Kuinka valita oikea digitaalinen allekirjoitusratkaisu yrityksellesi

Etätyön ja paperittomien työnkulkujen yleistyminen on lisännyt turvallisten digitaalisten asiakirjojen allekirjoittamisen tarvetta. Oikean sähköisen allekirjoituksen ratkaisun käyttöönotto voi merkittävästi virtaviivaistaa allekirjoitusprosesseja ja varmistaa samalla lainmukaisuuden ja vaatimustenmukaisuuden. Markkinoilla on kuitenkin huimaava valikoima palveluntarjoajia, joten parhaan digitaalisen allekirjoituspalvelun valitseminen liiketoimintasi tarpeisiin voi viedä aikaa ja vaivaa. Tämä artikkeli tarjoaa kattavan oppaan tärkeimpien kriteerien tunnistamiseen ja oikean valinnan tekemiseen. 

Johdatus digitaalisiin allekirjoituksiin 

Digitaalisissa allekirjoituksissa käytetään salaustekniikoita sähköisten asiakirjojen allekirjoittamisen ja varmennuksen turvaamiseen. Ne sitovat allekirjoittajat allekirjoituksiinsa, varmistavat asiakirjan eheyden ja tarjoavat peukaloinnin havaitsevan sinetöin, kuten fyysiset allekirjoitukset paperille. Digitaalisesti allekirjoitettujen asiakirjojen tärkeimpiä etuja ovat: 

• Oikeudellinen pätevyys ja täytäntöönpanokelpoisuus sähköistä allekirjoitusta koskevien lakien mukaisesti
• Vahvempi allekirjoittajan henkilöllisyyden todennus 
• Tehostettu suojaus väärentämistä vastaan
• Helpompi säilyttää tietueina vaatimustenmukaisuustarpeita varten
• Ympäristösäästöjä paperin käytön vähentämisestä
• Allekirjoituksen helppous milloin tahansa, missä tahansa 

Työnkulkuihisi räätälöidyn oikean ratkaisun avulla yrityksesi voi toteuttaa nämä edut siirtymällä paperittomaan ja ottamalla käyttöön digitaalisia allekirjoituksia. Mutta ensin sinun on arvioitava huolellisesti erityistarpeesi. 

Organisaation tarpeiden arviointi 

Tutustu käyttötapauksiin, prosesseihin ja vaatimuksiin ennen toimittajahaun aloittamista. Tämä auttaa sinua tunnistamaan välttämättömät ominaisuudet ja välttämään ylikulutuksen tarpeettomiin ominaisuuksiin. 

Harkitse seuraavaa: 

• Millaisia ​​asiakirjoja tarvitset digitaaliseen allekirjoitukseen? Esimerkkejä ovat sopimukset, verolomakkeet, ilmoittautumisasiakirjat, HR-paperityöt, laskut jne.
• Miten nykyiset paperipohjaiset allekirjoitustyönkulut käsitellään? Sisältääkö ne henkilökohtaista vuorovaikutusta, postia, fakseja jne.? 
• Mikä on likimääräinen lähetettyjen asiakirjojen ja vaadittavien allekirjoitusten määrä kuukaudessa? Kausivaihtelut?
• Mitä allekirjoituskokemuksia haluat ottaa käyttöön – työpöytäallekirjoitus, mobiiliallekirjoitus, etä-henkilökohtainen allekirjoitus?
• Kuinka nopeasti allekirjoitetut asiakirjat on palautettava? Onko noudattamisen määräaikoja harkittava?
• Mitä henkilöllisyyden varmistus- tai allekirjoittajan todennusmenetelmiä tarvitset?
• Mitkä ovat tietosuojatarpeesi asiakirjojen tallentamisessa toimittajaalustoilla?
• Vaativatko allekirjoitukset pitkäaikaista validointia, joka ulottuu vuosiin? Riittääkö lyhytaikaiset allekirjoitukset? 
• Mitkä nykyiset järjestelmät ja työnkulut tarvitsevat integrointia, kuten asiakkuudenhallintajärjestelmät, laskutusjärjestelmät jne.? 

