Vóór 2011, toen Virginia de eerste staat werd die Remote Online Notarization (RON) in de wet ondertekende, was de praktijk van het notariëren van documenten in de VS traditioneel face-to-face. Overheidsregeringen hebben een notaris of advocaat gemachtigd om ervoor te zorgen dat de ondertekenaar/cliënt een geldige persoonlijke identiteit had en om de geldigheid van de documenten goed te keuren.
De al lang bestaande pen-en-papier methode van notarieel werk bleek omslachtig en foutgevoelig. Documenten en identificatiekaarten kunnen worden vervalst. Handtekeningen werden vervalst. Mensen kunnen liegen over hun identiteit. Handmatige opslag van de notariële documenten kan leiden tot diefstal of vernietiging (door de mens veroorzaakt of per ongeluk). En het enige bewijs van de notariële bekrachtiging die had plaatsgevonden waren de documenten en de namen en handtekeningen die deze bevatten - die allemaal konden worden betwist.
Virginia werd een baanbrekende staat toen het in 2011 een wet aannam die de praktijk van RON toestaat. De wet van Virginia was belangrijk bij het schetsen van verschillende RON-procedures, waaronder verificatie van de ondertekenaar en normen om ervoor te zorgen dat het notariszegel wordt beschermd tegen manipulatie.
In de afgelopen jaren, met de toenemende acceptatie van online transacties als het ging om verschillende zakelijke deals en zelfs overheidsdiensten, omarmden steeds meer staten het idee van RON. In mei 2019 bereikte het aantal staten dat de wet heeft aangenomen 21, waarvan de meeste de bepalingen van de oorspronkelijke Virginia-wet overnamen.
Tegen juli 2021, met de aanval van de COVID-19-pandemie waardoor steeds meer transacties online werden uitgevoerd, hadden in totaal 35 staten een soort van permanente RON-wetten.
Met de postpandemische werk- en zakelijke omgeving die steeds meer transacties op afstand wil omvatten, zal er ook een toename zijn van het aantal documenten dat online notarieel wordt bekrachtigd, en dit allemaal om praktische redenen. Lees hieronder verder terwijl we de kenmerken van RON bespreken waarmee het de historische zwakheden van traditionele notarisatie van inkt en papier kan overwinnen.
Transactionele efficiëntie
De snelheid en interoperabiliteit waarmee RON transacties mogelijk maakt, stelt klanten en leveranciers/serviceproviders in staat om veel soepeler zakelijke deals aan te gaan. Het zorgt voor een situatie waarin notarissen echt zowel zaken kunnen doen als goede service kunnen verlenen.
RON kan in meerdere vormen van transacties worden gebruikt, waaronder het aanvragen van leningen, het verkrijgen van een hypotheek, het verwerken van landtitels, het opnemen van pensioenen, het aanstellen van een gevolmachtigde voor de gezondheidszorg en zelfs de beëdiging van getuigen in rechtszaken.
De branche van vorig jaar meldt onthult de toegenomen acceptatie van RON door klanten, notarissen en cyberbeveiligingsbedrijven:
“Ondanks de pandemie steeg de dealmaking in de virtuele notarissector. In juli, DocuSign overgenomen Austin-gebaseerde startup Liveoak-technologieën voor $ 38 miljoen in een transactie met alle aandelen. Digitaal notarisplatform Notarize sloot in maart ook een Series C-financieringsronde van $ 35 miljoen af, waarmee in totaal $ 82 miljoen werd opgehaald met investeringen van op onroerend goed gerichte durfkapitaalonderneming Camber Creek, het in Boston gevestigde Polaris Partners en andere bestaande strategische investeerders.
Controlesporen wissen
Traditionele notariële documenten met inkt en papier zijn in wezen op zichzelf staande documenten. Ze worden geacht geldig te zijn omdat ze zijn verzegeld door een notaris die een gemachtigde is. Maar omdat er geen fraudebestendige materialen zijn die deze documenten kunnen ondersteunen, kunnen deze worden betwist door de mensen wier namen als ondertekenaars verschijnen.
RON omvat een cyberopslag van e-documenten die belangrijke informatie vastlegt over wie toegang heeft gekregen tot een document, met wie het is gedeeld, wie het elektronisch heeft ondertekend, wie het elektronisch heeft bekrachtigd en waar de locaties van elke partij waren toen de online notariële gebeurd. Deze digitale documenten kunnen niet worden gewijzigd, zodat de ondertekenaars niet kunnen ontkennen dat ze daadwerkelijk de transactie hebben aangegaan. Bovendien dient de video-opname van de notariële akte als een sterke ondersteuning van de e-documenten.
