Как выбрать правильное решение для цифровой подписи для вашего бизнеса

Широкое внедрение удаленной работы и безбумажных рабочих процессов ускорило необходимость безопасного подписания цифровых документов. Внедрение правильного решения в области электронной подписи может значительно упростить процессы подписания, обеспечивая при этом юридическую силу и соответствие требованиям. Однако, учитывая ошеломляющее количество поставщиков на рынке, выбор лучшей услуги цифровой подписи для ваших конкретных бизнес-потребностей может занять время и усилия. В этой статье представлено подробное руководство по определению ключевых критериев и правильному выбору. 

Введение в цифровые подписи 

В цифровых подписях используются криптографические методы для обеспечения подписи и проверки электронных документов. Они привязывают подписывающих лиц к их подписям, обеспечивают целостность документа и обеспечивают защиту от несанкционированного доступа, как и физические подписи на бумаге. К основным преимуществам документов с цифровой подписью относятся: 

• Юридическая сила и возможность исполнения в соответствии с законами об электронной подписи
• Более строгая аутентификация личности подписывающего лица 
• Улучшенная защита от подделки
• Легче сохранить записи для обеспечения соответствия требованиям.
• Экологическая экономия за счет сокращения использования бумаги
• Удобство подписания в любое время и в любом месте 

Благодаря правильному решению, адаптированному к вашим рабочим процессам, ваш бизнес сможет реализовать эти преимущества, отказавшись от бумажных документов и внедрив цифровые подписи. Но сначала необходима тщательная оценка ваших конкретных потребностей. 

Оценка организационных потребностей 

Прежде чем приступать к поиску поставщиков, подведите итоги своих вариантов использования, процессов и требований. Это поможет вам определить обязательные функции и избежать перерасхода средств на ненужные возможности. 

Рассмотрим следующий пример: 

• Какие документы нужно подписывать цифровой подписью? Примеры включают контракты, налоговые формы, регистрационные документы, кадровую документацию, счета-фактуры и т. д.
• Как реализуются текущие рабочие процессы подписания на бумажных носителях? Включают ли они личное общение, почту, факсы и т. д.? 
• Каковы примерные объемы отправляемых документов и необходимых подписей в месяц? Сезонные колебания?
• Какие функции подписи вы хотите включить: подпись на рабочем столе, подпись на мобильном телефоне, удаленную подпись лично?
• Как быстро вам необходимо вернуть подписанные документы? Существуют ли сроки соблюдения требований, которые следует учитывать?
• Какие методы проверки личности или аутентификации подписывающего лица вам понадобятся?
• Каковы ваши требования к конфиденциальности данных в отношении хранения документов на платформах поставщиков?
• Будут ли подписи требовать долгосрочной проверки, рассчитанной на годы? Достаточно ли краткосрочных подписей? 
• Какие существующие системы и рабочие процессы нуждаются в интеграции, например CRM, биллинговые системы и т. д.? 

Тщательный анализ реального использования и процессов выявит обязательные возможности вашего решения для цифровой подписи.   

Откройте для себя удобство и безопасность eSigner

Попробуйте прямо сейчас бесплатно!

 

Ключевые особенности и возможности 

После того, как ваши потребности определены, вот некоторые ключевые функции и возможности, на которые следует обратить внимание во время оценки поставщиков: 

Соответствие и стандарты 

Решение для электронной подписи должно соответствовать соответствующим нормам в вашей юрисдикции, таким как законы штатов UETA и ESIGN в США, eIDAS в ЕС и т. д. Должны поддерживаться необходимые стандартные форматы подписей, такие как PAdES или CAdES. Также важно соблюдать законы о конфиденциальности данных. 

Подписание рабочих процессов 

Необходим ряд опций для настройки многоэтапных рабочих процессов подписания — последовательная, параллельная, гибридная маршрутизация и т. д. Массовая отправка и настраиваемые шаблоны, запускаемые одним щелчком мыши, оптимизируют эффективность в масштабе. 

