Przed 2011 r., kiedy Virginia stała się pierwszym stanem, który podpisał RON (Remote Online Notarization), praktyka poświadczania dokumentów w USA była tradycyjnie prowadzona twarzą w twarz. Rządy stanowe udzieliły notariuszowi lub prawnikowi upoważnienia do zapewnienia, że osoba podpisująca/klient posiada ważną tożsamość osobistą, a także do zatwierdzenia ważności dokumentów.
Wieloletnia długopisowa metoda pracy notarialnej okazała się kłopotliwa i podatna na błędy. Dokumenty i dowody tożsamości mogą zostać sfałszowane. Podpisy zostały sfałszowane. Ludzie mogli kłamać na temat swojej tożsamości. Ręczne przechowywanie poświadczonych notarialnie dokumentów może prowadzić do kradzieży lub zniszczenia (spowodowanego przez człowieka lub przypadkowego). A jedynym zapisem poświadczenia notarialnego były dokumenty, nazwiska i podpisy, które zawierały – z których wszystkie można było zakwestionować.
Virginia stała się pionierskim stanem, kiedy w 2011 roku uchwaliła ustawę zezwalającą na praktykowanie RON. Prawo stanu Wirginii było ważne przy określaniu kilku procedur RON, w tym weryfikacji osoby podpisującej i standardów zapewniających ochronę pieczęci notarialnej przed manipulacją.
W ostatnich latach, wraz z rosnącą akceptacją transakcji internetowych, jeśli chodzi o różne transakcje biznesowe, a nawet usługi rządowe, coraz więcej stanów przyjęło ideę RON. Do maja 2019 r. liczba stanów, które ją uchwaliły, osiągnęła 21, przy czym większość z nich przyjęła przepisy pierwotnego prawa Wirginii.
Do lipca 2021 r., gdy pandemia COVID-19 spowodowała, że coraz więcej transakcji jest przeprowadzanych online, w sumie 35 stanów posiadało jakieś stałe przepisy RON.
W obliczu pandemii pracy i środowiska biznesowego, w którym coraz częściej pojawiają się transakcje zdalne, wzrośnie również liczba dokumentów poświadczanych notarialnie online, a wszystko to ze względów praktycznych. Przeczytaj poniżej, gdy omawiamy cechy RON, które pozwalają mu przezwyciężyć historyczne słabości tradycyjnego notarialnego poświadczania tuszem i papierem.
Efektywność transakcyjna
Szybkość i interoperacyjność, dzięki której RON umożliwia zawieranie transakcji, pozwala klientom i dostawcom/dostawcom usług na bardziej płynne angażowanie się w transakcje biznesowe. Pozwala to na sytuację, w której notariusze mogą naprawdę wykonywać zarówno interesy, jak i dobrą obsługę.
RON może być wykorzystany w wielu formach transakcji, w tym ubieganiu się o pożyczki, uzyskiwanie kredytu hipotecznego, przetwarzanie tytułów własności gruntów, przeprowadzanie wypłat z emerytury, ustanawianie pełnomocnika do spraw opieki zdrowotnej, a nawet zaprzysiężenie świadków w sprawach sądowych.
Branża zeszłoroczna Raporty ujawnia zwiększoną akceptację RON przez klientów, notariuszy i firmy zajmujące się cyberbezpieczeństwem:
„Dokonywanie transakcji w przestrzeni wirtualnych usług notarialnych rosło pomimo pandemii. W lipcu, DocuSign przejęty startup z Austin Technologie Liveoak za 38 miliona USD w transakcji na wszystkie akcje. Cyfrowa platforma notarialna Notarize również zakończyła w marcu 35-milionową rundę finansowania serii C, pozyskując łącznie 82 miliony dolarów dzięki inwestycjom od firmy inwestycyjnej Camber Creek zorientowanej na nieruchomości, firmy Polaris Partners z Bostonu i innych istniejących inwestorów strategicznych.
Jasne ścieżki audytu
Tradycyjne dokumenty notarialnie poświadczone atramentem i papierem są w zasadzie samodzielnymi dokumentami. Przyjmuje się, że są one ważne, ponieważ zostały opieczętowane przez notariusza, który jest przedstawicielem prawa. Ale ponieważ nie ma materiałów odpornych na manipulacje, które mogą stanowić poparcie dla tych dokumentów, osoby, których nazwiska widnieją jako sygnatariusze, mogą je zakwestionować.
RON obejmuje przechowywanie w cyberprzestrzeni dokumentów elektronicznych, które rejestruje istotne informacje dotyczące tego, kto uzyskał dostęp do dokumentu, komu został udostępniony, kto podpisał go elektronicznie, kto go poświadczył notarialnie oraz gdzie znajdowały się lokalizacje każdej ze stron podczas notarialnego poświadczenia online stało się. Te cyfrowe zapisy nie mogą być modyfikowane, więc sygnatariusze nie mogą zaprzeczyć, że faktycznie zawarli transakcję. Dodatkowo nagranie wideo z aktu notarialnego stanowi silne wsparcie dla dokumentów elektronicznych.
