Cómo elegir la solución de firma digital adecuada para su empresa

La adopción generalizada del trabajo remoto y los flujos de trabajo sin papel ha acelerado la necesidad de una firma digital segura de documentos. Implementar la solución de firma electrónica adecuada puede agilizar significativamente los procesos de firma y al mismo tiempo garantizar la validez y el cumplimiento legales. Sin embargo, con una vertiginosa variedad de proveedores en el mercado, seleccionar el mejor servicio de firma digital para sus necesidades comerciales específicas puede llevar tiempo y esfuerzo. Este artículo proporciona una guía completa para identificar los criterios clave y tomar la decisión correcta. 

Introducción a las firmas digitales 

Las firmas digitales utilizan técnicas criptográficas para asegurar la firma y verificación de documentos electrónicos. Vinculan los firmantes de los firmantes, garantizan la integridad del documento y proporcionan un sellado a prueba de manipulaciones, como las firmas físicas en papel. Los principales beneficios de los documentos firmados digitalmente incluyen: 

• Validez legal y aplicabilidad según las leyes de firma electrónica
• Autenticación más sólida de la identidad del firmante 
• Protecciones de seguridad mejoradas contra la falsificación
• Más fácil de conservar como registros para necesidades de cumplimiento.
• Ahorros ambientales gracias al menor uso de papel
• Comodidad de firmar en cualquier momento y en cualquier lugar 

Con la solución adecuada adaptada a sus flujos de trabajo, su empresa puede aprovechar estas ventajas al dejar de utilizar papel y adoptar firmas digitales. Pero primero es necesaria una evaluación cuidadosa de sus necesidades específicas. 

Evaluación de las necesidades de la organización 

Haga un balance de sus casos de uso, procesos y requisitos antes de comenzar la búsqueda de proveedores. Esto le ayudará a identificar funciones imprescindibles y evitar gastar demasiado en capacidades innecesarias. 

Considere lo siguiente: 

• ¿Qué tipo de documentos necesitas para firmar digitalmente? Los ejemplos incluyen contratos, formularios de impuestos, documentos de inscripción, trámites de recursos humanos, facturas, etc.
• ¿Cómo se manejan los flujos de trabajo actuales de firma en papel? ¿Implican interacciones en persona, correo, faxes, etc.? 
• ¿Cuáles son los volúmenes aproximados de documentos enviados y firmas requeridas por mes? ¿Variaciones estacionales?
• ¿Qué experiencias de firma desea habilitar: firma de escritorio, firma móvil, firma remota en persona?
• ¿Con qué rapidez necesita que le devuelvan los documentos firmados? ¿Hay plazos de cumplimiento a considerar?
• ¿Qué métodos de verificación de identidad o autenticación de firmante necesitará?
• ¿Cuáles son sus necesidades de privacidad de datos con respecto al almacenamiento de documentos en plataformas de proveedores?
• ¿Las firmas requerirán una validación a largo plazo que abarcará años? ¿Bastan las firmas de corta duración? 
• ¿Qué sistemas y flujos de trabajo existentes necesitan integración, como CRM, sistemas de facturación, etc.? 

Un análisis exhaustivo del uso y los procesos del mundo real revelará las capacidades imprescindibles para su solución de firma digital.   

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Funciones y capacidades clave 

Una vez identificadas sus necesidades, a continuación se presentan algunas características y funcionalidades clave que debe buscar durante las evaluaciones de proveedores: 

Cumplimiento y estándares 

La solución de firma electrónica debe cumplir con las regulaciones relevantes en sus jurisdicciones, como las leyes estatales UETA y ESIGN en los EE. UU., eIDAS en la UE, etc. Se deben admitir los formatos de firma estándar requeridos como PAdES o CAdES. El cumplimiento de las leyes de privacidad de datos también es esencial. 

