Apa itu Notaris Online Jarak Jauh?
Remote Online Notarization (RON) merupakan salah satu bentuk kerja notaris yang dapat dilakukan melalui internet dengan menggunakan program live video calling. Melalui RON, dokumen hukum dapat ditandatangani oleh klien dan diaktakan oleh pengacara tanpa harus bertatap muka.
Pandemi atau tidak, dunia semakin online. Beberapa pekerjaan yang secara tradisional membutuhkan interaksi tatap muka untuk diselesaikan sekarang memiliki opsi untuk dilakukan secara digital dan jarak jauh. Notaris adalah salah satu fungsi tersebut. Saat ini, ada 35 negara bagian yang memiliki beberapa bentuk undang-undang notaris online jarak jauh permanen, dengan lebih banyak lagi diharapkan untuk segera bergabung.
Fakta bahwa sebagian besar negara bagian sekarang telah melembagakan notaris virtual menunjukkan bahwa mereka mengakui RON sebagai cara yang lebih aman untuk mencegah penipuan dibandingkan dengan notaris tatap muka tradisional. Faktanya, RUU bipartisan baru-baru ini diperkenalkan di Senat yang bertujuan untuk memberi wewenang kepada notaris di semua negara bagian AS untuk melakukan RON.
Setiap proses dalam notaris jarak jauh ditujukan untuk memerangi penipuan dengan lebih baik. Sebelum klien dapat menandatangani dokumen, notaris terlebih dahulu memverifikasi identitas orang tersebut melalui kueri otentikasi identitas yang juga disebut sebagai Knowledge Based Authentication (KBA). Prosedur verifikasi ini mengharuskan penandatangan untuk memberikan informasi yang hanya diketahui orang yang memiliki identitas yang bersangkutan. Dengan menggunakan teknologi Public Key Infrastructure, notaris kemudian menempelkan stempel digital unik pada e-document tersebut dan perubahan apapun tidak dapat disangkal. Bagian penting dari panggilan video langsung diwajibkan oleh hukum untuk direkam dan disimpan dengan aman oleh notaris.
Seperti yang akan dibahas di bagian berikut, seorang pengacara yang ingin menjadi notaris online harus memenuhi beberapa persyaratan keamanan siber yang ditetapkan oleh negara. Persyaratan umum, seperti di Texas, Virginia, dan Pennsylvania, adalah Sesuai X.509 sertifikat menggunakan PKI (infrastruktur kunci publik). Jawaban yang bagus untuk persyaratan ini dipercaya oleh Adobe dokumen penandatanganan sertifikat dari SSL.com.
Berikut adalah uraian tentang cara menjadi notaris online, dan bagaimana Anda dapat memenuhi beberapa persyaratan yang lebih umum, yang mungkin berbeda dari satu negara bagian ke negara bagian lain. Asosiasi Notaris Nasional menyediakan barang sumber daya pusat tentang persyaratan ini secara nasional.
Persyaratan Menjadi Notaris Online Jarak Jauh
Pegang komisi saat ini sebagai notaris di negara bagian Anda
Dalam kebanyakan kasus, Anda tidak dapat melamar menjadi notaris online tanpa terlebih dahulu memegang komisi sebagai notaris tradisional di negara bagian Anda.
Akses saat ini ke peralatan komputer yang disetujui pemerintah
Memiliki peralatan komputer untuk RON mungkin tampak masuk akal tetapi penting untuk ditunjukkan karena setiap negara bagian memiliki sub-persyaratan spesifiknya sendiri. Sebagai titik awal, notaris online wajib memiliki komputer yang aman, webcam yang mampu merekam gambar yang jelas, mikrofon yang menghasilkan suara yang dapat dipahami selama panggilan langsung, dan koneksi internet yang kuat dan aman. Kunjungi situs web pemerintah negara bagian Anda untuk mencari tahu tentang metrik khusus yang diperlukan untuk setiap alat.
Terapkan atau daftar untuk melakukan notaris virtual
Untuk memulai proses aplikasi notaris online, Anda memerlukan beberapa informasi penting:
- Nomor identifikasi notaris Anda diberikan oleh sekretaris negara
- Tanggal lahirmu
- Nomor jaminan sosial Anda
Harus memiliki sertifikat digital yang diterbitkan oleh penyedia pihak ketiga
Beberapa negara bagian memperluas persyaratan ini, dengan mengatakan bahwa sertifikat harus digunakan PKI teknologi dan kompatibel dengan X.509. Namun, ini terlalu kabur, karena format X.509 mencakup banyak jenis sertifikat digital, termasuk SSL /TLS sertifikat untuk situs web dan sertifikat penandatanganan kode. Jika Anda mencari sertifikat yang tepat untuk aplikasi notaris online Anda, Sertifikat Identitas Bisnis SSL.com adalah pilihan yang bagus.
