Hoe u een externe online notaris (RON) wordt

Wat is online notarisatie op afstand?

Remote Online Notarization (RON) is een vorm van notarieel werk dat via internet kan worden gedaan met behulp van live videobelprogramma's. Via RON kunnen juridische documenten worden ondertekend door de cliënt en notarieel bekrachtigd door de advocaat, zonder dat ze elkaar persoonlijk hoeven te ontmoeten. 

Pandemie of niet, de wereld gaat steeds meer online. Sommige taken waarvoor traditioneel persoonlijke interactie nodig was om te voltooien, hebben nu opties om digitaal en op afstand uit te voeren. Notariële bekrachtiging is zo'n functie. Momenteel zijn er 35 staten die een of andere vorm van permanente externe online notariswetten hebben, en naar verwachting zullen er binnenkort meer bijkomen. 

Het feit dat de meeste staten nu virtuele notariële bekrachtiging hebben ingevoerd, geeft aan dat ze RON erkennen als een veiligere manier om fraude te ontmoedigen in vergelijking met de traditionele persoonlijke notariële bekrachtiging. In feite is onlangs in de Senaat een tweeledig wetsvoorstel ingediend dat tot doel heeft notarissen in alle Amerikaanse staten te machtigen om RON uit te voeren.

Elk proces in de notarisatie op afstand is gericht op het beter tegengaan van bedrog. Voordat de cliënt het document kan ondertekenen, verifieert de notaris eerst de identiteit van de persoon door middel van identiteitsverificatievragen, ook wel Knowledge Based Authentication (KBA) genoemd. Deze verificatieprocedure vereist dat de ondertekenaar informatie verstrekt die alleen bekend is aan de persoon die eigenaar is van de identiteit in kwestie. Met behulp van Public Key Infrastructure-technologie bevestigt de notaris vervolgens een uniek digitaal zegel op het e-document en eventuele wijzigingen zijn onmiskenbaar. Aanzienlijke delen van het live videogesprek moeten wettelijk worden opgenomen en veilig worden bewaard door de notaris.

Zoals in de volgende paragrafen zal worden besproken, moet een advocaat die online notaris wil worden, voldoen aan een aantal door de staat gestelde cyberbeveiligingseisen. Een veel voorkomende vereiste, zoals in Texas, Virginia en Pennsylvania, is een X.509-compatibel certificaat gebruiken PKI (openbare sleutelinfrastructuur) technologie. Een goed antwoord op deze vereiste is Adobe-vertrouwd certificaten voor documentondertekening van SSL.com.

Hier volgt een overzicht van hoe u een online notaris kunt worden en hoe u kunt voldoen aan enkele van de meer algemene vereisten, die van staat tot staat kunnen verschillen. De National Notary Association biedt een goed centrale bron op deze vereisten landelijk. 

Vereisten om een ​​externe online notaris te worden

Houd een lopende commissie als notaris in uw land

In de meeste gevallen kunt u geen aanvraag indienen om een ​​online notaris te worden zonder eerst een commissie te houden als traditionele notaris in uw land. 

Huidige toegang tot door de overheid goedgekeurde computerapparatuur

Het hebben van computerapparatuur voor RON lijkt misschien logisch, maar het is essentieel om erop te wijzen, omdat elke staat zijn eigen specifieke subvereisten heeft. Als uitgangspunt is een online notaris verplicht te beschikken over een beveiligde computer, een webcam die heldere beelden kan opnemen, een microfoon die verstaanbaar geluid maakt tijdens het live gesprek en een sterke en veilige internetverbinding. Bezoek de website van uw staatsoverheid om meer te weten te komen over de specifieke statistieken die vereist zijn voor elke tool.

Meld u aan of registreer u om virtuele notarisaties uit te voeren

Om de online aanvraagprocedure voor notarissen te starten, heb je een paar belangrijke informatie nodig: 

  • Uw notarisnummer toegekend door de minister van Buitenlandse Zaken
  • Je geboortedatum
  • Uw sofinummer

Moet een digitaal certificaat hebben dat is uitgegeven door een externe provider

Sommige staten breiden deze vereiste uit en zeggen dat het certificaat moet worden gebruikt PKI technologie en X.509-compatibel zijn. Dit is echter te vaag, aangezien het X.509-formaat veel soorten digitale certificaten omvat, waaronder SSL /TLS certificaten voor websites en certificaten voor codeondertekening. Als u op zoek bent naar het juiste certificaat voor uw online notarisapplicatie, dan zijn SSL.com's Business Identity Certificates een geweldige optie. 

