Hur man väljer rätt digital signaturlösning för ditt företag

Den utbredda användningen av distansarbete och papperslösa arbetsflöden har accelererat behovet av säker digital dokumentsignering. Genom att implementera rätt e-signaturlösning kan signeringsprocesserna effektiviseras avsevärt samtidigt som juridisk giltighet och efterlevnad säkerställs. Men med ett svindlande utbud av leverantörer på marknaden kan det ta tid och ansträngning att välja den bästa digitala signaturtjänsten för dina specifika affärsbehov. Den här artikeln ger en omfattande guide för att identifiera nyckelkriterierna och göra rätt val. 

Introduktion till digitala signaturer 

Digitala signaturer använder kryptografiska tekniker för att säkra elektronisk dokumentsignering och verifiering. De binder undertecknarna till sina underskrifter, säkerställer dokumentintegritet och ger manipuleringssäker försegling som fysiska signaturer på papper. Kärnfördelarna med digitalt signerade dokument inkluderar: 

• Rättslig giltighet och verkställbarhet enligt lagar om e-signaturer
• Starkare autentisering av undertecknarens identitet 
• Förbättrat säkerhetsskydd mot förfalskning
• Lättare att bevara som register för efterlevnadsbehov
• Miljöbesparingar genom minskad pappersanvändning
• Bekvämt att signera när som helst, var som helst 

Med rätt lösning skräddarsydd för dina arbetsflöden kan ditt företag realisera dessa fördelar genom att bli papperslös och använda digitala signaturer. Men först krävs noggrann utvärdering av dina specifika behov. 

Bedömning av organisatoriska behov 

Gör en inventering av dina användningsfall, processer och krav innan du påbörjar din leverantörssökning. Detta hjälper dig att identifiera nödvändiga funktioner och undvika överutgifter för onödiga funktioner. 

Tänk på följande: 

• Vilka typer av dokument behöver du signera digitalt? Som exempel kan nämnas avtal, skatteformulär, inskrivningshandlingar, HR-papper, fakturor m.m.
• Hur hanteras nuvarande pappersbaserade signeringsarbetsflöden? Innebär de personliga interaktioner, post, fax, etc.? 
• Vilka är de ungefärliga volymerna för skickade dokument och underskrifter som krävs per månad? Säsongsvariationer?
• Vilka signererupplevelser vill du aktivera – skrivbordssignering, mobilsignering, fjärrsignering personligen?
• Hur snabbt behöver du undertecknade dokument returnerade? Finns det tidsplaner för efterlevnad att överväga?
• Vilka identitetskontroller eller autentiseringsmetoder för undertecknare behöver du?
• Vilka är dina datasekretessbehov när det gäller dokumentlagring på leverantörsplattformar?
• Kommer signaturer att kräva långsiktig validering som sträcker sig över år? Räcker det med kortsiktiga signaturer? 
• Vilka befintliga system och arbetsflöden behöver integration, som CRM, faktureringssystem, etc.? 

Genom att noggrant analysera användningen och processerna i den verkliga världen kommer du att få fram de nödvändiga funktionerna för din digitala signaturlösning.   

Upptäck bekvämligheten och säkerheten med eSigner

Prova nu gratis!

 

Nyckelfunktioner och funktioner 

Med dina behov identifierade, här är några viktiga funktioner och funktioner att leta efter under leverantörsutvärderingar: 

Överensstämmelse och standarder 

Lösningen för e-signaturer måste överensstämma med relevanta bestämmelser i dina jurisdiktioner, såsom statliga UETA- och ESIGN-lagar i USA, eIDAS i EU, etc. Nödvändiga standardsignaturformat som PAdES eller CAdES bör stödjas. Det är också viktigt att följa lagar om dataskydd. 

Signering av arbetsflöden 

En rad alternativ för att konfigurera flerstegssigneringsarbetsflöden behövs – sekventiell, parallell, hybrid routing, etc. Bulksändning och anpassade mallar med ett klick optimerar effektiviteten i skala. 

