Πώς να επιλέξετε τη σωστή λύση ψηφιακής υπογραφής για την επιχείρησή σας

Η ευρεία υιοθέτηση της απομακρυσμένης εργασίας και των ροών εργασίας χωρίς χαρτί έχει επιταχύνει την ανάγκη για ασφαλή ψηφιακή υπογραφή εγγράφων. Η εφαρμογή της σωστής λύσης ηλεκτρονικής υπογραφής μπορεί να εξορθολογίσει σημαντικά τις διαδικασίες υπογραφής, διασφαλίζοντας παράλληλα νομική εγκυρότητα και συμμόρφωση. Ωστόσο, με μια ιλιγγιώδη σειρά παρόχων στην αγορά, η επιλογή της καλύτερης υπηρεσίας ψηφιακής υπογραφής για τις συγκεκριμένες επιχειρηματικές σας ανάγκες μπορεί να πάρει χρόνο και προσπάθεια. Αυτό το άρθρο παρέχει έναν περιεκτικό οδηγό για τον προσδιορισμό των βασικών κριτηρίων και τη σωστή επιλογή. 

Εισαγωγή στις Ψηφιακές Υπογραφές 

Οι ψηφιακές υπογραφές χρησιμοποιούν κρυπτογραφικές τεχνικές για να εξασφαλίσουν την ηλεκτρονική υπογραφή και επαλήθευση εγγράφων. Δεσμεύουν τους υπογράφοντες με τις υπογραφές τους, διασφαλίζουν την ακεραιότητα του εγγράφου και παρέχουν σφράγιση προφανούς παραποίησης όπως οι φυσικές υπογραφές σε χαρτί. Τα βασικά οφέλη των ψηφιακά υπογεγραμμένων εγγράφων περιλαμβάνουν: 

• Νομική εγκυρότητα και εκτελεστότητα σύμφωνα με τους νόμους περί ηλεκτρονικής υπογραφής
• Ισχυρότερος έλεγχος ταυτότητας υπογράφοντος 
• Ενισχυμένη προστασία ασφαλείας από πλαστογραφία
• Πιο εύκολο να διατηρηθούν ως αρχεία για τις ανάγκες συμμόρφωσης
• Περιβαλλοντική εξοικονόμηση από τη μειωμένη χρήση χαρτιού
• Ευκολία υπογραφής οποτεδήποτε, οπουδήποτε 

Με τη σωστή λύση προσαρμοσμένη στις ροές εργασίας σας, η επιχείρησή σας μπορεί να αξιοποιήσει αυτά τα πλεονεκτήματα κάνοντας χρήση χωρίς χαρτί και υιοθετώντας ψηφιακές υπογραφές. Αλλά πρώτα, απαιτείται προσεκτική αξιολόγηση των συγκεκριμένων αναγκών σας. 

Αξιολόγηση Οργανωτικών Αναγκών 

Κάντε έναν απολογισμό των περιπτώσεων χρήσης, των διαδικασιών και των απαιτήσεών σας πριν ξεκινήσετε την αναζήτηση προμηθευτή. Αυτό θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε τα απαραίτητα χαρακτηριστικά και να αποφύγετε την υπερβολική δαπάνη σε περιττές δυνατότητες. 

Σκεφτείτε το εξής: 