Firma de flujos de trabajo 

Se necesita una variedad de opciones para configurar flujos de trabajo de firma de varios pasos: enrutamiento secuencial, paralelo, híbrido, etc. El envío masivo y las plantillas personalizadas con un solo clic optimizarán la eficiencia a escala. 

Validación de identidad  

Deben estar disponibles suficientes medidas de confirmación de la identidad del firmante, desde correo electrónico/contraseña básica hasta verificaciones exhaustivas de antecedentes, si es necesario. Las integraciones con plataformas de identidad como Okta simplifican el cumplimiento.  

Accesibilidad 

Evalúe qué tan fácil es para los firmantes acceder, revisar y firmar documentos en dispositivos de escritorio, móviles, tabletas y en persona. La solución debería proporcionar una experiencia consistente en todas partes. 

API e integraciones 

La disponibilidad de API y conectores prediseñados para sus sistemas existentes, como HRIS, CRM, facturación, etc., permitirá incorporar la firma digital en flujos de trabajo críticos para el negocio. 

Interfaz y experiencia de usuario  

Las interfaces de administrador y firmante deben estar bien diseñadas y ser intuitivas para todos los usuarios. Los casos de uso complejos B2B y B2C deben adaptarse con una incorporación sencilla y una formación mínima necesaria. 

Seguridad  

Se deben adoptar medidas sólidas para salvaguardar los documentos confidenciales durante todo su ciclo de vida: cifrado, controles de acceso y centros de datos con redundancias para evitar interrupciones. Las auditorías anuales realizadas por terceros proporcionan transparencia. 

Análisis  

Los análisis de uso de firmas completadas, en curso, pendientes, etc., proporcionan visibilidad. Los registros de auditoría que demuestran el cumplimiento también son invaluables para los documentos regulados.  

Especificaciones técnicas 

La firma digital remota no debería imponer requisitos de hardware especializados a los firmantes. Evalúe aspectos técnicos como formatos de firma, estándares de criptografía y autoridades de marca de tiempo utilizadas. 

Validación a largo plazo 

Los mecanismos de validación, como el sellado de tiempo y los datos de verificación integrados, son esenciales para los documentos que requieren firmas a largo plazo. Compruebe hasta qué punto en el futuro se pueden verificar las firmas.  

Personalización 

Las opciones para configurar la apariencia de la firma visual, la marca, los campos de formulario obligatorios, etc., en función de los escenarios de firma, agilizan los flujos de trabajo. Las opciones de etiquetado blanco son ideales para soluciones orientadas a firmantes externos. Una vez que las funciones principales coincidan con sus prioridades, el siguiente paso es evaluar a los propios proveedores de servicios. 

Evaluación de proveedores de firmas digitales  

El proveedor de servicios forma una parte fundamental de su solución de firma digital. Factores como la confiabilidad, la confiabilidad del soporte y el historial de seguridad justifican un examen cuidadoso. A continuación se presentan consideraciones clave al evaluar proveedores: 

Confianza y cumplimiento 

Opte por proveedores establecidos con un historial de habilitación de firmas digitales legales para grandes empresas y agencias gubernamentales. Los certificados de confianza públicos como WEBTrust demuestran el rigor del cumplimiento. 

Cobertura geografica  

Si sus casos de uso de firma abarcan varios países, busque proveedores con experiencia y cobertura global. Pueden navegar por las necesidades de localización y los matices jurisdiccionales para implementaciones internacionales. 

Sensibilidad 

La disponibilidad de canales de teléfono, chat y correo electrónico para la resolución oportuna de problemas indica un enfoque en el éxito del cliente. Busque tiempos de respuesta garantizados y soporte 24 horas al día, 7 días a la semana.  

Postura de seguridad 

Revise las disposiciones de seguridad como cifrado, módulos de seguridad de hardware, auditorías periódicas y medidas de redundancia. La viabilidad financiera también garantiza la continuidad del negocio sin interrupciones. 

Normas de privacidad 

Las políticas de manejo de datos, la localización y las auditorías independientes brindan transparencia en las prácticas de privacidad. La certificación ISO 27001 indica el cumplimiento de las mejores prácticas. 

