Hvorfor gå over til eSealing?
eSealing gir den juridiske gyldigheten, sikkerheten og arbeidsflyteffektiviteten som trengs for å behandle dokumenter med hastigheten og skalaen til digital virksomhet. Overgang fra signering med våt blekk til eSealing muliggjør betydelige kostnadsbesparelser, forebygging av svindel og overholdelse av forskrifter for digital signatur.Flere selskaper aksepterer og krever digitale signaturer på ulike forretningsdokumenter, noe som sikrer fortsatt vekst og adopsjon. Forebyggende implementering av eSealing-løsninger hjelper bedrifter med å tilpasse seg den økende digitaliseringen av arbeidsflyter.
Standarddokumenter som drar nytte av autentisert beskyttelse via eSeals inkluderer:
- Innkjøpsordrer
- Fakturaer
- Salgskontrakter
- Onboarding-skjemaer for ansatte
- Medisinske journaler
- Bankdokumenter
Med eSealing kan disse høyvolumsdokumentene raskt signeres digitalt for å forhindre trusler som svindel med falske fakturaer og uredelige forespørsler om endringsordre som har kostet organisasjoner millioner.
Hvordan forbedrer en eSeal dokumentsikkerheten?
eSealing forbedrer digital signaturteknologi ved å la en person signere et dokument på vegne av en hel organisasjon. Et enkelt sertifikat utstedt til selskapet kan brukes av flere autoriserte brukere til å forsegle dokumenter med organisasjonens autentiserte identitet. Dette er spesielt nyttig for høyvolumsdokumenter som er sårbare for svindel, der manuell digital signering er upraktisk.
Implementering av eSealing: Integrasjon og automatisering
For organisasjoner som ønsker å implementere eSealing, tilbyr SSL.com to hovedkomponenter: et dokumentsignerings-API som er en RESTful-tjeneste, og et kommandolinjeverktøy for dokumentsignering. Disse verktøyene lar bedrifter automatisere signering av tusenvis av dokumenter på en sikker og effektiv måte. Ved å sende bare hashen av dokumentet over ledningen, sikrer eSealing at hele dokumentet ikke forlater selskapets nettverk, noe som bevarer konfidensialitet og sikkerhet. For C-nivåer og andre utpekte ansatte ved din bedrift, leveres eSealing-sertifikater med skybaserte signeringsplattformer som eSigner.com. Kontoadministratoren kan utstede legitimasjon til flere autoriserte ansatterepresentanter, slik at de kan dele tilgang til det samme eSealing-sertifikatet. Dette muliggjør forbedret koordinering og logistikk i høyvolums dokumentbehandling. Gjennom bruk av et signeringsoperasjons-API kan automatisert eSealing integreres i andre dokumentarbeidsflyter og regnskapssystemer, inkludert Adobe Acrobat Sign. Denne sømløse integrasjonen sikrer at digitalt signerte dokumenter er beskyttet og juridisk bindende, samtidig som den effektiviserer organisasjonens dokumentbehandlingsarbeidsflyt.Hvordan eSeals binder dokumenter på en sikker måte
Når en organisasjon bruker et eSeal, opprettes en digital signatur ved å hashe dokumentets innhold for å generere et unikt digitalt fingeravtrykk. Denne hashen blir deretter kryptert med organisasjonens private nøkkel, og den resulterende signaturen kan valideres med den tilsvarende offentlige nøkkelen. X.509-sertifikatene knyttet til disse nøklene bekrefter organisasjonens identitet, og sikrer at signaturen er gyldig og at dokumentet ikke er tuklet med. Denne kryptografiske prosessen gir bevis for tukling og forhindrer forfalskninger, og forbedrer betydelig på tradisjonelle blekksignaturer.
Infrastruktur for offentlig nøkkel (PKI) gir det underliggende rammeverket for eSealing-sertifikater. Samsvarsstandarder for sertifikater og digitale signaturer er satt av Adobe AATL-programmet og andre standardorganer for sertifiseringsinstanser. Sertifiseringsmyndighetene blir deretter revidert mot disse standardene for å bli inkludert i trust-butikkene til Adobe og andre dokumentselskaper.