• Τι είδους έγγραφα χρειάζεστε για να υπογράψετε ψηφιακά; Παραδείγματα περιλαμβάνουν συμβάσεις, φορολογικά έντυπα, έγγραφα εγγραφής, έγγραφα ανθρώπινου δυναμικού, τιμολόγια κ.λπ.
• Πώς αντιμετωπίζονται οι τρέχουσες ροές εργασιών υπογραφής που βασίζονται σε χαρτί; Περιλαμβάνουν προσωπικές αλληλεπιδράσεις, αλληλογραφία, φαξ κ.λπ.; 
• Ποιοι είναι οι κατά προσέγγιση όγκοι για τα έγγραφα που αποστέλλονται και τις υπογραφές που απαιτούνται ανά μήνα; Εποχιακές παραλλαγές;
• Ποιες εμπειρίες υπογραφών θέλετε να ενεργοποιήσετε – υπογραφή επιτραπέζιου υπολογιστή, υπογραφή μέσω κινητού, απομακρυσμένη προσωπική υπογραφή;
• Πόσο γρήγορα χρειάζεστε την επιστροφή των υπογεγραμμένων εγγράφων; Υπάρχουν χρονοδιαγράμματα συμμόρφωσης που πρέπει να ληφθούν υπόψη;
• Ποιες μεθόδους επαλήθευσης ταυτότητας ή πιστοποίησης υπογραφών θα χρειαστείτε;
• Ποιες είναι οι ανάγκες απορρήτου δεδομένων σας σχετικά με την αποθήκευση εγγράφων σε πλατφόρμες προμηθευτών;
• Οι υπογραφές απαιτούν μακροπρόθεσμη επικύρωση για χρόνια; Αρκούν οι βραχυπρόθεσμες υπογραφές; 
• Ποια υπάρχοντα συστήματα και ροές εργασίας χρειάζονται ενοποίηση, όπως CRM, συστήματα χρέωσης κ.λπ.; 

Η διεξοδική ανάλυση της χρήσης και των διαδικασιών στον πραγματικό κόσμο θα αναδείξει τις απαραίτητες δυνατότητες για τη λύση ψηφιακής υπογραφής σας.   

Ανακαλύψτε την ευκολία και την ασφάλεια του eSigner

Δοκιμάστε το τώρα δωρεάν!

 

Βασικά Χαρακτηριστικά και Δυνατότητες 

Με τον εντοπισμό των αναγκών σας, ακολουθούν ορισμένα βασικά χαρακτηριστικά και λειτουργίες που πρέπει να αναζητήσετε κατά τις αξιολογήσεις προμηθευτών: 

Συμμόρφωση και πρότυπα 

Η λύση ηλεκτρονικής υπογραφής πρέπει να συμμορφώνεται με τους σχετικούς κανονισμούς στις δικαιοδοσίες σας, όπως οι νόμοι της πολιτείας UETA και ESIGN στις ΗΠΑ, το eIDAS στην ΕΕ κ.λπ. Θα πρέπει να υποστηρίζονται οι απαιτούμενες τυπικές μορφές υπογραφής, όπως το PAdES ή το CAdES. Η τήρηση της νομοθεσίας περί απορρήτου δεδομένων είναι επίσης απαραίτητη. 

Υπογραφή ροών εργασιών 

Απαιτείται μια σειρά επιλογών για τη διαμόρφωση ροών εργασιών υπογραφής πολλαπλών βημάτων – διαδοχική, παράλληλη, υβριδική δρομολόγηση κ.λπ. Η μαζική αποστολή και τα προσαρμοσμένα πρότυπα με ένα κλικ θα βελτιστοποιήσουν την αποτελεσματικότητα σε κλίμακα. 

Επικύρωση ταυτότητας  

Πρέπει να υπάρχουν επαρκή μέτρα επιβεβαίωσης ταυτότητας υπογράφοντος – από βασικό email/κωδικό πρόσβασης έως εκτενείς ελέγχους ιστορικού, εάν απαιτείται. Οι ενσωματώσεις με πλατφόρμες ταυτότητας όπως η Okta απλοποιούν τη συμμόρφωση.  

Προσβασιμότητα 

Αξιολογήστε πόσο εύκολο είναι για τους υπογράφοντες να έχουν πρόσβαση, να ελέγχουν και να υπογράφουν έγγραφα σε επιτραπέζιους υπολογιστές, κινητά, tablet και προσωπικές συσκευές. Η λύση θα πρέπει να παρέχει μια συνεπή εμπειρία παντού. 

API και ενσωματώσεις 

Η διαθεσιμότητα API και προ-ενσωματωμένων συνδέσεων στα υπάρχοντα συστήματά σας, όπως HRIS, CRM, χρέωση κ.λπ., θα επιτρέψει την ενσωμάτωση της ψηφιακής υπογραφής σε ροές εργασίας κρίσιμες για τις επιχειρήσεις. 

