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Digitales Signieren von Microsoft Office 365-Dokumenten

Signiertes DokumentMit einem Business Identity-E-Mail, Clientauthentifizierung und Dokumentensignaturzertifikat Über SSL.com können Sie Ihre Microsoft Office-Dokumente digital signieren, um den Empfängern Folgendes zu versichern:

  • Sie sind der authentische Unterzeichner des Dokuments.
  • Der Inhalt des Dokuments wurde seit seiner Unterzeichnung nicht geändert.

Dokumentensignaturen in Microsoft Office können entweder sein sichtbar im Dokument oder unsichtbar. Word und Excel unterstützen beide sichtbare Signaturen. Word, Excel und PowerPoint unterstützen unsichtbare Signaturen. Klicken Sie auf die folgenden Links, um Anweisungen zum Installieren Ihres Zertifikats, zum Erstellen sichtbarer und unsichtbarer Signaturen und zum Löschen von Signaturen anzuzeigen.

Hinweis: Die in diesem Handbuch beschriebenen Funktionen sind nur in der Windows-Version von Office 365 verfügbar. Office 365 für macOS unterstützt derzeit keine Dokumentensignatur.

Hinzufügen einer sichtbaren Signaturzeile zu einem Microsoft Word-Dokument oder einer Excel-Arbeitsmappe:

Hinweis: Die Screenshots in diesem Abschnitt stammen aus Word, die Vorgehensweise in Excel ist jedoch identisch.
  1. Das Signieren eines Office-Dokuments erfordert derzeit, dass Ihr Dokumentsignaturzertifikat auf einem YubiKey FIPS USB-Token. Stellen Sie sicher, dass der YubiKey in Ihren Computer eingesteckt ist.
    YubiKey FIPS
  2. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Signatur angezeigt werden soll. Klicken Sie dann auf Signaturzeile hinzufügen Dropdown-Menü im Text Gruppe der Insert Symbolleiste und wählen Sie Microsoft Office-Signaturzeile.
    Signaturzeile hinzufügen
  3. Das Signatur-Setup Das Dialogfeld wird angezeigt. Hier können Sie den Namen, den Titel und / oder die E-Mail-Adresse des vorgeschlagenen Unterzeichners angeben und dem Unterzeichner Anweisungen hinzufügen. Mit den beiden Kontrollkästchen unter dem Textfeld kann der Unterzeichner beim Signieren Kommentare hinzufügen und das Signaturdatum in der Signaturzeile anzeigen. Klicken OK wenn Sie alle Informationen für die Signaturzeile eingegeben haben.
    Signatur-Setup
  4. Die neue Signaturzeile wird in der Datei mit allen Namen und / oder Titelinformationen angezeigt, die im vorherigen Schritt darunter eingegeben wurden.
    Signaturzeile
  5. Um das Dokument zu signieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signaturzeile und wählen Sie Schild aus dem Menü.
    Schild
  6. Das Schild Das Dialogfeld wird angezeigt. Geben Sie für eine gedruckte Unterschrift einfach Ihren Namen rechts neben ein X wie unten gezeigt, oder zeichnen Sie eine Signatur mit Ihrem Zeigegerät oder Touchscreen. Wenn Sie ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift haben, können Sie dieses stattdessen verwenden, indem Sie auf klicken Bild auswählen… Verknüpfen und Navigieren zur Bilddatei.
    Modellname
  7. Durch Klicken auf die Weitere Informationen zu Ihrer Unterschrift finden Sie hier. Der Link oben im Dialogfeld öffnet ein Dialogfeld mit Metadaten, die in der Signatur enthalten sind.
    Siehe zusätzliche Informationen
    Zusätzliche Angaben
  8. Das Zertifikat, mit dem die Datei signiert wird, wird unten im Dialogfeld angezeigt. Klicken Sie auf die Ändern Die Schaltfläche öffnet ein Dialogfeld zur Auswahl aus verfügbaren Zertifikaten. In diesem Fall ist nur ein Dokumentensignaturzertifikat installiert, sodass nur eine Auswahl angezeigt wird.
    Zertifikat ändern
    Zertifikat auswählen
  9. Durch Klicken auf die Beschreibung Die Schaltfläche öffnet ein Dialogfeld, in dem Titel- und Adressinformationen hinzugefügt werden können.
    Schaltfläche Details
    Zusätzliche Unterzeichnungsinformationen
  10. Wenn du es überprüft hast Ermöglichen Sie dem Unterzeichner, Kommentare im Dialogfeld "Unterzeichnen" hinzuzufügen Beim Einrichten der Signaturzeile werden zwei zusätzliche Felder angezeigt:
    Art und Zweck der Verpflichtung
    • Das Verpflichtungsart In der Dropdown-Liste können Sie angeben, ob Sie das Dokument erstellt und / oder genehmigt haben.
      Verpflichtungsart festlegen
    • Das Zweck der Unterzeichnung dieses Dokuments Im Textfeld können Sie den Zweck für das Signieren explizit angeben.
      Zweck
  11. Wenn alle Ihre Signaturinformationen eingegeben und korrekt sind, klicken Sie auf Schild .
    Schild
  12. Geben Sie Ihre YubiKey-PIN ein und klicken Sie auf OK .
    Geben Sie die YubiKey-PIN ein
  13. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem bestätigt wird, dass das Dokument signiert wurde. Drücke den OK Schaltfläche, um es zu schließen.
    Unterschrift Bestätigung
  14. Oben auf dem Bildschirm wird eine Meldung angezeigt, die angibt, dass das Dokument als endgültig markiert wurde, und die Signaturzeile wird unten als signiert markiert. Wenn Sie das Datum mit der Signatur anzeigen möchten, wird es oben rechts in der Signaturzeile angezeigt.
    Als endgültig markiert
    Wichtig: Wenn Sie ein Dokument nach dem Signieren bearbeiten, werden alle vorhandenen Signaturen daraus entfernt.
  15. Das Unterschriften Die Schaltfläche wird auch am unteren Rand des Dokumentfensters angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird auf der rechten Seite des Bildschirms ein Fenster mit den Dokumentensignaturen geöffnet.
    Schaltfläche Signaturen
    Unterschriftenfeld
  16. Wenn das signierte Dokument in Word geöffnet wird, werden Benutzer benachrichtigt, dass das Dokument signiert ist.
    Dokument enthält gültige Signaturen

