Hva er Remote Online Notarization?
Remote Online Notarization (RON) er en form for notarialarbeid som kan utføres via internett ved hjelp av live videosamtaler. Gjennom RON kan juridiske dokumenter signeres av klienten og attesteres av advokaten uten at de trenger å møte ansikt til ansikt.
Pandemisk eller ikke, verden går mer og mer online. Noen jobber som tradisjonelt har nødvendig å fullføre ansikt til ansikt for å fullføre nå, har alternativer som kan gjøres digitalt og eksternt. Notarisering er en slik funksjon. Foreløpig er det 35 stater som har en form for permanente eksterne notariuslover på plass, med flere som forventes å bli med i folden snart.
Det faktum at de fleste stater nå har innført virtuell notarisering indikerer at de anerkjenner RON som en sikrere måte å avskrekke svindel på sammenlignet med den tradisjonelle personlige notariseringen. Faktisk ble det nylig introdusert et topartsforslag i senatet som tar sikte på å autorisere notarier i alle amerikanske stater til å utføre RON.
Hver prosess i ekstern notarisering er rettet mot bedre bekjempelse av bedrag. Før klienten er i stand til å signere dokumentet, verifiserer notarius først personens identitet gjennom forespørsler om identitetsautentisering, også referert til som Knowledge Based Authentication (KBA). Denne verifiseringsprosedyren krever at signatøren gir informasjon som bare tilhører personen som eier den aktuelle identiteten. Ved hjelp av Public Key Infrastructure-teknologien fester notariuset et unikt digitalt segl til e-dokumentet, og eventuelle endringer i det vil være unektelig. Betydelige deler av live -videosamtalen er lovpålagt å registrere og lagre sikkert av notar.
Som det vil bli diskutert i de følgende avsnittene, må en advokat som har til hensikt å bli en notarius online oppfylle flere krav til cybersikkerhet fastsatt av staten. Et vanlig krav, som det er i Texas, Virginia og Pennsylvania, er en X.509-kompatibel sertifikat ved hjelp av PKI (offentlig nøkkelinfrastruktur) teknologi. Et godt svar på dette kravet er Adobe-klarert dokument signeringssertifikater fra SSL.com.
Her er en oversikt over hvordan du kan bli notarius online, og hvordan du kan oppfylle noen av de mer generelle kravene, som kan variere fra stat til stat. National Notary Association gir en god sentral ressurs på disse kravene landsomfattende.
Krav for å bli ekstern notarius
Hold en nåværende kommisjon som notarius publicus i din stat
I de fleste tilfeller kan du ikke søke om å bli notarius online uten å først ha en kommisjon som en tradisjonell notarius publicus i din stat.
Nåværende tilgang til offentlig godkjent datautstyr
Å ha datautstyr for RON kan virke fornuftig, men det er viktig å påpeke fordi hver stat har sine egne spesifikke delkrav. Som utgangspunkt er en notarius online forpliktet til å ha en sikker datamaskin, et webkamera som kan ta opp klare bilder, en mikrofon som produserer forståelig lyd under direktesamtalen, og en sterk og trygg internettforbindelse. Besøk statens regjerings nettsted for å finne ut om de spesifikke beregningene som kreves for hvert verktøy.
Søk eller registrer deg for å utføre virtuelle notariseringer
For å starte den online notarius søknadsprosessen, trenger du noen få viktige biter av informasjon:
- Notarius identifikasjonsnummer tildelt av statssekretæren
- Fødselsdatoen din
- Ditt personnummer
Må ha et digitalt sertifikat utstedt av en tredjepartsleverandør
Noen stater utvider dette kravet og sier at sertifikatet må brukes PKI teknologi og være X.509-kompatibel. Dette er imidlertid for vagt, ettersom X.509-formatet omfatter mange typer digitale sertifikater, inkludert SSL /TLS sertifikater for nettsteder og kodesigneringssertifikater. Hvis du leter etter riktig sertifikat for din online notariusøknad, er SSL.coms forretningsidentitetssertifikater et flott alternativ.
SSL.coms forretningsidentitetssertifikater kan leveres eller installeres på et FIPS 140.2-validert YubiKey USB-token. Dette tokenet kan brukes til sikker dokumentsignering i Adobe PDF -filer og Microsoft Office -dokumenter. EN digital signatur gir bevis for at underskriver av et elektronisk dokument er den de hevder å være, og viser at informasjonen i dokumentet ikke er endret siden det ble signert.
Digitalt signerte dokumenter sørger også for lovlige ikke-avvisning. Hvis en person signerer et dokument digitalt med sin private dokumentsigneringsnøkkel, er det vanskelig for dem å nekte for at de signerte det. Som en offentlig pålitelig sertifikatmyndighet og medlem av Adobe-godkjente klareringsliste (AATL)SSL.coms Business Identity-sertifikater er klarert over hele verden for signering av virtuelle dokumenter, inkludert Adobe PDF og Microsoft Office. Dette betyr at både Acrobat og Microsoft ser på PDF-signaturene våre som gyldige, og kundene dine vil ikke se feilmeldinger om signaturen din i disse programmene.
Her er et eksempel på en ugyldig signaturfeil i Adobe:
Og her er et eksempel på en godkjent signaturbekreftelse:
Forretningsidentitetssertifikater fra SSL.com inkluderer også et S/MIME sertifikat og klientautentisering funksjoner, som gir tillit og sikkerhet for digitalt signert e-post og ekstra innloggingssikkerhetsalternativer.
Fullfør RON-spesifikk testing eller opplæring som staten krever
Fordi prosessene for å utføre en digital notarisering er forskjellige, vil staten din sannsynligvis kreve ytterligere opplæringskurs eller testing før du kan bli en RON.
Få eksterne ekte notariusjonsverktøy som en eSeal
Sammen med SSL.com Business Identity-sertifikatet trenger du noen få andre verktøy. Den ene er din digitale notariusegl, som du kan kjøpe online. Du trenger kommisjonen eller autorisasjonsbeviset for å kjøpe seglet og få det sendt til deg.
Gyldig kontrakt med et cybersikkerhetsfirma
Fordi komponentene i online notarisering krever cyber-ekspertise, må du kontakte en internettleverandør som har teknologien til å utføre digitalbasert identitetsbekreftelse og legitimasjonsanalyse, samt muligheten til å lagre et audiovisuelt opptak av en virtuell notarisering på en sikker måte. .
Avgifter, forsikring, obligasjoner
Når du har alt på plass for søknaden din og sertifikatet ditt, er det bare noen få biter av rengjøring. Du må ha en kausjonsobligasjon for å dekke eksterne online-notariser, en feil og mangler (E&O) forsikring som dekker RON, og du må sende inn andre dokumenter som kreves av statens lover.
Siste ord
En advokat som ønsker å utføre virtuell notarisering bør ha nettverksgodkjente nettverksverktøy som vil bli brukt til nøyaktig verifisering av identiteter, digital forsegling av dokumenter for å beskytte innholdet, revisjon av online-transaksjonen og sikker lagring av elektroniske dokumenter.
Å bli en ekstern notarius kan være en velsignelse for din notariseringsvirksomhet. Å ta de riktige trinnene for å være forberedt på å tilby sikre, pålitelige og kompatible tjenester er verdt innsatsen. SSL.coms Business Identity-sertifikater kan være et nøkkelvalg for å forbedre opplevelsen din og tilby den beste servicen til potensielle kunder.