Διεπαφή και UX  

Οι διεπαφές διαχειριστή και υπογραφών πρέπει να είναι καλά σχεδιασμένες και εύχρηστες για όλους τους χρήστες. Οι σύνθετες θήκες χρήσης B2B και B2C θα πρέπει να φιλοξενούνται με εύκολη επιβίβαση και ελάχιστη εκπαίδευση που απαιτείται. 

Ασφάλεια  

Ισχυρά μέτρα θα πρέπει να προστατεύουν τα ευαίσθητα έγγραφα καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους – κρυπτογράφηση, έλεγχοι πρόσβασης και κέντρα δεδομένων με απολύσεις για την αποφυγή διακοπών λειτουργίας. Οι ετήσιοι έλεγχοι από τέταρτο μέρος παρέχουν διαφάνεια. 

Analytics  

Τα αναλυτικά στοιχεία χρήσης σε υπογραφές που έχουν ολοκληρωθεί, βρίσκονται σε εξέλιξη, εκκρεμούν κ.λπ., παρέχουν ορατότητα. Οι διαδρομές ελέγχου που αποδεικνύουν τη συμμόρφωση είναι επίσης ανεκτίμητες για τα ρυθμιζόμενα έγγραφα.  

Τεχνικές προδιαγραφές 

Η απομακρυσμένη ψηφιακή υπογραφή δεν θα πρέπει να επιβάλλει εξειδικευμένες απαιτήσεις υλικού στους υπογράφοντες. Αξιολογήστε τεχνικές πτυχές όπως μορφές υπογραφής, πρότυπα κρυπτογραφίας και αρχές χρονικής σφραγίδας που χρησιμοποιούνται. 

Μακροπρόθεσμη Επικύρωση 

Μηχανισμοί επικύρωσης, όπως η χρονική σήμανση και τα ενσωματωμένα δεδομένα επαλήθευσης είναι βασικοί για έγγραφα που απαιτούν μακροπρόθεσμες υπογραφές. Ελέγξτε πόσο μακριά στο μέλλον μπορούν να επαληθευτούν οι υπογραφές.  

Προσαρμογή 

Οι επιλογές για τη διαμόρφωση της εμφάνισης οπτικής υπογραφής, της επωνυμίας, των απαιτούμενων πεδίων φόρμας κ.λπ., βάσει σεναρίων υπογραφής, βελτιστοποιούν τις ροές εργασίας. Οι επιλογές λευκής ετικέτας είναι ιδανικές για λύσεις που αντιμετωπίζουν εξωτερικούς υπογράφοντες. Με τα βασικά χαρακτηριστικά να ταιριάζουν με τις προτεραιότητές σας, το επόμενο βήμα είναι η αξιολόγηση των ίδιων των παρόχων υπηρεσιών. 

Αξιολόγηση παρόχων ψηφιακής υπογραφής  

Ο πάροχος υπηρεσιών αποτελεί κρίσιμο μέρος της λύσης ψηφιακής υπογραφής σας. Παράγοντες όπως η αξιοπιστία, η αξιοπιστία υποστήριξης και το ιστορικό ασφάλειας απαιτούν προσεκτική εξέταση. Ακολουθούν τα βασικά στοιχεία κατά την αξιολόγηση των προμηθευτών: 

Εμπιστοσύνη και Συμμόρφωση 

Επιλέξτε καθιερωμένους παρόχους με ιστορικό ενεργοποίησης νόμιμων ψηφιακών υπογραφών για μεγάλες επιχειρήσεις και κρατικούς φορείς. Τα δημόσια πιστοποιητικά εμπιστοσύνης όπως το WEBTrust επιδεικνύουν αυστηρότητα συμμόρφωσης. 

Γεωγραφική κάλυψη  

Εάν οι περιπτώσεις χρήσης υπογραφής σας καλύπτουν πολλές χώρες, αναζητήστε παρόχους με παγκόσμια εξειδίκευση και κάλυψη. Μπορούν να πλοηγηθούν στις ανάγκες τοπικής προσαρμογής και τις αποχρώσεις δικαιοδοσίας για διεθνείς κυκλοφορίες. 

