¿Qué es la notarización en línea remota?
La notarización en línea remota (RON) es una forma de trabajo notarial que se puede realizar a través de Internet mediante programas de videollamadas en vivo. A través de RON, los documentos legales pueden ser firmados por el cliente y notarizados por el abogado sin tener que reunirse cara a cara.
Pandemia o no, el mundo se está conectando cada vez más. Algunos trabajos que tradicionalmente han requerido interacción cara a cara para completarse ahora tienen opciones para realizarse de forma digital y remota. La notarización es una de esas funciones. Actualmente, hay 35 estados que tienen algún tipo de leyes notariales remotas en línea permanentes, y se espera que más se unan pronto.
El hecho de que la mayoría de los estados hayan instituido la notarización virtual indica que reconocen a RON como una forma más segura de disuadir el fraude en comparación con la notarización tradicional en persona. De hecho, recientemente se presentó en el Senado un proyecto de ley bipartidista que tiene como objetivo autorizar a los notarios en todos los estados de EE. UU. A realizar RON.
Cada proceso de notarización remota tiene como objetivo combatir mejor el engaño. Antes de que el cliente pueda firmar el documento, el notario verifica primero la identidad de la persona a través de consultas de autenticación de identidad también conocidas como autenticación basada en conocimientos (KBA). Este procedimiento de verificación requiere que el firmante proporcione información de la que solo tenga conocimiento la persona que posee la identidad en cuestión. Utilizando la tecnología de Infraestructura de clave pública, el notario adjunta un sello digital único al documento electrónico y cualquier alteración en él será innegable. La ley exige que el notario grabe y almacene de forma segura partes importantes de la videollamada en vivo.
Como se discutirá en las siguientes secciones, un abogado que desee convertirse en notario en línea debe cumplir con varios requisitos de ciberseguridad establecidos por el estado. Un requisito común, como ocurre en Texas, Virginia y Pensilvania, es Compatible con X.509 certificado usando PKI (infraestructura de clave pública) tecnología. Una gran respuesta a este requisito es la confianza de Adobe certificados de firma de documentos de SSL.com.
A continuación, se muestra un desglose de cómo convertirse en un notario en línea y cómo puede satisfacer algunos de los requisitos más generales, que pueden variar de un estado a otro. La Asociación Nacional de Notarios ofrece una buena recurso central sobre estos requisitos a nivel nacional.
Requisitos para convertirse en notario en línea remoto
Tener una comisión vigente como notario público en su estado
En la mayoría de los casos, no puede postularse para convertirse en notario en línea sin antes tener una comisión como notario público tradicional en su estado.
Acceso actual a equipos informáticos aprobados por el gobierno
Tener equipos informáticos para RON puede parecer de sentido común, pero es esencial señalarlo porque cada estado tiene sus propios sub-requisitos específicos. Como punto de partida, un notario en línea está obligado a tener una computadora segura, una cámara web capaz de grabar imágenes claras, un micrófono que produzca un sonido comprensible durante la llamada en vivo y una conexión a Internet sólida y segura. Visite el sitio web del gobierno de su estado para conocer las métricas específicas requeridas para cada herramienta.
Aplicar o registrarse para realizar notarizaciones virtuales
Para comenzar el proceso de solicitud de notario en línea, necesitará algunos bits de información clave:
- Su número de identificación notarial asignado por el secretario de estado
- Tu fecha de nacimiento
- Tu numero de seguro social
Debe tener un certificado digital emitido por un proveedor externo
Algunos estados amplían este requisito, diciendo que el certificado debe usar PKI tecnología y ser compatible con X.509. Sin embargo, esto es demasiado vago, ya que el formato X.509 abarca muchos tipos de certificados digitales, incluido SSL /TLS certificados para sitios web y certificados de firma de código. Si está buscando el certificado adecuado para su solicitud de notario en línea, los Certificados de identidad comercial de SSL.com son una excelente opción.
Los Certificados de identidad comercial de SSL.com pueden entregarse o instalarse en un token USB YubiKey validado por FIPS 140.2. Este token se puede utilizar para la firma segura de documentos en archivos PDF de Adobe y documentos de Microsoft Office. A firma digital proporciona prueba de que el firmante de un documento electrónico es quien dice ser, y demuestra que la información del documento no ha sido alterada desde que se firmó.
Los documentos firmados digitalmente también garantizan no repudio. Si una persona firma digitalmente un documento con su clave privada de firma de documentos, es difícil para ella negar que lo firmó. Como autoridad certificadora de confianza pública y miembro de la Lista de confianza aprobada por Adobe (AATL), Los certificados de identidad empresarial de SSL.com son confiables en todo el mundo para firmar documentos virtuales, incluidos Adobe PDF y Microsoft Office. Esto significa que tanto Acrobat como Microsoft ven nuestras firmas PDF como válidas y sus clientes no verán mensajes de error sobre su firma en estas aplicaciones.
Aquí hay un ejemplo de un error de firma no válido en Adobe:
Y aquí hay un ejemplo de una confirmación de firma aprobada:
Los certificados de identidad empresarial de SSL.com también incluyen un S/MIME certificado y autenticación de cliente capacidades, proporcionando la confianza y seguridad del correo electrónico firmado digitalmente y opciones de seguridad de inicio de sesión adicionales.
Complete las pruebas o la capacitación específicas de RON según lo requiera su estado
Debido a que los procesos para realizar una notarización digital son diferentes, es probable que su estado requiera cursos de capacitación o pruebas adicionales antes de que pueda convertirse en un RON.
Obtenga herramientas notariales remotas en línea como un eSeal
Junto con su certificado de identidad comercial de SSL.com, necesitará algunas otras herramientas. Uno de ellos es su sello notarial digital, que puede comprar en línea. Necesitará su comisión o certificado de autorización para comprar su sello y que se lo envíen.
Contrato válido con una empresa de ciberseguridad
Debido a que los componentes de la notarización en línea requieren experiencia cibernética, debe contratar a un proveedor de servicios de seguridad en Internet que tenga la tecnología para realizar la verificación de identidad y el análisis de credenciales digitales, así como la capacidad de almacenar de forma segura una grabación audiovisual de una notarización virtual. .
Tarifas, seguros, fianzas
Una vez que tenga todo en su lugar para su solicitud y su certificado, solo quedan algunas partes más de limpieza. Deberá tener una fianza para cubrir las notarizaciones remotas en línea, una póliza de seguro de errores y omisiones (E&O) que cubra los RON, y deberá presentar cualquier otro documento requerido por las leyes de su estado.
Ultimas palabras
Un abogado que desee realizar una notarización virtual debe tener herramientas de ciberseguridad aprobadas por el gobierno que se utilizarán para verificar con precisión las identidades, sellar digitalmente documentos para proteger su contenido, auditar la transacción en línea y almacenar documentos electrónicos de forma segura.
Convertirse en un notario en línea remoto puede ser una bendición para su negocio de notarización. Vale la pena tomar las medidas adecuadas para estar preparado para ofrecer servicios seguros, confiables y que cumplan con las normas. Los certificados de identidad empresarial de SSL.com pueden ser una opción clave para mejorar su experiencia y ofrecer el mejor servicio a los clientes potenciales.