Reaalimaailman käytön ja prosessien perusteellinen analysointi paljastaa digitaalisen allekirjoitusratkaisusi välttämättömät ominaisuudet.   

Tutustu eSignerin mukavuuteen ja turvallisuuteen

Kokeile nyt ilmaiseksi!

 

Tärkeimmät ominaisuudet ja ominaisuudet 

Kun tarpeesi on tunnistettu, tässä on joitain tärkeitä ominaisuuksia ja toimintoja, joita etsit toimittajan arvioinnin aikana: 

Vaatimustenmukaisuus ja standardit 

Sähköisen allekirjoituksen ratkaisun on oltava lainkäyttöalueesi asiaankuuluvien säädösten mukainen, kuten osavaltion UETA- ja ESIGN-laki Yhdysvalloissa, eIDAS EU:ssa jne. Vaadittuja standardiallekirjoitusmuotoja, kuten PAdES tai CAdES, tulee tukea. Tietosuojalakien noudattaminen on myös tärkeää. 

Työnkulkujen allekirjoittaminen 

Monivaiheisen allekirjoituksen työnkulkujen määrittämiseen tarvitaan useita vaihtoehtoja – peräkkäinen, rinnakkainen, hybridireititys jne. Joukkolähetys ja yhden napsautuksen mukautetut mallit optimoivat tehokkuutta mittakaavassa. 

Henkilöllisyyden vahvistaminen  

Allekirjoittajan henkilöllisyyden vahvistustoimenpiteitä tulee olla riittävästi saatavilla – perussähköpostista/salasanasta laajoihin taustatarkistuksiin tarvittaessa. Integraatiot identiteettialustoihin, kuten Okta, yksinkertaistavat vaatimustenmukaisuutta.  

Käytettävyys: 

Arvioi, kuinka helppoa allekirjoittajien on käyttää, tarkastella ja allekirjoittaa asiakirjoja pöytätietokoneilla, mobiililaitteilla, tableteilla ja henkilökohtaisilla laitteilla. Ratkaisun tulisi tarjota yhtenäinen kokemus kaikkialla. 

API:t ja integraatiot 

Sovellusliittymien ja valmiiksi rakennettujen liittimien saatavuus olemassa oleviin järjestelmiisi, kuten HRIS, CRM, laskutus jne., mahdollistaa digitaalisen allekirjoituksen upottamisen liiketoimintakriittisiin työnkulkuihin. 

Käyttöliittymä ja UX  

Järjestelmänvalvojan ja allekirjoittajan käyttöliittymien tulee olla hyvin suunniteltuja ja intuitiivisia kaikille käyttäjille. Monimutkaiset B2B- ja B2C-käyttötapaukset tulisi toteuttaa helpolla perehdyttämisellä ja minimaalisella koulutustarpeella. 

Turvallisuus  

Arkaluontoiset asiakirjat on suojattava lujilla toimenpiteillä koko niiden elinkaaren ajan – salaus, kulunvalvonta ja palvelinkeskukset, joissa on redundanssit katkosten estämiseksi. Neljännen osapuolen vuosittaiset auditoinnit lisäävät läpinäkyvyyttä. 

Analytics  

Valmiiden, keskeneräisten, odottavien jne. allekirjoitusten käyttöanalytiikka tarjoaa näkyvyyttä. Vaatimustenmukaisuutta osoittavat kirjausketjut ovat myös korvaamattomia säänneltyjen asiakirjojen kannalta.  

Tekniset tiedot 

Digitaalisen etäallekirjoituksen ei pitäisi asettaa allekirjoittajille erityisiä laitteistovaatimuksia. Arvioi tekniset näkökohdat, kuten allekirjoitusmuodot, salausstandardit ja käytetyt aikaleimaoikeudet. 

Pitkäaikainen validointi 

Vahvistusmekanismit, kuten aikaleima ja upotetut vahvistustiedot, ovat tärkeitä asiakirjoille, jotka vaativat pitkäaikaisia ​​allekirjoituksia. Tarkista, kuinka pitkälle tulevaisuuteen allekirjoitukset voidaan tarkistaa.  

