Hoe u de juiste digitale handtekeningoplossing voor uw bedrijf kiest

De wijdverbreide acceptatie van werken op afstand en papierloze workflows heeft de behoefte aan veilige digitale documentondertekening versneld. Het implementeren van de juiste oplossing voor elektronische handtekeningen kan de ondertekeningsprocessen aanzienlijk stroomlijnen en tegelijkertijd de juridische geldigheid en naleving garanderen. Met een duizelingwekkend aanbod aan aanbieders op de markt kan het selecteren van de beste digitale handtekeningservice voor uw specifieke zakelijke behoeften echter tijd en moeite kosten. Dit artikel biedt een uitgebreide gids voor het identificeren van de belangrijkste criteria en het maken van de juiste keuze. 

Inleiding tot digitale handtekeningen 

Digitale handtekeningen maken gebruik van cryptografische technieken om de elektronische ondertekening en verificatie van documenten te beveiligen. Ze binden de handtekeningen van de ondertekenaars aan hun handtekeningen, garanderen de integriteit van documenten en zorgen voor een manipulatiebestendige verzegeling zoals bij fysieke handtekeningen op papier. De belangrijkste voordelen van digitaal ondertekende documenten zijn onder meer: 

• Juridische geldigheid en afdwingbaarheid onder de wetgeving inzake elektronische handtekeningen
• Sterkere authenticatie van de identiteit van de ondertekenaar 
• Verbeterde beveiliging tegen vervalsing
• Gemakkelijker te bewaren als registratie voor nalevingsbehoeften
• Milieubesparingen door verminderd papierverbruik
• Gemak van ondertekenen, altijd en overal 

Met de juiste oplossing die is afgestemd op uw workflows kan uw bedrijf deze voordelen realiseren door papierloos te werken en digitale handtekeningen te gebruiken. Maar eerst is een zorgvuldige evaluatie van uw specifieke behoeften vereist. 

Behoeften van de organisatie beoordelen 

Maak de balans op van uw gebruiksscenario's, processen en vereisten voordat u begint met zoeken naar leveranciers. Dit helpt u bij het identificeren van onmisbare functies en voorkomt dat u te veel geld uitgeeft aan onnodige mogelijkheden. 

Overweeg het volgende: 

• Welke soorten documenten moet u digitaal ondertekenen? Voorbeelden hiervan zijn contracten, belastingformulieren, inschrijvingsdocumenten, HR-papierwerk, facturen, enz.
• Hoe worden de huidige papieren ondertekeningsworkflows afgehandeld? Gaat het om persoonlijke interacties, post, faxen, enz.? 
• Wat zijn bij benadering de volumes aan verzonden documenten en benodigde handtekeningen per maand? Seizoensvariaties?
• Welke ondertekenervaringen wilt u mogelijk maken: ondertekening op desktop, mobiel ondertekenen, persoonlijk ondertekenen op afstand?
• Hoe snel heeft u ondertekende documenten nodig? Zijn er nalevingstermijnen waarmee rekening moet worden gehouden?
• Welke identiteitsbewijs- of ondertekenaarsauthenticatiemethoden heeft u nodig?
• Wat zijn uw gegevensprivacybehoeften met betrekking tot documentopslag op leveranciersplatforms?
• Zullen handtekeningen een langdurige validatie over een periode van jaren vereisen? Volstaan ​​handtekeningen voor de korte termijn? 
• Welke bestaande systemen en workflows moeten worden geïntegreerd, zoals CRM's, factureringssystemen, enz.? 

Door het gebruik en de processen in de praktijk grondig te analyseren, komen de onmisbare mogelijkheden voor uw oplossing voor digitale handtekeningen aan het licht.   

Ontdek het gemak en de veiligheid van eSigner

Probeer het nu gratis!

 

Belangrijkste kenmerken en mogelijkheden 

Nu uw behoeften zijn geïdentificeerd, volgen hier enkele belangrijke kenmerken en functionaliteiten waar u op moet letten tijdens leveranciersevaluaties: 

Naleving en normen 

De oplossing voor elektronische handtekeningen moet voldoen aan de relevante regelgeving in uw rechtsgebieden, zoals de UETA- en ESIGN-wetten in de VS, eIDAS in de EU, enz. Vereiste standaard handtekeningformaten zoals PAdES of CAdES moeten worden ondersteund. Het naleven van de wetgeving inzake gegevensprivacy is ook essentieel. 

Werkstromen ondertekenen 

Er is een reeks opties nodig om ondertekeningsworkflows in meerdere stappen te configureren: sequentiële, parallelle, hybride routering, enz. Bulkverzending en aangepaste sjablonen met één klik optimaliseren de efficiëntie op schaal. 

