Jak wybrać odpowiednie rozwiązanie do podpisu cyfrowego dla swojej firmy

Powszechne przyjęcie pracy zdalnej i przepływów pracy bez użycia papieru zwiększyło zapotrzebowanie na bezpieczne cyfrowe podpisywanie dokumentów. Wdrożenie odpowiedniego rozwiązania do podpisu elektronicznego może znacznie usprawnić procesy podpisywania, zapewniając jednocześnie ważność i zgodność z prawem. Jednak przy oszałamiającej liczbie dostawców na rynku wybranie najlepszej usługi podpisu cyfrowego dostosowanej do konkretnych potrzeb biznesowych może wymagać czasu i wysiłku. Artykuł ten stanowi kompleksowy przewodnik po identyfikacji kluczowych kryteriów i dokonaniu właściwego wyboru. 

Wprowadzenie do podpisów cyfrowych 

Podpisy cyfrowe wykorzystują techniki kryptograficzne w celu zabezpieczenia elektronicznego podpisywania i weryfikacji dokumentów. Wiążą podpisującego z jego podpisami, zapewniają integralność dokumentu i zapewniają plomby zabezpieczające przed manipulacją, takie jak fizyczne podpisy na papierze. Podstawowe zalety dokumentów podpisanych cyfrowo obejmują: 

• Ważność prawna i wykonalność na mocy przepisów dotyczących podpisu elektronicznego
• Silniejsze uwierzytelnianie tożsamości osoby podpisującej 
• Wzmocnione zabezpieczenia przed fałszerstwem
• Łatwiejsze przechowywanie w formie zapisów na potrzeby zgodności
• Oszczędności dla środowiska dzięki zmniejszonemu zużyciu papieru
• Wygoda podpisywania w dowolnym miejscu i czasie 

Dzięki odpowiedniemu rozwiązaniu dostosowanemu do Twojego przepływu pracy Twoja firma może osiągnąć te korzyści, rezygnując z dokumentów papierowych i wdrażając podpisy cyfrowe. Najpierw jednak wymagana jest dokładna ocena konkretnych potrzeb. 

Ocena potrzeb organizacyjnych 

Przed rozpoczęciem wyszukiwania dostawców przeanalizuj przypadki użycia, procesy i wymagania. Pomoże Ci to zidentyfikować niezbędne funkcje i uniknąć nadmiernych wydatków na niepotrzebne możliwości. 

Zastanów się, co następuje: 

• Jakiego rodzaju dokumenty potrzebujesz do podpisania cyfrowego? Przykładami mogą być umowy, formularze podatkowe, dokumenty rejestracyjne, dokumenty kadrowe, faktury itp.
• W jaki sposób obsługiwane są obecne przepływy pracy związane z podpisywaniem w formie papierowej? Czy obejmują one interakcje osobiste, pocztę, faksy itp.? 
• Jakie są przybliżone ilości wysyłanych dokumentów i wymaganych podpisów miesięcznie? Zmiany sezonowe?
• Jakie funkcje podpisującego chcesz włączyć – podpisywanie na komputerze, podpisywanie mobilne, zdalne podpisywanie osobiście?
• Jak szybko potrzebujesz zwrotu podpisanych dokumentów? Czy należy wziąć pod uwagę harmonogramy zgodności?
• Jakie metody sprawdzania tożsamości lub uwierzytelniania osoby podpisującej będą potrzebne?
• Jakie są Twoje potrzeby w zakresie ochrony danych w zakresie przechowywania dokumentów na platformach dostawców?
• Czy podpisy będą wymagały długoterminowej walidacji obejmującej lata? Czy podpisy krótkoterminowe wystarczą? 
• Jakie istniejące systemy i przepływy pracy wymagają integracji, np. CRM, systemy rozliczeniowe itp.? 

Dokładna analiza rzeczywistego użycia i procesów ujawni niezbędne możliwości rozwiązania do podpisu cyfrowego.   

Odkryj wygodę i bezpieczeństwo eSigner

Wypróbuj teraz za darmo!

 

Kluczowe cechy i możliwości 

Po zidentyfikowaniu Twoich potrzeb, oto kilka kluczowych funkcji i funkcjonalności, na które należy zwrócić uwagę podczas oceny dostawców: 

Zgodność i standardy 

Rozwiązanie do podpisu elektronicznego musi być zgodne z odpowiednimi przepisami obowiązującymi w Twojej jurysdykcji, takimi jak stanowe przepisy UETA i ESIGN w USA, eIDAS w UE itp. Należy obsługiwać wymagane standardowe formaty podpisów, takie jak PAdES lub CAdES. Niezbędne jest również przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych. 

Podpisywanie przepływów pracy 

Potrzebny jest szereg opcji do konfiguracji wieloetapowych przepływów pracy podpisywania – routing sekwencyjny, równoległy, hybrydowy itp. Wysyłanie zbiorcze i niestandardowe szablony uruchamiane jednym kliknięciem zoptymalizują wydajność na dużą skalę. 

