Vad är Remote Online Notarization?
Remote Online Notarization (RON) är en form av notarialarbete som kan utföras via internet med live videosamtalsprogram. Genom RON kan juridiska dokument undertecknas av klienten och notariseras av advokaten utan att de behöver träffas ansikte mot ansikte.
Pandemisk eller inte, världen går mer och mer online. Vissa jobb som traditionellt har krävt ansikte mot ansikte för att slutföra nu har alternativ som ska göras digitalt och på distans. Notarisering är en sådan funktion. För närvarande finns det 35 stater som har någon form av permanenta fjärranslutna notariallagar på plats, med fler som förväntas ansluta sig till gruppen snart.
Det faktum att de flesta stater nu har infört virtuell notarisering indikerar att de erkänner RON som ett säkrare sätt att avvärja bedrägerier jämfört med den traditionella personliga notariseringen. Faktum är att en tvåpartsförslag nyligen infördes i senaten som syftar till att bemyndiga notarier i alla amerikanska stater att utföra RON.
Varje process vid distansnotarisering syftar till att bättre bekämpa bedrägeri. Innan klienten kan underteckna dokumentet, verifierar notarien först personens identitet genom identitetsautentiseringsfrågor som även kallas Knowledge Based Authentication (KBA). Detta verifieringsförfarande kräver att undertecknaren tillhandahåller information som endast är berättigad till den person som äger identiteten i fråga. Med hjälp av Public Key Infrastructure-tekniken fäster notarie sedan ett unikt digitalt sigill på e-dokumentet och eventuella ändringar av det kommer att bli obestridligt. Betydande delar av live videosamtalet krävs enligt lag för att lagras och lagras säkert av notarien.
Som kommer att diskuteras i de följande avsnitten måste en advokat som har för avsikt att bli en notarie online uppfylla flera krav på cybersäkerhet som fastställts av staten. Ett vanligt krav, som det är i Texas, Virginia och Pennsylvania, är ett X.509-kompatibel certifikat med PKI (infrastruktur för offentlig nyckel). Ett bra svar på detta krav är Adobe-betrodd dokumentunderskrivningscertifikat från SSL.com.
Här är en sammanfattning av hur du blir notarie online och hur du kan uppfylla några av de mer allmänna kraven, som kan variera från stat till stat. National Notary Association ger en bra central resurs på dessa krav rikstäckande.
Krav för att bli en fjärrkontroll online notarie
Håll en nuvarande provision som notarius publicus i din stat
I de flesta fall kan du inte ansöka om att bli en notarie online utan att först ha en provision som en traditionell notarius publicus i din stat.
Nuvarande åtkomst till statligt godkänd datorutrustning
Att ha datorutrustning för RON kan verka meningslöst men det är viktigt att påpeka eftersom varje stat har sina egna specifika delkrav. Som utgångspunkt är en notarie online skyldig att ha en säker dator, en webbkamera som kan spela in tydliga bilder, en mikrofon som producerar begripligt ljud under live -samtalet och en stark och säker internetuppkoppling. Besök din statsregerings webbplats för att ta reda på de specifika mätvärdena som krävs för varje verktyg.
Ansök eller registrera dig för att utföra virtuella notariseringar
För att påbörja online-notariansökan behöver du några viktiga bitar av information:
- Ditt noteringsnummer som tilldelats av statssekreteraren
- Ditt födelsedatum
- Ditt personnummer
Måste ha ett digitalt certifikat utfärdat av en tredjepartsleverantör
Vissa stater utökar detta krav och säger att certifikatet måste användas PKI och vara X.509-kompatibel. Detta är dock för vagt, eftersom X.509-formatet omfattar många typer av digitala certifikat, inklusive SSL /TLS certifikat för webbplatser och kodsigneringscertifikat. Om du letar efter rätt certifikat för din online notariansökan är SSL.coms affärsidentitetscertifikat ett utmärkt alternativ.
SSL.coms affärsidentitetscertifikat kan levereras eller installeras på en FIPS 140.2-validerad YubiKey USB-token. Denna token kan användas för säker dokumentsignering i Adobe PDF-filer och Microsoft Office-dokument. A digital signatur ger bevis för att undertecknaren av ett elektroniskt dokument är vem de påstår sig vara, och visar att informationen i dokumentet inte har ändrats sedan det undertecknades.
Digitalt signerade dokument säkerställer också lagliga icke förkastande. Om en person digitalt undertecknar ett dokument med sin privata dokumentsigneringsnyckel är det svårt för dem att förneka att de har undertecknat det. Som en offentligt betrodd certifikatutfärdare och medlem i Adobe-godkänd trustlista (AATL)SSL.coms affärsidentitetscertifikat är betrodda över hela världen för att signera virtuella dokument, inklusive Adobe PDF och Microsoft Office. Det betyder att både Acrobat och Microsoft ser våra PDF-signaturer som giltiga och att dina kunder inte ser felmeddelanden om din signatur i dessa applikationer.
Här är ett exempel på ett ogiltigt signaturfel i Adobe:
Och här är ett exempel på en godkänd signaturbekräftelse:
Business Identity-certifikat från SSL.com innehåller också ett S/MIME certifikat och klientautentisering funktioner som ger förtroende och säkerhet för digitalt signerad e-post och ytterligare inloggningssäkerhetsalternativ.
Slutför RON-specifik testning eller utbildning enligt ditt tillstånd
Eftersom processerna för att genomföra en digital notisering är olika kommer ditt tillstånd sannolikt att kräva ytterligare utbildningskurser eller test innan du kan bli RON.
Skaffa fjärrkontroll onlineverktyg som en eSeal
Tillsammans med ditt SSL.com Business Identity-certifikat behöver du några andra verktyg. En av dem är din digitala noteringsförsegling, som du kan köpa online. Du behöver din provision eller ditt auktorisationsbevis för att köpa din försegling och få den skickad till dig.
Giltigt kontrakt med ett cybersäkerhetsföretag
Eftersom komponenterna i online-notarisering kräver cyberkompetens måste du anlita en internetleverantör som har tekniken för att utföra digitalbaserad identitetsverifiering och autentiseringsanalys samt möjligheten att säkert lagra en audiovisuell inspelning av en virtuell notarisering .
Avgifter, försäkringar, obligationer
När du har allt på plats för din ansökan och ditt certifikat finns det bara några fler städningar. Du måste ha en borgen för att täcka avlägsna online-notiseringar, en försäkring om fel och utelämnanden (E&O) som täcker RON och måste skicka in alla andra dokument som krävs enligt statens lagar.
Sista ord
En advokat som vill genomföra virtuell notarier bör ha statligt godkända cybersäkerhetsverktyg som kommer att användas för att korrekt verifiera identiteter, digitalt försegla dokument för att skydda deras innehåll, granska onlinetransaktionen och lagra elektroniska dokument på ett säkert sätt.
Att bli en avlägsen online-notarie kan vara en välsignelse för ditt notariseringsföretag. Att ta rätt steg för att vara beredd att erbjuda säkra, pålitliga och kompatibla tjänster är värt ansträngningen. SSL.coms affärsidentitetscertifikat kan vara ett viktigt val för att förbättra din upplevelse och erbjuda bästa service till potentiella kunder.