Hinzufügen unsichtbarer Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint

Hinweis: Die Screenshots in diesem Abschnitt stammen aus Word, die Vorgehensweise in Excel und PowerPoint ist jedoch identisch.
  1. SSL.com versendet Dokumentensignaturzertifikate an YubiKey FIPS USB-Token. Stellen Sie sicher, dass der YubiKey in Ihren Computer eingesetzt ist.
    YubiKey FIPS
  2. Klicken Sie auf die Reichen Sie das Tab.
    Registerkarte "Datei"
  3. Klicken Sie (sodass dort ein Haken erscheint) auf das Rechteck Info.
    Info
  4. Klicken Sie Dokument schützen (Wort), Arbeitsmappe schützen (Excel) oder Präsentation schützen (PowerPoint), dann wählen Sie Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu aus dem Menü.
    Fügen Sie eine digitale Signatur hinzu
  5. Das Schild Das Dialogfeld wird angezeigt.
    Schild
  6. Klick Weitere Informationen zu Ihrer Unterschrift finden Sie hier öffnet ein Dialogfeld mit Metadaten, die in der Signatur enthalten sind.
    Siehe zusätzliche Informationen
    Zusätzliche Angaben
  7. Das Verpflichtungsart In der Dropdown-Liste können Sie angeben, ob Sie das Dokument erstellt und / oder genehmigt haben.

    Verpflichtungsart festlegen
  8. Das Zweck der Unterzeichnung dieses Dokuments Im Textfeld können Sie den Zweck für das Signieren explizit angeben.
    Zweck
  9. Das Zertifikat, mit dem die Datei signiert wird, wird unten im Dialogfeld angezeigt. Klicken Sie auf die Ändern Die Schaltfläche öffnet ein Dialogfeld zur Auswahl aus verfügbaren Zertifikaten. In diesem Fall ist nur ein Dokumentensignaturzertifikat installiert, sodass nur eine Auswahl angezeigt wird.
    Zertifikat ändern
    Zertifikat auswählen
  10. Durch Klicken auf die Beschreibung Die Schaltfläche öffnet ein Dialogfeld, in dem Titel- und Adressinformationen hinzugefügt werden können.
    Schaltfläche Details
    Zusätzliche Unterzeichnungsinformationen
  11. Wenn alle Ihre Signaturinformationen eingegeben und korrekt sind, klicken Sie auf Schild .
    Schild
  12. Geben Sie Ihre YubiKey-PIN ein und klicken Sie auf OK .
    Geben Sie die YubiKey-PIN ein
  13. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem bestätigt wird, dass das Dokument signiert wurde. Drücke den OK Schaltfläche, um es zu schließen.
    Unterschrift Bestätigung
  14. Es werden Meldungen angezeigt, dass das Dokument signiert und als endgültig markiert wurde.
    Dokument unterschrieben und als endgültig gekennzeichnet
    Wichtig: Wenn Sie ein Dokument nach dem Signieren bearbeiten, werden alle vorhandenen Signaturen daraus entfernt.
  15. Das Unterschriften Die Schaltfläche wird auch am unteren Rand des Dokumentfensters angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird auf der rechten Seite des Bildschirms ein Fenster mit den Dokumentensignaturen geöffnet.
    Schaltfläche Signaturen
    Unterschriftenfeld
  16. Wenn das signierte Dokument in Word geöffnet wird, werden Benutzer benachrichtigt, dass das Dokument signiert ist.
    Dokument enthält gültige Signaturen

Signaturen entfernen

Sichtbare Signatur entfernen

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signaturzeile und wählen Sie Unterschrift entfernen aus dem Menü.
    Unterschrift entfernen
  2. Ein Dialogfeld wird angezeigt. Drücke den Ja Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zu bestätigen, dass Sie die Signatur entfernen möchten.
    Unterschrift entfernen
  3. Ein Dialogfeld, in dem bestätigt wird, dass die Signatur entfernt wurde, wird angezeigt. Klicken Sie auf OK, um das Feld zu schließen.
    Unterschrift entfernt

Unsichtbare Signatur entfernen

  1. Klicken Sie auf die Unterschriften Schaltfläche am unteren Rand des Fensters.
    Schaltfläche Signaturen
  2. Auf der rechten Seite des Fensters wird ein Bereich mit den Signaturen des Dokuments angezeigt.
    Unterschriftenfeld
  3. Klicken Sie auf das schwarze Dreieck rechts neben dem Zertifikat, das Sie entfernen möchten, und wählen Sie Unterschrift entfernen Bestätigen Sie dann im Menü, dass Sie es entfernen möchten.
    Unterschrift entfernen
  4. Ein Dialogfeld wird angezeigt. Drücke den Ja Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zu bestätigen, dass Sie die Signatur entfernen möchten.
    Unterschrift entfernen
  5. Ein Dialogfeld, in dem bestätigt wird, dass die Signatur entfernt wurde, wird angezeigt. Klicken Sie auf OK, um das Feld zu schließen.
    Unterschrift entfernt

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