วิธีเลือกโซลูชันลายเซ็นดิจิทัลที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

การนำการทำงานจากระยะไกลมาใช้อย่างกว้างขวางและขั้นตอนการทำงานแบบไร้กระดาษได้เร่งความจำเป็นในการเซ็นเอกสารดิจิทัลที่ปลอดภัย การใช้โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมสามารถปรับปรุงกระบวนการลงนามได้อย่างมาก ขณะเดียวกันก็รับประกันความถูกต้องทางกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนด อย่างไรก็ตาม เนื่องจากมีผู้ให้บริการมากมายในตลาด การเลือกบริการลายเซ็นดิจิทัลที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการทางธุรกิจเฉพาะของคุณอาจต้องใช้เวลาและความพยายาม บทความนี้ให้คำแนะนำที่ครอบคลุมในการระบุเกณฑ์สำคัญและการตัดสินใจเลือกที่ถูกต้อง 

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับลายเซ็นดิจิทัล 

ลายเซ็นดิจิทัลใช้เทคนิคการเข้ารหัสเพื่อรักษาความปลอดภัยในการลงนามและการตรวจสอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ พวกเขาผูกผู้ลงนามกับลายเซ็นของพวกเขา รับประกันความสมบูรณ์ของเอกสาร และมีการปิดผนึกที่ป้องกันการงัดแงะเหมือนลายเซ็นจริงบนกระดาษ ประโยชน์หลักของเอกสารที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัล ได้แก่: 

• ความถูกต้องทางกฎหมายและการบังคับใช้ภายใต้กฎหมายลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• การตรวจสอบตัวตนของผู้ลงนามที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น 
• เพิ่มการรักษาความปลอดภัยป้องกันการปลอมแปลง
• เก็บรักษาไว้เป็นบันทึกความต้องการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้ง่ายขึ้น
• ประหยัดสิ่งแวดล้อมจากการใช้กระดาษที่ลดลง
• สะดวกในการลงนามทุกที่ทุกเวลา 

ด้วยโซลูชันที่เหมาะสมซึ่งปรับให้เหมาะกับขั้นตอนการทำงานของคุณ ธุรกิจของคุณจะตระหนักถึงข้อดีเหล่านี้โดยหันมาใช้ลายเซ็นดิจิทัลแบบไร้กระดาษและนำลายเซ็นดิจิทัลมาใช้ แต่ก่อนอื่น จำเป็นต้องมีการประเมินความต้องการเฉพาะของคุณอย่างรอบคอบ 

การประเมินความต้องการขององค์กร 

รวบรวมกรณีการใช้งาน กระบวนการ และข้อกำหนดของคุณก่อนเริ่มค้นหาผู้จำหน่าย สิ่งนี้จะช่วยคุณระบุคุณสมบัติที่ต้องมีและหลีกเลี่ยงการใช้จ่ายความสามารถที่ไม่จำเป็นมากเกินไป 

พิจารณาด้านล่างนี้:  

• คุณต้องเซ็นเอกสารประเภทใดแบบดิจิทัล ตัวอย่างได้แก่ สัญญา แบบฟอร์มภาษี เอกสารการลงทะเบียน เอกสารด้านทรัพยากรบุคคล ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ
• เวิร์กโฟลว์การลงนามโดยใช้กระดาษในปัจจุบันมีการจัดการอย่างไร พวกเขาเกี่ยวข้องกับการโต้ตอบต่อหน้า ไปรษณีย์ โทรสาร ฯลฯ หรือไม่? 
• เอกสารที่ส่งและลายเซ็นที่ต้องใช้ต่อเดือนคือเท่าใด การเปลี่ยนแปลงตามฤดูกาล?
• คุณต้องการเปิดใช้งานประสบการณ์ผู้ลงนามใดบ้าง – การลงนามบนเดสก์ท็อป การลงนามผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ การลงนามด้วยตนเองจากระยะไกล
• คุณต้องการเอกสารที่ลงนามคืนเร็วแค่ไหน? มีกำหนดเวลาการปฏิบัติตามที่ต้องพิจารณาหรือไม่?
• คุณต้องใช้วิธีการพิสูจน์ตัวตนหรือการรับรองความถูกต้องของผู้ลงนามแบบใด
• ความต้องการความเป็นส่วนตัวของข้อมูลของคุณเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสารบนแพลตฟอร์มของผู้จำหน่ายมีอะไรบ้าง
• ลายเซ็นจะต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องในระยะยาวซึ่งครอบคลุมหลายปีหรือไม่ ลายเซ็นระยะสั้นเพียงพอหรือไม่ 
• ระบบและเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ใดบ้างที่จำเป็นต้องบูรณาการ เช่น CRM ระบบการเรียกเก็บเงิน ฯลฯ 

