Como escolher a solução de assinatura digital certa para o seu negócio

A adoção generalizada de trabalho remoto e fluxos de trabalho sem papel acelerou a necessidade de assinatura digital segura de documentos. A implementação da solução correta de assinatura eletrônica pode agilizar significativamente os processos de assinatura, ao mesmo tempo que garante validade e conformidade jurídica. No entanto, com uma variedade estonteante de provedores no mercado, selecionar o melhor serviço de assinatura digital para suas necessidades comerciais específicas pode levar tempo e esforço. Este artigo fornece um guia completo para identificar os critérios principais e fazer a escolha certa. 

Introdução às assinaturas digitais 

As assinaturas digitais utilizam técnicas criptográficas para garantir a assinatura e verificação de documentos eletrônicos. Eles vinculam os signatários às suas assinaturas, garantem a integridade do documento e fornecem vedação inviolável, como assinaturas físicas em papel. Os principais benefícios dos documentos assinados digitalmente incluem: 

• Validade legal e aplicabilidade sob as leis de assinatura eletrônica
• Autenticação mais forte da identidade do signatário 
• Proteções de segurança aprimoradas contra falsificação
• Mais fácil de preservar como registros para necessidades de conformidade
• Economia ambiental devido à redução do uso de papel
• Conveniência de assinar a qualquer hora, em qualquer lugar 

Com a solução certa adaptada aos seus fluxos de trabalho, sua empresa pode obter essas vantagens eliminando o papel e adotando assinaturas digitais. Mas primeiro é necessária uma avaliação cuidadosa de suas necessidades específicas. 

Avaliação das necessidades organizacionais 

Faça um balanço de seus casos de uso, processos e requisitos antes de iniciar sua pesquisa de fornecedor. Isso o ajudará a identificar recursos essenciais e evitar gastos excessivos com recursos desnecessários. 

Considere o seguinte:  

• Que tipos de documentos você precisa assinar digitalmente? Os exemplos incluem contratos, formulários fiscais, documentos de inscrição, documentação de RH, faturas, etc.
• Como são tratados os atuais fluxos de trabalho de assinatura em papel? Eles envolvem interações pessoais, correio, fax, etc.? 
• Quais os volumes aproximados de documentos enviados e assinaturas exigidas por mês? Variações sazonais?
• Quais experiências de assinante você deseja ativar – assinatura em desktop, assinatura móvel, assinatura remota presencial?
• Com que rapidez você precisa que os documentos assinados sejam devolvidos? Existem prazos de conformidade a serem considerados?
• De quais métodos de prova de identidade ou autenticação de assinante você precisará?
• Quais são as suas necessidades de privacidade de dados em relação ao armazenamento de documentos nas plataformas dos fornecedores?
• As assinaturas exigirão validação de longo prazo durante anos? As assinaturas de curto prazo são suficientes? 
• Quais sistemas e fluxos de trabalho existentes precisam de integração, como CRMs, sistemas de cobrança, etc.? 

A análise minuciosa do uso e dos processos no mundo real revelará os recursos essenciais para sua solução de assinatura digital.   

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Principais recursos e capacidades 

Com suas necessidades identificadas, aqui estão alguns recursos e funcionalidades principais que você deve procurar durante as avaliações de fornecedores: 

Conformidade e Padrões 

A solução de assinatura eletrônica deve estar em conformidade com os regulamentos relevantes em suas jurisdições, como as leis estaduais UETA e ESIGN nos EUA, eIDAS na UE, etc. Os formatos de assinatura padrão necessários, como PAdES ou CAdES, devem ser suportados. A adesão às leis de privacidade de dados também é essencial. 

Assinatura de fluxos de trabalho 

É necessária uma gama de opções para configurar fluxos de trabalho de assinatura em várias etapas – roteamento sequencial, paralelo, híbrido, etc. O envio em massa e modelos personalizados de um clique otimizarão a eficiência em escala. 

Validação de identidade  

Devem estar disponíveis medidas suficientes de confirmação da identidade do signatário – desde e-mail/senha básicos até extensas verificações de antecedentes, se necessário. Integrações com plataformas de identidade como Okta simplificam a conformidade.  

Acessibilidade 

Avalie como é fácil para os signatários acessar, revisar e assinar documentos em computadores, dispositivos móveis, tablets e pessoalmente. A solução deve proporcionar uma experiência consistente em todos os lugares. 

APIs e integrações 

A disponibilidade de APIs e conectores pré-construídos para seus sistemas existentes, como HRIS, CRM, faturamento, etc., permitirá a incorporação da assinatura digital em fluxos de trabalho críticos para os negócios. 

Interface e UX  

As interfaces de administrador e assinante devem ser bem projetadas e intuitivas para todos os usuários. Casos de uso complexos de B2B e B2C devem ser acomodados com integração fácil e treinamento mínimo necessário. 

Segurança  

Medidas robustas devem proteger documentos confidenciais durante todo o seu ciclo de vida – criptografia, controles de acesso e data centers com redundâncias para evitar interrupções. Auditorias anuais de quarta parte proporcionam transparência. 

Dados  

A análise de uso de assinaturas concluídas, em andamento, pendentes, etc., fornece visibilidade. As trilhas de auditoria que demonstram conformidade também são inestimáveis ​​para documentos regulamentados.  

Especificações técnicas 

A assinatura digital remota não deve impor requisitos de hardware especializados aos signatários. Avalie aspectos técnicos como formatos de assinatura, padrões de criptografia e autoridades de carimbo de data/hora utilizadas. 

Validação de longo prazo 

Mecanismos de validação como carimbo de data/hora e dados de verificação incorporados são essenciais para documentos que exigem assinaturas de longo prazo. Verifique até que ponto no futuro as assinaturas podem ser verificadas.  