De leverancier of dienstverlener krijgt ook bescherming in RON. Camelia Martin, voormalig directeur bij Falcon Capital Advisors uitgelegd dat "als de transactie ooit wordt aangevochten, de geldschieter toegang heeft tot een audittrail en een audio-video-opname van de online notariële sessie."
Behoud van documentintegriteit
Het bewaren van integriteit in de inhoud van documenten is belangrijk voor een notaris om bescherming te krijgen tegen rechtszaken of valse beschuldigingen.
In de vastgoedsector hebben verkopers, agenten en kopers van onroerend goed kunnen samenwerken met notarissen door RON te gebruiken om relevante documenten met betrekking tot de verkoop van onroerend goed te verifiëren, veilig uit te wisselen en op te slaan.
Door het gebruik van digitale codering is RON in staat om zachte kopieën van juridische documenten te voorzien van verzegelde digitale zegels/handtekeningen. Als de oorspronkelijke inhoud van het document wordt gewijzigd, wordt het zegel ingetrokken en wordt de mogelijk kwaadwillende bedoeling onthuld.
Nauwkeurigere verificatie van de identiteit van de ondertekenaar
Met het gebruik van Dynamic Knowledge-Based Authentication (KBA) in RON om identiteiten strenger en nauwkeuriger te valideren, kan de notaris een goed resultaat verwachten. Dynamische KBA omvat privé-informatie die niet gemakkelijk kan worden gekend. Deze omvatten de kredietgeschiedenis van een persoon of eerdere records van transacties. Als de ondertekenaar bevredigende antwoorden geeft op vragen over identiteitsproblemen, kan de notaris het document met vertrouwen verzegelen.
Bovendien, als het gaat om RON, is het minder waarschijnlijk dat een notaris onder druk wordt gezet om hun zegel te verstrekken als ze twijfelen. Andrew MacDougall, digitale marketingmanager van het in Boston gevestigde Notarize zegt dat voor notariële bekrachtigingen die plaatsvinden in de huizen van de ondertekenaars, ongeveer "1 op de 4 notarissen zich geïntimideerd voelden om hun zegel toe te passen." Omdat notarisering op afstand gebruik maakt van communicatie op afstand, kan de notaris objectiever zijn bij het analyseren van de documenten en de identiteit van de ondertekenaars en weigeren te ondertekenen als ze iets vreemds ontdekken.
Vanwege zijn vermogen om identiteitsdieven en personen die fraude plegen te bestrijden, wordt online notariële verstrekking sterk geprezen door maatschappelijke sectoren zoals gezondheidszorgorganisaties en wetshandhavingsinstanties.
Veilig en handiger
Met de COVID-19-pandemie die nog moet worden aangepakt, presenteert RON de ideale methode als het gaat om een veilige manier voor cliënten en advocaten om transacties uit te voeren bij de juridische verificatie van documenten en identiteiten. In de uitleensector, Brian Madocks, CEO van eOriginal, een in Maryland gevestigde digitale leningverwerker gedeeld dat "leners en leningfunctionarissen externe capaciteit willen en nodig hebben om sociale afstand te bewaren en zaken te blijven doen."
De functionaliteit van RON toont sterk bewijs waar staten lockdowns implementeren of wanneer partijen ver van elkaar zijn gevestigd. Zeker voor mensen die in quarantaine zitten en voor COVID-positieve personen die hun huidige locatie niet mogen verlaten.
Op dit moment, wanneer zowel binnenlandse als buitenlandse reizen een uitdaging vormen, overwint RON de onpraktischheid en gezondheidsrisico's met persoonlijke notariële bekrachtiging. Deze moderne methode biedt een oplossing voor Amerikanen die in andere landen werken of wonen, voor degenen die in het leger in het buitenland dienen en voor mensen die in enige vorm van tijdsdruk verkeren.
Laatste woorden
De wijdverbreide acceptatie van Remote Online Notarization door deelstaatregeringen, advocaten, bedrijven en klanten geeft aan dat de moderne samenleving steeds meer de voordelen van digitale technologie erkent als het gaat om het verbeteren van de kwaliteit van het moderne leven.
Het succes met RON laat zien dat gemak en veiligheid niet lijnrecht tegenover elkaar hoeven te staan. Vergeleken met traditionele notariële bekrachtiging worden transacties sneller uitgevoerd en worden belangrijke documenten veiliger opgeslagen in RON.
Bent u notaris en wilt u meer weten over de eisen voor RON, bekijk dan ons artikel hier.