Identiteitsvalidatie  

Er moeten voldoende maatregelen ter bevestiging van de identiteit van de ondertekenaar beschikbaar zijn – van eenvoudig e-mailadres/wachtwoord tot uitgebreide antecedentenonderzoek indien nodig. Integraties met identiteitsplatforms zoals Okta vereenvoudigen de compliance.  

Toegankelijkheid 

Evalueer hoe gemakkelijk het voor ondertekenaars is om documenten te openen, te bekijken en te ondertekenen op desktops, mobiele apparaten, tablets en persoonlijke apparaten. De oplossing moet overal een consistente ervaring bieden. 

API's en integraties 

De beschikbaarheid van API's en vooraf gebouwde connectoren voor uw bestaande systemen, zoals HRIS, CRM, facturering, enz., maakt het mogelijk om digitaal ondertekenen in bedrijfskritische workflows te integreren. 

Interface en UX  

De beheerders- en ondertekeninterfaces moeten goed ontworpen en intuïtief zijn voor alle gebruikers. Complexe B2B- en B2C-gebruiksscenario's moeten mogelijk worden gemaakt met eenvoudige onboarding en minimale training. 

Security  

Robuuste maatregelen moeten gevoelige documenten gedurende hun hele levenscyclus beschermen: encryptie, toegangscontroles en datacenters met redundanties om uitval te voorkomen. Jaarlijkse audits door vier partijen zorgen voor transparantie. 

Analytics  

Gebruiksanalyses van voltooide handtekeningen, in uitvoering, in behandeling, enz. zorgen voor zichtbaarheid. Audittrails die naleving aantonen, zijn ook van onschatbare waarde voor gereguleerde documenten.  

Technische specificaties 

Digitaal ondertekenen op afstand mag geen gespecialiseerde hardwarevereisten opleggen aan ondertekenaars. Evalueer technische aspecten zoals handtekeningformaten, cryptografiestandaarden en gebruikte tijdstempelautoriteiten. 

Validatie op lange termijn 

Validatiemechanismen zoals tijdstempels en ingebedde verificatiegegevens zijn essentieel voor documenten die handtekeningen voor de lange termijn vereisen. Controleer hoe ver in de toekomst handtekeningen kunnen worden geverifieerd.  

maatwerk 

Opties voor het configureren van het uiterlijk van visuele handtekeningen, branding, vereiste formuliervelden, enz., gebaseerd op ondertekeningsscenario's, stroomlijnen de workflows. White-labelingopties zijn ideaal voor externe oplossingen voor ondertekenaars. Nu de kernfuncties overeenkomen met uw prioriteiten, is de volgende stap het beoordelen van de dienstverleners zelf. 

Evaluatie van aanbieders van digitale handtekeningen  

De serviceprovider vormt een cruciaal onderdeel van uw digitale handtekeningoplossing. Factoren als betrouwbaarheid, ondersteuningsbetrouwbaarheid en staat van dienst op het gebied van beveiliging vereisen een zorgvuldig onderzoek. Hier volgen de belangrijkste overwegingen bij het beoordelen van leveranciers: 

Vertrouwen en naleving 

Kies voor gevestigde providers met een geschiedenis in het mogelijk maken van legale digitale handtekeningen voor grote ondernemingen en overheidsinstanties. Publieke vertrouwenscertificaten zoals WEBTrust tonen nalevingsnauwkeurigheid aan. 

Geografische dekking  

Als uw gebruiksscenario's voor ondertekening meerdere landen bestrijken, zoek dan naar leveranciers met wereldwijde expertise en dekking. Ze kunnen omgaan met lokalisatiebehoeften en juridische nuances voor internationale implementaties. 

Responsiviteit 

De beschikbaarheid van telefoon-, chat- en e-mailkanalen voor tijdige probleemoplossing duidt op een focus op klantsucces. Zoek naar gegarandeerde reactietijden en 24/7 ondersteuning.  

Beveiligingshouding 

Controleer beveiligingsvoorzieningen zoals encryptie, hardwarebeveiligingsmodules, periodieke audits en redundantiemaatregelen. Financiële levensvatbaarheid garandeert ook de bedrijfscontinuïteit zonder verstoringen. 

Privacynormen 

Beleid voor gegevensverwerking, lokalisatie en onafhankelijke audits zorgen voor transparantie in privacypraktijken. ISO 27001-certificering geeft aan dat er sprake is van best practices. 

Platformbetrouwbaarheid en uptime 

Controleer historische uptimestatistieken en geboden infrastructuurredundantie. Failover-datacenters en taakverdeling tonen voldoende betrouwbaarheid voor ononderbroken ondertekening. 

