Was ist ein eSiegel?

Ein eSeal ist eine Lösung für digitale Signaturen, mit der Unternehmen große Mengen an Dokumenten effizient signieren und mit der verifizierten digitalen Identität der Organisation sichern können. Durch die kryptografisch gebundene Signatur an Dokumente schützt eSealing vor unbefugten Änderungen und Betrug und ermöglicht gleichzeitig automatisierte Workflows für die Massensignatur. Die Gültigkeit dieser digitalen Signatur wird durch die Verwendung eines Zertifikats einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle wie SSL.com sichergestellt, bei dem die Identität des Unterzeichners bestätigt wird und Sicherheitsfunktionen wie Nichtabstreitbarkeit und Zeitstempel angewendet werden. Die Organization Validated (OV)-Signaturzertifikate von SSL.com sind eine Schlüsselkomponente von eSealing. Diese Zertifikate, die von unserem Cloud-Signaturdienst eSigner bereitgestellt werden, erzeugen digitale Signaturen, die international als vertrauenswürdig für die Signierung virtueller Dokumente gelten, einschließlich Adobe PDFs und Microsoft Office-Dateitypen. Als renommierte Zertifizierungsstelle und Mitglied der Adobe Approved Trust List (AATL) stellt SSL.com sicher, dass sowohl Acrobat als auch Microsoft unsere PDF-Signaturen als gültig anerkennen, wodurch verhindert wird, dass Kunden in diesen Anwendungen auf Fehlermeldungen stoßen.

Warum auf eSealing umsteigen?

eSealing bietet die erforderliche Rechtsgültigkeit, Sicherheit und Workflow-Effizienz, um Dokumente mit der Geschwindigkeit und dem Umfang digitaler Unternehmen zu verarbeiten. Der Übergang vom Signieren mit nasser Tinte zum eSealing ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen, Betrugsprävention und die Einhaltung der Vorschriften für digitale Signaturen.

Immer mehr Unternehmen akzeptieren und verlangen digitale Signaturen für verschiedene Geschäftsdokumente und sorgen so für kontinuierliches Wachstum und Akzeptanz. Der präventive Einsatz von eSealing-Lösungen hilft Unternehmen dabei, sich problemlos auf die zunehmende Digitalisierung von Arbeitsabläufen einzustellen.

Zu den Standarddokumenten, die vom authentifizierten Schutz durch eSeals profitieren, gehören:

• Kauforder
• Rechnungen
• Kaufverträge
• Onboarding-Formulare für Mitarbeiter
• Krankenakten
• Bankunterlagen

Mit eSealing können diese umfangreichen Dokumente schnell digital signiert werden, um Bedrohungen wie Betrug mit gefälschten Rechnungen und betrügerischen Änderungsanfragen zu verhindern, die Unternehmen Millionen gekostet haben.

Wie erhöht ein eSiegel die Dokumentensicherheit?

eSealing verbessert die digitale Signaturtechnologie, indem es einer Einzelperson ermöglicht, ein Dokument im Namen einer ganzen Organisation zu unterzeichnen. Ein einzelnes, für das Unternehmen ausgestelltes Zertifikat kann von mehreren autorisierten Benutzern verwendet werden, um Dokumente mit der authentifizierten Identität der Organisation zu versiegeln. Dies ist besonders nützlich für Dokumente mit hohem Volumen, die anfällig für Betrug sind, da eine manuelle digitale Signatur unpraktisch ist.

Implementierung von eSealing: Integration und Automatisierung

Für Organisationen, die eSealing implementieren möchten, bietet SSL.com zwei Hauptkomponenten: eine API zum Signieren von Dokumenten, die ein RESTful-Dienst ist, und ein Befehlszeilentool zum Signieren von Dokumenten. Mit diesen Tools können Unternehmen das Signieren von Tausenden von Dokumenten auf sichere und effiziente Weise automatisieren. Indem nur der Hash des Dokuments über das Kabel gesendet wird, stellt eSealing sicher, dass das vollständige Dokument das Unternehmensnetzwerk nicht verlässt, wodurch Vertraulichkeit und Sicherheit gewahrt bleiben. Für C-Levels und andere zuständige Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen werden eSealing-Zertifikate mit Cloud-basierten Signierplattformen wie eSigner.com bereitgestellt. Der Kontoadministrator kann mehreren autorisierten Mitarbeitervertretern Anmeldeinformationen ausstellen, sodass diese den Zugriff auf dasselbe eSealing-Zertifikat der Organisation gemeinsam nutzen können. Dies ermöglicht eine verbesserte Koordination und Logistik bei der Verarbeitung großer Dokumentenmengen. Durch die Verwendung einer API für Signaturvorgänge kann automatisiertes eSealing in andere Dokument-Workflows und Buchhaltungssysteme integriert werden, einschließlich Adobe Acrobat-Zeichen. Diese nahtlose Integration stellt sicher, dass digital signierte Dokumente geschützt und rechtsverbindlich sind und optimiert gleichzeitig die Arbeitsabläufe der Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen.