Räätälöinti 

Allekirjoitusskenaarioihin perustuvat vaihtoehdot visuaalisen allekirjoituksen ulkoasun, brändäyksen, pakollisten lomakekenttien jne. määrittämiseksi virtaviivaistavat työnkulkuja. Valkoiset merkinnät ovat ihanteellisia ulkopuolisille allekirjoittajalle päin oleville ratkaisuille. Kun ydinominaisuudet vastaavat prioriteettejasi, seuraava askel on itse palveluntarjoajien arviointi. 

Digitaalisten allekirjoitusten tarjoajien arviointi  

Palveluntarjoaja on tärkeä osa digitaalisen allekirjoituksen ratkaisuasi. Sellaiset tekijät kuin luotettavuus, tuen luotettavuus ja tietoturvahistoria edellyttävät huolellista tarkastelua. Tässä ovat tärkeimmät seikat toimittajia arvioitaessa: 

Luottamus ja noudattaminen 

Valitse vakiintuneet palveluntarjoajat, jotka ovat antaneet lailliset digitaaliset allekirjoitukset suurille yrityksille ja valtion virastoille. Julkiset luottamustodistukset, kuten WEBTrust, osoittavat vaatimustenmukaisuuden tiukan. 

Maantieteellinen kattavuus  

Jos allekirjoituksen käyttötapaukset kattavat useita maita, etsi palveluntarjoajia, joilla on maailmanlaajuista asiantuntemusta ja kattavuutta. He voivat navigoida lokalisointitarpeisiin ja lainkäyttövaltaan liittyvissä vivahteissa kansainvälisiä julkaisuja varten. 

Reagointikykyä 

Puhelin-, chat- ja sähköpostikanavien saatavuus oikea-aikaista ongelmanratkaisua varten viittaa asiakkaiden menestykseen. Etsi taattuja vasteaikoja ja 24/7 tukea.  

Turva-asento 

Tarkista turvamääräykset, kuten salaus, laitteiston suojausmoduulit, säännölliset tarkastukset ja redundanssitoimenpiteet. Taloudellinen kannattavuus varmistaa myös liiketoiminnan jatkuvuuden ilman häiriöitä. 

Yksityisyysstandardit 

Tietojenkäsittelykäytännöt, lokalisointi ja riippumattomat tarkastukset lisäävät tietosuojakäytäntöjen läpinäkyvyyttä. ISO 27001 -sertifikaatti osoittaa parhaiden käytäntöjen noudattamista. 

Alustan luotettavuus ja käytettävyys 

Tarkista historialliset käytettävyysmittarit ja tarjottu infrastruktuurin redundanssi. Failover-palvelinkeskukset ja kuormituksen tasapainotus osoittavat riittävän luotettavuuden keskeytymättömälle allekirjoitukselle. 

Hinnoittelumallit  

Arvioi ennustettavaa hinnoittelua, kuten rajoittamattomia tai porrastettuja kiinteähintaisia ​​suunnitelmia. Käyttöperusteiset mallit voivat aiheuttaa piilokustannuksia suuremmilla määrillä. Harkitse ilmaisia ​​kokeilujaksoja ominaisuuksien testaamiseksi. 

Digitaalisten allekirjoitusten lisääminen eSignerillä 

Harkitse laillisesti sitovia allekirjoituksia vaativien asiakirjojen käyttöä eSignerin digitaalinen allekirjoituspalvelu. eSignerin avulla käyttäjät voivat lisätä luotettavia digitaalisia allekirjoituksia ja aikaleimoja asiakirjoihin julkisen avaimen infrastruktuurin kautta (PKI). eSignerin käytön etuja ovat: 