Modellen prijzen  

Evalueer voorspelbare prijzen, zoals onbeperkte of gelaagde flatrate-abonnementen. Op gebruik gebaseerde modellen kunnen bij hogere volumes verborgen kosten met zich meebrengen. Overweeg gratis proefversies om de mogelijkheden te testen. 

Digitale handtekeningen toevoegen met eSigner 

Voor documenten waarvoor juridisch bindende handtekeningen vereist zijn, kunt u overwegen om De digitale handtekeningservice van eSigner. Met eSigner kunnen gebruikers vertrouwde digitale handtekeningen en tijdstempels aan documenten toevoegen via de publieke sleutelinfrastructuur (PKI). De voordelen van het gebruik van eSigner zijn onder meer: 

• Handtekeningen zijn rechtsgeldig en afdwingbaar, net als handtekeningen met pen en papier.
• Documenten ondertekend via eSigner bieden authenticatie, integriteit en onweerlegbaarheid. De identiteit van de ondertekenaar wordt geverifieerd, het document kan na ondertekening niet meer worden gewijzigd en de ondertekenaar kan de ondertekening niet weigeren.
• eSigner kan worden geïntegreerd met belangrijke documentformaten en platforms zoals PDF, Microsoft Office en Adobe Acrobat.
• Handtekeningen kunnen worden toegevoegd vanaf zowel desktop- als mobiele apparaten via een eenvoudig online proces. Er zijn geen downloads of apps vereist.
• eSigner maakt gebruik van digitale certificaten die zijn uitgegeven door vertrouwde certificeringsinstanties, waardoor de handtekeningen automatisch verifieerbaar zijn op alle besturingssystemen en software. 
• Inschrijving bij eSigner-cloudondertekening biedt de mogelijkheid om een ​​SSL.com-certificaat voor documentondertekening te genereren gecertificeerde handtekeningen welke bieden een hoger niveau van documentcontrole dan gewone digitale handtekeningen. Zoals uitgelegd door adobe, “wanneer u een document certificeert, kunt u bepalen welke soorten wijzigingen andere mensen kunnen aanbrengen.”

Hoewel eSigner verschillende validatieniveaus biedt, voldoen zelfs onze standaard elektronische handtekeningen in de meeste rechtsgebieden aan de wettelijke vereisten voor elektronische handtekeningen. Voor digitale handtekeningen met hoge zekerheid worden geldige ID-verificatie en verbeterde certificaten gebruikt. Over het geheel genomen biedt eSigner een snelle, eenvoudige manier om rechtsgeldige digitale handtekeningen aan documenten toe te voegen via een wereldwijd vertrouwde service. Overweeg om onze oplossing te integreren als ondertekeningsoptie voor uw workflow. 

Uw oplossing voor digitale handtekeningen kiezen 

Het kiezen van de juiste oplossing voor digitale handtekeningen vereist het afstemmen van de zakelijke behoeften op de mogelijkheden van leveranciers op het gebied van vertrouwen, compliance, beveiliging, integraties en gebruikerservaring. Door een methodisch selectieproces te volgen, kan uw organisatie papierloze ondertekeningsworkflows implementeren die de doorlooptijd van documenten versnellen, risico's verminderen, kosten besparen en altijd en overal gemak bieden. De veilige, legale en conforme documentervaringen die mogelijk worden gemaakt door het optimale platform voor digitale handtekeningen zullen de manier waarop uw bedrijf digitaal communiceert met klanten en werknemers aanzienlijk verbeteren. Door de belangrijkste criteria zorgvuldig af te wegen, zorgt u ervoor dat uw oplossing voor elektronische handtekeningen maximale waarde op de lange termijn oplevert. Voor een vertrouwde service voor elektronische handtekeningen die aan alle eisen voldoet, kunt u eSigner van SSL.com overwegen. eSigner maakt met slechts een paar klikken rechtsgeldige digitale handtekeningen op documenten mogelijk. Meld u aan voor een gratis proefperiode op https://app.esigner.com/ om mogelijkheden te testen die zijn afgestemd op uw unieke workflowbehoeften. Met de juiste oplossing die is afgestemd op uw processen, kan uw bedrijf de vele voordelen van papierloos digitaal ondertekenen benutten – van milieubesparingen tot verbeterde beveiliging en toegankelijkheid. Een methodische benadering van selectie leidt u naar de ideale match.

Klaar om het digitale ondertekeningsproces van uw bedrijf te verbeteren? Ontdek de kracht en het gemak van eSigner van SSL.com

Probeer het nu