O que é um eSeal?

Um eSeal é uma solução de assinatura digital que permite às empresas assinar e proteger com eficiência grandes volumes de documentos com a identidade digital verificada da organização. Ao vincular assinaturas criptograficamente a documentos, o eSealing protege contra alterações não autorizadas e fraudes, ao mesmo tempo que permite fluxos de trabalho automatizados de assinatura em massa.

O eSealing fornece validade legal, segurança e eficiência de fluxo de trabalho necessárias para processar documentos na velocidade e escala dos negócios digitais. A transição da assinatura com tinta úmida para o eSealing permite economias significativas de custos, prevenção de fraudes e conformidade com regulamentos de assinatura digital.

Mais empresas aceitam e exigem assinaturas digitais em vários documentos comerciais, garantindo crescimento e adoção contínuos. A implementação preventiva de soluções eSealing ajuda as empresas a se adaptarem prontamente à crescente digitalização dos fluxos de trabalho.

Os documentos padrão que se beneficiam da proteção autenticada por meio de eSeals incluem:

  • Ordens de compra
  • Faturas
  • Contratos de vendas
  • Formulários de integração de funcionários
  • Registros médicos
  • Documentos bancários

Com o eSealing, esses documentos de alto volume podem ser assinados digitalmente rapidamente para evitar ameaças como golpes de faturas falsas e solicitações fraudulentas de pedidos de alteração que custaram milhões às organizações.

Como um eSeal aumenta a segurança dos documentos?

O eSealing permite assinatura digital automatizada e em massa em nome de uma organização. Com um certificado emitido para a empresa, vários usuários autorizados podem selar documentos com a identidade autenticada da organização. O eSealing também pode ser integrado a processos automatizados, permitindo a selagem de inúmeros documentos sem aplicação manual de assinatura.

A proteção fornecida pelas assinaturas digitais já havia sido usada quase exclusivamente para fluxos de trabalho manuais e completos de contratos. O eSealing automatizado amplia a proteção contra alterações não autorizadas e incorpora a identidade digital do signatário nos documentos. Isto é particularmente útil para documentos de grande volume vulneráveis ​​a fraudes, onde a assinatura digital manual é impraticável.

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Um dos principais benefícios do eSealing é que ele pode ser automatizado sem a necessidade de aplicação manual de assinatura. Isto significa que grandes volumes de documentos podem ser assinados e selados digitalmente de forma rápida e eficiente, sem a necessidade de os signatários individuais aplicarem manualmente as suas assinaturas em cada documento.

Para funcionários de nível C e outros funcionários designados em sua empresa, os certificados eSealing são fornecidos com plataformas de assinatura baseadas em nuvem, como eSigner.com. O administrador da conta pode emitir credenciais para vários representantes de funcionários autorizados, permitindo-lhes compartilhar o acesso ao mesmo certificado eSealing organizacional. Isto permite uma melhor coordenação e logística no processamento de documentos de alto volume.

Através do uso de uma API de operação de assinatura, o eSealing automatizado pode ser integrado a outros fluxos de trabalho de documentos e sistemas de contabilidade, incluindo Sinal do Adobe Acrobat.

Como os eSeals vinculam documentos com segurança

Infra-estrutura de chave pública (PKI) fornece a estrutura subjacente para certificados eSealing. Os padrões de conformidade para certificados e assinaturas digitais são definidos pelo programa Adobe AATL e outros órgãos de padronização de autoridades de certificação. As autoridades certificadoras são então auditadas em relação a esses padrões para serem incluídas nos armazenamentos confiáveis ​​da Adobe e de outras empresas de documentos.

Primeiro, uma equipe de validação em uma autoridade de certificação auditada e confiável publicamente, como SSL.com, valida a identidade da empresa. Em seguida, através de um certificado digital de assinatura de documento, baseado nos padrões X.509, um par de chaves criptográficas exclusivo é vinculado à identidade da organização.

Depois que o certificado for emitido, uma organização poderá assinar documentos digitalmente usando o par de chaves criptográficas privadas/públicas de sua empresa associado aos seus certificados X.509. Isso vincula a identidade autenticada da organização aos documentos. As assinaturas são criadas através do hash do conteúdo de um documento para gerar impressões digitais exclusivas, criptografando os hashes com a chave privada. Após o recebimento, as assinaturas são validadas com a chave pública, enquanto os certificados X.509 confirmam a identidade. Esse processo criptográfico fornece evidências de adulteração e evita falsificações, melhorando as assinaturas à tinta.