Confiabilidad y tiempo de actividad de la plataforma 

Verifique las métricas históricas de tiempo de actividad y la redundancia de infraestructura proporcionada. Los centros de datos de conmutación por error y el equilibrio de carga demuestran una confiabilidad adecuada para una firma ininterrumpida. 

Modelos de precios  

Evalúe precios predecibles, como planes de tarifa plana ilimitados o escalonados. Los modelos basados ​​en el uso pueden generar costos ocultos en volúmenes mayores. Considere pruebas gratuitas para probar las capacidades. 

Agregar firmas digitales con eSigner 

Para documentos que requieren firmas legalmente vinculantes, considere usar Servicio de firma digital de eSigner. eSigner permite a los usuarios agregar firmas digitales confiables y marcas de tiempo a documentos a través de una infraestructura de clave pública (PKI). Los beneficios de utilizar eSigner incluyen: 

• Las firmas son legalmente válidas y ejecutables, como las firmas con lápiz y papel.
• Los documentos firmados a través de eSigner brindan autenticación, integridad y no repudio. Se verifica la identidad del firmante, el documento no puede modificarse después de la firma y el firmante no puede negar la firma.
• eSigner se integra con los principales formatos y plataformas de documentos como PDF, Microsoft Office y Adobe Acrobat.
• Las firmas se pueden agregar desde dispositivos móviles y de escritorio a través de un sencillo proceso en línea. No se requieren descargas ni aplicaciones.
• eSigner utiliza certificados digitales emitidos por autoridades certificadoras confiables, lo que hace que las firmas sean verificables automáticamente en todos los sistemas operativos y software. 
• La inscripción en la firma en la nube de eSigner proporciona una opción para generar un certificado de firma de documentos de SSL.com. firmas certificadas que Proporcionan un mayor nivel de control de documentos que las firmas digitales normales. Como lo explica adobe, “cuando certificas un documento, puedes controlar los tipos de cambios que otras personas pueden realizar”.

Si bien eSigner ofrece varios niveles de validación, incluso nuestras firmas electrónicas básicas cumplen con los requisitos legales de firma electrónica en la mayoría de las jurisdicciones. Para firmas digitales de alta seguridad, se utilizan verificación de identidad válida y certificados mejorados. En general, eSigner proporciona una forma rápida y sencilla de agregar firmas digitales legalmente válidas a documentos a través de un servicio confiable a nivel mundial. Considere integrar nuestra solución como una opción de firma para su flujo de trabajo. 

Elegir su solución de firma digital 

Elegir la solución de firma digital adecuada requiere alinear las necesidades empresariales con las capacidades del proveedor en términos de confianza, cumplimiento, seguridad, integraciones y experiencia del usuario. Si sigue un proceso de selección metódico, su organización puede implementar flujos de trabajo de firma sin papel que aceleran la entrega de documentos, reducen riesgos, reducen costos y brindan comodidad en cualquier momento y lugar. Las experiencias de documentos seguras, legales y conformes que permite la plataforma de firma digital óptima mejorarán significativamente la forma en que su empresa interactúa digitalmente con clientes y empleados. Sopesar cuidadosamente los criterios clave garantizará que su solución de firma electrónica ofrezca el máximo valor a largo plazo. Para obtener un servicio de firma electrónica confiable que cumpla todos los requisitos, considere eSigner de SSL.com. eSigner permite firmas digitales legalmente válidas en documentos con solo unos pocos clics. Regístrese para una prueba gratuita en https://app.esigner.com/ para probar capacidades alineadas con sus necesidades únicas de flujo de trabajo. Con la solución adecuada adaptada a sus procesos, su empresa puede aprovechar las numerosas ventajas de la firma digital sin papel, desde ahorros medioambientales hasta mayor seguridad y accesibilidad. Un enfoque metódico en la selección le llevará a encontrar la opción ideal.

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