Før 2011, da Virginia ble den første staten som signerte Remote Online Notarization (RON) i lov, hadde tradisjonen med å notarisere dokumenter i USA tradisjonelt blitt utført ansikt til ansikt. Statlige myndigheter ga myndighet til en notar eller advokat for å sikre at signatøren/klienten hadde en gyldig personlig identitet, samt å godkjenne gyldigheten av dokumentene.
Den mangeårige penn- og papirmetoden for notarialarbeid viste seg å være tungvint og utsatt for feil. Dokumenter og identifikasjonskort kan være forfalsket. Underskrifter ble forfalsket. Folk kan lyve om identiteten sin. Manuell lagring av de notariserte dokumentene kan føre til tyveri eller ødeleggelse (menneskeskapt eller utilsiktet). Og den eneste opptegnelsen over at notariseringen har funnet sted var dokumentene og navnene og underskriftene som disse inneholdt - som alle kan bestrides.
Virginia ble en banebrytende stat da den i 2011 vedtok en lov som tillot utøvelse av RON. Virginias lov var viktig for å skissere flere av RON -prosedyrene, inkludert verifisering av signatøren og standarder for å sikre at notarseglet er beskyttet mot manipulering.
I de siste årene, med den økende aksept av online transaksjoner når det gjaldt ulike forretningsavtaler og til og med offentlige tjenester, omfavnet flere og flere stater ideen om RON. I mai 2019 nådde antallet stater som vedtok det i lov 21, hvorav de fleste vedtok bestemmelsene i den opprinnelige Virginia -loven.
I juli 2021, med angrepet av COVID-19-pandemien som førte til at flere og flere transaksjoner ble utført på nettet, hadde totalt 35 stater en slags permanent RON-lov.
Med det post-pandemiske arbeidet og forretningsmiljøet som ønsker å inkludere flere og flere eksterne transaksjoner, vil det også være en økning i antall dokumenter som blir notarisert på nettet, og alt av praktiske årsaker. Les videre nedenfor når vi diskuterer funksjonene til RON som gjør at den kan overvinne de historiske svakhetene ved tradisjonell blekk og papir notarisering.
Transaksjonell effektivitet
Hastigheten og interoperabiliteten som RON gjør at transaksjoner kan skje, gjør at klienter og leverandører/tjenesteleverandører kan inngå forretningsavtaler mye mer jevnt. Det åpner for en situasjon der notarier virkelig kan utføre både forretninger og god service.
RON kan brukes i flere former for transaksjoner, inkludert å søke om lån, få boliglån, behandle tomter, utføre pensjonsuttak, oppnevne en helsepersonell og til og med sverge vitner i rettssaker.
Fjorårets industri rapporter avslører den økte aksepten av RON av klienter, notarier og cybersikkerhetsselskaper:
“Handelen med virtuelle notarius tjenester steg til tross for pandemien. I juli, DocuSign kjøpte Austin-basert oppstart Liveoak Technologies for 38 millioner dollar i en aksjebehandling. Digital notariusplattform Notarize stengte også en serie C på 35 millioner dollar i mars, og samlet inn 82 millioner dollar med investeringer fra eiendomsfokusert venturekapitalfirma Camber Creek, Boston-baserte Polaris Partners og andre eksisterende strategiske investorer.
Fjern revisjonsspor
Tradisjonelle blekk-og-papir notariserte dokumenter er i hovedsak frittstående poster. De antas å være gyldige fordi de har blitt forseglet av en notar som er en lovens agent. Men fordi det ikke finnes manipuleringssikre materialer som kan støtte disse dokumentene, kan disse bestrides av personene hvis navn fremstår som underskrivere.
RON innebærer en cyberlagring av e-dokumenter som registrerer vesentlig informasjon om hvem som fikk tilgang til et dokument, hvem det ble delt til, hvem som signerte det elektronisk, hvem det ble notarisert elektronisk, og hvor var hver parts lokasjoner da den elektroniske notariseringen skjedde. Disse digitale postene kan ikke endres, slik at underskriverne ikke kan nekte for at de faktisk har inngått transaksjonen. I tillegg fungerer videoopptaket av notariseringen som en sterk støtte for e-dokumentene.