Αποκριτικότητα 

Η διαθεσιμότητα καναλιών τηλεφώνου, συνομιλίας και email για έγκαιρη επίλυση προβλημάτων υποδηλώνει εστίαση στην επιτυχία των πελατών. Αναζητήστε εγγυημένους χρόνους απόκρισης και υποστήριξη 24/7.  

Στάση Ασφαλείας 

Ελέγξτε τις διατάξεις ασφαλείας όπως η κρυπτογράφηση, οι μονάδες ασφαλείας υλικού, οι περιοδικοί έλεγχοι και τα μέτρα πλεονασμού. Η οικονομική βιωσιμότητα εξασφαλίζει επίσης τη συνέχεια της επιχείρησης χωρίς διακοπές. 

Πρότυπα απορρήτου 

Οι πολιτικές διαχείρισης δεδομένων, η τοπική προσαρμογή και οι ανεξάρτητοι έλεγχοι παρέχουν διαφάνεια στις πρακτικές απορρήτου. Η πιστοποίηση ISO 27001 υποδηλώνει τήρηση βέλτιστων πρακτικών. 

Αξιοπιστία πλατφόρμας και χρόνος λειτουργίας 

Ελέγξτε τις μετρήσεις ιστορικού χρόνου λειτουργίας και τον πλεονασμό υποδομής που παρέχονται. Τα κέντρα δεδομένων αστοχίας και η εξισορρόπηση φορτίου επιδεικνύουν επαρκή αξιοπιστία για αδιάλειπτη υπογραφή. 

Μοντέλα τιμολόγησης  

Αξιολογήστε προβλέψιμες τιμές όπως απεριόριστα ή κλιμακωτά προγράμματα κατ' αποκοπή. Τα μοντέλα που βασίζονται στη χρήση μπορούν να επιφέρουν κρυφό κόστος σε υψηλότερους όγκους. Εξετάστε τις δωρεάν δοκιμές για να δοκιμάσετε τις δυνατότητες. 

Προσθήκη ψηφιακών υπογραφών με το eSigner 

Για έγγραφα που απαιτούν νομικά δεσμευτικές υπογραφές, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε Η υπηρεσία ψηφιακής υπογραφής της eSigner. Το eSigner επιτρέπει στους χρήστες να προσθέτουν αξιόπιστες ψηφιακές υπογραφές και χρονικές σημάνσεις σε έγγραφα μέσω της υποδομής δημόσιου κλειδιού (PKI). Τα οφέλη από τη χρήση του eSigner περιλαμβάνουν: 

• Οι υπογραφές είναι νομικά έγκυρες και εκτελεστές, όπως οι υπογραφές με στυλό και χαρτί.
• Τα έγγραφα που υπογράφονται μέσω του eSigner παρέχουν έλεγχο ταυτότητας, ακεραιότητα και μη απόρριψη. Η ταυτότητα του υπογράφοντος επαληθεύεται, το έγγραφο δεν μπορεί να τροποποιηθεί μετά την υπογραφή και ο υπογράφων δεν μπορεί να αρνηθεί την υπογραφή.
• Το eSigner ενσωματώνεται με μεγάλες μορφές εγγράφων και πλατφόρμες όπως το PDF, το Microsoft Office και το Adobe Acrobat.
• Οι υπογραφές μπορούν να προστεθούν τόσο από επιτραπέζιους όσο και από κινητές συσκευές μέσω μιας απλής διαδικτυακής διαδικασίας. Δεν απαιτούνται λήψεις ή εφαρμογές.
• Το eSigner χρησιμοποιεί ψηφιακά πιστοποιητικά που εκδίδονται από αξιόπιστες αρχές έκδοσης πιστοποιητικών, καθιστώντας τις υπογραφές αυτόματα επαληθεύσιμες σε λειτουργικά συστήματα και λογισμικό. 
• Η εγγραφή στο eSigner cloud signing παρέχει μια επιλογή για τη δημιουργία πιστοποιητικού υπογραφής εγγράφων SSL.com επικυρωμένες υπογραφές Ποιό παρέχουν υψηλότερο επίπεδο ελέγχου εγγράφων από τις κανονικές ψηφιακές υπογραφές. Όπως εξηγείται από πλίθα, "όταν πιστοποιείτε ένα έγγραφο, μπορείτε να ελέγξετε τους τύπους αλλαγών που μπορούν να κάνουν άλλα άτομα."

