¿Qué es un sello electrónico?

Un eSeal es una solución de firma digital que permite a las empresas firmar y proteger de manera eficiente grandes volúmenes de documentos con la identidad digital verificada de la organización. Al vincular criptográficamente firmas a documentos, eSealing protege contra cambios no autorizados y fraudes, al tiempo que permite flujos de trabajo de firma masiva automatizados.

eSealing proporciona la validez legal, la seguridad y la eficiencia del flujo de trabajo necesarias para procesar documentos a la velocidad y escala del negocio digital. La transición de la firma con tinta húmeda al eSealing permite importantes ahorros de costos, prevención de fraude y cumplimiento de las regulaciones de firma digital.

Cada vez más empresas aceptan y exigen firmas digitales en diversos documentos comerciales, lo que garantiza un crecimiento y una adopción continuos. La implementación preventiva de soluciones eSealing ayuda a las empresas a adaptarse fácilmente a la creciente digitalización de los flujos de trabajo.

Los documentos estándar que se benefician de la protección autenticada mediante eSeals incluyen:

  • Ordenes de compra
  • Facturas
  • Contratos de venta
  • Formularios de incorporación de empleados
  • Registros médicos.
  • documentos bancarios

Con eSealing, estos documentos de gran volumen se pueden firmar digitalmente rápidamente para evitar amenazas como estafas de facturas falsas y solicitudes fraudulentas de órdenes de cambio que han costado millones a las organizaciones.

¿Cómo mejora un eSeal la seguridad de los documentos?

eSealing permite la firma digital automatizada y masiva en nombre de una organización. Con un certificado emitido a la empresa, varios usuarios autorizados pueden sellar documentos con la identidad autenticada de la organización. eSealing también se puede integrar en procesos automatizados, permitiendo sellar numerosos documentos sin la aplicación de firma manual.

La protección que brindan las firmas digitales se había utilizado anteriormente casi exclusivamente para flujos de trabajo manuales y de contratos completos. El sellado electrónico automatizado amplía la protección contra cambios no autorizados e incorpora la identidad digital del firmante en los documentos. Esto es particularmente útil para documentos de gran volumen vulnerables al fraude, donde la firma digital manual no es práctica.

Explore cómo eSealing puede transformar la seguridad de sus documentos y optimizar sus flujos de trabajo.
Póngase en contacto con nuestro equipo de ventas para obtener más información sobre cómo implementar esta solución en su organización.

Uno de los beneficios clave del eSealing es que se puede automatizar sin la necesidad de una aplicación de firma manual. Esto significa que se pueden firmar y sellar digitalmente grandes volúmenes de documentos de forma rápida y eficiente, sin la necesidad de que los firmantes individuales apliquen manualmente sus firmas a cada documento.

Para los niveles C y otro personal designado de su empresa, los certificados eSealing se proporcionan con plataformas de firma basadas en la nube, como eSigner.com. El administrador de la cuenta puede emitir credenciales a varios representantes de empleados autorizados, permitiéndoles compartir el acceso al mismo certificado de eSealing organizacional. Esto permite una mejor coordinación y logística en el procesamiento de documentos de gran volumen.

Mediante el uso de una API de operación de firma, el eSealing automatizado se puede integrar en otros flujos de trabajo de documentos y sistemas de contabilidad, incluidos Signo de Adobe Acrobat.

Cómo los eSeals vinculan documentos de forma segura

Infraestructura de Clave Pública (PKI) proporciona el marco subyacente para los certificados eSealing. Los estándares de cumplimiento para certificados y firmas digitales los establece el programa Adobe AATL y otros organismos de estándares de autoridades de certificación. Luego, las autoridades certificadoras se auditan según estos estándares para incluirlas en los almacenes de confianza de Adobe y otras empresas de documentos.

En primer lugar, un equipo de validación de una autoridad certificadora auditada y de confianza pública como SSL.com valida la identidad de la empresa. A continuación, mediante un certificado digital de firma de documento, basado en los estándares X.509, se vincula un par de claves criptográficas únicas a la identidad de la organización.

Una vez que se emite el certificado, una organización puede firmar documentos digitalmente utilizando el par de claves criptográficas pública y privada de su empresa asociado con sus certificados X.509. Esto vincula la identidad autenticada de la organización a los documentos. Las firmas se crean aplicando hash al contenido de un documento para generar huellas digitales únicas, cifrando los hashes con la clave privada. Al recibirlas, las firmas se validan con la clave pública, mientras que los certificados X.509 confirman la identidad. Este proceso criptográfico proporciona evidencia de manipulación y previene falsificaciones, mejorando las firmas en tinta.