Leverandøren eller tjenesteleverandøren får også beskyttelse i RON. Camelia Martin, tidligere administrerende direktør i Falcon Capital Advisors forklarte at "hvis transaksjonen noen gang blir utfordret, har utlåner muligheten til å få tilgang til et revisjonsspor og et lyd-videoopptak av den elektroniske notariseringsøkten."
Oppbevaring av dokumentintegritet
Å beholde integriteten i innholdet i dokumenter er viktig for en notar for å få beskyttelse mot søksmål eller falske anklager.
I eiendomsbransjen har eiendomsselgere, agenter og kjøpere vært i stand til å samarbeide med notarer for å bruke RON for å verifisere, utveksle og lagre relevante dokumenter knyttet til et eiendomssalg.
Gjennom bruk av digital kryptering er RON i stand til å gi myke kopier av juridiske dokumenter med manipulerende digitale segl/signaturer. Hvis det originale innholdet i dokumentet endres, oppheves forseglingen og den potensielt ondsinnede hensikten avsløres.
Mer nøyaktig bekreftelse av underskriverens identitet
Med bruk av Dynamic Knowledge-Based Authentication (KBA) i RON for mer strengt og nøyaktig validering av identiteter, kan notaren forvente et godt resultat. Dynamisk KBA innebærer privat informasjon som ikke er lett kjent. Disse inkluderer en persons kredithistorikk eller tidligere registreringer av transaksjoner. Hvis signatøren gir tilfredsstillende svar på spørsmål om identitetsutfordring, kan notaren forsegle dokumentet med tillit.
I tillegg, når det gjelder RON, er det mindre sannsynlig at en notar blir presset til å levere seglet sitt hvis de er i tvil. Andrew MacDougall, digital markedsføringssjef i Boston-baserte Notarize sier at for notareringer som finner sted i underskrivernes hjem, har rundt “1 av 4 notarier følt seg skremt til å bruke seglet sitt.” Fordi ekstern notarisering bruker fjernkommunikasjon, kan notaren være mer objektiv i analysen av dokumentene og identiteten til underskriverne og nekte å signere hvis de oppdager noe fishy.
For sin evne til å bekjempe identitetstyver og enkeltpersoner som begår svindel, har notarialisering på nett blitt sterkt berømmet av samfunnssektorer som helseorganisasjoner og rettshåndhevelsesbyråer.
Trygg og mer praktisk
Med tanke på COVID-19-pandemien, presenterer RON den ideelle metoden når det gjelder en trygg måte for klienter og advokater å handle i juridisk verifikasjon av dokumenter og identiteter. I lånevirksomheten var Brian Madocks, administrerende direktør i eOriginal, en Maryland-basert digital låneprosessor delt at "låntakere og låneansatte ønsker og trenger ekstern evne til å opprettholde sosial distanse og fortsette å drive forretninger."
Funksjonaliteten til RON viser sterke bevis der stater implementerer lockdowns eller når parter befinner seg langt fra hverandre. Enda mer for personer som er i karantene og COVID-positive personer som er begrenset fra å forlate sin nåværende posisjon.
For tiden når både innenlands- og langrennsreiser utgjør utfordringer, overvinner RON upraktiskitet og helserisiko med ansikt til ansikt notarisering. Denne moderne metoden gir en løsning for amerikanere som jobber eller bor i andre land, for de som tjenestegjør i militæret i utlandet og for mennesker som er i en eller annen form for tidsbegrensning.
Siste ord
Den utbredte aksept av ekstern notarisering fra statlige myndigheter, advokater, bedrifter og klienter indikerer at det moderne samfunnet i økende grad anerkjenner fordelene med digital teknologi når det gjelder å forbedre kvaliteten på moderne liv.
Suksessen med RON viser at bekvemmelighet og sikkerhet ikke trenger å være diametralt motsatt. Sammenlignet med tradisjonell notarisering, utføres transaksjoner raskere og viktige dokumenter lagres sikrere i RON.
Hvis du er notarius og vil vite mer informasjon om kravene til RON, kan du se artikkelen vår her..
