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So werden Sie Remote-Online-Notar (RON)

Was ist eine Online-Fernbeglaubigung?

Remote Online Notarization (RON) ist eine Form der notariellen Arbeit, die über das Internet mit Live-Videoanrufprogrammen durchgeführt werden kann. Über RON können Rechtsdokumente vom Mandanten unterzeichnet und vom Anwalt notariell beglaubigt werden, ohne dass sie sich persönlich treffen müssen. 

Pandemie oder nicht, die Welt geht immer mehr online. Einige Jobs, die traditionell eine persönliche Interaktion erforderten, können jetzt digital und aus der Ferne erledigt werden. Notarielle Beglaubigung ist eine solche Funktion. Derzeit gibt es 35 Bundesstaaten, in denen eine Form von dauerhaften Online-Notargesetzen in Kraft ist, und es wird erwartet, dass bald weitere hinzukommen. 

Die Tatsache, dass die meisten Bundesstaaten jetzt eine virtuelle Beglaubigung eingeführt haben, zeigt, dass sie RON im Vergleich zur traditionellen persönlichen Beglaubigung als sichereren Weg zur Betrugsabwehr anerkennen. Tatsächlich wurde kürzlich im Senat ein parteiübergreifender Gesetzentwurf eingebracht, der darauf abzielt, Notare in allen US-Bundesstaaten zur Durchführung von RON zu ermächtigen.

Jedes Verfahren bei der Fernbeglaubigung zielt darauf ab, Täuschung besser zu bekämpfen. Bevor der Kunde das Dokument unterschreiben kann, überprüft der Notar zunächst die Identität der Person durch Identitätsauthentifizierungsabfragen, auch als Knowledge Based Authentication (KBA) bezeichnet. Dieses Verifizierungsverfahren erfordert, dass der Unterzeichner Informationen zur Verfügung stellt, die nur der Person bekannt sind, der die fragliche Identität gehört. Unter Verwendung der Public Key Infrastructure-Technologie versieht der Notar dann das E-Dokument mit einem einzigartigen digitalen Siegel, und alle Änderungen daran sind unbestreitbar. Wesentliche Teile des Live-Videoanrufs müssen vom Notar aufgezeichnet und sicher aufbewahrt werden.

Wie in den folgenden Abschnitten erläutert wird, muss ein Rechtsanwalt, der Online-Notar werden möchte, mehrere staatlich festgelegte Cybersicherheitsanforderungen erfüllen. Eine häufige Anforderung ist, wie in Texas, Virginia und Pennsylvania, ein X.509-konform Zertifikat mit PKI Technologie (Infrastruktur mit öffentlichem Schlüssel). Eine gute Antwort auf diese Anforderung ist Adobe-vertrauenswürdig Zertifikatsignaturzertifikate von SSL.com.

Hier finden Sie eine Aufschlüsselung, wie Sie ein Online-Notar werden und wie Sie einige der allgemeineren Anforderungen erfüllen können, die von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich sein können. Die National Notary Association bietet eine gute zentrale Ressource auf diese Anforderungen bundesweit. 

Voraussetzungen, um ein Remote-Online-Notar zu werden

Halten Sie eine aktuelle Kommission als Notar in Ihrem Staat

In den meisten Fällen können Sie sich nicht als Online-Notar bewerben, ohne zuvor eine Provision als traditioneller Notar in Ihrem Bundesstaat zu haben. 

Aktueller Zugang zu staatlich genehmigter Computerausrüstung

Es mag vernünftig erscheinen, Computerausrüstung für RON zu haben, aber es ist wichtig, darauf hinzuweisen, da jeder Staat seine eigenen spezifischen Unteranforderungen hat. Als Ausgangspunkt ist ein Online-Notar verpflichtet, einen sicheren Computer, eine Webcam, die klare Bilder aufnehmen kann, ein Mikrofon, das während des Live-Gesprächs einen verständlichen Ton erzeugt, und eine starke und sichere Internetverbindung zu haben. Besuchen Sie die Website Ihrer Landesregierung, um sich über die spezifischen Metriken zu informieren, die für jedes Tool erforderlich sind.

Anwenden oder Registrieren, um virtuelle Notariate durchzuführen

Um mit dem Online-Notarantragsprozess zu beginnen, benötigen Sie einige wichtige Informationen: 

  • Ihre vom Staatssekretär vergebene Notaridentifikationsnummer
  • Geburtsdatum
  • Ihre Sozialversicherungsnummer

Muss über ein digitales Zertifikat verfügen, das von einem Drittanbieter ausgestellt wurde

Einige Staaten erweitern diese Anforderung und sagen, dass das Zertifikat verwendet werden muss PKI Technologie und X.509-konform sein. Dies ist jedoch zu vage, da das X.509-Format viele Arten digitaler Zertifikate umfasst, einschließlich SSL /TLS Zertifikate für Websites und Codesignaturzertifikate. Wenn Sie nach dem richtigen Zertifikat für Ihre Online-Notaranmeldung suchen, sind die Business Identity-Zertifikate von SSL.com eine hervorragende Option. 