Identitetsvalidering  

Tillräckliga åtgärder för bekräftelse av undertecknarens identitet bör finnas tillgängliga – från grundläggande e-post/lösenord till omfattande bakgrundskontroller vid behov. Integrationer med identitetsplattformar som Okta förenklar efterlevnaden.  

Tillgänglighet 

Utvärdera hur lätt det är för undertecknare att komma åt, granska och signera dokument på datorer, mobiler, surfplattor och personliga enheter. Lösningen ska ge en konsekvent upplevelse överallt. 

API:er och integrationer 

Tillgängligheten av API:er och förbyggda kopplingar till dina befintliga system, som HRIS, CRM, fakturering, etc., kommer att möjliggöra inbäddning av digital inloggning i affärskritiska arbetsflöden. 

Gränssnitt och UX  

Administratörs- och undertecknargränssnitten bör vara väldesignade och intuitiva för alla användare. Komplexa B2B och B2C användningsfall bör tillgodoses med enkel onboarding och minimal utbildning som behövs. 

Säkerhet  

Robusta åtgärder bör skydda känsliga dokument under hela deras livscykel – kryptering, åtkomstkontroller och datacenter med redundans för att förhindra avbrott. Fjärdeparts årliga revisioner ger insyn. 

Analytics  

Användningsanalyser på slutförda, pågående, väntande, underskrifter etc. ger synlighet. Granskningsspår som visar efterlevnad är också ovärderliga för reglerade dokument.  

Tekniska specifikationer 

Digital fjärrsignering bör inte ställa speciella hårdvarukrav på undertecknare. Utvärdera tekniska aspekter som signaturformat, kryptografistandarder och använda tidsstämpelmyndigheter. 

Långsiktig validering 

Valideringsmekanismer som tidsstämpling och inbäddade verifieringsdata är viktiga för dokument som kräver långtidssignaturer. Kontrollera hur långt in i framtiden signaturer kan verifieras.  

Anpassning 

Alternativ för att konfigurera visuella signaturutseende, varumärke, obligatoriska formulärfält, etc., baserat på signeringsscenarier effektiviserar arbetsflöden. Vitmärkningsalternativ är idealiska för externa lösningar som vänder sig mot undertecknare. Med kärnfunktioner som matchar dina prioriteringar är nästa steg att utvärdera tjänsteleverantörerna själva. 

Utvärdera leverantörer av digitala signaturer  

Tjänsteleverantören utgör en kritisk del av din digitala signaturlösning. Faktorer som tillförlitlighet, supporttillförlitlighet och säkerhetsresultat kräver noggrann undersökning. Här är viktiga överväganden när du utvärderar leverantörer: 

Förtroende och efterlevnad 

Välj etablerade leverantörer med en historia av att möjliggöra lagliga digitala signaturer för stora företag och statliga myndigheter. Offentliga förtroendecertifikat som WEBTrust visar efterlevnadsstränghet. 

Geografisk täckning  

Om dina signeringsanvändningsfall sträcker sig över flera länder, sök leverantörer med global expertis och täckning. De kan navigera efter lokaliseringsbehov och jurisdiktionsnyanser för internationella lanseringar. 

lyhördhet 

Tillgången till telefon-, chatt- och e-postkanaler för snabb problemlösning indikerar fokus på kundernas framgång. Leta efter garanterade svarstider och 24/7 support.  

Säkerhetshållning 

Granska säkerhetsbestämmelser som kryptering, hårdvarusäkerhetsmoduler, periodiska revisioner och redundansåtgärder. Ekonomisk bärkraft säkerställer också kontinuitet i verksamheten utan störningar. 

Sekretessstandarder 

Datahanteringspolicyer, lokalisering och oberoende granskningar ger insyn i sekretesspraxis. ISO 27001-certifiering indikerar efterlevnad av bästa praxis. 

