Wat is een eSeal?

Een eSeal is een digitale handtekeningoplossing waarmee bedrijven efficiënt grote hoeveelheden documenten kunnen ondertekenen en beveiligen met de geverifieerde digitale identiteit van de organisatie. Door handtekeningen cryptografisch aan documenten te binden, beschermt eSealing tegen ongeautoriseerde wijzigingen en fraude, terwijl geautomatiseerde bulk-ondertekeningsworkflows mogelijk worden gemaakt. Deze geldigheid van digitale handtekeningen wordt gegarandeerd door een certificaat van een vertrouwde certificeringsinstantie zoals SSL.com, waarbij de identiteit van de ondertekenaar wordt bevestigd en beveiligingsfuncties zoals non-repudiation en tijdstempels worden toegepast. De Organization Validated (OV) documentondertekeningscertificaten van SSL.com zijn een belangrijk onderdeel van eSealing. Deze certificaten, aangestuurd door onze eSigner cloud-ondertekeningsservice, produceren digitale handtekeningen die internationaal worden vertrouwd voor het ondertekenen van virtuele documenten, waaronder Adobe PDF's en Microsoft Office-bestandstypen. Als gerenommeerde certificeringsinstantie en lid van de Adobe Approved Trust List (AATL), zorgt SSL.com ervoor dat zowel Acrobat als Microsoft onze PDF-handtekeningen als geldig herkennen, waardoor klanten geen foutmeldingen in deze toepassingen tegenkomen.

Waarom overstappen op eSealing?

eSealing biedt de juridische geldigheid, veiligheid en workflow-efficiëntie die nodig is om documenten te verwerken met de snelheid en schaal van digitaal zakendoen. De overstap van handtekeningen met natte inkt naar eSealing maakt aanzienlijke kostenbesparingen, fraudepreventie en naleving van de regelgeving voor digitale handtekeningen mogelijk.

Steeds meer bedrijven accepteren en vereisen digitale handtekeningen op verschillende zakelijke documenten, waardoor voortdurende groei en adoptie worden gegarandeerd. Het preventief implementeren van eSealing-oplossingen helpt bedrijven zich gemakkelijk aan te passen aan de toenemende digitalisering van workflows.

Standaarddocumenten die profiteren van geauthenticeerde bescherming via eSeals zijn onder meer:

• Inkooporders
• Facturen
• Verkoopcontracten
• Inwerkformulieren voor medewerkers
• Medische gegevens
• Bankdocumenten

Met eSealing kunnen deze grote volumes documenten snel digitaal worden ondertekend om bedreigingen zoals oplichting met valse facturen en frauduleuze wijzigingsverzoeken, die organisaties miljoenen hebben gekost, te voorkomen.

Hoe verbetert een eSeal de documentbeveiliging?

eSealing tilt digitale handtekeningtechnologie naar een hoger niveau door een individu een document te laten ondertekenen namens een hele organisatie. Eén enkel certificaat dat aan het bedrijf is uitgegeven, kan door meerdere geautoriseerde gebruikers worden gebruikt om documenten te verzegelen met de geverifieerde identiteit van de organisatie. Dit is met name handig voor documenten met een groot volume die gevoelig zijn voor fraude, waarbij handmatig digitaal ondertekenen onpraktisch is.

Implementatie van eSealing: integratie en automatisering

Voor organisaties die eSealing willen implementeren, biedt SSL.com twee hoofdcomponenten: een documentondertekenings-API die een RESTful-service is, en een opdrachtregeltool voor documentondertekening. Met deze tools kunnen bedrijven het ondertekenen van duizenden documenten op een veilige en efficiënte manier automatiseren. Door alleen de hash van het document via de kabel te verzenden, zorgt eSealing ervoor dat het volledige document het bedrijfsnetwerk niet verlaat, waardoor de vertrouwelijkheid en veiligheid behouden blijven. Voor C-levels en ander aangewezen personeel in uw bedrijf worden eSealing-certificaten geleverd met cloudgebaseerde ondertekeningsplatforms zoals eSigner.com. De accountbeheerder kan inloggegevens uitgeven aan meerdere geautoriseerde werknemersvertegenwoordigers, zodat ze toegang kunnen delen tot hetzelfde eSealing-certificaat van de organisatie. Dit zorgt voor een betere coördinatie en logistiek bij het verwerken van grote hoeveelheden documenten. Door het gebruik van een API voor ondertekeningsbewerkingen kan geautomatiseerde eSealing worden geïntegreerd in andere documentworkflows en boekhoudsystemen, waaronder Adobe Acrobat-tekenDeze naadloze integratie zorgt ervoor dat digitaal ondertekende documenten beschermd en juridisch bindend zijn, terwijl ook de documentverwerkingsworkflows van uw organisatie worden gestroomlijnd.