Adobe Trust e eSeals

Os leitores Adobe PDF verificam a autenticidade de documentos assinados digitalmente quando a autoridade de certificação emissora está incluída na Approved Trust List ou AATL da Adobe. Um eSeal só é confiável quando aplicado por um certificado emitido por uma autoridade de certificação incluída na AATL. Na verdade, essas assinaturas digitais são às vezes chamadas de “assinaturas AATL”. Quando um documento é assinado usando um certificado eSeal de uma autoridade de certificação (CA) confiável, como SSL.com, os leitores Adobe PDF exibem uma marca de seleção verde indicando que a assinatura do documento é válida e que a identidade do signatário foi verificada por um certificado confiável da Adobe autoridade. Essa verificação de armazenamento confiável da Adobe aumenta ainda mais a segurança e a confiabilidade dos documentos eSealed, fornecendo aos destinatários uma confirmação visual da autenticidade do documento. No entanto, para garantir que os documentos eSealed sejam juridicamente vinculativos e aplicáveis, eles também devem cumprir os requisitos legais e regulamentares relevantes, que variam de acordo com o setor e a região.

Conformidade de documentos eletrônicos

Em muitas indústrias e regiões, os documentos eletrónicos e as assinaturas digitais devem cumprir requisitos legais e regulamentares específicos para serem considerados válidos e aplicáveis. Alguns padrões e regulamentos importantes de conformidade relacionados ao eSealing incluem:

  • eIDAS (Identificação Eletrônica, Autenticação e Serviços de Confiança): O regulamento da UE fornece uma estrutura para identificação eletrônica, autenticação e serviços de confiança, incluindo assinaturas digitais. Os eSeals que atendem aos requisitos do eIDAS são considerados juridicamente vinculativos na UE.
  • Lei ESIGN (Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional): Esta lei federal dos EUA concede reconhecimento legal a assinaturas e registros eletrônicos, desde que atendam a determinados requisitos. Os eSeals podem ajudar as organizações a cumprir a Lei ESIGN, fornecendo assinaturas digitais autenticadas e seguras.
  • UETA (Lei Uniforme de Transações Eletrônicas): Adotada pela maioria dos estados dos EUA, a UETA estabelece a equivalência legal de registros e assinaturas eletrônicas com contrapartes em papel. Os eSeals podem facilitar a conformidade com a UETA, permitindo assinaturas digitais seguras e verificáveis ​​em documentos eletrônicos.
  • ISO 32000: Esta norma internacional especifica o formato de arquivo PDF, incluindo requisitos para assinaturas digitais. Os eSeals que aderem à ISO 32000 garantem compatibilidade e interoperabilidade entre diferentes plataformas e software.

Ao implementar soluções eSealing que cumprem os regulamentos e padrões relevantes, as organizações podem garantir que os seus documentos assinados digitalmente são legalmente válidos e aplicáveis, facilitando transações eletrónicas seguras e eficientes.

Casos de uso mais adequados para eSeal

Os casos de uso padrão de alto volume adequados para a transição da assinatura ineficiente com tinta úmida para fluxos de trabalho simplificados do eSeal incluem:

  • Contabilidade e faturamento
  • Contratação e acordos de vendas
  • Acordos de integração
  • Arquivo de documentos
  • Protegendo envios de formulários on-line

Nos setores regulamentados, os eSeals também oferecem benefícios de conformidade para satisfazer as demandas oficiais por assinaturas digitais válidas:

  • Assistência médica
  • Gerenciamento e armazenamento de documentos
  • Bancário
  • Governo
  • Engenharia e Manufatura

Como você pode obter o eSealing?

 Aqueles com casos de uso que precisam de nova implementação de certificados de validação de organização (OV) habilitados para eSeal podem entrar em contato com a equipe de suporte SSL.com em sales@ssl.com para discutir soluções personalizadas que se ajustem aos seus fluxos de trabalho de assinatura de documentos.

Fluxos de trabalho preparados para o futuro com a eficiência dos eSeals

 Os eSeals fornecem as proteções legais atualizadas e os ganhos de eficiência do fluxo de trabalho que as empresas precisam para acelerar o processamento seguro de documentos.  Quando uma organização exige que um grande volume de documentos confidenciais seja protegido contra fraudes, o eSeals oferece negócios preparados para o futuro para um ambiente moderno de segurança cibernética e ameaças de fraude eletrônica.

 

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