Personalização 

Opções para configurar a aparência da assinatura visual, marca, campos de formulário obrigatórios, etc., com base em cenários de assinatura, simplificam os fluxos de trabalho. As opções de etiqueta branca são ideais para soluções voltadas para signatários externos. Com os principais recursos correspondentes às suas prioridades, a próxima etapa é avaliar os próprios provedores de serviços. 

Avaliando provedores de assinatura digital  

O provedor de serviços é uma parte crítica da sua solução de assinatura digital. Fatores como confiabilidade, confiabilidade do suporte e histórico de segurança justificam um exame cuidadoso. Aqui estão as principais considerações ao avaliar fornecedores: 

Confiança e Conformidade 

Opte por fornecedores estabelecidos com histórico de habilitação de assinaturas digitais legais para grandes empresas e agências governamentais. Certificados de confiança pública como WEBTrust demonstram rigor de conformidade. 

Cobertura Geográfica  

Se os seus casos de uso de assinatura abrangem vários países, procure fornecedores com experiência e cobertura globais. Eles podem navegar pelas necessidades de localização e nuances jurisdicionais para implementações internacionais. 

Capacidade de Resposta 

A disponibilidade de canais de telefone, chat e e-mail para resolução oportuna de problemas indica um foco no sucesso do cliente. Procure tempos de resposta garantidos e suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana.  

Postura de segurança 

Revise as disposições de segurança como criptografia, módulos de segurança de hardware, auditorias periódicas e medidas de redundância. A viabilidade financeira também garante a continuidade dos negócios sem interrupções. 

Padrões de privacidade 

Políticas de tratamento de dados, localização e auditorias independentes proporcionam transparência nas práticas de privacidade. A certificação ISO 27001 indica adesão às melhores práticas. 

Confiabilidade e tempo de atividade da plataforma 

Verifique as métricas históricas de tempo de atividade e a redundância de infraestrutura fornecida. Os data centers de failover e o balanceamento de carga demonstram confiabilidade adequada para assinatura ininterrupta. 

Modelos de Preços  

Avalie preços previsíveis, como planos de taxa fixa ilimitados ou escalonados. Os modelos baseados no uso podem incorrer em custos ocultos em volumes maiores. Considere avaliações gratuitas para testar os recursos. 

Adicionando assinaturas digitais com eSigner 

Para documentos que exigem assinaturas juridicamente vinculativas, considere usar Serviço de assinatura digital do eSigner. O eSigner permite que os usuários adicionem assinaturas digitais e carimbos de data/hora confiáveis ​​a documentos por meio de infraestrutura de chave pública (PKI). Os benefícios de usar o eSigner incluem: 

• As assinaturas são legalmente válidas e aplicáveis, como assinaturas em papel e caneta.
• Documentos assinados por meio do eSigner fornecem autenticação, integridade e não repúdio. A identidade do signatário é verificada, o documento não pode ser alterado após a assinatura e o signatário não pode negar a assinatura.
• O eSigner se integra aos principais formatos e plataformas de documentos, como PDF, Microsoft Office e Adobe Acrobat.
• As assinaturas podem ser adicionadas de desktops e dispositivos móveis por meio de um processo online simples. Não são necessários downloads ou aplicativos.
• O eSigner usa certificados digitais emitidos por autoridades de certificação confiáveis, tornando as assinaturas verificáveis ​​automaticamente em sistemas operacionais e software. 
• A inscrição na assinatura em nuvem do eSigner oferece uma opção para que um certificado de assinatura de documento SSL.com gere assinaturas certificadas qual fornecem um nível mais alto de controle de documentos do que as assinaturas digitais normais. Como explicado por adobe, “ao certificar um documento, você pode controlar os tipos de alterações que outras pessoas podem fazer”.

Embora o eSigner ofereça vários níveis de validação, até mesmo nossas assinaturas eletrônicas básicas atendem aos requisitos legais de assinatura eletrônica na maioria das jurisdições. Para assinaturas digitais de alta segurança, são usados ​​verificação de identidade válida e certificados aprimorados. No geral, o eSigner oferece uma maneira rápida e direta de adicionar assinaturas digitais legalmente válidas a documentos por meio de um serviço globalmente confiável. Considere integrar nossa solução como uma opção de assinatura para seu fluxo de trabalho. 

Escolhendo sua solução de assinatura digital 

A escolha da solução de assinatura digital certa requer o alinhamento das necessidades de negócios com os recursos do fornecedor em termos de confiança, conformidade, segurança, integrações e experiência do usuário. Seguindo um processo de seleção metódico, sua organização pode implementar fluxos de trabalho de assinatura sem papel que aceleram o processamento de documentos, reduzem riscos, cortam custos e fornecem conveniência a qualquer hora e em qualquer lugar. As experiências documentais seguras, legais e compatíveis possibilitadas pela plataforma ideal de assinatura digital melhorarão significativamente a forma como sua empresa interage digitalmente com clientes e funcionários. A ponderação cuidadosa dos principais critérios garantirá que sua solução de assinatura eletrônica ofereça valor máximo a longo prazo. Para um serviço de assinatura eletrônica confiável que atende a todos os requisitos, considere o eSigner de SSL.com. O eSigner permite assinaturas digitais legalmente válidas em documentos com apenas alguns cliques. Inscreva-se para um teste gratuito em https://app.esigner.com/ para testar recursos alinhados às suas necessidades exclusivas de fluxo de trabalho. Com a solução certa adaptada aos seus processos, a sua empresa pode obter as muitas vantagens da assinatura digital sem papel – desde poupanças ambientais até maior segurança e acessibilidade. Uma abordagem metódica na seleção o levará ao ajuste ideal.

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