Come scegliere la soluzione di firma digitale giusta per la tua azienda

L’adozione diffusa del lavoro remoto e dei flussi di lavoro senza supporto cartaceo ha accelerato la necessità di una firma digitale sicura dei documenti. L'implementazione della giusta soluzione di firma elettronica può semplificare in modo significativo i processi di firma garantendo al tempo stesso validità legale e conformità. Tuttavia, con una gamma vertiginosa di fornitori sul mercato, selezionare il miglior servizio di firma digitale per le tue specifiche esigenze aziendali può richiedere tempo e fatica. Questo articolo fornisce una guida completa per identificare i criteri chiave e fare la scelta giusta. 

Introduzione alle firme digitali 

Le firme digitali utilizzano tecniche crittografiche per proteggere la firma e la verifica dei documenti elettronici. Legano i firmatari alle loro firme, garantiscono l'integrità del documento e forniscono sigilli a prova di manomissione come le firme fisiche su carta. I principali vantaggi dei documenti firmati digitalmente includono: 

• Validità legale ed applicabilità ai sensi delle leggi sulla firma elettronica
• Autenticazione più forte dell'identità del firmatario 
• Protezioni di sicurezza migliorate contro la contraffazione
• Più facile da conservare come record per esigenze di conformità
• Risparmio ambientale grazie alla riduzione del consumo di carta
• Comodità di firmare sempre e ovunque 

Con la giusta soluzione su misura per i tuoi flussi di lavoro, la tua azienda può realizzare questi vantaggi eliminando la carta e adottando le firme digitali. Ma prima è necessaria un'attenta valutazione delle tue esigenze specifiche. 

Valutazione delle esigenze organizzative 

Fai il punto sui casi d'uso, sui processi e sui requisiti prima di iniziare la ricerca del fornitore. Ciò ti aiuterà a identificare le funzionalità indispensabili ed evitare di spendere troppo per funzionalità non necessarie. 

Si consideri il seguente: 

• Che tipologie di documenti devi firmare digitalmente? Gli esempi includono contratti, moduli fiscali, documenti di iscrizione, documenti relativi alle risorse umane, fatture, ecc.
• Come vengono gestiti gli attuali flussi di lavoro di firma cartacea? Implicano interazioni di persona, posta, fax, ecc.? 
• Quali sono i volumi approssimativi di documenti inviati e firme richieste al mese? Variazioni stagionali?
• Quali esperienze di firma desideri abilitare: firma desktop, firma mobile, firma remota di persona?
• Quanto velocemente è necessario restituire i documenti firmati? Ci sono tempistiche di conformità da considerare?
• Di quali metodi di verifica dell'identità o di autenticazione del firmatario avrai bisogno?
• Quali sono le vostre esigenze in materia di privacy dei dati riguardo all'archiviazione dei documenti sulle piattaforme dei fornitori?
• Le firme richiederanno una convalida a lungo termine nell’arco di anni? Sono sufficienti le firme a breve termine? 
• Quali sistemi e flussi di lavoro esistenti necessitano di integrazione, come CRM, sistemi di fatturazione, ecc.? 

Un'analisi approfondita dell'utilizzo e dei processi nel mondo reale farà emergere le funzionalità indispensabili per la tua soluzione di firma digitale.   

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Caratteristiche e capacità principali 

Una volta identificate le tue esigenze, ecco alcune caratteristiche e funzionalità chiave da cercare durante le valutazioni del fornitore: 

Conformità e standard 

La soluzione di firma elettronica deve essere conforme alle normative pertinenti nelle tue giurisdizioni come le leggi statali UETA ed ESIGN negli Stati Uniti, eIDAS nell'UE, ecc. Dovrebbero essere supportati i formati di firma standard richiesti come PAdES o CAdES. Anche il rispetto delle leggi sulla privacy dei dati è essenziale. 

Firma dei flussi di lavoro 

È necessaria una gamma di opzioni per configurare flussi di lavoro di firma in più fasi: routing sequenziale, parallelo, ibrido, ecc. L'invio in blocco e i modelli personalizzati con un clic ottimizzeranno l'efficienza su larga scala. 

