Sähköiset ja digitaaliset allekirjoitukset ovat mullistaneet tavan, jolla allekirjoitamme ja todennamme asiakirjoja, mikä mahdollistaa nopeammat, tehokkaammat ja ympäristöystävällisemmät prosessit. Termit "sähköinen allekirjoitus" ja "digitaalinen allekirjoitus" sekoitetaan kuitenkin usein, mikä johtaa väärinkäsityksiin niiden turvallisuudesta, laillisesta pätevyydestä ja asianmukaisista käyttötapauksista. Ymmärtämällä tärkeimmät erot näiden kahden allekirjoitustyypin välillä voit varmistaa, että valitset oikean ratkaisun erityistarpeisiisi.
Mikä on sähköinen allekirjoitus?
Sähköinen allekirjoitus tai sähköinen allekirjoitus on laaja käsite, joka kattaa minkä tahansa sähköisen tavan osoittaa hyväksyntä tai hyväksyntä asiakirjaan. Se voi olla niin yksinkertaista kuin nimesi kirjoittaminen sähköpostin loppuun, Hyväksyn-valintaruudun napsauttaminen tai allekirjoituksen piirtäminen kosketusnäyttölaitteeseen kynällä. Sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia monissa maissa edellyttäen, että ne täyttävät tietyt vaatimukset, kuten osoittavat allekirjoittajan tarkoituksen ja liittyvät allekirjoitettuun asiakirjaan.
Sähköisten allekirjoitusten yleisiä käyttökohteita ovat:
-
Sopimusten ja sopimusten allekirjoittaminen
-
Ostotilausten ja laskujen hyväksyminen
-
Uusien työntekijöiden ottaminen mukaan
-
Hakemuslomakkeiden täyttäminen
Mikä on digitaalinen allekirjoitus?
Digitaalinen allekirjoitus on erityinen sähköinen allekirjoitus, joka käyttää salaustekniikoita turvallisuuden ja aitouden parantamiseksi. Se luottaa matemaattiseen algoritmiin ainutlaatuisen digitaalisen sormenjäljen, jota kutsutaan hashiksi, jokaiselle asiakirjalle. Tämä tiiviste salataan sitten allekirjoittajan yksityisellä avaimella, mikä luo digitaalisen allekirjoituksen. Allekirjoitus liitetään asiakirjaan ja vastaanottaja voi tarkistaa sen aitouden allekirjoittajan julkisella avaimella.
Digitaalisten allekirjoitusten yleisiä sovelluksia ovat:
-
Turvalliset rahoitustapahtumat
-
Lailliset sopimukset ja sopimukset
-
Arkaluonteiset hallituksen asiakirjat
-
Terveystiedot ja reseptit
Digitaaliset allekirjoitukset tarjoavat useita keskeisiä suojausominaisuuksia:
-
Eheys: Kaikki asiakirjaan allekirjoittamisen jälkeen tehdyt muutokset mitätöivät allekirjoituksen ja varmistavat asiakirjan eheyden.
-
Todennus: Allekirjoittajan henkilöllisyys varmistetaan hänen digitaalisen varmenteensa avulla, mikä estää toisena henkilönä esiintymisen.
-
Kiistämättömyys: Allekirjoittaja ei voi kiistää allekirjoittaneensa asiakirjan, koska allekirjoituksen luomiseen tarvitaan hänen yksityinen avaimensa.
Tärkeimmät erot sähköisten ja digitaalisten allekirjoitusten välillä
-
Suojaustasot: Digitaaliset allekirjoitukset tarjoavat korkeamman suojaustason verrattuna sähköisiin perusallekirjoituksiin. He käyttävät salausta ja digitaalisia varmenteita varmistaakseen allekirjoitetun asiakirjan eheyden ja aitouden, mikä vaikeuttaa niiden väärentämistä tai muuttamista.