Wie eSeals Dokumente sicher binden

Wenn eine Organisation ein eSeal verwendet, wird eine digitale Signatur erstellt, indem der Inhalt des Dokuments gehasht wird, um einen eindeutigen digitalen Fingerabdruck zu erzeugen. Dieser Hash wird dann mit dem privaten Schlüssel der Organisation verschlüsselt und die resultierende Signatur kann mit dem entsprechenden öffentlichen Schlüssel validiert werden. Die mit diesen Schlüsseln verknüpften X.509-Zertifikate bestätigen die Identität der Organisation und stellen sicher, dass die Signatur gültig ist und das Dokument nicht manipuliert wurde. Dieser kryptografische Prozess liefert Manipulationsnachweise und verhindert Fälschungen, was eine erhebliche Verbesserung gegenüber herkömmlichen Tintensignaturen darstellt.

Infrastruktur für öffentliche Schlüssel (PKI) stellt den zugrunde liegenden Rahmen für eSealing-Zertifikate bereit. Compliance-Standards für Zertifikate und digitale Signaturen werden vom Adobe AATL-Programm und anderen Zertifizierungsstellen festgelegt. Anschließend werden Zertifizierungsstellen anhand dieser Standards geprüft, um sie in die Trust Stores von Adobe und anderen Dokumentenunternehmen aufzunehmen.

Adobe Trust und eSeals

Adobe PDF-Reader überprüfen die Authentizität digital signierter Dokumente, wenn die ausstellende Zertifizierungsstelle in der Approved Trust List (AATL) von Adobe enthalten ist. Wenn ein Dokument mit einem eSeal-Zertifikat einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle (CA) wie SSL.com signiert ist, zeigen Adobe PDF-Reader ein grünes Häkchen an, das angibt, dass die Signatur des Dokuments gültig ist und die Identität des Unterzeichners von einer von Adobe vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle überprüft wurde. Diese Überprüfung durch den Adobe Trust Store erhöht die Sicherheit und Zuverlässigkeit elektronisch versiegelter Dokumente weiter und bietet den Empfängern eine visuelle Bestätigung der Authentizität des Dokuments. Um jedoch sicherzustellen, dass eSealed-Dokumente rechtsverbindlich und durchsetzbar sind, müssen sie auch den relevanten gesetzlichen und behördlichen Anforderungen entsprechen, die je nach Branche und Region unterschiedlich sind.

Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Standards

In vielen Branchen und Regionen müssen elektronische Dokumente und digitale Signaturen bestimmte rechtliche und behördliche Anforderungen erfüllen, um als gültig und durchsetzbar zu gelten. Zu den wichtigsten Compliance-Standards und -Vorschriften im Zusammenhang mit eSealing gehören:

• eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services): Die EU-Verordnung bietet einen Rahmen für elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste, einschließlich digitaler Signaturen. eSiegel, die die Anforderungen von eIDAS erfüllen, gelten innerhalb der EU als rechtsverbindlich.
• ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act): Dieses US-Bundesgesetz gewährt elektronischen Signaturen und Aufzeichnungen rechtliche Anerkennung, sofern sie bestimmte Anforderungen erfüllen. eSeals kann Unternehmen dabei helfen, den ESIGN Act einzuhalten, indem es sichere, authentifizierte digitale Signaturen bereitstellt.
• UETA (Uniform Electronic Transactions Act): UETA wurde von den meisten US-Bundesstaaten verabschiedet und stellt die rechtliche Gleichstellung elektronischer Aufzeichnungen und Signaturen mit papierbasierten Gegenstücken her. eSeals können die Einhaltung von UETA erleichtern, indem sie sichere, überprüfbare digitale Signaturen auf elektronischen Dokumenten ermöglichen.
• ISO 32000: Dieser internationale Standard spezifiziert das PDF-Dateiformat, einschließlich Anforderungen für digitale Signaturen. eSeals, die ISO 32000 entsprechen, gewährleisten Kompatibilität und Interoperabilität zwischen verschiedenen Plattformen und Software.

Durch die Implementierung von eSealing-Lösungen, die den relevanten Vorschriften und Standards entsprechen, können Unternehmen sicherstellen, dass ihre digital signierten Dokumente rechtsgültig und durchsetzbar sind, was sichere und effiziente elektronische Transaktionen erleichtert.

Für eSeal am besten geeignete Anwendungsfälle

Zu den Standardanwendungsfällen mit hohem Volumen, die sich gut für den Übergang von ineffizienter Nasstintensignierung zu optimierten eSeal-Workflows eignen, gehören:

• Buchhaltung und Abrechnung
• Kaufverträge und Vereinbarungen
• Onboarding-Vereinbarungen
• Dokumentenarchivierung
• Sichern von Online-Formularübermittlungen

In regulierten Branchen bietet eSeals außerdem Compliance-Vorteile, um behördliche Anforderungen an gültige digitale Signaturen zu erfüllen:

• Gesundheitswesen
• Dokumentenverwaltung und -speicherung
• Bankinggg
• Regierung
• Engineering & Fertigung

Wie können Sie eSealing erhalten?

 Wer Anwendungsfälle hat, die eine neue Implementierung von eSeal-fähigen Organization Validation (OV)-Zertifikaten benötigen, kann sich an das SSL.com-Supportteam unter wenden sales@ssl.com um maßgeschneiderte Lösungen zu besprechen, die zu ihren Arbeitsabläufen beim Signieren von Dokumenten passen.

Kontaktieren Sie unser Vertriebsteam, um mehr über die Implementierung dieser Lösung in Ihrem Unternehmen zu erfahren.