Weryfikacja tożsamości  

Powinny być dostępne wystarczające środki potwierdzenia tożsamości osoby podpisującej – od podstawowego adresu e-mail/hasła po szczegółowe sprawdzenie przeszłości, jeśli to konieczne. Integracje z platformami tożsamości, takimi jak Okta, upraszczają przestrzeganie przepisów.  

dostępność 

Oceń, jak łatwo sygnatariusze mogą uzyskiwać dostęp do dokumentów, przeglądać je i podpisywać na komputerach stacjonarnych, urządzeniach mobilnych, tabletach i urządzeniach stacjonarnych. Rozwiązanie powinno zapewniać spójne wrażenia w każdym miejscu. 

API i integracje 

Dostępność interfejsów API i gotowych konektorów do istniejących systemów, takich jak HRIS, CRM, billing itp., umożliwi osadzenie podpisu cyfrowego w przepływach pracy o znaczeniu krytycznym dla firmy. 

Interfejs i UX  

Interfejsy administratora i osoby podpisującej powinny być dobrze zaprojektowane i intuicyjne dla wszystkich użytkowników. Należy uwzględnić złożone przypadki użycia B2B i B2C, zapewniając łatwe wdrożenie i minimalne szkolenie. 

Bezpieczeństwo  

Solidne środki powinny chronić wrażliwe dokumenty przez cały cykl ich życia – szyfrowanie, kontrola dostępu i centra danych z redundancją, aby zapobiec awariom. Coroczne audyty przeprowadzane przez strony czwarte zapewniają przejrzystość. 

Analityka  

Analityka wykorzystania podpisów ukończonych, w toku, oczekujących itp. zapewnia widoczność. Ścieżki audytu wykazujące zgodność są również bezcenne w przypadku dokumentów regulowanych.  

Specyfikacja techniczna 

Zdalne podpisywanie cyfrowe nie powinno narzucać podpisującym specjalistycznych wymagań sprzętowych. Oceń aspekty techniczne, takie jak formaty podpisów, standardy kryptografii i stosowane uprawnienia do znaczników czasu. 

Walidacja długoterminowa 

Mechanizmy walidacji, takie jak znaczniki czasu i wbudowane dane weryfikacyjne, są niezbędne w przypadku dokumentów wymagających podpisów długoterminowych. Sprawdź, jak daleko w przyszłość można weryfikować podpisy.  

Personalizacja 

Opcje konfiguracji wyglądu podpisu wizualnego, brandingu, wymaganych pól formularzy itp. w oparciu o scenariusze podpisywania usprawniają przepływ pracy. Opcje białych etykiet są idealne w przypadku zewnętrznych rozwiązań skierowanych do sygnatariuszy. Gdy podstawowe funkcje odpowiadają Twoim priorytetom, następnym krokiem jest ocena samych dostawców usług. 

Ocena dostawców podpisu cyfrowego  

Dostawca usług stanowi kluczową część rozwiązania do podpisu cyfrowego. Czynniki takie jak wiarygodność, niezawodność wsparcia i osiągnięcia w zakresie bezpieczeństwa wymagają dokładnego sprawdzenia. Oto najważniejsze kwestie, które należy wziąć pod uwagę przy ocenie dostawców: 

Zaufanie i zgodność 

Wybieraj uznanych dostawców, którzy mają doświadczenie w umożliwianiu legalnych podpisów cyfrowych dużym przedsiębiorstwom i agencjom rządowym. Certyfikaty zaufania publicznego, takie jak WEBTrust, wykazują rygorystyczność zgodności. 

Zasięg geograficzny  

Jeśli Twoje przypadki użycia podpisywania obejmują wiele krajów, poszukaj dostawców z globalną wiedzą i zasięgiem. Potrafią zorientować się w potrzebach lokalizacyjnych i niuansach jurysdykcyjnych w przypadku wdrożeń międzynarodowych. 

Reagowanie 

Dostępność kanałów telefonicznych, czatowych i e-mailowych umożliwiających szybkie rozwiązywanie problemów wskazuje na skupienie się na sukcesie klienta. Szukaj gwarantowanych czasów reakcji i wsparcia 24/7.  

Postawa bezpieczeństwa 

Przejrzyj przepisy dotyczące bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, sprzętowe moduły bezpieczeństwa, okresowe audyty i środki nadmiarowości. Rentowność finansowa zapewnia także ciągłość działania bez zakłóceń. 

Standardy prywatności 

Zasady postępowania z danymi, lokalizacja i niezależne audyty zapewniają przejrzystość praktyk dotyczących prywatności. Certyfikat ISO 27001 oznacza przestrzeganie najlepszych praktyk. 

Niezawodność platformy i czas sprawności 

Sprawdź historyczne wskaźniki czasu pracy i zapewnioną redundancję infrastruktury. Centra danych z przełączaniem awaryjnym i równoważenie obciążenia wykazują odpowiednią niezawodność, aby zapewnić nieprzerwane podpisywanie. 

