Hvordan velge riktig digital signaturløsning for bedriften din

Den utbredte bruken av eksternt arbeid og papirløse arbeidsflyter har akselerert behovet for sikker digital dokumentsignering. Implementering av den riktige e-signaturløsningen kan effektivisere signeringsprosessene betraktelig samtidig som juridisk gyldighet og samsvar sikres. Men med et svimlende utvalg av leverandører i markedet, kan det ta tid og krefter å velge den beste digitale signaturtjenesten for dine spesifikke forretningsbehov. Denne artikkelen gir en omfattende veiledning for å identifisere nøkkelkriteriene og ta det riktige valget. 

Introduksjon til digitale signaturer 

Digitale signaturer bruker kryptografiske teknikker for å sikre elektronisk dokumentsignering og verifisering. De binder underskrivere til signaturene deres, sikrer dokumentintegritet og gir manipulasjonssikker forsegling som fysiske signaturer på papir. Kjernefordelene med digitalt signerte dokumenter inkluderer: 

• Juridisk gyldighet og håndhevbarhet under lover om e-signatur
• Sterkere autentisering av underskrivers identitet 
• Forbedret sikkerhetsbeskyttelse mot forfalskning
• Enklere å lagre som poster for samsvarsbehov
• Miljøbesparelser fra redusert papirbruk
• Praktisk å signere når som helst, hvor som helst 

Med den riktige løsningen skreddersydd for arbeidsflytene dine, kan bedriften din realisere disse fordelene ved å gå papirløs og ta i bruk digitale signaturer. Men først er det nødvendig med en nøye vurdering av dine spesifikke behov. 

Vurdere organisasjonsbehov 

Ta oversikt over brukstilfellene, prosessene og kravene dine før du starter leverandørsøket. Dette vil hjelpe deg med å identifisere funksjoner du må ha og unngå overforbruk på unødvendige funksjoner. 

Tenk på følgende: 

• Hvilke typer dokumenter trenger du å signere digitalt? Eksempler inkluderer kontrakter, skatteskjemaer, registreringsdokumenter, HR-papirer, fakturaer osv.
• Hvordan håndteres gjeldende papirbaserte signeringsarbeidsflyter? Innebærer de personlig interaksjon, post, fakser osv.? 
• Hva er de omtrentlige volumene for dokumenter som sendes og signaturer som kreves per måned? Sesongvariasjoner?
• Hvilke signeringsopplevelser vil du aktivere – skrivebordssignering, mobilsignering, ekstern personlig signering?
• Hvor raskt trenger du signerte dokumenter returnert? Er det tidsfrister for samsvar å vurdere?
• Hvilke metoder for identitetskontroll eller signeringsautentisering trenger du?
• Hva er dine behov for personvern når det gjelder dokumentlagring på leverandørplattformer?
• Vil signaturer kreve langsiktig validering som strekker seg over år? Er kortsiktige signaturer tilstrekkelig? 
• Hvilke eksisterende systemer og arbeidsflyter trenger integrasjon, som CRM-er, faktureringssystemer osv.? 

Grundig analyse av bruk og prosesser i den virkelige verden vil vise de nødvendige egenskapene for din digitale signaturløsning.   

Oppdag bekvemmeligheten og sikkerheten til eSigner

Prøv det nå gratis!

 

Nøkkelfunksjoner og muligheter 

Med behovene dine identifisert, her er noen viktige funksjoner og funksjoner du bør se etter under leverandørevalueringer: 

Overholdelse og standarder 

E-signaturløsningen må være i samsvar med relevante forskrifter i dine jurisdiksjoner, som statlige UETA- og ESIGN-lover i USA, eIDAS i EU, etc. Nødvendige standard signaturformater som PAdES eller CAdES bør støttes. Overholdelse av lover om personvern er også viktig. 

Signering av arbeidsflyter 

En rekke alternativer for å konfigurere flertrinns signeringsarbeidsflyter er nødvendig – sekvensiell, parallell, hybrid ruting, osv. Massesending og ett-klikks tilpassede maler vil optimere effektiviteten i stor skala. 

