Co to jest zdalne poświadczanie online?
Zdalna notarialność online (RON) to forma pracy notarialnej, którą można wykonać za pośrednictwem Internetu za pomocą programów do połączeń wideo na żywo. Za pośrednictwem RON dokumenty prawne mogą być podpisane przez klienta i poświadczone notarialnie przez prawnika bez konieczności osobistego spotkania.
Pandemia czy nie, świat staje się coraz bardziej online. Niektóre zadania, które tradycyjnie wymagały interakcji twarzą w twarz, mają teraz opcje do wykonania cyfrowo i zdalnie. Notarialnie jest jedną z takich funkcji. Obecnie istnieje 35 stanów, które mają jakąś formę stałego zdalnego prawa notarialnego online, a wkrótce oczekuje się, że więcej dołączy do owczarni.
Fakt, że większość stanów wprowadziła obecnie wirtualne poświadczenie notarialne, wskazuje, że uznają RON za bezpieczniejszy sposób zapobiegania oszustwom w porównaniu z tradycyjnym poświadczeniem osobistym. W rzeczywistości w Senacie niedawno wprowadzono ponadpartyjną ustawę, która ma na celu upoważnienie notariuszy we wszystkich stanach USA do wykonywania RON.
Każdy proces w zdalnym poświadczaniu notarialnym ma na celu lepsze zwalczanie oszustw. Zanim klient będzie mógł podpisać dokument, notariusz najpierw weryfikuje tożsamość osoby za pomocą zapytań uwierzytelniania tożsamości, zwanych również uwierzytelnianiem opartym na wiedzy (KBA). Ta procedura weryfikacji wymaga od sygnatariusza podania informacji, które są poufne tylko dla osoby będącej właścicielem danej tożsamości. Korzystając z technologii Infrastruktury Klucza Publicznego, notariusz następnie umieszcza na dokumencie elektronicznym unikalną pieczęć cyfrową, a wszelkie zmiany na nim będą niezaprzeczalne. Prawo wymaga, aby znaczna część rozmowy wideo na żywo była nagrywana i bezpiecznie przechowywana przez notariusza.
Jak zostanie omówione w kolejnych sekcjach, prawnik zamierzający zostać notariuszem internetowym musi spełnić kilka wymogów cyberbezpieczeństwa określonych przez państwo. Powszechnym wymogiem, tak jak w Teksasie, Wirginii i Pensylwanii, jest Zgodny z X.509 certyfikat przy użyciu PKI (infrastruktura klucza publicznego). Doskonałą odpowiedzią na to wymaganie jest zaufana firma Adobe certyfikaty podpisywania dokumentów z SSL.com.
Oto zestawienie, jak zostać notariuszem internetowym i jak spełnić niektóre z bardziej ogólnych wymagań, które mogą się różnić w zależności od stanu. Krajowe Stowarzyszenie Notarialne zapewnia dobre zasób centralny na te wymagania w całym kraju.
Wymagania dotyczące zostania zdalnym notariuszem online
Posiadaj aktualną prowizję jako notariusz w swoim stanie
W większości przypadków nie możesz ubiegać się o status notariusza online bez uprzedniego posiadania prowizji jako tradycyjny notariusz w swoim stanie.
Bieżący dostęp do zatwierdzonego przez rząd sprzętu komputerowego
Posiadanie sprzętu komputerowego dla RON może wydawać się zdroworozsądkowe, ale należy zwrócić uwagę, ponieważ każdy stan ma swoje własne specyficzne wymagania podrzędne. Na początek notariusz online jest zobowiązany do posiadania bezpiecznego komputera, kamery internetowej zdolnej do rejestrowania wyraźnych obrazów, mikrofonu, który emituje zrozumiały dźwięk podczas rozmowy na żywo oraz silnego i bezpiecznego połączenia internetowego. Odwiedź witrynę rządu stanowego, aby dowiedzieć się, jakie dane są wymagane dla każdego narzędzia.
Złóż wniosek lub zarejestruj się, aby wykonywać wirtualne notarialnie
Aby rozpocząć proces aplikacji notarialnej online, potrzebujesz kilku kluczowych informacji:
- Twój notarialny numer identyfikacyjny nadany przez sekretarza stanu
- Twoja data urodzenia
- Twój numer ubezpieczenia społecznego
Musi mieć certyfikat cyfrowy wydany przez dostawcę zewnętrznego
Niektóre stany rozszerzają ten wymóg, mówiąc, że certyfikat musi być używany PKI technologii i zgodność ze standardem X.509. Jest to jednak zbyt niejasne, ponieważ format X.509 obejmuje wiele typów certyfikatów cyfrowych, w tym SSL /TLS certyfikaty dla stron internetowych i certyfikaty do podpisywania kodu. Jeśli szukasz odpowiedniego certyfikatu do swojej aplikacji notarialnej online, certyfikaty Business Identity firmy SSL.com są świetną opcją.