การวิเคราะห์การใช้งานและกระบวนการในโลกแห่งความเป็นจริงอย่างละเอียดจะเผยให้เห็นความสามารถที่ต้องมีสำหรับโซลูชันลายเซ็นดิจิทัลของคุณ   

ค้นพบความสะดวกสบายและความปลอดภัยของ eSigner

ทดลองใช้ฟรีทันที!

 

คุณสมบัติหลักและความสามารถ 

เมื่อระบุความต้องการของคุณแล้ว ต่อไปนี้เป็นคุณลักษณะและฟังก์ชันหลักบางประการที่ควรมองหาในระหว่างการประเมินผู้ขาย: 

การปฏิบัติตามและมาตรฐาน 

โซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามข้อบังคับที่เกี่ยวข้องในเขตอำนาจศาลของคุณ เช่น กฎหมาย UETA และ ESIGN ของรัฐในสหรัฐอเมริกา eIDAS ในสหภาพยุโรป ฯลฯ ควรรองรับรูปแบบลายเซ็นมาตรฐานที่จำเป็น เช่น PAdES หรือ CAdES การปฏิบัติตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวของข้อมูลก็เป็นสิ่งจำเป็นเช่นกัน 

เวิร์กโฟลว์การลงนาม 

จำเป็นต้องมีตัวเลือกมากมายในการกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์การเซ็นชื่อแบบหลายขั้นตอน เช่น การกำหนดเส้นทางแบบต่อเนื่อง แบบขนาน แบบไฮบริด ฯลฯ การส่งจำนวนมากและเทมเพลตแบบกำหนดเองในคลิกเดียวจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดในวงกว้าง 

การตรวจสอบตัวตน  

ควรมีมาตรการยืนยันตัวตนของผู้ลงนามที่เพียงพอ ตั้งแต่อีเมล/รหัสผ่านพื้นฐานไปจนถึงการตรวจสอบประวัติอย่างละเอียดหากจำเป็น การผสานรวมกับแพลตฟอร์มข้อมูลประจำตัวเช่น Okta ช่วยลดความยุ่งยากในการปฏิบัติตามข้อกำหนด  

การเข้าถึง 

ประเมินความง่ายสำหรับผู้ลงนามในการเข้าถึง ตรวจสอบ และลงนามในเอกสารผ่านเดสก์ท็อป มือถือ แท็บเล็ต และอุปกรณ์แบบต่อหน้า โซลูชันควรมอบประสบการณ์ที่สอดคล้องกันทุกที่ 

API และการผสานรวม 

ความพร้อมใช้งานของ API และตัวเชื่อมต่อที่สร้างไว้ล่วงหน้ากับระบบที่มีอยู่ของคุณ เช่น HRIS, CRM, การเรียกเก็บเงิน ฯลฯ จะช่วยให้สามารถฝังการลงนามดิจิทัลลงในเวิร์กโฟลว์ที่สำคัญต่อธุรกิจได้ 

อินเทอร์เฟซและ UX  

อินเทอร์เฟซผู้ดูแลระบบและผู้ลงนามควรได้รับการออกแบบมาอย่างดีและใช้งานง่ายสำหรับผู้ใช้ทุกคน กรณีการใช้งาน B2B และ B2C ที่ซับซ้อนควรได้รับการรองรับด้วยการเริ่มใช้งานที่ง่ายดายและจำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อย 

