Với một Chứng chỉ ký tài liệu từ SSL.com, bạn có thể ký điện tử vào các tài liệu Microsoft Office của mình để đảm bảo với người nhận rằng:
- Bạn là người ký xác thực của tài liệu.
- Nội dung của tài liệu đã không bị thay đổi kể từ khi được ký.
Chữ ký tài liệu trong Microsoft Office có thể là có thể nhìn thấy trong tài liệu hay vô hình. Word và Excel đều hỗ trợ chữ ký hiển thị. Word, Excel và PowerPoint đều hỗ trợ chữ ký vô hình. Nhấp vào các liên kết bên dưới để xem hướng dẫn cài đặt chứng chỉ của bạn, tạo chữ ký hiển thị và vô hình và xóa chữ ký.
Lưu ý: Các tính năng được mô tả trong Hướng dẫn này chỉ khả dụng trong phiên bản Windows của Office 365. Office 365 cho macOS hiện không hỗ trợ ký tài liệu.
Thêm một dòng chữ ký hiển thị vào một tài liệu Microsoft Word hoặc Excel Workbook:
Lưu ý: Các ảnh chụp màn hình trong phần này là từ Word, nhưng quy trình trong Excel là giống hệt nhau.
- Việc ký tài liệu Office hiện yêu cầu chứng chỉ ký tài liệu của bạn phải được cài đặt trên YubiKey Trin Mã thông báo USB. Đảm bảo YubiKey được lắp vào máy tính của bạn.
- Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chữ ký xuất hiện. Sau đó, nhấp vào Thêm dòng chữ ký menu thả xuống, nằm trong bản văn nhóm của Chèn thanh công cụ và chọn Dòng chữ ký của Microsoft Office.
- Sản phẩm Thiết lập chữ ký hộp thoại sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể chỉ định tên, chức danh và / hoặc địa chỉ email của người ký được đề xuất và thêm hướng dẫn cho người ký. Hai hộp kiểm bên dưới trường văn bản có thể được sử dụng để cho phép người ký thêm nhận xét khi ký và hiển thị ngày ký trong dòng chữ ký. Nhấp chuột OK khi bạn đã nhập tất cả các thông tin cho dòng chữ ký.
- Dòng chữ ký mới sẽ xuất hiện trong tệp với bất kỳ thông tin tên và / hoặc chức danh nào được nhập ở bước trước bên dưới nó.
- Để ký tài liệu, bấm chuột phải vào dòng chữ ký và chọn Ký tên từ trình đơn.
- Sản phẩm Ký tên hộp thoại sẽ xuất hiện. Đối với chữ ký được in, chỉ cần nhập tên của bạn ở bên phải của X như hình bên dưới hoặc vẽ chữ ký bằng thiết bị trỏ hoặc màn hình cảm ứng của bạn. Nếu bạn có hình ảnh chữ ký viết tay của mình, bạn có thể sử dụng hình ảnh đó thay thế bằng cách nhấp vào Chọn ảnh… liên kết và điều hướng đến tệp hình ảnh.
- Nhấp vào Xem thông tin bổ sung về những gì bạn đang ký… liên kết ở đầu hộp thoại sẽ mở hộp thoại hiển thị siêu dữ liệu sẽ được bao gồm trong chữ ký.
- Chứng chỉ sẽ được sử dụng để ký tệp được hiển thị gần cuối hộp thoại. Nhấp vào Thay đổi nút sẽ mở một hộp thoại để chọn từ các chứng chỉ có sẵn. Trong trường hợp này, chỉ có một chứng chỉ ký tài liệu được cài đặt để chỉ có một lựa chọn được hiển thị.
- Nhấp vào Chi Tiết nút sẽ mở một hộp thoại có thể được sử dụng để thêm thông tin tiêu đề và địa chỉ.
- Nếu bạn đã chọn Cho phép người ký để thêm ý kiến trong hộp thoại Đăng nhập khi thiết lập dòng chữ ký, sẽ có hai trường bổ sung:
- Sản phẩm Loại cam kết thả xuống cho phép bạn chỉ định nếu bạn đã tạo và / hoặc phê duyệt tài liệu.
- Sản phẩm Mục đích để ký tài liệu này trường văn bản cho phép bạn xác định rõ ràng mục đích để ký.
- Sản phẩm Loại cam kết thả xuống cho phép bạn chỉ định nếu bạn đã tạo và / hoặc phê duyệt tài liệu.
- Khi tất cả thông tin ký của bạn được nhập và chính xác, hãy nhấp vào Ký tên .
- Nhập mã PIN YubiKey của bạn và nhấp vào OK .
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện xác nhận rằng tài liệu đã được ký. Nhấn vào OK để đóng nó.