Certyfikaty tożsamości biznesowej SSL.com mogą być dostarczane lub instalowane na tokenie USB YubiKey z certyfikatem FIPS 140.2. Ten token może być używany do bezpiecznego podpisywania dokumentów w dokumentach Adobe PDF i Microsoft Office. ZA Podpis cyfrowy stanowi dowód, że podpisujący dokument elektroniczny jest tym, za kogo się podaje, i wykazuje, że informacje w dokumencie nie zostały zmienione od czasu jego podpisania.
Dokumenty podpisane cyfrowo zapewniają również legalność niezaprzeczalność. Jeśli osoba podpisuje dokument cyfrowo swoim prywatnym kluczem do podpisywania dokumentu, trudno jej zaprzeczyć, że go podpisała. Jako publicznie zaufany urząd certyfikacji i członek Zatwierdzona lista zaufania Adobe (AATL), Certyfikaty Business Identity SSL.com cieszą się zaufaniem na całym świecie do podpisywania wirtualnych dokumentów, w tym Adobe PDF i Microsoft Office. Oznacza to, że zarówno Acrobat, jak i Microsoft postrzegają nasze podpisy PDF jako prawidłowe, a Twoi klienci nie zobaczą komunikatów o błędach dotyczących Twojego podpisu w tych aplikacjach.
Oto przykład błędu nieprawidłowego podpisu w Adobe:
A oto przykład zatwierdzonego potwierdzenia podpisu:
Certyfikaty Business Identity z SSL.com obejmują również S/MIME świadectwo i uwierzytelnianie klienta funkcje, zapewniając zaufanie i pewność podpisanej cyfrowo wiadomości e-mail oraz dodatkowe opcje bezpieczeństwa logowania.
Ukończ testy lub szkolenie dotyczące RON zgodnie z wymaganiami Twojego stanu
Ponieważ procesy wykonywania cyfrowego poświadczenia notarialnego są różne, Twój stan prawdopodobnie będzie wymagał dodatkowych kursów szkoleniowych lub testów, zanim będziesz mógł zostać RON.
Uzyskaj zdalne narzędzia notarialne online, takie jak eSeal
Wraz z certyfikatem SSL.com Business Identity będziesz potrzebować kilku innych narzędzi. Jednym z nich jest cyfrowa pieczęć notarialna, którą można kupić online. Będziesz potrzebować prowizji lub certyfikatu autoryzacji, aby kupić pieczęć i wysłać ją do Ciebie.
Ważna umowa z firmą zajmującą się cyberbezpieczeństwem
Ponieważ elementy aktu notarialnego online wymagają specjalistycznej wiedzy w zakresie cyberbezpieczeństwa, musisz zatrudnić dostawcę usług bezpieczeństwa internetowego, który ma technologię do przeprowadzania cyfrowej weryfikacji tożsamości i analizy poświadczeń, a także możliwość bezpiecznego przechowywania nagrania audiowizualnego wirtualnego poświadczenia .
Opłaty, ubezpieczenia, gwarancje
Gdy masz już wszystko gotowe do podania i certyfikatu, pozostaje tylko kilka dodatkowych elementów porządkowych. Będziesz musiał mieć gwarancję poręczenia, aby pokryć zdalne notarialne akty notarialne online, polisę ubezpieczeniową błędów i zaniedbań (E&O), która obejmuje RON, i będziesz musiał przedłożyć wszelkie inne dokumenty wymagane przez prawo twojego stanu.
Ostatnie słowa
Prawnik, który chce przeprowadzić wirtualne poświadczenie notarialne, powinien dysponować zatwierdzonymi przez rząd narzędziami cyberbezpieczeństwa, które będą wykorzystywane do dokładnej weryfikacji tożsamości, cyfrowego pieczętowania dokumentów w celu ochrony ich zawartości, audytu transakcji online i bezpiecznego przechowywania dokumentów elektronicznych.
Zostanie zdalnym notariuszem online może być dobrodziejstwem dla Twojej firmy notarialnej. Warto podjąć odpowiednie kroki, aby być przygotowanym do oferowania bezpiecznych, godnych zaufania i zgodnych z przepisami usług. Certyfikaty Business Identity SSL.com mogą być kluczowym wyborem, jeśli chodzi o poprawę Twoich doświadczeń i oferowanie najlepszych usług potencjalnym klientom.
