Avant 2011, lorsque la Virginie est devenue le premier État à signer la notarisation en ligne à distance (RON) dans la loi, la pratique de la notarisation des documents aux États-Unis était traditionnellement menée en face à face. Les gouvernements des États ont donné le pouvoir à un notaire ou à un avocat de s'assurer que le signataire/client avait une identité personnelle valide ainsi que d'approuver la validité des documents.
La méthode de longue date du travail notarial au stylo et au papier s'est avérée lourde et susceptible d'erreurs. Les documents et les cartes d'identité pourraient être falsifiés. Des signatures ont été falsifiées. Les gens pourraient mentir sur leur identité. Le stockage manuel des documents notariés pourrait conduire à un vol ou à une destruction (d'origine humaine ou accidentelle). Et le seul enregistrement de la légalisation ayant eu lieu étaient les documents et les noms et signatures qu'ils contenaient – qui pouvaient tous être contestés.
La Virginie est devenue un État pionnier lorsqu'elle a adopté, en 2011, une loi autorisant la pratique du RON. La loi de Virginie était importante en décrivant plusieurs des procédures RON, y compris la vérification du signataire et des normes pour s'assurer que le sceau du notaire est protégé contre la falsification.
Ces dernières années, avec l'acceptation croissante des transactions en ligne lorsqu'il s'agissait de diverses transactions commerciales et même de services gouvernementaux, de plus en plus d'États ont adopté l'idée de RON. En mai 2019, le nombre d'États qui l'ont promulguée a atteint 21, la plupart d'entre eux ayant adopté les dispositions de la loi originale de Virginie.
En juillet 2021, avec l'assaut de la pandémie de COVID-19 provoquant de plus en plus de transactions en ligne, 35 États au total disposaient d'une sorte de lois RON permanentes.
Avec l'environnement de travail et d'affaires post-pandémique qui cherche à inclure de plus en plus de transactions à distance, il y aura également une augmentation du nombre de documents notariés en ligne, et tout cela pour des raisons pratiques. Lisez ci-dessous pendant que nous discutons des caractéristiques de RON qui lui permettent de surmonter les faiblesses historiques de la notarisation traditionnelle de l'encre et du papier.
Efficacité transactionnelle
La vitesse et l'interopérabilité avec lesquelles RON permet aux transactions d'avoir lieu permettent aux clients et aux vendeurs/prestataires de services de conclure des transactions commerciales beaucoup plus facilement. Cela permet une situation où les notaires peuvent vraiment effectuer à la fois des affaires et un bon service.
Le RON peut être utilisé dans de multiples formes de transactions, notamment demander des prêts, obtenir une hypothèque, traiter des titres fonciers, effectuer des retraits de retraite, nommer un mandataire pour les soins de santé et même faire prêter serment des témoins dans les affaires judiciaires.
L'industrie de l'année dernière rapports révèle l'acceptation accrue du RON par les clients, les notaires et les entreprises de cybersécurité :
«Les transactions dans l'espace des services notariaux virtuels ont augmenté malgré la pandémie. En juillet, DocuSign a acquis la startup basée à Austin Technologies Liveoak pour 38 millions de dollars dans une transaction tout stock. La plate-forme de notaire numérique Notarize a également clôturé un tour de table de 35 millions de dollars de série C en mars, levant un total de 82 millions de dollars avec des investissements de la société de capital-risque spécialisée dans l'immobilier Camber Creek, de Polaris Partners, basée à Boston, et d'autres investisseurs stratégiques existants.
Effacer les pistes d'audit
Les documents notariés traditionnels à l'encre et au papier sont essentiellement des documents autonomes. Ils sont présumés valables parce qu'ils ont été scellés par un notaire qui est agent de la loi. Mais parce qu'il n'y a pas de matériel inviolable pouvant fournir un support à ces documents, ceux-ci peuvent être contestés par les personnes dont les noms apparaissent comme signataires.
RON implique un cyber-stockage de documents électroniques qui enregistre des informations importantes sur qui a eu accès à un document, à qui il a été partagé, qui l'a signé électroniquement, qui l'a notarié électroniquement, et où se trouvaient les emplacements de chaque partie lorsque la notarisation en ligne passé. Ces enregistrements numériques ne peuvent pas être modifiés, de sorte que les signataires ne peuvent pas nier qu'ils ont effectivement conclu la transaction. De plus, l'enregistrement vidéo de la légalisation sert de support solide aux documents électroniques.
