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Vantaggi dell'autenticazione a distanza online per gli avvocati

Prima del 2011, quando la Virginia è diventata il primo stato a firmare il Remote Online Notarization (RON), la pratica di autenticare i documenti negli Stati Uniti era tradizionalmente condotta di persona. I governi statali hanno autorizzato un notaio o un avvocato a garantire che il firmatario/cliente avesse un'identità personale valida e ad approvare la validità dei documenti.

Il metodo carta e penna di lunga data del lavoro notarile si è rivelato ingombrante e suscettibile di errori. Documenti e carte d'identità potrebbero essere falsificati. Le firme sono state falsificate. Le persone potrebbero mentire sulla loro identità. L'archiviazione manuale dei documenti notarili potrebbe portare a furto o distruzione (causata dall'uomo o accidentale). E l'unica registrazione dell'avvenuta autenticazione erano i documenti, i nomi e le firme che contenevano, tutti contestabili. 

La Virginia è diventata uno stato pionieristico quando, nel 2011, ha approvato una legge che consente la pratica del RON. La legge della Virginia era importante nel delineare molte delle procedure RON, inclusa la verifica del firmatario e gli standard per assicurarsi che il sigillo notarile fosse protetto da manomissioni.

Negli ultimi anni, con la crescente accettazione delle transazioni online quando si trattava di vari accordi commerciali e persino di servizi governativi, sempre più stati hanno abbracciato l'idea di RON. A maggio 2019, il numero di stati che l'hanno convertito in legge ha raggiunto 21, con la maggior parte di essi che ha adottato le disposizioni della legge originale della Virginia.

Entro luglio 2021, con l'assalto della pandemia di COVID-19 che causava sempre più transazioni online, un totale di 35 stati avevano una sorta di leggi RON permanenti in vigore.

Con il lavoro post-pandemia e l'ambiente aziendale che cerca di includere sempre più transazioni remote, ci sarà anche un aumento del numero di documenti che vengono autenticati online, e tutto per ragioni pratiche. Continua a leggere mentre discutiamo delle caratteristiche di RON che gli consentono di superare le debolezze storiche della tradizionale autenticazione a inchiostro e carta. 

Efficienza Transazionale

La velocità e l'interoperabilità con cui RON consente l'esecuzione delle transazioni consente a clienti e fornitori/fornitori di servizi di impegnarsi in affari in modo molto più fluido. Consente una situazione in cui i notai possono veramente svolgere sia affari che un buon servizio.

RON può essere utilizzato in molteplici forme di transazioni, tra cui la richiesta di prestiti, l'ottenimento di un mutuo, l'elaborazione di titoli di proprietà fondiaria, la conduzione di prelievi di pensionamento, la nomina di un delegato per l'assistenza sanitaria e persino il giuramento di testimoni in casi giudiziari.

L'industria dell'anno scorso rapporti rivela la maggiore accettazione di RON da parte di clienti, notai e società di sicurezza informatica:

“La trattativa nello spazio dei servizi notarili virtuali è aumentata nonostante la pandemia. Nel mese di luglio, DocuSign ha acquisito una startup con sede ad Austin Tecnologie Liveoak per $ 38 milioni in una transazione all-stock. La piattaforma notarile digitale Notarize ha anche chiuso un round di finanziamento di serie C da 35 milioni di dollari a marzo, raccogliendo un totale di 82 milioni di dollari con investimenti dalla società di capitali di rischio immobiliare Camber Creek, Polaris Partners con sede a Boston e altri investitori strategici esistenti.

Cancella audit trail

I tradizionali documenti notarili inchiostro e carta sono essenzialmente documenti autonomi. Si presume che siano validi perché sono stati sigillati da un notaio che è un agente di legge. Ma poiché non ci sono materiali a prova di manomissione che possono fornire supporto a questi documenti, questi possono essere contestati dalle persone i cui nomi appaiono come firmatari.

RON comporta una memorizzazione informatica di documenti elettronici che registra informazioni significative su chi ha avuto accesso a un documento, a chi è stato condiviso, chi lo ha firmato elettronicamente, chi lo ha autenticato elettronicamente e dove erano le posizioni di ciascuna parte quando l'autenticazione online accaduto. Questi record digitali non possono essere modificati, quindi i firmatari non possono negare di aver, di fatto, inserito la transazione. Inoltre, la registrazione video dell'atto notarile funge da forte supporto ai documenti elettronici.  

