Antes de 2011, cuando Virginia se convirtió en el primer estado en promulgar la notarización remota en línea (RON), la práctica de notarizar documentos en los EE. UU. Tradicionalmente se realizaba cara a cara. Los gobiernos estatales otorgaron autoridad a un notario o abogado para garantizar que el firmante / cliente tuviera una identidad personal válida, así como para aprobar la validez de los documentos.
El antiguo método de trabajo notarial con lápiz y papel resultó ser engorroso y susceptible de errores. Los documentos y las tarjetas de identificación pueden ser falsificados. Se falsificaron firmas. La gente podría mentir sobre sus identidades. El almacenamiento manual de los documentos notariados podría provocar el robo o la destrucción (provocada por el hombre o accidental). Y el único registro de que se había realizado la certificación ante notario eran los documentos y los nombres y firmas que contenían, todos los cuales podían ser controvertidos.
Virginia se convirtió en un estado pionero cuando, en 2011, aprobó una ley que permitía la práctica de RON. La ley de Virginia fue importante al delinear varios de los procedimientos RON, incluida la verificación del firmante y los estándares para asegurarse de que el sello del notario esté protegido contra alteraciones.
En los últimos años, con la creciente aceptación de las transacciones en línea cuando se trataba de varios acuerdos comerciales e incluso servicios gubernamentales, más y más estados adoptaron la idea de RON. Para mayo de 2019, la cantidad de estados que la promulgaron llegó a 21, y la mayoría de ellos adoptó las disposiciones de la ley original de Virginia.
Para julio de 2021, con el embate de la pandemia COVID-19 que provocó que se realizaran más y más transacciones en línea, un total de 35 estados tenían algún tipo de leyes RON permanentes en existencia.
Con el entorno laboral y comercial posterior a la pandemia que busca incluir cada vez más transacciones remotas, también habrá un aumento en la cantidad de documentos que se notarán en línea, y todo por razones prácticas. Siga leyendo a continuación mientras discutimos las características de RON que le permiten superar las debilidades históricas de la notarización tradicional de tinta y papel.
Eficiencia transaccional
La velocidad y la interoperabilidad mediante la cual RON permite que se realicen las transacciones permite a los clientes y proveedores / proveedores de servicios participar en acuerdos comerciales de manera mucho más fluida. Permite una situación en la que los notarios realmente pueden realizar negocios y un buen servicio.
RON se puede utilizar en múltiples formas de transacciones, que incluyen solicitar préstamos, obtener una hipoteca, procesar títulos de propiedad, realizar retiros de jubilación, nombrar un apoderado de atención médica e incluso prestar juramento de testigos en casos judiciales.
Industria del año pasado informes revela la mayor aceptación de RON por parte de clientes, notarios y empresas de ciberseguridad:
“La negociación en el espacio de los servicios notariales virtuales aumentó a pesar de la pandemia. En julio, DocuSign adquirió una startup con sede en Austin Tecnologías Liveoak por $ 38 millones en una transacción con todas las acciones. La plataforma de notario digital Notarize también cerró una ronda de financiación Serie C de 35 millones de dólares en marzo, recaudando un total de 82 millones de dólares con inversiones de la firma de capital de riesgo centrada en bienes raíces Camber Creek, Polaris Partners con sede en Boston y otros inversores estratégicos existentes.
Rastros de auditoría claros
Los documentos notariales tradicionales en tinta y papel son esencialmente registros independientes. Se supone que son válidos porque han sido sellados por un notario que es agente de la ley. Pero debido a que no existen materiales a prueba de manipulaciones que puedan respaldar estos documentos, las personas cuyos nombres aparecen como firmantes pueden cuestionarlos.
RON implica un almacenamiento cibernético de documentos electrónicos que registra información significativa sobre quién obtuvo acceso a un documento, con quién se compartió, quién lo firmó electrónicamente, quién lo certificó electrónicamente y dónde estaban las ubicaciones de cada parte cuando se realizó la notarización en línea. sucedió. Estos registros digitales no se pueden modificar, por lo que los firmantes no pueden negar que, de hecho, participaron en la transacción. Además, la grabación en video de la notarización sirve como un fuerte apoyo para los documentos electrónicos.
