Qu'est-ce que la notarisation en ligne à distance ?
La notarisation en ligne à distance (RON) est une forme de travail notarial qui peut être effectué via Internet à l'aide de programmes d'appel vidéo en direct. Grâce à RON, les documents juridiques peuvent être signés par le client et notariés par l'avocat sans qu'il ait à se rencontrer en personne.
Pandémie ou pas, le monde est de plus en plus en ligne. Certains travaux qui nécessitaient traditionnellement une interaction en face à face ont désormais des options à effectuer numériquement et à distance. La notarisation est l'une de ces fonctions. Actuellement, 35 États ont mis en place une forme de loi permanente sur le notaire en ligne à distance, et d'autres devraient bientôt rejoindre le giron.
Le fait que la plupart des États aient désormais institué la notarisation virtuelle indique qu'ils reconnaissent le RON comme un moyen plus sûr de dissuader la fraude par rapport à la notarisation en personne traditionnelle. En fait, un projet de loi bipartite a été récemment présenté au Sénat qui vise à autoriser les notaires de tous les États américains à effectuer des RON.
Chaque processus de notarisation à distance vise à mieux lutter contre la tromperie. Avant que le client ne puisse signer le document, le notaire vérifie d'abord l'identité de la personne à l'aide de requêtes d'authentification d'identité, également appelées authentification basée sur les connaissances (KBA). Cette procédure de vérification exige du signataire qu'il fournisse des informations qui n'appartiennent qu'à la personne qui possède l'identité en question. À l'aide de la technologie de l'infrastructure à clé publique, le notaire appose alors un sceau numérique unique sur le document électronique et toute modification y sera indéniable. La loi exige que des parties importantes de l'appel vidéo en direct soient enregistrées et stockées en toute sécurité par le notaire.
Comme nous le verrons dans les sections suivantes, un avocat ayant l'intention de devenir notaire en ligne doit satisfaire à plusieurs exigences de cybersécurité fixées par l'État. Une exigence commune, comme c'est le cas au Texas, en Virginie et en Pennsylvanie, est un Conforme X.509 certificat utilisant PKI (infrastructure à clé publique). Une excellente réponse à cette exigence est Adobe certificats de signature de documents de SSL.com.
Voici une description de la manière de devenir notaire en ligne et de la manière dont vous pouvez satisfaire certaines des exigences plus générales, qui peuvent varier d'un État à l'autre. L'Association nationale des notaires fournit un bon ressource centrale sur ces exigences à l’échelle nationale.
Conditions requises pour devenir notaire en ligne à distance
Détenir une commission actuelle de notaire dans votre état
Dans la plupart des cas, vous ne pouvez pas postuler pour devenir notaire en ligne sans d'abord détenir une commission en tant que notaire traditionnel dans votre état.
Accès actuel à du matériel informatique approuvé par le gouvernement
Disposer d'un équipement informatique pour le RON peut sembler du bon sens mais il est essentiel de le préciser car chaque état a ses propres sous-exigences spécifiques. Pour commencer, un notaire en ligne est obligé de disposer d'un ordinateur sécurisé, d'une webcam capable d'enregistrer des images claires, d'un microphone qui produit un son compréhensible pendant l'appel en direct et d'une connexion Internet solide et sûre. Visitez le site Web du gouvernement de votre état pour en savoir plus sur les mesures spécifiques requises pour chaque outil.
Postulez ou inscrivez-vous pour effectuer des notarisations virtuelles
Pour commencer le processus de demande de notaire en ligne, vous aurez besoin de quelques informations essentielles:
- Votre numéro d'identification de notaire attribué par le secrétaire d'État
- Votre date de naissance
- Votre numéro de sécurité sociale
Doit avoir un certificat numérique émis par un fournisseur tiers
Certains États développent cette exigence, affirmant que le certificat doit utiliser PKI et être conforme X.509. Ceci est cependant trop vague, car le format X.509 englobe de nombreux types de certificats numériques, y compris SSL /TLS certificats pour sites Web et certificats de signature de code. Si vous recherchez le bon certificat pour votre demande de notaire en ligne, les certificats d'identité commerciale de SSL.com sont une excellente option.
Les certificats d'identité d'entreprise de SSL.com peuvent être livrés ou installés sur un token USB YubiKey validé FIPS 140.2. Ce jeton peut être utilisé pour la signature sécurisée de documents dans les documents Adobe PDF et Microsoft Office. UNE signature numérique fournit la preuve que le signataire d'un document électronique est bien qui il prétend être et démontre que les informations contenues dans le document n'ont pas été modifiées depuis sa signature.
Les documents signés numériquement garantissent également non-répudiation. Si une personne signe numériquement un document avec sa clé de signature de document privé, il lui est difficile de nier l'avoir signé. En tant qu'autorité de certification de confiance publique et membre du Liste de confiance approuvée par Adobe (AATL), Les certificats d'identité commerciale de SSL.com sont reconnus dans le monde entier pour la signature de documents virtuels, notamment Adobe PDF et Microsoft Office. Cela signifie qu'Acrobat et Microsoft considèrent nos signatures PDF comme valides et que vos clients ne verront pas les messages d'erreur concernant votre signature dans ces applications.
Voici un exemple d'erreur de signature non valide dans Adobe:
Et voici un exemple de confirmation de signature approuvée:
Les certificats d'identité commerciale de SSL.com incluent également un S/MIME certificat ainsi que le authentification client fonctionnalités, offrant la confiance et l'assurance d'un e-mail signé numériquement et d'options de sécurité de connexion supplémentaires.
Effectuez des tests ou une formation spécifiques à RON selon les besoins de votre état
Étant donné que les processus de notarisation numérique sont différents, votre état nécessitera probablement des cours de formation ou des tests supplémentaires avant de pouvoir devenir un RON.
Obtenez des outils de notaire en ligne à distance comme un eSeal
En plus de votre certificat d'identité commerciale SSL.com, vous aurez besoin de quelques autres outils. L'un d'eux est votre sceau de notaire numérique, que vous pouvez acheter en ligne. Vous aurez besoin de votre commission ou de votre certificat d'autorisation pour acheter votre sceau et vous le faire expédier.
Contrat valide avec une entreprise de cybersécurité
Étant donné que les composants de la notarisation en ligne nécessitent une cyber-expertise, vous devez faire appel à un fournisseur de services de sécurité Internet qui dispose de la technologie nécessaire pour effectuer une vérification d'identité numérique et une analyse des informations d'identification, ainsi que la capacité de stocker en toute sécurité un enregistrement audiovisuel d'une notarisation virtuelle. .
Honoraires, assurances, obligations
Une fois que vous avez tout mis en place pour votre demande et votre certificat, il ne reste plus que quelques petits détails. Vous aurez besoin d'un cautionnement pour couvrir les notarisations en ligne à distance, d'une police d'assurance erreurs et omissions (E&O) qui couvre les RON, et devrez soumettre tout autre document requis par les lois de votre État.
Derniers mots
Un avocat souhaitant procéder à une notarisation virtuelle doit disposer d'outils de cybersécurité approuvés par le gouvernement qui seront utilisés pour vérifier avec précision les identités, sceller numériquement des documents pour protéger leur contenu, auditer la transaction en ligne et stocker en toute sécurité des documents électroniques.
Devenir notaire en ligne à distance peut être une aubaine pour votre entreprise de notarisation. Prendre les bonnes mesures pour être prêt à offrir des services sécurisés, fiables et conformes en vaut la peine. Les certificats d'identité commerciale de SSL.com peuvent être un choix clé pour améliorer votre expérience et offrir le meilleur service aux clients potentiels.