Le vendeur ou le prestataire de services bénéficie également d'une protection en RON. Camelia Martin, ancienne directrice générale de Falcon Capital Advisors expliqué que « si la transaction est contestée, le prêteur a la possibilité d'accéder à une piste d'audit et à un enregistrement audio-vidéo de la session de notarisation en ligne ».
Conservation de l'intégrité des documents
Il est important pour un notaire de conserver l'intégrité du contenu des documents pour se protéger des poursuites ou des fausses accusations.
Dans le secteur immobilier, les vendeurs, agents et acheteurs de biens immobiliers ont pu s'associer à des notaires pour utiliser RON pour vérifier, échanger en toute sécurité et stocker les documents pertinents liés à une vente immobilière.
Grâce à l'utilisation du cryptage numérique, RON est en mesure de fournir des copies électroniques de documents juridiques avec des sceaux/signatures numériques inviolables. Si le contenu original du document est modifié, le sceau est révoqué et l'intention potentiellement malveillante est révélée.
Vérification plus précise de l'identité du signataire
Avec l'utilisation de l'authentification dynamique basée sur les connaissances (KBA) dans RON pour valider les identités de manière plus stricte et plus précise, le notaire peut s'attendre à un bon résultat. Dynamic KBA implique des informations privées qui ne peuvent pas être facilement connues. Il s'agit notamment des antécédents de crédit d'une personne ou d'enregistrements antérieurs de transactions. Si le signataire fournit des réponses satisfaisantes aux questions de contestation d'identité, le notaire peut sceller le document en toute confiance.
De plus, en ce qui concerne le RON, un notaire est moins susceptible d'être contraint de fournir son sceau en cas de doute. Andrew MacDougall, directeur du marketing numérique de Notarize, basé à Boston dit que pour les notarisations qui ont lieu au domicile des signataires, environ « 1 notaire sur 4 s'est senti intimidé à l'idée d'apposer son sceau ». Parce que la notarisation à distance utilise la communication à distance, le notaire peut être plus objectif dans l'analyse des documents et des identités des signataires et refuser de signer s'ils détectent quelque chose de louche.
Pour sa capacité à lutter contre les voleurs d'identité et les individus commettant des fraudes, la notarisation en ligne a été fortement recommandée par les secteurs de la société tels que les organisations de soins de santé et les organismes chargés de l'application de la loi.
Sûr et plus pratique
Alors que la pandémie de COVID-19 n'est pas encore traitée, RON présente la méthode idéale lorsqu'il s'agit d'un moyen sûr pour les clients et les avocats de procéder à la vérification légale des documents et des identités. Dans le secteur des prêts, Brian Madocks, PDG d'eOriginal, un processeur de prêt numérique basé dans le Maryland commun que "les emprunteurs et les agents de crédit veulent et ont besoin d'une capacité à distance pour maintenir une distance sociale et continuer à faire des affaires".
La fonctionnalité de RON montre des preuves solides lorsque les États mettent en œuvre des verrouillages ou lorsque les parties sont éloignées les unes des autres. Encore plus pour les personnes en quarantaine et les personnes positives au COVID qui ne peuvent pas quitter leur emplacement actuel.
À l'heure actuelle, lorsque les voyages nationaux et internationaux posent des problèmes, RON surmonte l'impraticabilité et les risques pour la santé grâce à la notarisation en face à face. Cette méthode moderne fournit une solution pour les Américains travaillant ou résidant dans d'autres pays, pour ceux qui servent dans l'armée à l'étranger et pour les personnes qui sont dans une forme de contrainte de temps.
Derniers mots
L'acceptation généralisée de la notarisation en ligne à distance par les gouvernements des États, les avocats, les entreprises et les clients indique que la société moderne reconnaît de plus en plus les avantages de la technologie numérique lorsqu'il s'agit d'améliorer la qualité de la vie moderne.
Le succès de RON montre que commodité et sécurité ne doivent pas être diamétralement opposées. Par rapport à la notarisation traditionnelle, les transactions sont effectuées plus rapidement et les documents importants sont stockés de manière plus sécurisée dans RON.
Si vous êtes notaire et que vous souhaitez en savoir plus sur les exigences du RON, consultez notre article ici.
