Cos'è un sigillo elettronico?

Un eSeal fornisce una solida sicurezza digitale: scopri come semplifica e protegge i tuoi documenti aziendali
Un eSeal è una soluzione di firma digitale che consente alle aziende di firmare e proteggere in modo efficiente grandi volumi di documenti con l'identità digitale verificata dell'organizzazione. Associando crittograficamente le firme ai documenti, eSealing protegge da modifiche non autorizzate e frodi, consentendo al contempo flussi di lavoro di firma di massa automatizzati. Questa validità della firma digitale è garantita dall'utilizzo di un certificato di un'autorità di certificazione attendibile come SSL.com, in cui l'identità del firmatario viene confermata e vengono applicate funzionalità di sicurezza come il non ripudio e i timestamp. I certificati di firma dei documenti Organization Validated (OV) di SSL.com sono una componente chiave di eSealing. Questi certificati, alimentati dal nostro servizio di firma cloud eSigner, producono firme digitali affidabili a livello internazionale per la firma di documenti virtuali, inclusi i file Adobe PDF e i tipi di file Microsoft Office. In qualità di autorità di certificazione affidabile e membro dell'Adobe Approved Trust List (AATL), SSL.com garantisce che sia Acrobat che Microsoft riconoscano le nostre firme PDF come valide, impedendo ai clienti di riscontrare messaggi di errore in queste applicazioni.

Perché passare all'eSealing?

eSealing fornisce la validità legale, la sicurezza e l'efficienza del flusso di lavoro necessarie per elaborare i documenti alla velocità e alla scala del business digitale. Il passaggio dalla firma con inchiostro umido all'eSealing consente notevoli risparmi sui costi, prevenzione delle frodi e conformità alle normative sulla firma digitale.

Sempre più aziende accettano e richiedono firme digitali su vari documenti aziendali, garantendo una crescita e un'adozione continue. L’implementazione preventiva delle soluzioni eSealing aiuta le aziende ad adattarsi prontamente alla crescente digitalizzazione dei flussi di lavoro.

I documenti standard che beneficiano della protezione autenticata tramite eSeals includono:

  • Ordini d'acquisto
  • Fatture
  • Contratti di vendita
  • Moduli di onboarding dei dipendenti
  • Cartelle cliniche
  • Documenti bancari

Con eSealing, questi grandi volumi di documenti possono essere firmati digitalmente in modo rapido per prevenire minacce come fatture false e richieste di ordini di modifica fraudolenti che sono costate milioni alle organizzazioni.

In che modo un sigillo elettronico migliora la sicurezza dei documenti?

eSealing innalza il livello della tecnologia di firma digitale consentendo a un individuo di firmare un documento per conto di un'intera organizzazione. Un singolo certificato rilasciato all'azienda può essere utilizzato da più utenti autorizzati per sigillare i documenti con l'identità autenticata dell'organizzazione. Ciò è particolarmente utile per documenti ad alto volume vulnerabili alle frodi, in cui la firma digitale manuale è impraticabile.

Scopri come eSealing può trasformare la sicurezza dei tuoi documenti e semplificare i tuoi flussi di lavoro.
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Implementazione di eSealing: integrazione e automazione

Per le organizzazioni che desiderano implementare eSealing, SSL.com fornisce due componenti principali: un'API di firma dei documenti che è un servizio RESTful e uno strumento da riga di comando per la firma dei documenti. Questi strumenti consentono alle aziende di automatizzare la firma di migliaia di documenti in modo sicuro ed efficiente. Inviando solo l'hash del documento tramite cavo, eSealing garantisce che il documento completo non lasci la rete aziendale, preservando riservatezza e sicurezza. Per i livelli C e altro personale designato nella tua azienda, i certificati eSealing sono forniti con piattaforme di firma basate su cloud come eSigner.com. L'amministratore dell'account può rilasciare credenziali a più rappresentanti dei dipendenti autorizzati, consentendo loro di condividere l'accesso allo stesso certificato eSealing organizzativo. Ciò consente un migliore coordinamento e logistica nell'elaborazione di documenti ad alto volume. Tramite l'uso di un'API per l'operazione di firma, eSealing automatizzato può essere integrato in altri flussi di lavoro dei documenti e sistemi di contabilità, tra cui Segno di Adobe AcrobatQuesta integrazione senza soluzione di continuità garantisce che i documenti firmati digitalmente siano protetti e legalmente vincolanti, semplificando al contempo i flussi di lavoro di elaborazione dei documenti della tua organizzazione.

