Che cos'è l'autenticazione notarile online remota?
Il notaio online remoto (RON) è una forma di lavoro notarile che può essere svolto tramite Internet utilizzando programmi di videochiamata dal vivo. Attraverso RON, i documenti legali possono essere firmati dal cliente e autenticati dall'avvocato senza che questi debbano incontrarsi di persona.
Pandemia o no, il mondo va sempre più online. Alcuni lavori che tradizionalmente richiedevano l'interazione faccia a faccia per essere completati ora hanno opzioni da svolgere in digitale e in remoto. L'autenticazione è una di queste funzioni. Attualmente, ci sono 35 stati che hanno in atto una qualche forma di leggi notarili online remote permanenti, e si prevede che altri si uniranno presto all'ovile.
Il fatto che la maggior parte degli stati abbia ora istituito l'autenticazione virtuale indica che riconoscono RON come un modo più sicuro per scoraggiare le frodi rispetto all'autenticazione tradizionale di persona. In effetti, è stato recentemente presentato al Senato un disegno di legge bipartisan che mira ad autorizzare i notai in tutti gli stati degli Stati Uniti a eseguire il RON.
Ogni processo di notarizzazione a distanza è finalizzato a combattere meglio l'inganno. Prima che il cliente sia in grado di firmare il documento, il notaio verifica prima l'identità della persona tramite query di autenticazione dell'identità denominate anche Knowledge Based Authentication (KBA). Questa procedura di verifica richiede che il firmatario fornisca informazioni riservate solo alla persona che possiede l'identità in questione. Utilizzando la tecnologia dell'infrastruttura a chiave pubblica, il notaio applica quindi un sigillo digitale unico al documento elettronico e qualsiasi alterazione su di esso sarà innegabile. Parti significative della videochiamata in diretta devono per legge essere registrate e archiviate in modo sicuro dal notaio.
Come verrà discusso nelle sezioni seguenti, un avvocato che intenda diventare un notaio online deve soddisfare diversi requisiti di sicurezza informatica stabiliti dallo stato. Un requisito comune, come in Texas, Virginia e Pennsylvania, è un Conforme a X.509 certificato utilizzando PKI (infrastruttura a chiave pubblica). Un'ottima risposta a questo requisito è la fiducia di Adobe certificati di firma del documento da SSL.com.
Ecco un'analisi dettagliata di come diventare un notaio online e di come soddisfare alcuni dei requisiti più generali, che possono variare da stato a stato. L'Associazione Nazionale Notarile fornisce un bene risorsa centrale su questi requisiti a livello nazionale.
Requisiti per diventare un notaio online remoto
Tenere una commissione corrente come notaio nel tuo stato
Nella maggior parte dei casi, non puoi fare domanda per diventare un notaio online senza prima aver tenuto una commissione come notaio tradizionale nel tuo stato.
Accesso attuale alle apparecchiature informatiche approvate dal governo
Avere apparecchiature informatiche per RON potrebbe sembrare sensato, ma è essenziale sottolineare perché ogni stato ha i suoi sub-requisiti specifici. Come punto di partenza, un notaio online è obbligato ad avere un computer sicuro, una webcam in grado di registrare immagini chiare, un microfono che produce un suono comprensibile durante la chiamata dal vivo e una connessione Internet forte e sicura. Visita il sito web del tuo governo statale per scoprire le metriche specifiche richieste per ogni strumento.
Fai domanda o registrati per eseguire autenticazioni virtuali
Per iniziare il processo di richiesta notarile online, avrai bisogno di alcune informazioni chiave:
- Il tuo numero di identificazione notarile assegnato dal Segretario di Stato
- La tua data di nascita
- Il tuo numero di previdenza sociale
Deve avere un certificato digitale emesso da un provider di terze parti
Alcuni stati ampliano questo requisito, affermando che il certificato deve utilizzare PKI tecnologia ed essere conforme a X.509. Questo è troppo vago, tuttavia, poiché il formato X.509 comprende molti tipi di certificati digitali, inclusi SSL /TLS certificati per siti Web e certificati di firma del codice. Se stai cercando il certificato giusto per la tua domanda notarile online, i certificati di identità aziendale di SSL.com sono un'ottima opzione.