Sertifikat Identitas Bisnis SSL.com dapat dikirimkan atau dipasang pada token USB YubiKey yang divalidasi FIPS 140.2. Token ini dapat digunakan untuk penandatanganan dokumen yang aman dalam dokumen Adobe PDF dan Microsoft Office. SEBUAH tanda tangan digital memberikan bukti bahwa penandatangan dokumen elektronik adalah yang mereka klaim, dan menunjukkan bahwa informasi dalam dokumen tersebut belum diubah sejak ditandatangani.
Dokumen yang ditandatangani secara digital juga memastikan legal non-penyangkalan. Jika seseorang menandatangani dokumen secara digital dengan kunci penandatanganan dokumen pribadinya, sulit bagi mereka untuk menyangkal bahwa mereka menandatanganinya. Sebagai otoritas sertifikat tepercaya publik dan anggota Daftar Kepercayaan yang Disetujui Adobe (AATL), Sertifikat Identitas Bisnis SSL.com dipercaya di seluruh dunia untuk menandatangani dokumen virtual, termasuk Adobe PDF dan Microsoft Office. Ini berarti Acrobat dan Microsoft melihat tanda tangan PDF kami sebagai valid dan pelanggan Anda tidak akan melihat pesan kesalahan tentang tanda tangan Anda dalam aplikasi ini.
Berikut adalah contoh kesalahan tanda tangan yang tidak valid di Adobe:
Dan inilah contoh konfirmasi tanda tangan yang disetujui:
Sertifikat Identitas Bisnis dari SSL.com juga menyertakan S/MIME sertifikat dan otentikasi klien kapabilitas, memberikan kepercayaan dan jaminan email yang ditandatangani secara digital dan opsi keamanan login tambahan.
Selesaikan pengujian atau pelatihan khusus RON seperti yang diwajibkan oleh negara bagian Anda
Karena proses untuk menjalankan notaris digital berbeda, negara bagian Anda kemungkinan akan memerlukan kursus pelatihan atau pengujian tambahan sebelum Anda dapat menjadi RON.
Dapatkan alat notaris online jarak jauh seperti eSeal
Bersama dengan sertifikat Identitas Bisnis SSL.com, Anda memerlukan beberapa alat lainnya. Salah satunya adalah segel notaris digital Anda, yang dapat Anda beli secara online. Anda akan membutuhkan komisi atau Sertifikat Otorisasi untuk membeli segel Anda dan mengirimkannya kepada Anda.
Kontrak yang Sah dengan Perusahaan Keamanan Siber
Karena komponen notaris online memerlukan keahlian siber, Anda perlu mengontrak penyedia layanan keamanan internet yang memiliki teknologi untuk melakukan verifikasi identitas dan analisis kredensial berbasis digital serta kemampuan untuk menyimpan rekaman audio visual notaris virtual secara aman. .
Biaya, Asuransi, Obligasi
Setelah Anda menyiapkan semuanya untuk aplikasi dan sertifikat Anda, tinggal beberapa bagian lagi dari pekerjaan rumah tangga. Anda harus memiliki jaminan untuk menanggung notaris online jarak jauh, polis asuransi Kesalahan & Kelalaian (E&O) yang mencakup RON, dan harus menyerahkan dokumen lain yang diwajibkan oleh undang-undang negara bagian Anda.
Kata-kata terakhir
Seorang pengacara yang ingin melakukan notaris virtual harus memiliki alat keamanan siber yang disetujui pemerintah yang akan digunakan dalam memverifikasi identitas secara akurat, menyegel dokumen secara digital untuk melindungi isinya, mengaudit transaksi online, dan menyimpan dokumen elektronik dengan aman.
Menjadi notaris online jarak jauh dapat menjadi keuntungan bagi bisnis notaris Anda. Mengambil langkah yang tepat untuk bersiap menawarkan layanan yang aman, tepercaya, dan patuh sepadan dengan usaha. Sertifikat Identitas Bisnis SSL.com dapat menjadi pilihan utama dalam meningkatkan pengalaman Anda dan menawarkan layanan terbaik kepada klien potensial.
