O que é a notarização remota online?
O Cartório Online Remoto (RON) é uma forma de trabalho notarial que pode ser feito pela Internet usando programas de videochamada ao vivo. Através da RON, os documentos legais podem ser assinados pelo cliente e notarizados pelo advogado sem que este tenha de se reunir pessoalmente.
Pandemia ou não, o mundo está cada vez mais online. Alguns trabalhos que tradicionalmente exigiam interação face a face para serem concluídos agora têm opções para serem feitos digitalmente e remotamente. A notarização é uma dessas funções. Atualmente, existem 35 estados que têm alguma forma de leis notariais remotas permanentes em vigor, e espera-se que mais se juntem ao rebanho em breve.
O fato de que a maioria dos estados já instituiu o reconhecimento de firma virtual indica que eles reconhecem o RON como uma forma mais segura de deter fraudes em comparação com o reconhecimento de firma tradicional em pessoa. Na verdade, um projeto de lei bipartidário foi recentemente apresentado no Senado que visa autorizar os notários em todos os estados dos EUA a executar RON.
Cada processo de reconhecimento de firma remoto tem como objetivo um melhor combate ao engano. Antes que o cliente possa assinar o documento, o notário primeiro verifica a identidade da pessoa por meio de consultas de autenticação de identidade, também conhecidas como Autenticação Baseada em Conhecimento (KBA). Este procedimento de verificação requer que o signatário forneça informações que são privativas apenas da pessoa que possui a identidade em questão. Usando a tecnologia de infraestrutura de chave pública, o notário então anexa um selo digital exclusivo ao documento eletrônico e quaisquer alterações nele serão inegáveis. Partes significativas da videochamada ao vivo são obrigadas por lei a serem gravadas e armazenadas com segurança pelo tabelião.
Como será discutido nas seções a seguir, um advogado que pretende se tornar um notário online deve atender a vários requisitos de segurança cibernética estabelecidos pelo estado. Um requisito comum, como no Texas, Virgínia e Pensilvânia, é um Compatível com X.509 certificado usando PKI (infraestrutura de chave pública). Uma ótima resposta a esse requisito é confiável da Adobe certificados de assinatura de documentos de SSL.com.
Aqui está um resumo de como se tornar um notário online e como você pode atender a alguns dos requisitos mais gerais, que podem variar de estado para estado. A National Notary Association oferece uma boa recurso central sobre esses requisitos em todo o país.
Requisitos para se tornar um notário online remoto
Mantenha uma comissão atual como notário público em seu estado
Na maioria dos casos, você não pode se inscrever para se tornar um notário online sem antes ter uma comissão como notário público tradicional em seu estado.
Acesso atual a equipamentos de informática aprovados pelo governo
Ter equipamento de informática para RON pode parecer senso comum, mas é essencial apontar porque cada estado tem seus próprios sub-requisitos específicos. Como ponto de partida, um notário online é obrigado a ter um computador seguro, uma webcam capaz de gravar imagens nítidas, um microfone que emita um som compreensível durante a chamada ao vivo e uma conexão forte e segura à Internet. Visite o site do seu governo estadual para saber mais sobre as métricas específicas necessárias para cada ferramenta.
Inscreva-se ou registre-se para realizar notarizações virtuais
Para iniciar o processo de inscrição no cartório on-line, você precisará de algumas informações importantes:
- O seu número de identificação notarial atribuído pelo secretário de estado
- Sua data de nascimento
- O seu número de segurança social
Deve ter um certificado digital emitido por um provedor terceiro
Alguns estados expandem esse requisito, dizendo que o certificado deve usar PKI tecnologia e ser compatível com X.509. Isso é muito vago, no entanto, já que o formato X.509 abrange muitos tipos de certificados digitais, incluindo SSL /TLS certificados para sites e certificados de assinatura de código. Se você está procurando o certificado certo para o seu aplicativo de notário online, os Certificados de Identidade Empresarial SSL.com são uma ótima opção.
Os certificados de identidade comercial de SSL.com podem ser entregues ou instalados em um token YubiKey USB validado por FIPS 140.2. Este token pode ser usado para assinatura segura de documentos em Adobe PDFs e documentos do Microsoft Office. UMA assinatura digital fornece prova de que o assinante de um documento eletrônico é quem afirma ser e demonstra que as informações no documento não foram alteradas desde a sua assinatura.
Documentos assinados digitalmente também garantem não repúdio. Se uma pessoa assinar digitalmente um documento com sua chave de assinatura de documento privada, será difícil para ela negar que o assinou. Como autoridade de certificação de confiança pública e membro da Lista de Confiança Aprovada da Adobe (AATL), Os certificados de identidade comercial de SSL.com são confiáveis em todo o mundo para assinar documentos virtuais, incluindo Adobe PDF e Microsoft Office. Isso significa que tanto o Acrobat quanto a Microsoft veem nossas assinaturas de PDF como válidas e seus clientes não verão mensagens de erro sobre sua assinatura nesses aplicativos.
Aqui está um exemplo de um erro de assinatura inválida na Adobe:
E aqui está um exemplo de confirmação de assinatura aprovada:
Certificados de identidade comercial de SSL.com também incluem um S/MIME certificado e autenticação de cliente recursos, fornecendo a confiança e garantia de e-mail assinado digitalmente e opções adicionais de segurança de login.
Conclua o teste ou treinamento específico de RON conforme exigido pelo seu estado
Como os processos de reconhecimento de firma digital são diferentes, seu estado provavelmente exigirá cursos de treinamento adicionais ou testes antes de se tornar um RON.
Obtenha ferramentas remotas de tabelião online, como um eSeal
Junto com seu certificado de identidade comercial SSL.com, você precisará de algumas outras ferramentas. Um deles é o seu selo notarial digital, que pode ser adquirido online. Você precisará de sua comissão ou Certificado de Autorização para comprar seu selo e recebê-lo.
Contrato válido com uma empresa de segurança cibernética
Como os componentes do reconhecimento de firma online exigem conhecimento cibernético, você precisa contratar um provedor de serviços de segurança da Internet que tenha a tecnologia para realizar verificação de identidade com base digital e análise de credenciais, bem como a capacidade de armazenar com segurança uma gravação audiovisual de um reconhecimento de firma virtual .
Taxas, seguros, títulos
Depois de ter tudo pronto para seu aplicativo e certificado, há apenas mais alguns detalhes de manutenção. Você precisará ter uma fiança para cobrir notarizações online remotas, uma apólice de seguro de erros e omissões (E&O) que cubra RONs e deverá enviar quaisquer outros documentos exigidos pelas leis do seu estado.
Últimas palavras
Um advogado que deseja realizar reconhecimento de firma virtual deve ter ferramentas de segurança cibernética aprovadas pelo governo que serão usadas para verificar identidades com precisão, lacrar documentos digitalmente para proteger seu conteúdo, auditar a transação online e armazenar documentos eletrônicos com segurança.
Tornar-se um notário online remoto pode ser uma benção para o seu negócio de reconhecimento de firma. Vale o esforço tomar as medidas certas para estar preparado para oferecer serviços seguros, confiáveis e compatíveis. Os certificados de identidade comercial de SSL.com podem ser uma escolha fundamental para melhorar sua experiência e oferecer o melhor serviço a clientes em potencial.