Convalida dell'identità  

Dovrebbero essere disponibili misure sufficienti per la conferma dell’identità del firmatario: da email/password di base a controlli approfonditi dei precedenti, se necessario. Le integrazioni con piattaforme di identità come Okta semplificano la conformità.  

Accessibilità 

Valuta quanto sia facile per i firmatari accedere, rivedere e firmare i documenti su dispositivi desktop, mobili, tablet e di persona. La soluzione dovrebbe fornire un'esperienza coerente ovunque. 

API e integrazioni 

La disponibilità di API e connettori predefiniti per i sistemi esistenti, come HRIS, CRM, fatturazione, ecc., consentirà di incorporare la firma digitale nei flussi di lavoro critici per l'azienda. 

Interfaccia e UX  

Le interfacce di amministrazione e firmatario dovrebbero essere ben progettate e intuitive per tutti gli utenti. I casi d'uso B2B e B2C complessi dovrebbero essere gestiti con un onboarding semplice e una formazione minima necessaria. 

Sicurezza  

Misure robuste dovrebbero salvaguardare i documenti sensibili durante tutto il loro ciclo di vita: crittografia, controlli di accesso e data center con ridondanze per prevenire interruzioni. Gli audit annuali di quarta parte garantiscono trasparenza. 

Analisi  

L'analisi dell'utilizzo delle firme completate, in corso, in sospeso, ecc., fornisce visibilità. Anche gli audit trail che dimostrano la conformità hanno un valore inestimabile per i documenti regolamentati.  

Specifiche tecniche 

La firma digitale remota non dovrebbe imporre requisiti hardware specializzati ai firmatari. Valutare aspetti tecnici come formati di firma, standard di crittografia e autorità di marcatura temporale utilizzate. 

Convalida a lungo termine 

Meccanismi di convalida come la marcatura temporale e i dati di verifica incorporati sono essenziali per i documenti che richiedono firme a lungo termine. Controlla fino a che punto nel futuro è possibile verificare le firme.  

Personalizzazione 

Le opzioni per configurare l'aspetto della firma visiva, il branding, i campi del modulo richiesti, ecc., in base agli scenari di firma, semplificano i flussi di lavoro. Le opzioni di white label sono ideali per le soluzioni rivolte ai firmatari esterni. Con le funzionalità principali che corrispondono alle tue priorità, il passo successivo è valutare gli stessi fornitori di servizi. 

Valutazione dei fornitori di firma digitale  

Il fornitore di servizi costituisce una parte fondamentale della tua soluzione di firma digitale. Fattori come l’affidabilità, l’affidabilità del supporto e il track record di sicurezza richiedono un attento esame. Ecco alcune considerazioni chiave quando si valutano i fornitori: 

Fiducia e conformità 

Scegli fornitori affermati con una storia di abilitazione delle firme digitali legali per le principali aziende e agenzie governative. I certificati di fiducia pubblici come WEBTrust dimostrano il rigore della conformità. 

Copertura geografica  

Se i tuoi casi d'uso della firma si estendono su più paesi, cerca fornitori con competenza e copertura globali. Possono orientarsi tra le esigenze di localizzazione e le sfumature giurisdizionali per le implementazioni internazionali. 

Reattività 

La disponibilità di canali telefonici, chat ed e-mail per la risoluzione tempestiva dei problemi indica l'attenzione al successo del cliente. Cerca tempi di risposta garantiti e supporto 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX.  

Posizione di sicurezza 

Esamina le disposizioni di sicurezza come crittografia, moduli di sicurezza hardware, controlli periodici e misure di ridondanza. La sostenibilità finanziaria garantisce inoltre la continuità aziendale senza interruzioni. 

Norme sulla privacy 

Le politiche di gestione dei dati, la localizzazione e i controlli indipendenti garantiscono trasparenza nelle pratiche sulla privacy. La certificazione ISO 27001 indica l'adesione alle migliori pratiche. 