Проверка личности  

Должны быть доступны достаточные меры подтверждения личности подписывающего лица – от основного адреса электронной почты/пароля до тщательной проверки биографических данных, если это необходимо. Интеграция с платформами идентификации, такими как Okta, упрощает соблюдение требований.  

Универсальный доступ 

Оцените, насколько легко подписывающим сторонам получать доступ, просматривать и подписывать документы на настольных, мобильных, планшетных и личных устройствах. Решение должно обеспечивать единообразный опыт повсюду. 

API и интеграции 

Доступность API и готовых соединителей для существующих систем, таких как HRIS, CRM, биллинг и т. д., позволит встроить цифровую подпись в критически важные для бизнеса рабочие процессы. 

Интерфейс и UX  

Интерфейсы администратора и подписывающей стороны должны быть хорошо спроектированы и интуитивно понятны для всех пользователей. Сложные сценарии использования B2B и B2C должны быть реализованы с простой адаптацией и минимальным обучением. 

Безопасность  

Надежные меры должны защищать конфиденциальные документы на протяжении всего их жизненного цикла — шифрование, контроль доступа и центры обработки данных с резервированием для предотвращения сбоев. Ежегодные аудиты четвертой стороны обеспечивают прозрачность. 

Аналитика  

Аналитика использования завершенных, выполняющихся, ожидающих подписи и т. д. обеспечивает видимость. Аудиторские журналы, демонстрирующие соблюдение требований, также имеют неоценимое значение для регулируемых документов.  

Технические спецификации  

Удаленная цифровая подпись не должна предъявлять к подписывающим сторонам специальных требований к оборудованию. Оцените технические аспекты, такие как форматы подписей, стандарты криптографии и используемые сертификаты временных меток. 

Долгосрочная проверка 

Механизмы проверки, такие как временные метки и встроенные данные проверки, необходимы для документов, требующих долгосрочных подписей. Проверьте, как далеко в будущем можно будет проверять подписи.  

Адаптация люстры 

Возможности настройки внешнего вида визуальной подписи, фирменного оформления, обязательных полей формы и т. д. на основе сценариев подписи упрощают рабочие процессы. Варианты белой маркировки идеально подходят для внешних решений, ориентированных на подписывающих лиц. Когда основные функции соответствуют вашим приоритетам, следующим шагом будет оценка самих поставщиков услуг. 

Оценка поставщиков цифровой подписи  

Поставщик услуг является важной частью вашего решения по цифровой подписи. Такие факторы, как надежность, надежность поддержки и послужной список безопасности, требуют тщательного изучения. Вот ключевые моменты при оценке поставщиков: 

Доверие и соответствие 

Выбирайте проверенных поставщиков с опытом предоставления легальных цифровых подписей крупным предприятиям и государственным учреждениям. Сертификаты общественного доверия, такие как WEBTrust, демонстрируют строгость соответствия. 

Географическое покрытие  

Если ваши сценарии использования подписи охватывают несколько стран, ищите поставщиков с глобальным опытом и охватом. Они могут ориентироваться в потребностях локализации и юрисдикционных нюансах при международном развертывании. 

Чувствительность 

Наличие каналов телефона, чата и электронной почты для своевременного решения проблем указывает на нацеленность на успех клиентов. Ищите гарантированное время ответа и круглосуточную поддержку.  

Положение безопасности 

Ознакомьтесь с положениями безопасности, такими как шифрование, аппаратные модули безопасности, периодические проверки и меры резервирования. Финансовая жизнеспособность также обеспечивает непрерывность бизнеса без сбоев. 

Стандарты конфиденциальности 

Политики обработки данных, локализация и независимый аудит обеспечивают прозрачность политики конфиденциальности. Сертификация ISO 27001 свидетельствует о следовании передовому опыту. 

Надежность платформы и время безотказной работы 

Проверьте исторические показатели времени безотказной работы и предоставленную избыточность инфраструктуры. Отказоустойчивые центры обработки данных и балансировка нагрузки демонстрируют достаточную надежность для непрерывного подписания. 