Hoe eSeals documenten veilig binden

Wanneer een organisatie een eSeal gebruikt, wordt een digitale handtekening gemaakt door de inhoud van het document te hashen om een ​​unieke digitale vingerafdruk te genereren. Deze hash wordt vervolgens gecodeerd met de privésleutel van de organisatie en de resulterende handtekening kan worden gevalideerd met de bijbehorende openbare sleutel. De X.509-certificaten die aan deze sleutels zijn gekoppeld, bevestigen de identiteit van de organisatie en zorgen ervoor dat de handtekening geldig is en het document niet is gemanipuleerd. Dit cryptografische proces biedt bewijs van manipulatie en voorkomt vervalsingen, wat een aanzienlijke verbetering is ten opzichte van traditionele inkthandtekeningen.

Infrastructuur met openbare sleutels (PKI) biedt het onderliggende raamwerk voor eSealing-certificaten. Nalevingsnormen voor certificaten en digitale handtekeningen worden vastgesteld door het Adobe AATL-programma en andere standaardisatie-instellingen voor certificeringsinstanties. Certificeringsautoriteiten worden vervolgens gecontroleerd op basis van deze standaarden om te worden opgenomen in de truststores van Adobe en andere documentbedrijven.

Adobe Trust en eSeals

Adobe PDF-lezers verifiëren de authenticiteit van digitaal ondertekende documenten wanneer de uitgevende certificeringsinstantie is opgenomen in Adobe's Approved Trust List of AATL. Wanneer een document is ondertekend met een eSeal-certificaat van een vertrouwde certificeringsinstantie (CA) zoals SSL.com, tonen Adobe PDF-lezers een groen vinkje dat aangeeft dat de handtekening van het document geldig is en dat de identiteit van de ondertekenaar is geverifieerd door een door Adobe vertrouwde certificeringsinstantie. Deze Adobe trust store-verificatie verbetert de beveiliging en betrouwbaarheid van eSealed-documenten verder, en biedt ontvangers een visuele bevestiging van de authenticiteit van het document. Om er echter voor te zorgen dat eSealed-documenten juridisch bindend en afdwingbaar zijn, moeten ze ook voldoen aan de relevante wettelijke en regelgevende vereisten, die per sector en regio verschillen.

Naleving van wettelijke en regelgevende normen

In veel sectoren en regio's moeten elektronische documenten en digitale handtekeningen voldoen aan specifieke wettelijke en regelgevende vereisten om als geldig en afdwingbaar te worden beschouwd. Enkele belangrijke nalevingsnormen en -voorschriften met betrekking tot eSealing zijn onder meer:

• eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services): De EU-verordening biedt een raamwerk voor elektronische identificatie, authenticatie en vertrouwensdiensten, inclusief digitale handtekeningen. eSeals die voldoen aan de vereisten van eIDAS worden binnen de EU als juridisch bindend beschouwd.
• ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act): Deze Amerikaanse federale wet verleent wettelijke erkenning aan elektronische handtekeningen en documenten, op voorwaarde dat ze aan bepaalde vereisten voldoen. eSeals kan organisaties helpen te voldoen aan de ESIGN Act door veilige, geauthenticeerde digitale handtekeningen te verstrekken.
• UETA (Uniform Electronic Transactions Act): UETA is aangenomen door de meeste Amerikaanse staten en stelt de juridische gelijkwaardigheid vast van elektronische documenten en handtekeningen aan papieren tegenhangers. eSeals kunnen de naleving van UETA vergemakkelijken door veilige, verifieerbare digitale handtekeningen op elektronische documenten mogelijk te maken.
• ISO 32000: Deze internationale standaard specificeert het PDF-bestandsformaat, inclusief vereisten voor digitale handtekeningen. eSeals die voldoen aan ISO 32000 garanderen compatibiliteit en interoperabiliteit tussen verschillende platforms en software.

Door eSealing-oplossingen te implementeren die voldoen aan de relevante regelgeving en standaarden kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun digitaal ondertekende documenten rechtsgeldig en afdwingbaar zijn, waardoor veilige en efficiënte elektronische transacties mogelijk worden gemaakt.

Gebruiksscenario's die het meest geschikt zijn voor eSeal

Standaard gebruiksscenario's voor grote volumes die zeer geschikt zijn voor de overgang van inefficiënte ondertekening met natte inkt naar gestroomlijnde eSeal-workflows zijn onder meer:

• Boekhouding en facturatie
• Verkoopcontracten en overeenkomsten
• Onboarding-overeenkomsten
• Document archiveren
• Beveiligen van online formulierinzendingen

In gereguleerde sectoren biedt eSeals ook nalevingsvoordelen om te voldoen aan de officiële eisen voor geldige digitale handtekeningen:

• Gezondheidszorg
• Documentbeheer en opslag
• Bankieren
• Overheid
• Engineering en productie

Hoe kunt u eSealing verkrijgen?

 Degenen met gebruiksscenario's die een nieuwe implementatie van eSeal-enabled Organization Validation (OV) -certificaten nodig hebben, kunnen contact opnemen met het SSL.com-ondersteuningsteam op verkoop@ssl.com om op maat gemaakte oplossingen te bespreken die passen bij hun workflows voor documentondertekening.

Neem contact op met ons verkoopteam voor meer informatie over het implementeren van deze oplossing in uw organisatie.