Adobe Trust y eSeals

Los lectores de PDF de Adobe verifican la autenticidad de los documentos firmados digitalmente cuando la autoridad certificadora emisora ​​está incluida en la Lista de confianza aprobada o AATL de Adobe. Un eSeal solo es confiable cuando se aplica mediante un certificado emitido por una autoridad certificadora incluida en la AATL. De hecho, estas firmas digitales a veces se denominan "firmas AATL". Cuando un documento se firma utilizando un certificado eSeal de una autoridad certificadora (CA) confiable como SSL.com, los lectores de PDF de Adobe muestran una marca de verificación verde que indica que la firma del documento es válida y que la identidad del firmante ha sido verificada mediante un certificado confiable de Adobe. autoridad. Esta verificación del almacén de confianza de Adobe mejora aún más la seguridad y confiabilidad de los documentos eSealed, brindando a los destinatarios una confirmación visual de la autenticidad del documento. Sin embargo, para garantizar que los documentos eSealed sean legalmente vinculantes y ejecutables, también deben cumplir con los requisitos legales y reglamentarios pertinentes, que varían según la industria y la región.

Cumplimiento de documentos electrónicos

En muchas industrias y regiones, los documentos electrónicos y las firmas digitales deben cumplir con requisitos legales y reglamentarios específicos para que se consideren válidos y ejecutables. Algunos estándares y regulaciones de cumplimiento clave relacionados con el eSealing incluyen:

  • eIDAS (Identificación Electrónica, Autenticación y Servicios de Confianza): El reglamento de la UE proporciona un marco para la identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza, incluidas las firmas digitales. Los sellos electrónicos que cumplen con los requisitos de eIDAS se consideran legalmente vinculantes dentro de la UE.
  • ESIGN Act (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Nacional y Global): Esta ley federal estadounidense otorga reconocimiento legal a las firmas y registros electrónicos, siempre que cumplan con ciertos requisitos. eSeals puede ayudar a las organizaciones a cumplir con la Ley ESIGN proporcionando firmas digitales autenticadas y seguras.
  • UETA (Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas): Adoptada por la mayoría de los estados de EE. UU., la UETA establece la equivalencia legal de los registros y firmas electrónicos con sus contrapartes en papel. eSeals puede facilitar el cumplimiento de UETA al permitir firmas digitales seguras y verificables en documentos electrónicos.
  • ISO 32000: esta norma internacional especifica el formato de archivo PDF, incluidos los requisitos para las firmas digitales. Los sellos electrónicos que cumplen con la norma ISO 32000 garantizan la compatibilidad y la interoperabilidad entre diferentes plataformas y software.

Al implementar soluciones de eSealing que cumplen con las regulaciones y estándares relevantes, las organizaciones pueden garantizar que sus documentos firmados digitalmente sean legalmente válidos y ejecutables, facilitando transacciones electrónicas seguras y eficientes.

Casos de uso más adecuados para eSeal

Los casos de uso estándar de gran volumen adecuados para la transición de una firma con tinta húmeda ineficiente a flujos de trabajo optimizados de eSeal incluyen:

  • Contabilidad y facturación
  • Contratos y acuerdos de compraventa
  • Acuerdos de incorporación
  • Archivo de documentos
  • Proteger los envíos de formularios en línea

En industrias reguladas, eSeals también brinda beneficios de cumplimiento para satisfacer las demandas oficiales de firmas digitales válidas:

  • Healthcare
  • Gestión y almacenamiento de documentos.
  • Bancario
  • Gobierno
  • Ingeniería y Fabricación

¿Cómo se puede obtener el sellado electrónico?

 Aquellos con casos de uso que necesiten una nueva implementación de certificados de Validación de Organización (OV) habilitados para eSeal pueden comunicarse con el equipo de soporte de SSL.com en sales@ssl.com para discutir soluciones personalizadas que se adapten a sus flujos de trabajo de firma de documentos.

Flujos de trabajo preparados para el futuro con la eficiencia de eSeals

 Los eSeals brindan protecciones legales mejoradas y mejoras en la eficiencia del flujo de trabajo que las empresas necesitan para acelerar el procesamiento seguro de documentos.  Cuando una organización requiere que un gran volumen de documentos confidenciales estén protegidos contra el fraude, eSeals prepara las empresas para el futuro para un entorno moderno de ciberseguridad y amenazas de fraude electrónico.

 

Póngase en contacto con nuestras oficinas de equipo de ventas para obtener más información sobre cómo implementar esta solución en su organización.

Suscríbase al boletín de SSL.com

No te pierdas los nuevos artículos y actualizaciones de SSL.com

Manténgase informado y seguro

SSL.com es líder mundial en ciberseguridad, PKI y certificados digitales. Regístrese para recibir las últimas noticias, consejos y anuncios de productos de la industria de SSL.com.

Nos encantaría recibir tus comentarios

Responda nuestra encuesta y háganos saber lo que piensa sobre su compra reciente.