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Vantagens da Notarização Online Remota para Advogados

Antes de 2011, quando a Virgínia se tornou o primeiro estado a sancionar a notarização on-line remota (RON), a prática de autenticar documentos nos Estados Unidos era tradicionalmente realizada face a face. Os governos estaduais forneceram autoridade a um notário ou advogado para garantir que o signatário / cliente tinha uma identidade pessoal válida, bem como para aprovar a validade dos documentos.

O método de papel e caneta de longa data do trabalho notarial provou ser complicado e suscetível a erros. Documentos e cartões de identificação podem ser falsificados. As assinaturas foram forjadas. As pessoas podem mentir sobre suas identidades. O armazenamento manual de documentos autenticados pode resultar em roubo ou destruição (artificial ou acidental). E o único registro do reconhecimento de firma ocorrido eram os documentos e os nomes e assinaturas que eles continham - todos os quais poderiam ser contestados. 

A Virgínia se tornou um estado pioneiro quando, em 2011, aprovou uma lei permitindo a prática do RON. A lei da Virgínia foi importante no delineamento de vários procedimentos RON, incluindo a verificação do signatário e os padrões para garantir que o selo do notário esteja protegido contra adulteração.

Nos últimos anos, com a crescente aceitação das transações online no que diz respeito a vários negócios e até serviços governamentais, cada vez mais estados abraçaram a ideia da RON. Em maio de 2019, o número de estados que a transformaram em lei chegou a 21, com a maioria deles adotando as disposições da lei original da Virgínia.

Em julho de 2021, com o ataque da pandemia COVID-19 fazendo com que mais e mais transações fossem conduzidas online, um total de 35 estados tinham algum tipo de lei RON permanente em existência.

Com o trabalho pós-pandemia e o ambiente de negócios procurando incluir mais e mais transações remotas, haverá um aumento no número de documentos autenticados online também, e tudo por razões práticas. Leia a seguir enquanto discutimos as características do RON que permitem superar as fraquezas históricas do reconhecimento de firma tradicional de tinta e papel. 

Eficiência Transacional

A velocidade e interoperabilidade pela qual o RON permite que as transações ocorram permite que clientes e fornecedores / provedores de serviços participem de negócios com muito mais facilidade. Permite uma situação em que os notários podem realmente realizar negócios e bons serviços.

O RON pode ser usado em várias formas de transações, incluindo solicitação de empréstimos, obtenção de hipoteca, processamento de títulos de propriedade, realização de retiradas de aposentadoria, nomeação de um procurador de assistência médica e até mesmo a tomada de posse de testemunhas em processos judiciais.

Indústria do ano passado relatórios revela a crescente aceitação de RON por clientes, notários e empresas de cibersegurança:

“A negociação no espaço dos serviços notariais virtuais aumentou apesar da pandemia. Em julho, DocuSign adquiriu uma startup baseada em Austin Tecnologias Liveoak por US $ 38 milhões em uma transação com todas as ações. A plataforma de notário digital Notarize também fechou uma rodada de financiamento da Série C de US $ 35 milhões em março, levantando um total de US $ 82 milhões com investimentos da empresa de capital de risco com foco em imóveis Camber Creek, Polaris Partners sediada em Boston e outros investidores estratégicos existentes.

Limpar trilhas de auditoria

Documentos autenticados em papel e tinta tradicionais são essencialmente registros autônomos. Eles são considerados válidos porque foram selados por um tabelião que é um agente da lei. Mas, como não há materiais à prova de falsificação que possam fornecer suporte a esses documentos, eles podem ser contestados pelas pessoas cujos nomes aparecem como signatários.

RON envolve um armazenamento cibernético de documentos eletrônicos que registra informações significativas sobre quem obteve acesso a um documento, a quem foi compartilhado, quem o assinou eletronicamente, quem o autenticou eletronicamente e onde estavam os locais de cada parte durante o reconhecimento de firma online ocorrido. Esses registros digitais não podem ser modificados, portanto os signatários não podem negar que, de fato, entraram na transação. Além disso, a gravação em vídeo do reconhecimento de firma serve como um forte suporte para os documentos eletrônicos.  