Security  

มาตรการที่แข็งแกร่งควรปกป้องเอกสารที่ละเอียดอ่อนตลอดวงจรการใช้งาน เช่น การเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง และศูนย์ข้อมูลที่มีความซ้ำซ้อนเพื่อป้องกันการหยุดทำงาน การตรวจสอบประจำปีโดยบุคคลที่สามให้ความโปร่งใส 

บทวิเคราะห์  

การวิเคราะห์การใช้งานเกี่ยวกับลายเซ็นที่เสร็จสมบูรณ์ กำลังดำเนินการ รอดำเนินการ ฯลฯ ช่วยให้มองเห็นได้ เส้นทางการตรวจสอบที่แสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดนั้นมีคุณค่าอย่างยิ่งสำหรับเอกสารที่ได้รับการควบคุมเช่นกัน  

รายระเอียดทางเทคนิค 

การลงนามทางดิจิทัลระยะไกลไม่ควรกำหนดข้อกำหนดด้านฮาร์ดแวร์เฉพาะสำหรับผู้ลงนาม ประเมินด้านเทคนิค เช่น รูปแบบลายเซ็น มาตรฐานการเข้ารหัส และหน่วยงานการประทับเวลาที่ใช้ 

การตรวจสอบระยะยาว 

กลไกการตรวจสอบ เช่น การประทับเวลาและข้อมูลการตรวจสอบที่ฝังไว้ เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเอกสารที่ต้องใช้ลายเซ็นระยะยาว ตรวจสอบว่าสามารถตรวจสอบลายเซ็นในอนาคตได้ไกลแค่ไหน  

การปรับแต่ง 

ตัวเลือกสำหรับการกำหนดค่าลักษณะที่ปรากฏของลายเซ็นด้วยภาพ การสร้างแบรนด์ ฟิลด์แบบฟอร์มที่จำเป็น ฯลฯ โดยอิงตามสถานการณ์การเซ็นชื่อ ช่วยให้ขั้นตอนการทำงานคล่องตัวขึ้น ตัวเลือก White Labeling เหมาะอย่างยิ่งสำหรับโซลูชันที่ต้องติดต่อกับผู้ลงนามภายนอก ด้วยคุณสมบัติหลักที่ตรงกับลำดับความสำคัญของคุณ ขั้นตอนต่อไปคือการประเมินผู้ให้บริการด้วยตนเอง 

การประเมินผู้ให้บริการลายเซ็นดิจิทัล  

ผู้ให้บริการเป็นส่วนสำคัญของโซลูชันลายเซ็นดิจิทัลของคุณ ปัจจัยต่างๆ เช่น ความน่าเชื่อถือ ความน่าเชื่อถือในการสนับสนุน และประวัติความปลอดภัยรับประกันการตรวจสอบอย่างรอบคอบ ข้อควรพิจารณาที่สำคัญในการประเมินผู้จัดจำหน่ายมีดังนี้ 

ความไว้วางใจและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ 

เลือกใช้ผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียงซึ่งมีประวัติการเปิดใช้งานลายเซ็นดิจิทัลทางกฎหมายสำหรับองค์กรขนาดใหญ่และหน่วยงานภาครัฐ ใบรับรองความน่าเชื่อถือสาธารณะ เช่น WEBTrust แสดงให้เห็นถึงความเข้มงวดในการปฏิบัติตามข้อกำหนด 

ความครอบคลุมทางภูมิศาสตร์  

หากกรณีการใช้งานการลงนามของคุณครอบคลุมหลายประเทศ ให้ค้นหาผู้ให้บริการที่มีความเชี่ยวชาญและครอบคลุมระดับโลก พวกเขาสามารถสำรวจความต้องการด้านการแปลและความแตกต่างเขตอำนาจศาลสำหรับการเปิดตัวในระดับสากล 