Identitetsvalidering  

Tilstrekkelige tiltak for bekreftelse av signeridentitet bør være tilgjengelig – fra grunnleggende e-post/passord til omfattende bakgrunnssjekker om nødvendig. Integrasjoner med identitetsplattformer som Okta forenkler overholdelse.  

tilgjengelighet 

Vurder hvor enkelt det er for underskrivere å få tilgang til, gjennomgå og signere dokumenter på tvers av skrivebord, mobil, nettbrett og personlige enheter. Løsningen skal gi en konsistent opplevelse overalt. 

APIer og integrasjoner 

Tilgjengeligheten av APIer og forhåndsbygde koblinger til dine eksisterende systemer, som HRIS, CRM, fakturering, etc., vil muliggjøre innebygging av digital pålogging i forretningskritiske arbeidsflyter. 

Grensesnitt og UX  

Administrasjons- og signeringsgrensesnittene bør være godt utformet og intuitive for alle brukere. Komplekse B2B- og B2C-brukstilfeller bør imøtekommes med enkel ombordstigning og minimalt nødvendig opplæring. 

Sikkerhet  

Robuste tiltak bør beskytte sensitive dokumenter gjennom hele livssyklusen – kryptering, tilgangskontroller og datasentre med redundanser for å forhindre strømbrudd. Fjerdeparts årlige revisjoner gir åpenhet. 

Analytics  

Bruksanalyser på signaturer som er fullført, pågår, venter osv. gir synlighet. Revisjonsspor som viser samsvar er også uvurderlige for regulerte dokumenter.  

Tekniske spesifikasjoner 

Ekstern digital signering bør ikke pålegge underskrivere spesialiserte maskinvarekrav. Evaluer tekniske aspekter som signaturformater, kryptografistandarder og tidsstempelmyndigheter som brukes. 

Langsiktig validering 

Valideringsmekanismer som tidsstempling og innebygde bekreftelsesdata er avgjørende for dokumenter som krever langsiktige signaturer. Sjekk hvor langt inn i fremtiden signaturer kan verifiseres.  

Tilpasning 

Alternativer for å konfigurere visuell signaturutseende, merkevarebygging, obligatoriske skjemafelt, etc., basert på signeringsscenarier effektiviserer arbeidsflytene. Alternativer for hvit merking er ideelle for eksterne signer-vendte løsninger. Med kjernefunksjoner som matcher prioriteringene dine, er neste trinn å vurdere tjenesteleverandørene selv. 

Evaluering av leverandører av digitale signaturer  

Tjenesteleverandøren utgjør en kritisk del av din digitale signaturløsning. Faktorer som pålitelighet, støttepålitelighet og sikkerhetsresultater krever nøye undersøkelse. Her er viktige hensyn når du evaluerer leverandører: 

Tillit og etterlevelse 

Velg etablerte leverandører med en historie med å muliggjøre lovlige digitale signaturer for store bedrifter og offentlige etater. Offentlige tillitssertifikater som WEBtrust demonstrerer overholdelse av strenghet. 

Geografisk dekning  

Hvis signeringsbrukssakene dine spenner over flere land, søk leverandører med global ekspertise og dekning. De kan navigere lokaliseringsbehov og jurisdiksjonsnyanser for internasjonale utrullinger. 

respons 

Tilgjengeligheten av telefon-, chat- og e-postkanaler for rettidig problemløsning indikerer fokus på kundesuksess. Se etter garanterte responstider og 24/7 support.  

Sikkerhetsstilling 

Gjennomgå sikkerhetsbestemmelser som kryptering, maskinvaresikkerhetsmoduler, periodiske revisjoner og redundanstiltak. Økonomisk levedyktighet sikrer også forretningskontinuitet uten forstyrrelser. 

Personvernstandarder 

Retningslinjer for datahåndtering, lokalisering og uavhengige revisjoner gir åpenhet om personvernpraksis. ISO 27001-sertifisering indikerer overholdelse av beste praksis. 