Die Geschäftsidentitätszertifikate von SSL.com können auf einem nach FIPS 140.2 validierten YubiKey-USB-Token geliefert oder installiert werden. Dieses Token kann zum sicheren Signieren von Dokumenten in Adobe PDFs und Microsoft Office-Dokumenten verwendet werden. EIN Digitale Unterschrift liefert den Nachweis, dass der Unterzeichner eines elektronischen Dokuments derjenige ist, für den er sich ausgibt, und zeigt, dass die Informationen im Dokument seit seiner Unterzeichnung nicht geändert wurden.

Digital signierte Dokumente gewährleisten auch die Legalität Nicht-Ablehnung. Wenn eine Person ein Dokument mit ihrem privaten Dokumentensignierungsschlüssel digital signiert, ist es für sie schwierig zu leugnen, dass sie es signiert hat. Als öffentlich vertrauenswürdige Zertifizierungsstelle und Mitglied der Von Adobe genehmigte Vertrauensliste (AATL)Die Business Identity-Zertifikate von SSL.com sind weltweit für das Signieren virtueller Dokumente, einschließlich Adobe PDF und Microsoft Office, vertrauenswürdig. Dies bedeutet, dass sowohl Acrobat als auch Microsoft unsere PDF-Signaturen als gültig ansehen und Ihre Kunden in diesen Anwendungen keine Fehlermeldungen zu Ihrer Signatur sehen.

Hier ist ein Beispiel für einen ungültigen Signaturfehler in Adobe: 

ungültige PDF-Signatur

Und hier ist ein Beispiel für eine genehmigte Unterschriftenbestätigung:

gültige-pdf-signatur

Business Identity-Zertifikate von SSL.com enthalten auch eine S/MIME bescheinigt . Client-Authentifizierung Funktionen, die das Vertrauen und die Sicherheit digital signierter E-Mails und zusätzliche Anmeldesicherheitsoptionen bieten.

SSL.com Geschäftsidentität Zertifikate bieten sichere S/MIME E-Mail-Schutz, vertrauenswürdige digitale Signaturen für Adobe PDF- und Microsoft Office-Dokumente sowie PKI-basierte Client-Authentifizierung, alles für nur $ 249.67 pro Jahr.

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Führen Sie die von Ihrem Bundesstaat geforderten ROZ-spezifischen Tests oder Schulungen durch

Da die Verfahren zur Durchführung einer digitalen Beglaubigung unterschiedlich sind, erfordert Ihr Bundesstaat wahrscheinlich zusätzliche Schulungen oder Tests, bevor Sie RON werden können. 

Holen Sie sich Remote-Online-Notar-Tools wie ein eSeal

Zusammen mit Ihrem SSL.com Business Identity-Zertifikat benötigen Sie einige andere Tools. Eines davon ist Ihr digitales Notarsiegel, das Sie online erwerben können. Sie benötigen Ihre Provision oder Ihr Autorisierungszertifikat, um Ihr Siegel zu kaufen und es an Sie versenden zu lassen. 

Gültiger Vertrag mit einem Cybersicherheitsunternehmen

Da die Komponenten der Online-Beglaubigung Cyber-Know-how erfordern, müssen Sie einen Internet-Sicherheitsdienstleister beauftragen, der über die Technologie zur Durchführung einer digitalbasierten Identitätsprüfung und Berechtigungsanalyse sowie zur sicheren Speicherung einer audiovisuellen Aufzeichnung einer virtuellen Beglaubigung verfügt . 

Gebühren, Versicherungen, Anleihen

Sobald Sie alles für Ihre Bewerbung und Ihr Zertifikat eingerichtet haben, müssen Sie nur noch ein paar Schritte erledigen. Sie benötigen eine Bürgschaftserklärung für Online-Notariatsanmeldungen, eine E & O-Versicherung (Errors & Omissions), die RONs abdeckt, und alle anderen Dokumente, die nach den Gesetzen Ihres Staates erforderlich sind. 

Letzte Worte

Ein Anwalt, der eine virtuelle Beglaubigung durchführen möchte, sollte über staatlich anerkannte Cybersicherheitstools verfügen, die zur genauen Überprüfung von Identitäten, zur digitalen Versiegelung von Dokumenten zum Schutz ihres Inhalts, zur Prüfung der Online-Transaktion und zur sicheren Speicherung elektronischer Dokumente verwendet werden. 

Ein Remote-Online-Notar zu werden, kann ein Segen für Ihr Notargeschäft sein. Es lohnt sich, die richtigen Schritte zu unternehmen, um auf sichere, vertrauenswürdige und konforme Dienste vorbereitet zu sein. Die Business Identity-Zertifikate von SSL.com können eine wichtige Wahl sein, um Ihre Erfahrung zu verbessern und potenziellen Kunden den besten Service zu bieten. 

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