O fornecedor ou provedor de serviços também ganha proteção em RON. Camelia Martin, ex-diretora-gerente da Falcon Capital Advisors explicado que “se a transação for contestada, o credor tem a capacidade de acessar uma trilha de auditoria e uma gravação de áudio e vídeo da sessão de reconhecimento de firma online”.

Retenção da integridade do documento  

Manter a integridade no conteúdo dos documentos é importante para um notário obter proteção contra ações judiciais ou falsas acusações.

No setor imobiliário, os vendedores, agentes e compradores de propriedades têm conseguido fazer parceria com notários no uso do RON para verificar, trocar com segurança e armazenar documentos pertinentes relacionados à venda de uma propriedade.

Por meio do uso de criptografia digital, a RON é capaz de fornecer cópias eletrônicas de documentos jurídicos com selos / assinaturas digitais invioláveis. Se o conteúdo original do documento for alterado, o selo será revogado e a intenção potencialmente maliciosa será revelada. 

Verificação mais precisa da identidade do signatário

Com o uso de autenticação baseada em conhecimento dinâmico (KBA) em RON para validar identidades de forma mais estrita e precisa, o notário pode esperar um bom resultado. A KBA dinâmica envolve informações privadas que não podem ser facilmente conhecidas. Isso inclui o histórico de crédito de uma pessoa ou registros anteriores de transações. Se o signatário fornecer respostas satisfatórias às perguntas do desafio de identidade, o notário pode lacrar o documento com confiança.      

Além disso, quando se trata de RON, é menos provável que um notário seja pressionado a fornecer seu selo em caso de dúvida. Andrew MacDougall, gerente de marketing digital da Notarize, com sede em Boston diz que para notarizações que ocorrem nas casas dos signatários, cerca de “1 em cada 4 notários se sentiu intimidado a aplicar seu selo”. Como o reconhecimento de firma à distância faz uso da comunicação à distância, o notário pode ser mais objetivo na análise dos documentos e das identidades dos signatários e se recusar a assinar caso detectem algo suspeito.

Por sua capacidade de combater ladrões de identidade e indivíduos que cometem fraudes, o reconhecimento de firma online tem sido fortemente recomendado por setores da sociedade, como organizações de saúde e agências de aplicação da lei.

Seguro e mais conveniente

Com a pandemia COVID-19 ainda por enfrentar, a RON apresenta o método ideal quando se trata de uma forma segura de clientes e advogados transaccionarem na verificação legal de documentos e identidades. No negócio de empréstimos, Brian Madocks, CEO da eOriginal, uma processadora de empréstimo digital com sede em Maryland compartilhado que “mutuários e agentes de crédito desejam e precisam de capacidade remota para manter o distanciamento social e continuar a realizar negócios”.

A funcionalidade do RON mostra fortes evidências de onde os estados implementam bloqueios ou quando as partes estão distantes umas das outras. Ainda mais para pessoas que estão em quarentena e indivíduos COVID-positivos que estão impedidos de deixar sua localização atual.

No momento, quando as viagens nacionais e internacionais representam desafios, a RON supera a impraticabilidade e os riscos à saúde com reconhecimento de firma presencial. Este método moderno fornece uma solução para americanos que trabalham ou residem em outros países, para aqueles que servem nas forças armadas no exterior e para pessoas que estão em alguma forma de restrição de tempo.

Últimas palavras

A ampla aceitação da Notarização Online Remota por governos estaduais, advogados, empresas e clientes indica que a sociedade moderna está reconhecendo cada vez mais os benefícios da tecnologia digital quando se trata de melhorar a qualidade de vida moderna.

O sucesso com RON mostra que conveniência e segurança não precisam ser diametralmente opostas. Em comparação com o reconhecimento de firma tradicional, as transações são conduzidas mais rapidamente e os documentos importantes são armazenados com mais segurança no RON.

Se você é notário e deseja saber mais informações sobre os requisitos para RON, consulte nosso artigo aqui.

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