Модели оценки  

Оцените предсказуемые цены, такие как безлимитные или многоуровневые планы с фиксированной ставкой. Модели, основанные на использовании, могут повлечь за собой скрытые затраты при больших объемах. Рассмотрите возможность бесплатных пробных версий для проверки возможностей. 

Добавление цифровых подписей с помощью eSigner 

Для документов, требующих юридически обязательных подписей, рассмотрите возможность использования Служба цифровой подписи eSigner. eSigner позволяет пользователям добавлять к документам надежные цифровые подписи и временные метки через инфраструктуру открытых ключей (PKI). Преимущества использования eSigner включают в себя: 

• Подписи имеют юридическую силу и подлежат исполнению, как и подписи, сделанные ручкой на бумаге.
• Документы, подписанные через eSigner, обеспечивают аутентификацию, целостность и невозможность отказа от авторства. Личность подписывающего лица проверяется, документ не может быть изменен после подписания, а подписывающее лицо не может отказать в подписании.
• eSigner интегрируется с основными форматами документов и платформами, такими как PDF, Microsoft Office и Adobe Acrobat.
• Подписи можно добавлять как с настольных, так и с мобильных устройств посредством простого онлайн-процесса. Никаких загрузок или приложений не требуется.
• eSigner использует цифровые сертификаты, выданные доверенными центрами сертификации, что позволяет автоматически проверять подписи в операционных системах и программном обеспечении. 
• Регистрация в облачной системе подписи eSigner дает возможность генерировать сертификат для подписи документов SSL.com. заверенные подписи , которые обеспечивают более высокий уровень контроля документов, чем обычные цифровые подписи. Как объяснил саман«Когда вы заверяете документ, вы можете контролировать типы изменений, которые могут вносить другие люди».

Хотя eSigner предлагает различные уровни проверки, даже наши базовые электронные подписи соответствуют юридическим требованиям к электронной подписи в большинстве юрисдикций. Для цифровых подписей высокой надежности используются проверка действительного удостоверения личности и расширенные сертификаты. В целом, eSigner обеспечивает быстрый и простой способ добавления юридически действительных цифровых подписей к документам с помощью службы, пользующейся международным доверием. Рассмотрите возможность интеграции нашего решения в качестве варианта подписи для вашего рабочего процесса. 

Выбор решения для цифровой подписи 

Выбор правильного решения для цифровой подписи требует согласования потребностей бизнеса с возможностями поставщика в отношении доверия, соответствия требованиям, безопасности, интеграции и пользовательского опыта. Следуя методичному процессу отбора, ваша организация может внедрить рабочие процессы безбумажного подписания, которые ускоряют обработку документов, снижают риски, сокращают расходы и обеспечивают удобство в любое время и в любом месте. Безопасный, легальный и соответствующий требованиям документооборот, обеспечиваемый оптимальной платформой цифровой подписи, значительно улучшит цифровое взаимодействие вашей компании с клиентами и сотрудниками. Тщательное взвешивание ключевых критериев обеспечит максимальную долгосрочную ценность вашего решения в области электронной подписи. Если вам нужна надежная служба электронной подписи, которая отвечает всем требованиям, рассмотрите eSigner от SSL.com. eSigner позволяет создавать юридически действительные цифровые подписи на документах всего за несколько кликов. Зарегистрируйтесь на бесплатную пробную версию на https://app.esigner.com/ для тестирования возможностей, соответствующих вашим уникальным потребностям рабочего процесса. Благодаря правильному решению, адаптированному к вашим процессам, ваш бизнес сможет реализовать множество преимуществ безбумажной цифровой подписи — от экономии окружающей среды до повышения безопасности и доступности. Методичный подход к выбору приведет вас к идеальному варианту.

Готовы улучшить процесс цифровой подписи вашего бизнеса? Откройте для себя мощь и удобство eSigner от SSL.com

Попробуй это сейчас