I certificati di identità aziendale di SSL.com possono essere consegnati o installati su un token YubiKey USB convalidato FIPS 140.2. Questo token può essere utilizzato per la firma sicura di documenti in PDF Adobe e documenti Microsoft Office. UN firma digitale fornisce la prova che il firmatario di un documento elettronico è chi dichiara di essere e dimostra che le informazioni nel documento non sono state alterate da quando è stato firmato.
I documenti firmati digitalmente garantiscono anche la legalità non ripudio. Se una persona firma digitalmente un documento con la chiave di firma del documento privato, è difficile negare di averlo firmato. In qualità di autorità di certificazione pubblicamente attendibile e membro di Adobe Trusted List (AATL), I certificati di identità aziendale di SSL.com sono considerati affidabili in tutto il mondo per la firma di documenti virtuali, inclusi Adobe PDF e Microsoft Office. Ciò significa che sia Acrobat che Microsoft considerano valide le nostre firme PDF ei tuoi clienti non vedranno messaggi di errore sulla tua firma in queste applicazioni.
Ecco un esempio di un errore di firma non valida in Adobe:
Ed ecco un esempio di conferma della firma approvata:
I certificati di identità aziendale di SSL.com includono anche un file S/MIME a livello internazionale ed autenticazione client funzionalità, fornendo la fiducia e la garanzia di e-mail con firma digitale e ulteriori opzioni di sicurezza per l'accesso.
Completare i test o la formazione specifici per RON come richiesto dal proprio stato
Poiché i processi per eseguire un'autenticazione digitale sono diversi, il tuo stato probabilmente richiederà corsi di formazione o test aggiuntivi prima di poter diventare un RON.
Ottieni strumenti notarili online remoti come un eSeal
Insieme al tuo certificato di identità aziendale SSL.com, avrai bisogno di alcuni altri strumenti. Uno di questi è il tuo sigillo notarile digitale, che puoi acquistare online. Avrai bisogno della tua commissione o del certificato di autorizzazione per acquistare il tuo sigillo e fartelo spedire.
Contratto valido con una società di sicurezza informatica
Poiché i componenti dell'autenticazione notarile online richiedono competenze informatiche, è necessario rivolgersi a un fornitore di servizi di sicurezza Internet che disponga della tecnologia per condurre la verifica dell'identità digitale e l'analisi delle credenziali, nonché la capacità di archiviare in modo sicuro una registrazione audiovisiva di un'autenticazione virtuale .
Commissioni, assicurazioni, obbligazioni
Una volta che hai tutto a posto per la tua domanda e il tuo certificato, ci sono solo poche altre operazioni di pulizia. Avrai bisogno di una fideiussione per coprire i notarili online remoti, una polizza assicurativa per errori e omissioni (E&O) che copra i RON e dovrai presentare qualsiasi altro documento richiesto dalle leggi del tuo stato.
Ultime parole
Un avvocato che desideri condurre un'autenticazione notarile virtuale dovrebbe disporre di strumenti di sicurezza informatica approvati dal governo che verranno utilizzati per verificare accuratamente le identità, sigillare digitalmente i documenti per proteggerne il contenuto, controllare la transazione online e archiviare in modo sicuro i documenti elettronici.
Diventare un notaio online remoto può essere un vantaggio per la tua attività di autenticazione notarile. Vale la pena compiere i passi giusti per essere preparati a offrire servizi sicuri, affidabili e conformi. I certificati di identità aziendale di SSL.com possono essere una scelta chiave per migliorare la tua esperienza e offrire il miglior servizio ai potenziali clienti.