Sprzedawca lub usługodawca również zyskuje ochronę w RON. Camelia Martin, była dyrektor zarządzająca Falcon Capital Advisors wyjaśnione że „jeśli transakcja zostanie kiedykolwiek zakwestionowana, pożyczkodawca ma możliwość dostępu do ścieżki audytu i nagrania audio-wideo sesji notarialnej online”.
Zachowanie integralności dokumentów
Zachowanie integralności w treści dokumentów jest ważne dla notariusza, aby uzyskać ochronę przed procesami sądowymi lub fałszywymi oskarżeniami.
W branży nieruchomości sprzedający, agenci i kupujący nieruchomości mogli współpracować z notariuszami w celu weryfikacji, bezpiecznej wymiany i przechowywania odpowiednich dokumentów związanych ze sprzedażą nieruchomości.
Dzięki zastosowaniu szyfrowania cyfrowego RON jest w stanie dostarczać miękkie kopie dokumentów prawnych z cyfrowymi pieczęciami/podpisami umożliwiającymi identyfikację. Jeśli oryginalna treść dokumentu zostanie zmieniona, pieczęć zostanie unieważniona, a potencjalnie złośliwe zamiary zostaną ujawnione.
Bardziej dokładna weryfikacja tożsamości sygnatariusza
Dzięki zastosowaniu dynamicznego uwierzytelniania opartego na wiedzy (KBA) w RON w celu bardziej rygorystycznej i dokładnej weryfikacji tożsamości, notariusz może oczekiwać dobrego wyniku. Dynamiczna KBA obejmuje prywatne informacje, których nie można łatwo poznać. Należą do nich historia kredytowa danej osoby lub poprzednie zapisy transakcji. Jeśli osoba podpisująca udzieli satysfakcjonujących odpowiedzi na pytania dotyczące kwestionowania tożsamości, notariusz może poufnie zapieczętować dokument.
Dodatkowo, jeśli chodzi o RON, notariusz będzie mniej skłonny do dostarczenia pieczęci, jeśli ma wątpliwości. Andrew MacDougall, menedżer ds. marketingu cyfrowego w firmie Notarize z Bostonu mówią że w przypadku poświadczeń notarialnych, które odbywają się w domach osób podpisujących, około „1 na 4 notariuszy czuł się zastraszony, aby nałożyć pieczęć”. Ponieważ zdalny notarialny korzysta z komunikacji na odległość, notariusz może być bardziej obiektywny w analizie dokumentów i tożsamości sygnatariuszy i odmówić podpisania, jeśli wykryją coś podejrzanego.
Ze względu na swoją zdolność do zwalczania złodziei tożsamości i osób popełniających oszustwa, usługi notarialne online są zdecydowanie polecane przez sektory społeczne, takie jak organizacje opieki zdrowotnej i organy ścigania.
Bezpieczny i wygodniejszy
Z pandemią COVID-19, z którą trzeba się jeszcze uporać, RON przedstawia idealną metodę, jeśli chodzi o bezpieczny sposób dla klientów i prawników na przeprowadzenie prawnej weryfikacji dokumentów i tożsamości. W branży pożyczkowej Brian Madocks, dyrektor generalny eOriginal, cyfrowego podmiotu przetwarzającego pożyczki z siedzibą w stanie Maryland shared że „kredytobiorcy i urzędnicy ds. Pożyczek chcą i potrzebują zdalnych możliwości, aby zachować dystans społeczny i kontynuować transakcje biznesowe”.
Funkcjonalność RON pokazuje mocne dowody na to, gdzie państwa wdrażają blokady lub gdy strony są oddalone od siebie. Tym bardziej dla osób znajdujących się w kwarantannie i osób zakażonych COVID, które nie mogą opuszczać swojej obecnej lokalizacji.
Obecnie, gdy zarówno podróże krajowe, jak i międzynarodowe stanowią wyzwanie, RON pokonuje niepraktyczność i zagrożenia dla zdrowia dzięki notarialnemu poświadczaniu twarzą w twarz. Ta nowoczesna metoda zapewnia rozwiązanie dla Amerykanów pracujących lub mieszkających w innych krajach, dla tych, którzy służą w wojsku za granicą i dla osób, które są w jakiejś formie ograniczeń czasowych.
Ostatnie słowa
Powszechna akceptacja zdalnej notaryzacji online przez rządy stanowe, prawników, firmy i klientów wskazuje, że współczesne społeczeństwo coraz bardziej dostrzega korzyści płynące z technologii cyfrowej, jeśli chodzi o poprawę jakości współczesnego życia.
Sukces z RON pokazuje, że wygoda i bezpieczeństwo nie muszą być diametralnie przeciwstawne. W porównaniu z tradycyjnym poświadczeniem notarialnym transakcje są przeprowadzane szybciej, a ważne dokumenty są bezpieczniej przechowywane w RON.
Jeśli jesteś notariuszem i chcesz dowiedzieć się więcej o wymaganiach RON, zapoznaj się z naszym artykułem tutaj.