-
Todennusmenetelmät: Sähköiset allekirjoitukset perustuvat erilaisiin todennusmenetelmiin, kuten sähköpostin vahvistukseen, IP-osoitteen seurantaan tai kaksivaiheiseen todennustukseen. Sen sijaan digitaaliset allekirjoitukset käyttävät luotettujen kolmannen osapuolen varmenteiden myöntäjien, kuten SSL.com:n, myöntämiä digitaalisia varmenteita allekirjoittajan henkilöllisyyden vahvistamiseen.
-
Eheyden varmistus: Digitaaliset allekirjoitukset sisältävät asiakirjan ainutlaatuisen tiivisteen, jonka avulla vastaanottajat voivat havaita asiakirjan allekirjoittamisen jälkeen tehdyt muutokset. Perussähköisissä allekirjoituksissa ei ole sisäänrakennettuja mekanismeja asiakirjan eheyden tarkistamiseksi.
-
Kiistämättömyys: Digitaaliset allekirjoitukset tarjoavat kiistämättömyyden, eli allekirjoittaja ei voi kieltää allekirjoittaneensa asiakirjan, koska allekirjoituksen luomiseen tarvitaan hänen yksityinen avaimensa. Sähköiset allekirjoitukset eivät välttämättä aina tarjoa tätä kiistämättömyyden tasoa käytetyistä todennusmenetelmistä riippuen.
-
Käyttötapaukset ja soveltuvuus: Sähköiset allekirjoitukset soveltuvat monenlaisiin päivittäisiin liiketapahtumiin ja sopimuksiin, joissa perustunnistustaso riittää. Digitaalisia allekirjoituksia suositellaan arvokkaille, arkaluontoisille tai oikeudellisesti kriittisille asiakirjoille, jotka vaativat korkeimman suojan ja kiistämättömyyden.
Oikeudelliset ja sääntelyyn liittyvät näkökohdat
Sähköisten ja digitaalisten allekirjoitusten laillinen pätevyys vaihtelee lainkäyttöalueilla ja toimialoilla. Monet maat ovat säätäneet lakeja ja määräyksiä, kuten ESIGN Act ja UETA Yhdysvalloissa sekä eIDAS Euroopan unionissa, jotka tunnustavat laillisesti sähköiset allekirjoitukset edellyttäen, että ne täyttävät tietyt vaatimukset.
Joillakin toimialoilla, kuten terveydenhuollossa ja julkishallinnossa, voi kuitenkin olla erityisiä vaatimustenmukaisuusvaatimuksia, jotka edellyttävät digitaalisten allekirjoitusten tai muiden kehittyneiden todennusmenetelmien käyttöä. On olennaista ymmärtää lainkäyttöalueesi ja toimialasi laki- ja sääntelyympäristö, jotta varmistetaan vaatimustenmukaisuus käytettäessä sähköisiä tai digitaalisia allekirjoituksia.
Oikean allekirjoitusratkaisun valitseminen
Kun valitset sähköistä tai digitaalista allekirjoitusratkaisua, ota huomioon seuraavat tekijät:
-
Suojausvaatimukset: Arvioi allekirjoitettavien asiakirjojen arkaluontoisuus ja kriittisyys ja valitse ratkaisu, joka tarjoaa sopivan suojaustason.
-
Helppokäyttöisyys: Etsi käyttäjäystävällinen alusta, joka integroituu saumattomasti olemassa oleviin työnkulkuihisi ja järjestelmiisi, mikä tekee allekirjoittajien omaksumisesta ja käytöstä helppoa.
-
Kustannukset: Arvioi eri ratkaisujen hinnoittelumalleja ottaen huomioon tekijät, kuten käyttäjien lukumäärän, asiakirjamäärän ja tarjotut lisäominaisuudet.
Suosittu sähköinen ja digitaalinen allekirjoitusalusta, kuten eSigner.com tarjoaa valikoiman ominaisuuksia, integraatioita ja vaatimustenmukaisuussertifikaatteja erilaisiin liiketoiminnan tarpeisiin.
