¿Por qué realizar la transición al sellado electrónico?
eSealing proporciona la validez legal, la seguridad y la eficiencia del flujo de trabajo necesarias para procesar documentos a la velocidad y escala del negocio digital. La transición de la firma con tinta húmeda al eSealing permite importantes ahorros de costos, prevención de fraude y cumplimiento de las regulaciones de firma digital.Cada vez más empresas aceptan y exigen firmas digitales en diversos documentos comerciales, lo que garantiza un crecimiento y una adopción continuos. La implementación preventiva de soluciones eSealing ayuda a las empresas a adaptarse fácilmente a la creciente digitalización de los flujos de trabajo.
Los documentos estándar que se benefician de la protección autenticada mediante eSeals incluyen:
- Ordenes de compra
- Facturas
- Contratos de venta
- Formularios de incorporación de empleados
- Registros médicos.
- documentos bancarios
Con eSealing, estos documentos de gran volumen se pueden firmar digitalmente rápidamente para evitar amenazas como estafas de facturas falsas y solicitudes fraudulentas de órdenes de cambio que han costado millones a las organizaciones.
¿Cómo mejora un eSeal la seguridad de los documentos?
El sellado electrónico mejora la tecnología de firma digital al permitir que una persona firme un documento en nombre de toda una organización. Un único certificado emitido a la empresa puede ser utilizado por varios usuarios autorizados para sellar documentos con la identidad autenticada de la organización. Esto resulta especialmente útil para documentos de gran volumen vulnerables al fraude, en los que la firma digital manual no resulta práctica.
Implementación de eSealing: Integración y automatización
Para las organizaciones que buscan implementar eSealing, SSL.com ofrece dos componentes principales: una API de firma de documentos que es un servicio RESTful y una herramienta de línea de comandos de firma de documentos. Estas herramientas permiten a las empresas automatizar la firma de miles de documentos de una manera segura y eficiente. Al enviar solo el hash del documento a través de la red, eSealing garantiza que el documento completo no salga de la red de la empresa, lo que preserva la confidencialidad y la seguridad. Para los niveles C y otro personal designado en su empresa, los certificados eSealing se proporcionan con plataformas de firma basadas en la nube como eSigner.com. El administrador de la cuenta puede emitir credenciales a varios representantes de empleados autorizados, lo que les permite compartir el acceso al mismo certificado eSealing organizacional. Esto permite una mejor coordinación y logística en el procesamiento de documentos de gran volumen. Mediante el uso de una API de operación de firma, el eSealing automatizado se puede integrar en otros flujos de trabajo de documentos y sistemas de contabilidad, incluidos Signo de Adobe AcrobatEsta integración perfecta garantiza que los documentos firmados digitalmente estén protegidos y sean legalmente vinculantes, al tiempo que agiliza los flujos de trabajo de procesamiento de documentos de su organización.Cómo los eSeals vinculan documentos de forma segura
Cuando una organización utiliza un sello electrónico, se crea una firma digital mediante la codificación del contenido del documento para generar una huella digital única. A continuación, este código se cifra con la clave privada de la organización y la firma resultante se puede validar con la clave pública correspondiente. Los certificados X.509 asociados a estas claves confirman la identidad de la organización, lo que garantiza que la firma sea válida y que el documento no haya sido alterado. Este proceso criptográfico proporciona evidencia de manipulación y evita falsificaciones, lo que mejora significativamente las firmas tradicionales con tinta.
Infraestructura de Clave Pública (PKI) proporciona el marco subyacente para los certificados eSealing. Los estándares de cumplimiento para certificados y firmas digitales los establece el programa Adobe AATL y otros organismos de estándares de autoridades de certificación. Luego, las autoridades certificadoras se auditan según estos estándares para incluirlas en los almacenes de confianza de Adobe y otras empresas de documentos.
Adobe Trust y eSeals
Los lectores de Adobe PDF verifican la autenticidad de los documentos firmados digitalmente cuando la autoridad de certificación emisora está incluida en la Lista de confianza aprobada de Adobe o AATL. Cuando un documento se firma con un certificado eSeal de una autoridad de certificación (CA) de confianza como SSL.com, los lectores de Adobe PDF muestran una marca de verificación verde que indica que la firma del documento es válida y que la identidad del firmante ha sido verificada por una autoridad de certificación de confianza de Adobe. Esta verificación de almacén de confianza de Adobe mejora aún más la seguridad y la fiabilidad de los documentos con eSeal, ya que proporciona a los destinatarios una confirmación visual de la autenticidad del documento. Sin embargo, para garantizar que los documentos eSealed sean legalmente vinculantes y ejecutables, también deben cumplir con los requisitos legales y reglamentarios pertinentes, que varían según la industria y la región.
En muchas industrias y regiones, los documentos electrónicos y las firmas digitales deben cumplir con requisitos legales y reglamentarios específicos para que se consideren válidos y ejecutables. Algunos estándares y regulaciones de cumplimiento clave relacionados con el eSealing incluyen:
- eIDAS (Identificación Electrónica, Autenticación y Servicios de Confianza): El reglamento de la UE proporciona un marco para la identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza, incluidas las firmas digitales. Los sellos electrónicos que cumplen con los requisitos de eIDAS se consideran legalmente vinculantes dentro de la UE.
- ESIGN Act (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Nacional y Global): Esta ley federal estadounidense otorga reconocimiento legal a las firmas y registros electrónicos, siempre que cumplan con ciertos requisitos. eSeals puede ayudar a las organizaciones a cumplir con la Ley ESIGN proporcionando firmas digitales autenticadas y seguras.
- UETA (Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas): Adoptada por la mayoría de los estados de EE. UU., la UETA establece la equivalencia legal de los registros y firmas electrónicos con sus contrapartes en papel. eSeals puede facilitar el cumplimiento de UETA al permitir firmas digitales seguras y verificables en documentos electrónicos.
- ISO 32000: esta norma internacional especifica el formato de archivo PDF, incluidos los requisitos para las firmas digitales. Los sellos electrónicos que cumplen con la norma ISO 32000 garantizan la compatibilidad y la interoperabilidad entre diferentes plataformas y software.
Al implementar soluciones de eSealing que cumplen con las regulaciones y estándares relevantes, las organizaciones pueden garantizar que sus documentos firmados digitalmente sean legalmente válidos y ejecutables, facilitando transacciones electrónicas seguras y eficientes.
Casos de uso más adecuados para eSeal
Los casos de uso estándar de gran volumen adecuados para la transición de una firma con tinta húmeda ineficiente a flujos de trabajo optimizados de eSeal incluyen:
- Contabilidad y facturación
- Contratos y acuerdos de compraventa
- Acuerdos de incorporación
- Archivo de documentos
- Proteger los envíos de formularios en línea
En industrias reguladas, eSeals también brinda beneficios de cumplimiento para satisfacer las demandas oficiales de firmas digitales válidas:
- Cuidado de la Salud
- Gestión y almacenamiento de documentos.
- Bancario
- Gobierno
- Ingeniería y Fabricación
¿Cómo se puede obtener el sellado electrónico?
Aquellos con casos de uso que necesiten una nueva implementación de certificados de Validación de Organización (OV) habilitados para eSeal pueden comunicarse con el equipo de soporte de SSL.com en
Póngase en contacto con nuestro equipo de ventas para obtener más información sobre cómo implementar esta solución en su organización.
