Cos'è un sigillo elettronico?

Un eSeal è una soluzione di firma digitale che consente alle aziende di firmare e proteggere in modo efficiente grandi volumi di documenti con l'identità digitale verificata dell'organizzazione. Vincolando crittograficamente le firme ai documenti, eSealing protegge da modifiche non autorizzate e frodi, consentendo al tempo stesso flussi di lavoro di firma collettiva automatizzati.

eSealing fornisce la validità legale, la sicurezza e l'efficienza del flusso di lavoro necessarie per elaborare i documenti alla velocità e alla scala del business digitale. Il passaggio dalla firma con inchiostro umido all'eSealing consente notevoli risparmi sui costi, prevenzione delle frodi e conformità alle normative sulla firma digitale.

Sempre più aziende accettano e richiedono firme digitali su vari documenti aziendali, garantendo una crescita e un'adozione continue. L’implementazione preventiva delle soluzioni eSealing aiuta le aziende ad adattarsi prontamente alla crescente digitalizzazione dei flussi di lavoro.

I documenti standard che beneficiano della protezione autenticata tramite eSeals includono:

  • Ordini d'acquisto
  • Fatture
  • Contratti di vendita
  • Moduli di onboarding dei dipendenti
  • Cartelle cliniche
  • Documenti bancari

Con eSealing, questi grandi volumi di documenti possono essere firmati digitalmente in modo rapido per prevenire minacce come fatture false e richieste di ordini di modifica fraudolenti che sono costate milioni alle organizzazioni.

In che modo un sigillo elettronico migliora la sicurezza dei documenti?

eSealing consente la firma digitale automatizzata in blocco per conto di un'organizzazione. Con un certificato rilasciato all'azienda, più utenti autorizzati possono sigillare documenti con l'identità autenticata dell'organizzazione. eSealing può anche essere integrato in processi automatizzati, consentendo la sigillatura di numerosi documenti senza l'applicazione della firma manuale.

La protezione fornita dalle firme digitali era stata precedentemente utilizzata quasi esclusivamente per flussi di lavoro manuali e contrattuali completi. L'eSealing automatizzato estende la protezione contro modifiche non autorizzate e incorpora l'identità digitale del firmatario nei documenti. Ciò è particolarmente utile per documenti ad alto volume vulnerabili alle frodi, dove la firma digitale manuale non è pratica.

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Uno dei principali vantaggi di eSealing è che può essere automatizzato senza la necessità di applicare la firma manuale. Ciò significa che elevati volumi di documenti possono essere firmati e sigillati digitalmente in modo rapido ed efficiente, senza la necessità che i singoli firmatari applichino manualmente la propria firma su ciascun documento.

Per i livelli dirigenziali e altro personale designato della tua azienda, i certificati eSealing vengono forniti con piattaforme di firma basate su cloud come eSigner.com. L'amministratore dell'account può rilasciare credenziali a più rappresentanti dei dipendenti autorizzati, consentendo loro di condividere l'accesso allo stesso certificato eSealing organizzativo. Ciò consente un migliore coordinamento e logistica nell'elaborazione di documenti ad alto volume.

Attraverso l'uso di un'API per le operazioni di firma, l'eSealing automatizzato può essere integrato in altri flussi di lavoro documentali e sistemi contabili, inclusi Segno di Adobe Acrobat.

Come gli eSeals rilegano in modo sicuro i documenti

Infrastruttura a chiave pubblica (PKI) fornisce il quadro sottostante per i certificati eSealing. Gli standard di conformità per i certificati e le firme digitali sono stabiliti dal programma Adobe AATL e da altri organismi di standardizzazione delle autorità di certificazione. Le autorità di certificazione vengono quindi verificate rispetto a questi standard per essere incluse nei trust store di Adobe e di altre società di documenti.

Innanzitutto, un team di convalida presso un'autorità di certificazione pubblicamente attendibile e controllata come SSL.com convalida l'identità dell'azienda. Successivamente, attraverso un certificato digitale di firma del documento, basato sugli standard X.509, una coppia di chiavi crittografiche univoche viene legata all'identità dell'organizzazione.

Una volta emesso il certificato, un'organizzazione può firmare digitalmente i documenti utilizzando la coppia di chiavi crittografiche privata/pubblica della propria azienda associata ai propri certificati X.509. Ciò lega l'identità autenticata dell'organizzazione ai documenti. Le firme vengono create eseguendo l'hashing del contenuto di un documento per generare impronte digitali univoche, crittografando gli hash con la chiave privata. Al ricevimento, le firme vengono convalidate con la chiave pubblica, mentre i certificati X.509 confermano l'identità. Questo processo crittografico fornisce prove di manomissione e previene le contraffazioni, migliorando le firme a inchiostro.