Plattformens pålitlighet och drifttid 

Kontrollera historiska mätvärden för drifttid och tillhandahållen infrastrukturredundans. Failover-datacenter och lastbalansering visar tillräcklig tillförlitlighet för oavbruten signering. 

Prissättningsmodeller  

Utvärdera förutsägbar prissättning som obegränsade eller schablonmässiga planer. Användningsbaserade modeller kan ådra sig dolda kostnader vid högre volymer. Överväg gratis provperioder för att testa funktioner. 

Lägga till digitala signaturer med eSigner 

För dokument som kräver juridiskt bindande underskrifter, överväg att använda eSigners digitala signaturtjänst. eSigner tillåter användare att lägga till pålitliga digitala signaturer och tidsstämplar till dokument genom infrastruktur för offentlig nyckel (PKI). Fördelarna med att använda eSigner inkluderar: 

• Signaturer är juridiskt giltiga och verkställbara, som underskrifter på penna och papper.
• Dokument som signerats genom eSigner tillhandahåller autentisering, integritet och icke-avvisande. Undertecknarens identitet är verifierad, dokumentet kan inte ändras efter undertecknandet och undertecknaren kan inte neka undertecknandet.
• eSigner integreras med stora dokumentformat och plattformar som PDF, Microsoft Office och Adobe Acrobat.
• Signaturer kan läggas till från både stationära och mobila enheter genom en enkel onlineprocess. Inga nedladdningar eller appar krävs.
• eSigner använder digitala certifikat utfärdade av betrodda certifikatmyndigheter, vilket gör signaturerna automatiskt verifierbara mellan operativsystem och programvara. 
• Registrering i eSigner molnsignering ger ett alternativ för ett SSL.com-dokumentsigneringscertifikat att generera certifierade signaturer som ger en högre nivå av dokumentkontroll än vanliga digitala signaturer. Som förklarat av Adobe, "när du certifierar ett dokument kan du kontrollera vilka typer av ändringar andra kan göra."

Medan eSigner erbjuder olika valideringsnivåer, uppfyller även våra grundläggande elektroniska signaturer lagstadgade krav för e-signaturer i de flesta jurisdiktioner. För digitala signaturer med hög säkerhet används giltig ID-verifiering och förbättrade certifikat. Sammantaget ger eSigner ett snabbt och enkelt sätt att lägga till juridiskt giltiga digitala signaturer till dokument genom en globalt pålitlig tjänst. Överväg att integrera vår lösning som ett signeringsalternativ för ditt arbetsflöde. 

Välja din digitala signaturlösning 

Att välja rätt digitala signaturlösning kräver att affärsbehov anpassas till leverantörskapacitet över förtroende, efterlevnad, säkerhet, integrationer och användarupplevelse. Genom att följa en metodisk urvalsprocess kan din organisation implementera papperslösa signeringsarbetsflöden som påskyndar dokumenthanteringen, minskar risker, minskar kostnaderna och ger bekvämlighet när som helst och var som helst. De säkra, lagliga och kompatibla dokumentupplevelserna som möjliggörs av den optimala digitala signaturplattformen kommer att avsevärt förbättra hur ditt företag interagerar digitalt med kunder och anställda. Att noggrant väga nyckelkriterier säkerställer att din e-signaturlösning levererar maximalt långsiktigt värde. För en pålitlig e-signaturtjänst som markerar alla rutorna, överväg eSigner från SSL.com. eSigner möjliggör juridiskt giltiga digitala signaturer på dokument med bara några klick. Registrera dig för en gratis provperiod på https://app.esigner.com/ för att testa funktioner anpassade till dina unika arbetsflödesbehov. Med rätt lösning skräddarsydd för dina processer kan ditt företag inse de många fördelarna med papperslös digital signering – från miljöbesparingar till förbättrad säkerhet och tillgänglighet. Ett metodiskt tillvägagångssätt för urval leder dig till den perfekta passformen.

Är du redo att förbättra ditt företags digitala signeringsprocess? Upptäck kraften och bekvämligheten med eSigner by SSL.com

Prova det nu