Ενώ το eSigner προσφέρει διάφορα επίπεδα επικύρωσης, ακόμη και οι βασικές ηλεκτρονικές υπογραφές μας πληρούν τις νομικές απαιτήσεις ηλεκτρονικής υπογραφής στις περισσότερες δικαιοδοσίες. Για ψηφιακές υπογραφές υψηλής αξιοπιστίας, χρησιμοποιούνται έγκυρη επαλήθευση ταυτότητας και βελτιωμένα πιστοποιητικά. Συνολικά, το eSigner παρέχει έναν γρήγορο, απλό τρόπο για να προσθέσετε νομίμως έγκυρες ψηφιακές υπογραφές σε έγγραφα μέσω μιας παγκόσμιας αξιόπιστης υπηρεσίας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ενσωματώσετε τη λύση μας ως επιλογή υπογραφής για τη ροή εργασιών σας. 

Επιλέγοντας τη λύση ψηφιακής υπογραφής σας 

Η επιλογή της σωστής λύσης ψηφιακής υπογραφής απαιτεί την ευθυγράμμιση των επιχειρηματικών αναγκών με τις δυνατότητες του παρόχου σε σχέση με την εμπιστοσύνη, τη συμμόρφωση, την ασφάλεια, τις ενσωματώσεις και την εμπειρία χρήστη. Ακολουθώντας μια μεθοδική διαδικασία επιλογής, ο οργανισμός σας μπορεί να εφαρμόσει ροές εργασιών υπογραφής χωρίς χαρτί που επιταχύνουν την ανακύκλωση των εγγράφων, μειώνουν τους κινδύνους, μειώνουν το κόστος και παρέχουν ευκολία ανά πάσα στιγμή, οπουδήποτε. Οι ασφαλείς, νόμιμες και συμβατές εμπειρίες εγγράφων που ενεργοποιούνται από τη βέλτιστη πλατφόρμα ψηφιακών υπογραφών θα βελτιώσουν σημαντικά τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία σας αλληλεπιδρά ψηφιακά με πελάτες και υπαλλήλους. Η προσεκτική στάθμιση των βασικών κριτηρίων θα διασφαλίσει ότι η λύση ηλεκτρονικής υπογραφής σας προσφέρει μέγιστη μακροπρόθεσμη αξία. Για μια αξιόπιστη υπηρεσία ηλεκτρονικής υπογραφής που ελέγχει όλα τα πλαίσια, σκεφτείτε το eSigner από το SSL.com. Το eSigner ενεργοποιεί νομίμως έγκυρες ψηφιακές υπογραφές σε έγγραφα με λίγα μόνο κλικ. Εγγραφείτε για δωρεάν δοκιμή στο https://app.esigner.com/ για να δοκιμάσετε τις δυνατότητες που ευθυγραμμίζονται με τις μοναδικές ανάγκες ροής εργασίας σας. Με τη σωστή λύση προσαρμοσμένη στις διαδικασίες σας, η επιχείρησή σας μπορεί να συνειδητοποιήσει τα πολλά πλεονεκτήματα της ψηφιακής υπογραφής χωρίς χαρτί – από περιβαλλοντική εξοικονόμηση έως βελτιωμένη ασφάλεια και προσβασιμότητα. Μια μεθοδική προσέγγιση στην επιλογή θα σας οδηγήσει στην ιδανική εφαρμογή.

Είστε έτοιμοι να βελτιώσετε τη διαδικασία ψηφιακής υπογραφής της επιχείρησής σας; Ανακαλύψτε τη δύναμη και την ευκολία του eSigner από το SSL.com

Δοκίμασέ το τώρα