamischen wissensbasierten Authentifizierung (KBA) in RON zur strengeren und genaueren Validierung von Identitäten kann der Notar ein gutes Ergebnis erwarten. Dynamisches KBA beinhaltet private Informationen, die nicht leicht bekannt sind. Dazu gehören die Kredithistorie einer Person oder frühere Aufzeichnungen von Transaktionen. Wenn der Unterzeichner die Fragen zur Identitätsfeststellung zufriedenstellend beantwortet, kann der Notar das Dokument vertrauensvoll versiegeln.      

Darüber hinaus ist es bei RON weniger wahrscheinlich, dass ein Notar unter Druck gesetzt wird, sein Siegel bereitzustellen, wenn er Zweifel hat. Andrew MacDougall, Digital Marketing Manager von Notarize mit Sitz in Boston sagt dass bei Beglaubigungen, die in den Häusern der Unterzeichner stattfinden, etwa „jeder vierte Notar sich eingeschüchtert gefühlt hat, sein Siegel anzubringen“. Da die Fernbeglaubigung die Fernkommunikation nutzt, kann der Notar bei der Analyse der Dokumente und der Identität der Unterzeichner objektiver sein und die Unterschrift verweigern, wenn sie etwas faul sind.

Für ihre Fähigkeit, Identitätsdiebe und betrügerische Personen zu bekämpfen, wurde die Online-Beglaubigung von gesellschaftlichen Sektoren wie Gesundheitsorganisationen und Strafverfolgungsbehörden nachdrücklich empfohlen.

Sicher und bequemer

Angesichts der noch zu bewältigenden COVID-19-Pandemie bietet RON die ideale Methode, um Mandanten und Anwälte bei der rechtlichen Überprüfung von Dokumenten und Identitäten sicher zu tätigen. Im Kreditgeschäft Brian Madocks, CEO von eOriginal, einem in Maryland ansässigen digitalen Kreditverarbeiter gemeinsam genutzt dass „Kreditnehmer und Kreditsachbearbeiter Remote-Fähigkeiten wollen und brauchen, um soziale Distanzierung aufrechtzuerhalten und weiterhin Geschäfte zu tätigen“.

Die Funktionalität von RON zeigt starke Beweise, wenn Staaten Sperren implementieren oder wenn Parteien weit voneinander entfernt sind. Dies gilt umso mehr für Personen, die sich in Quarantäne befinden, und für COVID-positive Personen, die daran gehindert sind, ihren aktuellen Standort zu verlassen.

Gegenwärtig, wo sowohl Inlands- als auch Überlandreisen Herausforderungen darstellen, überwindet RON die Unpraktikabilität und die Gesundheitsrisiken mit einer persönlichen Beglaubigung. Diese moderne Methode bietet eine Lösung für Amerikaner, die in anderen Ländern arbeiten oder wohnen, für Militärangehörige im Ausland und für Menschen, die in irgendeiner Form von Zeitmangel sind.

Letzte Worte

Die weit verbreitete Akzeptanz der Remote-Online-Notarisierung durch Landesregierungen, Anwälte, Unternehmen und Kunden zeigt, dass die moderne Gesellschaft zunehmend die Vorteile der digitalen Technologie erkennt, wenn es um die Verbesserung der Lebensqualität geht.

Der Erfolg mit RON zeigt, dass Komfort und Sicherheit kein Widerspruch sein müssen. Im Vergleich zur traditionellen Beglaubigung werden Transaktionen schneller durchgeführt und wichtige Dokumente werden sicherer in RON gespeichert.

Wenn Sie Notar sind und mehr über die Anforderungen für RON erfahren möchten, lesen Sie unseren Artikel hier um Ihren Kundenservice-Helpdesk-Kontakt.

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