El vendedor o proveedor de servicios también obtiene protección en RON. Camelia Martin, ex directora general de Falcon Capital Advisors explicado que "si alguna vez se impugna la transacción, el prestamista tiene la capacidad de acceder a una pista de auditoría y una grabación de audio y video de la sesión de notarización en línea".
Retención de la integridad de los documentos
Mantener la integridad en el contenido de los documentos es importante para que un notario obtenga protección contra demandas o acusaciones falsas.
En la industria de bienes raíces, los vendedores de propiedades, agentes y compradores han podido asociarse con notarios en el uso de RON para verificar, intercambiar de forma segura y almacenar los documentos pertinentes relacionados con la venta de una propiedad.
Mediante el uso de cifrado digital, RON puede proporcionar copias electrónicas de documentos legales con sellos / firmas digitales a prueba de manipulaciones. Si se cambia el contenido original del documento, se revoca el sello y se revela la intención potencialmente maliciosa.
Verificación más precisa de la identidad del firmante
Con el uso de la autenticación dinámica basada en el conocimiento (KBA) en RON para validar identidades de manera más estricta y precisa, el notario puede esperar un buen resultado. Dynamic KBA implica información privada que no se puede conocer fácilmente. Estos incluyen el historial crediticio de una persona o registros anteriores de transacciones. Si el firmante proporciona respuestas satisfactorias a las preguntas de desafío de identidad, el notario puede sellar el documento con confianza.
Además, cuando se trata de RON, es menos probable que se presione a un notario para que proporcione su sello si tienen dudas. Andrew MacDougall, gerente de marketing digital de Notarize, con sede en Boston dice que para las notarizaciones que tienen lugar en las casas de los firmantes, alrededor de “1 de cada 4 notarios se ha sentido intimidado para aplicar su sello”. Debido a que la notarización remota hace uso de la comunicación a distancia, el notario puede ser más objetivo al analizar los documentos y las identidades de los firmantes y negarse a firmar si detecta algo sospechoso.
Por su capacidad para combatir los ladrones de identidad y las personas que cometen fraude, la notarización en línea ha sido elogiada enérgicamente por sectores sociales como las organizaciones de atención médica y las agencias de aplicación de la ley.
Seguro y más conveniente
Con la pandemia de COVID-19 aún por tratar, RON presenta el método ideal cuando se trata de una forma segura para que clientes y abogados realicen transacciones en la verificación legal de documentos e identidades. En el negocio de los préstamos, Brian Madocks, director ejecutivo de eOriginal, un procesador de préstamos digitales con sede en Maryland compartido que "los prestatarios y los oficiales de préstamos quieren y necesitan capacidad remota para mantener el distanciamiento social y continuar realizando transacciones comerciales".
La funcionalidad de RON muestra una fuerte evidencia donde los estados implementan bloqueos o cuando las partes están ubicadas lejos unas de otras. Más aún para las personas que están en cuarentena y las personas con COVID positivo que no pueden salir de su ubicación actual.
En la actualidad, cuando los viajes nacionales y a través del país plantean desafíos, RON supera la impracticabilidad y los riesgos para la salud con la notarización cara a cara. Este método moderno proporciona una solución para los estadounidenses que trabajan o residen en otros países, para aquellos que sirven en el ejército en el extranjero y para las personas que se encuentran en algún tipo de limitación de tiempo.
Ultimas palabras
La aceptación generalizada de la notarización en línea remota por parte de los gobiernos estatales, abogados, empresas y clientes indica que la sociedad moderna reconoce cada vez más los beneficios de la tecnología digital cuando se trata de mejorar la calidad de vida moderna.
El éxito con RON muestra que la comodidad y la seguridad no tienen por qué ser diametralmente opuestas. En comparación con la notarización tradicional, las transacciones se realizan más rápido y los documentos importantes se almacenan de forma más segura en RON.
Si eres notario y quieres conocer más información sobre los requisitos para RON, consulta nuestro artículo aquí.