Anche il venditore o il fornitore di servizi ottiene protezione in RON. Camelia Martin, ex amministratore delegato di Falcon Capital Advisors ha spiegato che "se la transazione viene mai contestata, il prestatore ha la possibilità di accedere a un audit trail e a una registrazione audio-video della sessione di autenticazione online".

Conservazione dell'integrità del documento  

Mantenere l'integrità nel contenuto dei documenti è importante per un notaio per ottenere protezione da azioni legali o false accuse.

Nel settore immobiliare, venditori, agenti e acquirenti di proprietà sono stati in grado di collaborare con i notai nell'utilizzo di RON per verificare, scambiare in modo sicuro e archiviare documenti pertinenti relativi a una vendita di proprietà.

Attraverso l'uso della crittografia digitale, RON è in grado di fornire copie elettroniche di documenti legali con sigilli/firme digitali a prova di manomissione. Se il contenuto originale del documento viene modificato, il sigillo viene revocato e viene rivelata l'intenzione potenzialmente dannosa. 

Verifica più accurata dell'identità del firmatario

Con l'uso dell'autenticazione dinamica basata sulla conoscenza (KBA) in RON per convalidare le identità in modo più rigoroso e accurato, il notaio può aspettarsi un buon risultato. Il KBA dinamico implica informazioni private che non possono essere facilmente conosciute. Questi includono la storia creditizia di una persona o precedenti registrazioni di transazioni. Se il firmatario fornisce risposte soddisfacenti alle domande di verifica dell'identità, il notaio può sigillare il documento con riservatezza.      

Inoltre, quando si tratta di RON, è meno probabile che un notaio sia costretto a fornire il proprio sigillo in caso di dubbio. Andrew MacDougall, digital marketing manager di Notarize, con sede a Boston dice che per le autenticazioni notarili che avvengono nelle case dei firmatari, circa “1 notaio su 4 si è sentito intimidito nell'apporre il proprio sigillo”. Poiché l'autenticazione a distanza si avvale della comunicazione a distanza, il notaio può essere più obiettivo nell'analizzare i documenti e le identità dei firmatari e rifiutarsi di firmare se rilevano qualcosa di sospetto.

Per la sua capacità di combattere i ladri di identità e gli individui che commettono frodi, l'autenticazione notarile online è stata fortemente elogiata da settori della società come le organizzazioni sanitarie e le forze dell'ordine.

Sicuro e più conveniente

Con la pandemia di COVID-19 ancora da affrontare, RON presenta il metodo ideale quando si tratta di un modo sicuro per clienti e avvocati di effettuare transazioni nella verifica legale di documenti e identità. Nel settore dei prestiti, Brian Madocks, CEO di eOriginal, un elaboratore di prestiti digitali con sede nel Maryland condiviso che "i mutuatari e gli agenti di prestito desiderano e necessitano di capacità remote per mantenere il distanziamento sociale e continuare a concludere affari".

La funzionalità di RON mostra una forte evidenza in cui gli stati implementano i blocchi o quando le parti si trovano lontano l'una dall'altra. Ancora di più per le persone in quarantena e le persone positive al COVID a cui è vietato lasciare la loro posizione attuale.

Al momento, quando i viaggi nazionali e internazionali pongono sfide, RON supera l'impraticabilità e i rischi per la salute con l'autenticazione faccia a faccia. Questo metodo moderno fornisce una soluzione per gli americani che lavorano o risiedono in altri paesi, per coloro che prestano servizio militare all'estero e per le persone che sono in qualche forma di vincoli di tempo.

Ultime parole

L'ampia accettazione dell'autenticazione a distanza online da parte di governi statali, avvocati, aziende e clienti indica che la società moderna riconosce sempre più i vantaggi della tecnologia digitale quando si tratta di migliorare la qualità della vita moderna.

Il successo con RON dimostra che comodità e sicurezza non devono essere diametralmente opposte. Rispetto alla tradizionale autenticazione notarile, le transazioni vengono eseguite più velocemente e i documenti importanti vengono archiviati in modo più sicuro in RON.

Se sei un notaio e vuoi conoscere maggiori informazioni sui requisiti per RON, dai un'occhiata al nostro articolo qui.

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