การตอบสนอง 

ความพร้อมใช้งานของช่องทางโทรศัพท์ แชท และอีเมลสำหรับการแก้ไขปัญหาอย่างทันท่วงที บ่งชี้ถึงการมุ่งเน้นที่ความสำเร็จของลูกค้า มองหาเวลาตอบกลับที่รับประกันและการสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน  

ท่ารักษาความปลอดภัย 

ตรวจสอบข้อกำหนดด้านความปลอดภัย เช่น การเข้ารหัส โมดูลความปลอดภัยของฮาร์ดแวร์ การตรวจสอบเป็นระยะ และมาตรการสำรอง ความสามารถทางการเงินยังช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างต่อเนื่องโดยไม่มีการหยุดชะงัก 

มาตรฐานความเป็นส่วนตัว 

นโยบายการจัดการข้อมูล การแปลเป็นภาษาท้องถิ่น และการตรวจสอบที่เป็นอิสระให้ความโปร่งใสในแนวทางปฏิบัติด้านความเป็นส่วนตัว การรับรอง ISO 27001 บ่งชี้ถึงการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 

ความน่าเชื่อถือของแพลตฟอร์มและเวลาทำงาน 

ตรวจสอบตัวชี้วัดเวลาทำงานในอดีตและความซ้ำซ้อนของโครงสร้างพื้นฐานที่มีให้ ศูนย์ข้อมูลเฟลโอเวอร์และการปรับสมดุลโหลดแสดงให้เห็นถึงความน่าเชื่อถือที่เพียงพอสำหรับการเซ็นชื่ออย่างต่อเนื่อง 

แบบจำลองราคา  

ประเมินราคาที่คาดการณ์ได้ เช่น แผนอัตราคงที่แบบไม่จำกัดหรือแบบลำดับชั้น โมเดลตามการใช้งานอาจมีต้นทุนแอบแฝงในปริมาณที่มากขึ้น พิจารณาทดลองใช้ฟรีเพื่อทดสอบความสามารถ 

การเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลด้วย eSigner 

สำหรับเอกสารที่ต้องลงนามผูกพันตามกฎหมายให้พิจารณาใช้ บริการลายเซ็นดิจิทัลของ eSigner. eSigner อนุญาตให้ผู้ใช้เพิ่มลายเซ็นดิจิทัลและการประทับเวลาที่เชื่อถือได้ให้กับเอกสารผ่านโครงสร้างพื้นฐานคีย์สาธารณะ (PKI). ประโยชน์ของการใช้ eSigner ได้แก่: 

• ลายเซ็นถูกต้องตามกฎหมายและบังคับใช้ได้ เช่น ลายเซ็นด้วยปากกาและกระดาษ
• เอกสารที่ลงนามผ่าน eSigner จะให้การรับรองความถูกต้อง ความสมบูรณ์ และการไม่ปฏิเสธ ข้อมูลประจำตัวของผู้ลงนามได้รับการยืนยันแล้ว ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงเอกสารได้หลังจากการลงนาม และผู้ลงนามไม่สามารถปฏิเสธการลงนามได้
• eSigner ทำงานร่วมกับรูปแบบเอกสารและแพลตฟอร์มหลักๆ เช่น PDF, Microsoft Office และ Adobe Acrobat
• คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นได้จากทั้งเดสก์ท็อปและอุปกรณ์มือถือผ่านกระบวนการออนไลน์ง่ายๆ ไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดหรือแอพ
• eSigner ใช้ใบรับรองดิจิทัลที่ออกโดยหน่วยงานออกใบรับรองที่เชื่อถือได้ ทำให้สามารถตรวจสอบลายเซ็นได้โดยอัตโนมัติทั่วทั้งระบบปฏิบัติการและซอฟต์แวร์ 
• การลงทะเบียนในการลงนามบนคลาวด์ eSigner มีตัวเลือกสำหรับใบรับรองการลงนามเอกสาร SSL.com ที่จะสร้าง ลายเซ็นรับรอง ที่ ให้การควบคุมเอกสารในระดับที่สูงกว่าลายเซ็นดิจิทัลทั่วไป ดังที่อธิบายโดย อะโดบี“เมื่อคุณรับรองเอกสาร คุณสามารถควบคุมประเภทการเปลี่ยนแปลงที่ผู้อื่นสามารถทำได้”