Adobe Trust e eSeals

I lettori Adobe PDF verificano l'autenticità dei documenti firmati digitalmente quando l'autorità di certificazione emittente è inclusa nell'elenco di fiducia approvato di Adobe o AATL. Un eSeal è considerato attendibile solo se applicato da un certificato emesso da un'autorità di certificazione inclusa nell'AATL. In effetti, queste firme digitali vengono talvolta chiamate “firme AATL”. Quando un documento viene firmato utilizzando un certificato eSeal di un'autorità di certificazione (CA) attendibile come SSL.com, i lettori Adobe PDF visualizzano un segno di spunta verde che indica che la firma del documento è valida e l'identità del firmatario è stata verificata da un certificato attendibile di Adobe autorità. Questa verifica del Trust Store di Adobe migliora ulteriormente la sicurezza e l'affidabilità dei documenti eSealed, fornendo ai destinatari una conferma visiva dell'autenticità del documento. Tuttavia, per garantire che i documenti eSealed siano giuridicamente vincolanti e applicabili, devono anche rispettare i requisiti legali e normativi pertinenti, che variano in base al settore e alla regione.

Conformità dei documenti elettronici

In molti settori e regioni, i documenti elettronici e le firme digitali devono essere conformi a specifici requisiti legali e normativi per essere considerati validi e applicabili. Alcuni standard e regolamenti chiave di conformità relativi all'eSealing includono:

  • eIDAS (identificazione elettronica, autenticazione e servizi fiduciari): il regolamento dell'UE fornisce un quadro per l'identificazione elettronica, l'autenticazione e i servizi fiduciari, comprese le firme digitali. Gli eSeal che soddisfano i requisiti di eIDAS sono considerati giuridicamente vincolanti all'interno dell'UE.
  • ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act): questa legge federale statunitense garantisce il riconoscimento legale alle firme e ai record elettronici, a condizione che soddisfino determinati requisiti. eSeals può aiutare le organizzazioni a conformarsi all'ESIGN Act fornendo firme digitali sicure e autenticate.
  • UETA (Uniform Electronic Transactions Act): adottato dalla maggior parte degli stati degli Stati Uniti, l'UETA stabilisce l'equivalenza legale dei record e delle firme elettroniche con le controparti cartacee. Gli eSeals possono facilitare la conformità all'UETA consentendo firme digitali sicure e verificabili sui documenti elettronici.
  • ISO 32000: questo standard internazionale specifica il formato del file PDF, compresi i requisiti per le firme digitali. Gli eSeal che aderiscono allo standard ISO 32000 garantiscono compatibilità e interoperabilità tra diverse piattaforme e software.

Implementando soluzioni di eSealing conformi alle normative e agli standard pertinenti, le organizzazioni possono garantire che i loro documenti firmati digitalmente siano legalmente validi e applicabili, facilitando transazioni elettroniche sicure ed efficienti.

Casi d'uso più adatti per eSeal

I casi d'uso standard per volumi elevati adatti alla transizione da una firma inefficiente con inchiostro umido a flussi di lavoro eSeal semplificati includono:

  • Contabilità e fatturazione
  • Contratti e accordi di vendita
  • Accordi di onboarding
  • Archiviazione di documenti
  • Protezione dell'invio di moduli online

Nei settori regolamentati, gli eSeals offrono anche vantaggi di conformità per soddisfare le richieste ufficiali di firme digitali valide:

  • SANITARIETÀ
  • Gestione e archiviazione dei documenti
  • Settore bancario
  • Enti Pubblici
  • Ingegneria e produzione

Come puoi ottenere il sigillo elettronico?

 Quelli con casi d'uso che necessitano di una nuova implementazione dei certificati Organization Validation (OV) abilitati eSeal possono contattare il team di supporto SSL.com all'indirizzo sales@ssl.com per discutere soluzioni su misura adatte ai flussi di lavoro di firma dei documenti.

Flussi di lavoro a prova di futuro con l'efficienza degli eSeals

 Gli eSeals forniscono le tutele legali migliorate e l'aumento dell'efficienza del flusso di lavoro di cui le aziende hanno bisogno per accelerare l'elaborazione sicura dei documenti.  Quando un'organizzazione richiede che un volume elevato di documenti sensibili sia protetto dalle frodi, eSeals prepara le aziende al futuro per un moderno ambiente di sicurezza informatica e minacce di frode elettronica.

 

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