Affidabilità e tempi di attività della piattaforma 

Controlla i parametri storici di uptime e la ridondanza dell'infrastruttura fornita. I data center di failover e il bilanciamento del carico dimostrano un'affidabilità adeguata per una firma ininterrotta. 

Modelli di prezzo  

Valuta prezzi prevedibili come piani a tariffa fissa illimitati o a più livelli. I modelli basati sull’utilizzo possono comportare costi nascosti a volumi più elevati. Prendi in considerazione prove gratuite per testare le funzionalità. 

Aggiunta di firme digitali con eSigner 

Per i documenti che richiedono firme legalmente vincolanti, prendere in considerazione l'utilizzo Il servizio di firma digitale di eSigner. eSigner consente agli utenti di aggiungere firme digitali affidabili e timestamp ai documenti tramite un'infrastruttura a chiave pubblica (PKI). I vantaggi derivanti dall'utilizzo di eSigner includono: 

• Le firme sono legalmente valide e applicabili, come le firme scritte su carta e penna.
• I documenti firmati tramite eSigner garantiscono autenticazione, integrità e non ripudiabilità. L'identità del firmatario viene verificata, il documento non può essere modificato dopo la firma e il firmatario non può negare la firma.
• eSigner si integra con i principali formati di documenti e piattaforme come PDF, Microsoft Office e Adobe Acrobat.
• Le firme possono essere aggiunte sia da dispositivi desktop che mobili tramite un semplice processo online. Non sono richiesti download o app.
• eSigner utilizza certificati digitali emessi da autorità di certificazione affidabili, rendendo le firme automaticamente verificabili su tutti i sistemi operativi e software. 
• La registrazione alla firma cloud di eSigner fornisce un'opzione per la generazione di un certificato di firma di documenti SSL.com firme certificate quale fornire un livello più elevato di controllo dei documenti rispetto alle normali firme digitali. Come spiegato da Adobe, "quando certifichi un documento, puoi controllare i tipi di modifiche che altre persone possono apportare."

Sebbene eSigner offra vari livelli di convalida, anche le nostre firme elettroniche di base soddisfano i requisiti legali di firma elettronica nella maggior parte delle giurisdizioni. Per le firme digitali ad alta sicurezza vengono utilizzati la verifica dell'identità valida e i certificati avanzati. Nel complesso, eSigner fornisce un modo rapido e semplice per aggiungere firme digitali legalmente valide ai documenti attraverso un servizio affidabile a livello globale. Prendi in considerazione l'integrazione della nostra soluzione come opzione di firma per il tuo flusso di lavoro. 

Scegli la tua soluzione di firma digitale 

La scelta della giusta soluzione di firma digitale richiede l'allineamento delle esigenze aziendali alle capacità del fornitore in termini di affidabilità, conformità, sicurezza, integrazioni ed esperienza utente. Seguendo un processo di selezione metodico, la tua organizzazione può implementare flussi di lavoro di firma senza supporto cartaceo che accelerano la consegna dei documenti, riducono i rischi, riducono i costi e offrono comodità sempre e ovunque. Le esperienze documentali sicure, legali e conformi consentite dalla piattaforma di firma digitale ottimale miglioreranno significativamente il modo in cui la tua azienda interagisce digitalmente con clienti e dipendenti. Un'attenta valutazione dei criteri chiave garantirà che la tua soluzione di firma elettronica offra il massimo valore a lungo termine. Per un servizio di firma elettronica affidabile che controlli tutte le caselle, prendi in considerazione eSigner di SSL.com. eSigner consente firme digitali legalmente valide sui documenti con pochi clic. Iscriviti per una prova gratuita su https://app.esigner.com/ per testare funzionalità allineate alle vostre specifiche esigenze di flusso di lavoro. Con la giusta soluzione su misura per i tuoi processi, la tua azienda può realizzare i numerosi vantaggi della firma digitale senza supporto cartaceo, dal risparmio ambientale alla maggiore sicurezza e accessibilità. Un approccio metodico alla selezione ti porterà alla soluzione ideale.

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