แม้ว่า eSigner จะมีระดับการตรวจสอบที่หลากหลาย แม้แต่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นพื้นฐานของเราก็ยังตรงตามข้อกำหนดด้านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทางกฎหมายในเขตอำนาจศาลส่วนใหญ่อีกด้วย สำหรับลายเซ็นดิจิทัลที่มีความมั่นใจสูง จะใช้การตรวจสอบ ID ที่ถูกต้องและใบรับรองที่ได้รับการปรับปรุง โดยรวมแล้ว eSigner มอบวิธีการที่รวดเร็วและตรงไปตรงมาในการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลที่ถูกต้องตามกฎหมายให้กับเอกสารผ่านบริการที่เชื่อถือได้ทั่วโลก พิจารณาบูรณาการโซลูชันของเราเป็นตัวเลือกการลงนามสำหรับขั้นตอนการทำงานของคุณ 

การเลือกโซลูชันลายเซ็นดิจิทัลของคุณ 

การเลือกโซลูชันลายเซ็นดิจิทัลที่เหมาะสมจำเป็นต้องปรับความต้องการทางธุรกิจให้สอดคล้องกับความสามารถของผู้ให้บริการในด้านความน่าเชื่อถือ การปฏิบัติตามกฎระเบียบ ความปลอดภัย การผสานรวม และประสบการณ์ผู้ใช้ การปฏิบัติตามกระบวนการคัดเลือกที่เป็นระบบ องค์กรของคุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การลงนามแบบไร้กระดาษซึ่งช่วยเร่งการตอบกลับเอกสาร ลดความเสี่ยง ลดต้นทุน และมอบความสะดวกสบายทุกที่ทุกเวลา ประสบการณ์การใช้งานเอกสารที่ปลอดภัย ถูกกฎหมาย และเป็นไปตามข้อกำหนดที่เปิดใช้งานโดยแพลตฟอร์มลายเซ็นดิจิทัลที่เหมาะสมที่สุดจะปรับปรุงวิธีที่บริษัทของคุณโต้ตอบแบบดิจิทัลกับลูกค้าและพนักงานได้อย่างมาก การชั่งน้ำหนักเกณฑ์หลักอย่างระมัดระวังจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณจะให้มูลค่าสูงสุดในระยะยาว สำหรับบริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ซึ่งจะทำเครื่องหมายในช่องทั้งหมด โปรดพิจารณา eSigner จาก SSL.com eSigner เปิดใช้งานลายเซ็นดิจิทัลที่ถูกต้องตามกฎหมายในเอกสารด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ลงทะเบียนทดลองใช้งานฟรีได้ที่ https://app.esigner.com/ เพื่อทดสอบความสามารถที่สอดคล้องกับความต้องการขั้นตอนการทำงานเฉพาะของคุณ ด้วยโซลูชันที่เหมาะสมซึ่งปรับให้เหมาะกับกระบวนการของคุณ ธุรกิจของคุณจะตระหนักถึงข้อดีหลายประการของการเซ็นชื่อดิจิทัลแบบไร้กระดาษ ตั้งแต่การประหยัดสิ่งแวดล้อมไปจนถึงการรักษาความปลอดภัยและการเข้าถึงที่เพิ่มขึ้น แนวทางการคัดเลือกที่เป็นระบบจะนำคุณไปสู่แบบที่เหมาะสมที่สุด

พร้อมที่จะปรับปรุงกระบวนการเซ็นชื่อดิจิทัลของธุรกิจของคุณแล้วหรือยัง? ค้นพบพลังและความสะดวกสบายของ eSigner โดย SSL.com

ลองใช้เลย