Adobe Trust og eSeals
Adobe PDF-lesere bekrefter ektheten til digitalt signerte dokumenter når den utstedende sertifikatmyndigheten er inkludert i Adobes godkjente tillitsliste eller AATL. Når et dokument er signert med et eSeal-sertifikat fra en klarert sertifiseringsinstans (CA) som SSL.com, viser Adobe PDF Readers en grønn hake som indikerer at dokumentets signatur er gyldig og at underskriverens identitet er verifisert av en Adobe-klarert sertifiseringsinstans. Denne Adobe Trust Store-verifiseringen forbedrer sikkerheten og påliteligheten til eSealed-dokumenter ytterligere, og gir mottakerne en visuell bekreftelse på dokumentets autentisitet. For å sikre at eSealed-dokumenter er juridisk bindende og håndhevbare, må de imidlertid også overholde relevante juridiske og regulatoriske krav, som varierer fra bransje og region.Overholdelse av juridiske og forskriftsmessige standarder
I mange bransjer og regioner må elektroniske dokumenter og digitale signaturer overholde spesifikke juridiske og forskriftsmessige krav for å anses som gyldige og håndhevbare. Noen viktige samsvarsstandarder og forskrifter knyttet til eSealing inkluderer:
- eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services): EU-forordningen gir et rammeverk for elektronisk identifikasjon, autentisering og tillitstjenester, inkludert digitale signaturer. eSeals som oppfyller kravene til eIDAS anses som juridisk bindende innenfor EU.
- ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act): Denne amerikanske føderale loven gir juridisk anerkjennelse til elektroniske signaturer og poster, forutsatt at de oppfyller visse krav. eSeals kan hjelpe organisasjoner med å overholde ESIGN Act ved å tilby sikre, autentiserte digitale signaturer.
- UETA (Uniform Electronic Transactions Act): Vedtatt av de fleste amerikanske stater, etablerer UETA den juridiske ekvivalensen av elektroniske poster og signaturer til papirbaserte motparter. eSeals kan forenkle overholdelse av UETA ved å muliggjøre sikre, verifiserbare digitale signaturer på elektroniske dokumenter.
- ISO 32000: Denne internasjonale standarden spesifiserer PDF-filformatet, inkludert krav til digitale signaturer. eSeals som overholder ISO 32000 sikrer kompatibilitet og interoperabilitet på tvers av ulike plattformer og programvare.
Ved å implementere eSealing-løsninger som er i samsvar med relevante forskrifter og standarder, kan organisasjoner sikre at deres digitalt signerte dokumenter er juridisk gyldige og håndhevbare, noe som muliggjør sikre og effektive elektroniske transaksjoner.
Brukskofferter som passer best for eSeal
Standard brukstilfeller med stort volum som er godt egnet for overgang fra ineffektiv signering med våt blekk til strømlinjeformede eSeal-arbeidsflyter inkluderer:
- Regnskap og fakturering
- Salgskontrakter og avtaler
- Onboarding avtaler
- Dokumentarkivering
- Sikring av elektroniske skjemainnleveringer
I regulerte bransjer gir eSeals også overholdelsesfordeler for å tilfredsstille offisielle krav om gyldige digitale signaturer:
- Helsevesen
- Dokumenthåndtering og lagring
- Banking
- Regjeringen
- Engineering & Manufacturing
Hvordan kan du få eSealing?
De med brukstilfeller som trenger ny implementering av eSeal-aktiverte Organization Validation (OV)-sertifikater kan kontakte SSL.com-støtteteamet på sales@ssl.com for å diskutere skreddersydde løsninger som passer deres dokumentsigneringsarbeidsflyt.
Kontakt salgsteamet vårt for å lære mer om implementering av denne løsningen i din organisasjon.