• Allekirjoitukset ovat laillisesti päteviä ja täytäntöönpanokelpoisia, kuten kynä-paperiallekirjoitukset.
• eSignerin kautta allekirjoitetut asiakirjat tarjoavat todennuksen, eheyden ja kiistämättömyyden. Allekirjoittajan henkilöllisyys varmistetaan, asiakirjaa ei voi muuttaa allekirjoituksen jälkeen, eikä allekirjoittaja voi kieltää allekirjoittamista.
• eSigner integroituu tärkeimpiin asiakirjamuotoihin ja alustoihin, kuten PDF, Microsoft Office ja Adobe Acrobat.
• Allekirjoituksia voidaan lisätä sekä pöytäkoneista että mobiililaitteista yksinkertaisen verkkoprosessin avulla. Latauksia tai sovelluksia ei vaadita.
• eSigner käyttää luotettujen sertifikaattiviranomaisten myöntämiä digitaalisia varmenteita, mikä tekee allekirjoituksista automaattisesti tarkistettavissa käyttöjärjestelmissä ja ohjelmistoissa. 
• Ilmoittautuminen eSigner-pilviallekirjoitukseen tarjoaa mahdollisuuden luoda SSL.com-asiakirjan allekirjoitussertifikaatti varmennettuja allekirjoituksia joka tarjoavat korkeamman tason asiakirjojen hallintaa kuin tavalliset digitaaliset allekirjoitukset. Kuten selitti Adobe, "kun varmentat asiakirjan, voit hallita muiden ihmisten tekemiä muutoksia."

Vaikka eSigner tarjoaa useita vahvistustasoja, jopa sähköiset perusallekirjoituksemme täyttävät lailliset sähköisen allekirjoituksen vaatimukset useimmilla lainkäyttöalueilla. Korkean varmuuden omaavia digitaalisia allekirjoituksia varten käytetään voimassa olevaa ID-varmennusta ja parannettuja varmenteita. Kaiken kaikkiaan eSigner tarjoaa nopean ja yksinkertaisen tavan lisätä laillisesti kelvollisia digitaalisia allekirjoituksia asiakirjoihin maailmanlaajuisesti luotetun palvelun kautta. Harkitse ratkaisumme integroimista allekirjoitusvaihtoehtona työnkulkuasi. 

Digitaalisen allekirjoituksen ratkaisun valitseminen 

Oikean digitaalisen allekirjoitusratkaisun valitseminen edellyttää liiketoiminnan tarpeiden mukauttamista palveluntarjoajan ominaisuuksiin luottamuksen, vaatimustenmukaisuuden, turvallisuuden, integraatioiden ja käyttökokemuksen osalta. Noudattamalla menetelmällistä valintaprosessia organisaatiosi voi ottaa käyttöön paperittomia allekirjoituksen työnkulkuja, jotka nopeuttavat asiakirjojen käsittelyä, vähentävät riskejä, alentaa kustannuksia ja tarjoavat käyttömukavuutta milloin tahansa ja missä tahansa. Optimaalisen digitaalisen allekirjoitusalustan mahdollistamat turvalliset, lailliset ja vaatimukset täyttävät asiakirjakokemukset parantavat merkittävästi yrityksesi digitaalista vuorovaikutusta asiakkaiden ja työntekijöiden kanssa. Keskeisten kriteerien huolellinen punnitseminen varmistaa, että sähköisen allekirjoituksen ratkaisusi tarjoaa suurimman mahdollisen pitkän aikavälin arvon. Jos haluat luotetun sähköisen allekirjoituspalvelun, joka tarkistaa kaikki ruudut, harkitse SSL.comin eSigneriä. eSigner mahdollistaa lainvoimaiset digitaaliset allekirjoitukset asiakirjoihin muutamalla napsautuksella. Rekisteröidy ilmaiseen kokeiluun osoitteessa https://app.esigner.com/ testata ainutlaatuisia työnkulkutarpeihisi mukautettuja ominaisuuksia. Prosesseihisi räätälöidyn oikean ratkaisun avulla yrityksesi voi ymmärtää paperittoman digitaalisen allekirjoituksen monet edut – ympäristönsäästöistä parempaan turvallisuuteen ja saavutettavuuteen. Menetelmällinen lähestymistapa valintaan auttaa sinua löytämään täydellisen istuvuuden.

Oletko valmis tehostamaan yrityksesi digitaalista allekirjoitusprosessia? Tutustu SSL.comin eSignerin tehoon ja mukavuuteen

Kokeile nyt