Modele cenowe  

Oceń przewidywalne ceny, takie jak nieograniczone lub wielopoziomowe plany ryczałtowe. Modele oparte na użytkowaniu mogą wiązać się z ukrytymi kosztami przy większych ilościach. Rozważ bezpłatne wersje próbne, aby przetestować możliwości. 

Dodawanie podpisów cyfrowych za pomocą eSigner 

W przypadku dokumentów wymagających prawnie wiążących podpisów rozważ użycie Usługa podpisu cyfrowego eSigner. eSigner umożliwia użytkownikom dodawanie zaufanych podpisów cyfrowych i znaczników czasu do dokumentów za pośrednictwem infrastruktury klucza publicznego (PKI). Korzyści z używania eSigner obejmują: 

• Podpisy są prawnie ważne i wykonalne, podobnie jak podpisy składane piórem i na papierze.
• Dokumenty podpisane za pomocą usługi eSigner zapewniają uwierzytelnianie, integralność i niezaprzeczalność. Tożsamość podpisującego jest weryfikowana, dokument nie może być zmieniony po podpisaniu, a podpisujący nie może odmówić podpisania.
• eSigner integruje się z głównymi formatami dokumentów i platformami, takimi jak PDF, Microsoft Office i Adobe Acrobat.
• Podpisy można dodawać zarówno z komputerów stacjonarnych, jak i urządzeń mobilnych, za pomocą prostego procesu online. Nie są wymagane żadne pliki do pobrania ani aplikacje.
• eSigner korzysta z certyfikatów cyfrowych wydawanych przez zaufane urzędy certyfikacji, dzięki czemu podpisy są automatycznie weryfikowane w systemach operacyjnych i oprogramowaniu. 
• Rejestracja w usłudze podpisywania w chmurze eSigner umożliwia wygenerowanie certyfikatu podpisywania dokumentów SSL.com podpisy certyfikowane który zapewniają wyższy poziom kontroli dokumentów niż zwykłe podpisy cyfrowe. Jak wyjaśnił Adobe„poświadczając dokument, możesz kontrolować rodzaje zmian, jakie mogą wprowadzać inne osoby”.

Chociaż eSigner oferuje różne poziomy weryfikacji, nawet nasze podstawowe podpisy elektroniczne spełniają prawne wymagania dotyczące podpisów elektronicznych w większości jurysdykcji. W przypadku podpisów cyfrowych o wysokim poziomie pewności stosuje się weryfikację ważnej tożsamości i ulepszone certyfikaty. Ogólnie rzecz biorąc, eSigner zapewnia szybki i prosty sposób dodawania prawnie ważnych podpisów cyfrowych do dokumentów za pośrednictwem zaufanej na całym świecie usługi. Rozważ integrację naszego rozwiązania jako opcji podpisywania w swoim przepływie pracy. 

Wybór rozwiązania do podpisu cyfrowego 

Wybór odpowiedniego rozwiązania do podpisu cyfrowego wymaga dostosowania potrzeb biznesowych do możliwości dostawcy w zakresie zaufania, zgodności, bezpieczeństwa, integracji i doświadczenia użytkownika. Postępując zgodnie z metodycznym procesem selekcji, Twoja organizacja może wdrożyć przepływy pracy polegające na podpisywaniu dokumentów bez użycia papieru, które przyspieszają przetwarzanie dokumentów, zmniejszają ryzyko, obniżają koszty i zapewniają wygodę w dowolnym miejscu i czasie. Bezpieczna, zgodna z prawem i zgodna obsługa dokumentów, którą zapewnia optymalna platforma podpisu cyfrowego, znacznie poprawi cyfrową interakcję Twojej firmy z klientami i pracownikami. Dokładne rozważenie kluczowych kryteriów zapewni, że Twoje rozwiązanie do podpisu elektronicznego zapewni maksymalną wartość w perspektywie długoterminowej. Jeśli szukasz zaufanej usługi podpisu elektronicznego, która sprawdza wszystkie pola, rozważ usługę eSigner z SSL.com. eSigner umożliwia złożenie prawomocnych podpisów cyfrowych na dokumentach za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Zarejestruj się na bezpłatną wersję próbną pod adresem https://app.esigner.com/ aby przetestować możliwości dostosowane do Twoich unikalnych potrzeb w zakresie przepływu pracy. Dzięki odpowiedniemu rozwiązaniu dostosowanemu do Twoich procesów Twoja firma może skorzystać z wielu zalet elektronicznego podpisu cyfrowego – od oszczędności środowiskowych po zwiększone bezpieczeństwo i dostępność. Metodyczne podejście do selekcji doprowadzi Cię do idealnego dopasowania.

Chcesz ulepszyć proces podpisywania cyfrowego w swojej firmie? Odkryj moc i wygodę eSigner firmy SSL.com

Spróbuj teraz