Come gli eSeals rilegano in modo sicuro i documenti

Quando un'organizzazione utilizza un eSeal, viene creata una firma digitale eseguendo l'hashing del contenuto del documento per generare un'impronta digitale univoca. Questo hash viene quindi crittografato con la chiave privata dell'organizzazione e la firma risultante può essere convalidata con la chiave pubblica corrispondente. I certificati X.509 associati a queste chiavi confermano l'identità dell'organizzazione, assicurando che la firma sia valida e che il documento non sia stato manomesso. Questo processo crittografico fornisce prove di manomissione e impedisce le falsificazioni, migliorando significativamente le tradizionali firme a inchiostro.

Infrastruttura a chiave pubblica (PKI) fornisce il quadro sottostante per i certificati eSealing. Gli standard di conformità per i certificati e le firme digitali sono stabiliti dal programma Adobe AATL e da altri organismi di standardizzazione delle autorità di certificazione. Le autorità di certificazione vengono quindi verificate rispetto a questi standard per essere incluse nei trust store di Adobe e di altre società di documenti.

Adobe Trust e eSeals

I lettori Adobe PDF verificano l'autenticità dei documenti firmati digitalmente quando l'autorità di certificazione emittente è inclusa nell'Approved Trust List o AATL di Adobe. Quando un documento viene firmato utilizzando un certificato eSeal da un'autorità di certificazione (CA) attendibile come SSL.com, i lettori Adobe PDF visualizzano un segno di spunta verde che indica che la firma del documento è valida e che l'identità del firmatario è stata verificata da un'autorità di certificazione attendibile di Adobe. Questa verifica dell'archivio attendibile di Adobe migliora ulteriormente la sicurezza e l'affidabilità dei documenti eSealed, fornendo ai destinatari una conferma visiva dell'autenticità del documento. Tuttavia, per garantire che i documenti eSealed siano giuridicamente vincolanti e applicabili, devono anche rispettare i requisiti legali e normativi pertinenti, che variano in base al settore e alla regione.

Conformità agli standard legali e normativi

In molti settori e regioni, i documenti elettronici e le firme digitali devono essere conformi a specifici requisiti legali e normativi per essere considerati validi e applicabili. Alcuni standard e regolamenti chiave di conformità relativi all'eSealing includono:

  • eIDAS (identificazione elettronica, autenticazione e servizi fiduciari): il regolamento dell'UE fornisce un quadro per l'identificazione elettronica, l'autenticazione e i servizi fiduciari, comprese le firme digitali. Gli eSeal che soddisfano i requisiti di eIDAS sono considerati giuridicamente vincolanti all'interno dell'UE.
  • ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act): questa legge federale statunitense garantisce il riconoscimento legale alle firme e ai record elettronici, a condizione che soddisfino determinati requisiti. eSeals può aiutare le organizzazioni a conformarsi all'ESIGN Act fornendo firme digitali sicure e autenticate.
  • UETA (Uniform Electronic Transactions Act): adottato dalla maggior parte degli stati degli Stati Uniti, l'UETA stabilisce l'equivalenza legale dei record e delle firme elettroniche con le controparti cartacee. Gli eSeals possono facilitare la conformità all'UETA consentendo firme digitali sicure e verificabili sui documenti elettronici.
  • ISO 32000: questo standard internazionale specifica il formato del file PDF, compresi i requisiti per le firme digitali. Gli eSeal che aderiscono allo standard ISO 32000 garantiscono compatibilità e interoperabilità tra diverse piattaforme e software.

Implementando soluzioni di eSealing conformi alle normative e agli standard pertinenti, le organizzazioni possono garantire che i loro documenti firmati digitalmente siano legalmente validi e applicabili, facilitando transazioni elettroniche sicure ed efficienti.

Casi d'uso più adatti per eSeal

I casi d'uso standard per volumi elevati adatti alla transizione da una firma inefficiente con inchiostro umido a flussi di lavoro eSeal semplificati includono:

  • Contabilità e fatturazione
  • Contratti e accordi di vendita
  • Accordi di onboarding
  • Archiviazione di documenti
  • Protezione dell'invio di moduli online

Nei settori regolamentati, gli eSeals offrono anche vantaggi di conformità per soddisfare le richieste ufficiali di firme digitali valide:

  • Sistema Sanitario
  • Gestione e archiviazione dei documenti
  • Settore bancario
  • Enti Pubblici
  • Ingegneria e produzione

Come puoi ottenere il sigillo elettronico?

 Quelli con casi d'uso che necessitano di una nuova implementazione dei certificati Organization Validation (OV) abilitati eSeal possono contattare il team di supporto SSL.com all'indirizzo vendite@ssl.com per discutere soluzioni su misura adatte ai flussi di lavoro di firma dei documenti.

Contatta il nostro team di vendita per saperne di più sull'implementazione di questa soluzione nella tua organizzazione.

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