De zakelijke identiteitscertificaten van SSL.com kunnen worden geleverd of geïnstalleerd op een FIPS 140.2 gevalideerde YubiKey USB-token. Dit token kan worden gebruikt voor het veilig ondertekenen van documenten in Adobe PDF's en Microsoft Office-documenten. EEN digitale handtekening levert het bewijs dat de ondertekenaar van een elektronisch document is wie hij beweert te zijn, en toont aan dat de informatie in het document niet is gewijzigd sinds het is ondertekend.

Digitaal ondertekende documenten zorgen ook voor legaal niet-afwijzing. Als een persoon een document digitaal ondertekent met zijn persoonlijke ondertekeningssleutel voor documenten, is het moeilijk voor hem om te ontkennen dat hij het heeft ondertekend. Als een openbaar vertrouwde certificeringsinstantie en lid van de Door Adobe goedgekeurde vertrouwenslijst (AATL)SSL.com's Business Identity-certificaten worden wereldwijd vertrouwd voor het ondertekenen van virtuele documenten, waaronder Adobe PDF en Microsoft Office. Dit betekent dat zowel Acrobat als Microsoft onze PDF-handtekeningen als geldig beschouwen en dat uw klanten geen foutmeldingen over uw handtekening in deze toepassingen te zien krijgen.

Hier is een voorbeeld van een ongeldige handtekeningfout in Adobe: 

ongeldige pdf-handtekening

En hier is een voorbeeld van een goedgekeurde handtekeningbevestiging:

valid-pdf-handtekening

Business Identity-certificaten van SSL.com bevatten ook een S/MIME certificaat en client authenticatie mogelijkheden, die het vertrouwen en de zekerheid bieden van digitaal ondertekende e-mail en aanvullende beveiligingsopties voor inloggen.

SSL.com's Certificaten voor het ondertekenen van documenten betrouwbare digitale handtekeningen bieden voor Adobe PDF- en Microsoft Office-documenten, en PKI-gebaseerde clientverificatie, allemaal voor zo laag als $ 215.28 per jaar.

BESTEL NU

Voltooi RON-specifieke tests of training zoals vereist door uw staat

Omdat de processen voor het uitvoeren van een digitale notarisatie anders zijn, heeft uw staat waarschijnlijk aanvullende trainingscursussen of tests nodig voordat u een RON kunt worden. 

Krijg externe online notarishulpmiddelen zoals een eSeal

Naast uw SSL.com Business Identity-certificaat heeft u nog enkele andere tools nodig. Een daarvan is uw digitale notariszegel, die u online kunt kopen. U heeft uw commissie of autorisatiecertificaat nodig om uw zegel te kopen en naar u te laten verzenden. 

Geldig contract met een cyberbeveiligingsbedrijf

Omdat de onderdelen van online notariële bekrachtiging cyberexpertise vereisen, moet u een internetbeveiligingsserviceprovider contracteren die de technologie heeft om digitale identiteitsverificatie en referentieanalyse uit te voeren, evenals de mogelijkheid om een ​​audiovisuele opname van een virtuele notariële bekrachtiging veilig op te slaan . 

Vergoedingen, verzekeringen, obligaties

Als je eenmaal alles hebt geregeld voor je aanvraag en je certificaat, zijn er nog een paar kleine huishoudelijke taken. U moet een borgtocht hebben om online notarisaties op afstand te dekken, een Fouten- en weglatingsverzekering (E&O) die RON's dekt, en u moet alle andere documenten indienen die vereist zijn door de wetten van uw land. 

Laatste woorden

Een advocaat die virtueel notarieel wil vastleggen, moet beschikken over door de overheid goedgekeurde cyberbeveiligingstools die zullen worden gebruikt bij het nauwkeurig verifiëren van identiteiten, het digitaal verzegelen van documenten om hun inhoud te beschermen, het controleren van de online transactie en het veilig opslaan van elektronische documenten. 

Het worden van een externe online notaris kan een zegen zijn voor uw notarisbedrijf. Het is de moeite waard om de juiste stappen te nemen om voorbereid te zijn op het aanbieden van veilige, betrouwbare en conforme services. SSL.com's Business Identity-certificaten kunnen een belangrijke keuze zijn bij het verbeteren van uw ervaring en het bieden van de beste service aan potentiële klanten. 

Abonneer u op de nieuwsbrief van SSL.com

Mis geen nieuwe artikelen en updates van SSL.com

We willen graag uw feedback

Vul onze enquête in en laat ons uw mening over uw recente aankoop weten.