Plattformpålitelighet og oppetid 

Sjekk historiske oppetidsberegninger og oppgitt infrastrukturredundans. Failover-datasentre og lastbalansering viser tilstrekkelig pålitelighet for uavbrutt signering. 

Prismodeller  

Vurder forutsigbare priser som ubegrensede eller nivådelte flatprisplaner. Bruksbaserte modeller kan pådra seg skjulte kostnader ved høyere volum. Vurder gratis prøveversjoner for å teste funksjonene. 

Legge til digitale signaturer med eSigner 

For dokumenter som krever juridisk bindende signaturer, bør du vurdere å bruke eSigners digitale signaturtjeneste. eSigner lar brukere legge til pålitelige digitale signaturer og tidsstempler til dokumenter gjennom offentlig nøkkelinfrastruktur (PKI). Fordelene med å bruke eSigner inkluderer: 

• Signaturer er juridisk gyldige og håndhevbare, som penn-og-papir-signaturer.
• Dokumenter signert gjennom eSigner gir autentisering, integritet og ikke-avvisning. Underskriverens identitet er bekreftet, dokumentet kan ikke endres etter signering, og underskriveren kan ikke nekte å signere.
• eSigner integreres med store dokumentformater og plattformer som PDF, Microsoft Office og Adobe Acrobat.
• Signaturer kan legges til fra både stasjonære og mobile enheter gjennom en enkel online prosess. Ingen nedlastinger eller apper kreves.
• eSigner bruker digitale sertifikater utstedt av pålitelige sertifikatmyndigheter, noe som gjør signaturene automatisk verifiserbare på tvers av operativsystemer og programvare. 
• Registrering i eSigner skysignering gir en mulighet for å generere et SSL.com dokumentsigneringssertifikat sertifiserte signaturer hvilken gir et høyere nivå av dokumentkontroll enn vanlige digitale signaturer. Som forklart av Adobe, "når du sertifiserer et dokument, kan du kontrollere hvilke typer endringer andre kan gjøre."

Mens eSigner tilbyr ulike valideringsnivåer, oppfyller selv våre grunnleggende elektroniske signaturer juridiske krav til e-signatur i de fleste jurisdiksjoner. For digitale signaturer med høy sikkerhet brukes gyldig ID-verifisering og forbedrede sertifikater. Totalt sett gir eSigner en rask og grei måte å legge til juridisk gyldige digitale signaturer til dokumenter gjennom en globalt pålitelig tjeneste. Vurder å integrere løsningen vår som et signeringsalternativ for arbeidsflyten din. 

Velge din digitale signaturløsning 

Å velge den riktige digitale signaturløsningen krever at virksomhetens behov tilpasses leverandørens evner på tvers av tillit, overholdelse, sikkerhet, integrasjoner og brukeropplevelse. Ved å følge en metodisk utvelgelsesprosess kan organisasjonen implementere papirløse signeringsarbeidsflyter som akselererer dokumentbehandlingen, reduserer risikoer, reduserer kostnader og gir bekvemmelighet når som helst og hvor som helst. De sikre, lovlige og kompatible dokumentopplevelsene som er muliggjort av den optimale digitale signaturplattformen, vil i betydelig grad forbedre hvordan bedriften din samhandler digitalt med kunder og ansatte. Nøye veiing av nøkkelkriterier vil sikre at e-signaturløsningen din gir maksimal langsiktig verdi. For en pålitelig e-signaturtjeneste som krysser av i alle boksene, bør du vurdere eSigner fra SSL.com. eSigner muliggjør juridisk gyldige digitale signaturer på dokumenter med bare noen få klikk. Registrer deg for en gratis prøveperiode på https://app.esigner.com/ for å teste funksjoner tilpasset dine unike arbeidsflytbehov. Med den riktige løsningen skreddersydd for prosessene dine, kan virksomheten din realisere de mange fordelene med papirløs digital signering – fra miljøbesparelser til økt sikkerhet og tilgjengelighet. En metodisk tilnærming til valg vil føre deg til den ideelle passformen.

Klar til å forbedre virksomhetens digitale signeringsprosess? Oppdag kraften og bekvemmeligheten til eSigner by SSL.com

Prøv det nå