- Một thông báo sẽ xuất hiện ở đầu màn hình cho biết rằng tài liệu đã được đánh dấu là cuối cùng và dòng chữ ký sẽ được đánh dấu là đã ký ở dưới cùng. Nếu bạn chọn hiển thị ngày có chữ ký, ngày đó sẽ được hiển thị ở trên cùng bên phải của dòng chữ ký.
Quan trọng: chỉnh sửa một tài liệu sau khi nó đã được ký sẽ xóa mọi chữ ký hiện có khỏi nó. - Sản phẩm Chữ ký nút cũng sẽ xuất hiện ở dưới cùng của cửa sổ tài liệu. Nhấp vào nó sẽ mở một bảng chi tiết chữ ký tài liệu ở bên phải màn hình.
- Khi tài liệu đã ký được mở trong Word, người dùng sẽ được thông báo rằng tài liệu đã được ký.
Thêm chữ ký vô hình trong Word, Excel hoặc PowerPoint
Lưu ý: Ảnh chụp màn hình trong phần này là từ Word, nhưng quy trình trong Excel và PowerPoint giống hệt nhau.
- SSL.com gửi chứng chỉ ký tài liệu trên YubiKey Trin Mã thông báo USB. Đảm bảo YubiKey được chèn vào máy tính của bạn.
- Nhấn vào Tập tin tab.
- Chọn Thông tin.
- Nhấp chuột Tài liệu Bảo vệ (Lời), Bảo vệ Workbook (Excel) hoặc Bảo vệ thuyết trình (PowerPoint), sau đó chọn Thêm chữ ký số từ trình đơn.
- Sản phẩm Ký tên hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Sự nhấp chuột Xem thêm thông tin về những gì bạn đang ký sẽ mở hộp thoại hiển thị siêu dữ liệu sẽ được bao gồm trong chữ ký.
- Sản phẩm Loại cam kết thả xuống cho phép bạn chỉ định nếu bạn đã tạo và / hoặc phê duyệt tài liệu.
- Sản phẩm Mục đích để ký tài liệu này trường văn bản cho phép bạn xác định rõ ràng mục đích để ký.
- Chứng chỉ sẽ được sử dụng để ký tệp được hiển thị gần cuối hộp thoại. Nhấp vào Thay đổi nút sẽ mở một hộp thoại để chọn từ các chứng chỉ có sẵn. Trong trường hợp này, chỉ có một chứng chỉ ký tài liệu được cài đặt để chỉ có một lựa chọn được hiển thị.
- Nhấp vào Chi Tiết nút sẽ mở một hộp thoại có thể được sử dụng để thêm thông tin tiêu đề và địa chỉ.
- Khi tất cả thông tin ký của bạn được nhập và chính xác, hãy nhấp vào Ký tên .
- Nhập mã PIN YubiKey của bạn và nhấp vào OK .
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện xác nhận rằng tài liệu đã được ký. Nhấn vào OK để đóng nó.
- Thông báo rằng tài liệu đã được ký và đánh dấu là cuối cùng sẽ xuất hiện.
Quan trọng: chỉnh sửa một tài liệu sau khi nó đã được ký sẽ xóa mọi chữ ký hiện có khỏi nó. - Sản phẩm Chữ ký nút cũng sẽ xuất hiện ở dưới cùng của cửa sổ tài liệu. Nhấp vào nó sẽ mở một bảng chi tiết chữ ký tài liệu ở bên phải màn hình.
- Khi tài liệu đã ký được mở trong Word, người dùng sẽ được thông báo rằng tài liệu đã được ký.
Xóa chữ ký
Xóa chữ ký hiển thị
- Nhấp chuột phải vào dòng chữ ký và chọn Xóa chữ ký từ trình đơn.
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nhấn vào Có để xác nhận rằng bạn muốn xóa chữ ký.
- Một hộp thoại xác nhận rằng chữ ký đã bị xóa sẽ xuất hiện. Bấm OK để đóng hộp.
Xóa chữ ký vô hình
- Nhấn vào Chữ ký nút ở dưới cùng của cửa sổ.
- Một ngăn hiển thị chữ ký của tài liệu sẽ xuất hiện ở phía bên phải của cửa sổ.
- Nhấp vào hình tam giác màu đen ở bên phải của chứng chỉ bạn muốn xóa, chọn Xóa chữ ký từ menu, sau đó xác nhận rằng bạn muốn loại bỏ nó.
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nhấn vào Có để xác nhận rằng bạn muốn xóa chữ ký.
- Một hộp thoại xác nhận rằng chữ ký đã bị xóa sẽ xuất hiện. Bấm OK để đóng hộp.
SSL.com của Chứng chỉ ký tài liệu cung cấp chữ ký số đáng tin cậy cho các tài liệu Adobe PDF và Microsoft Office, đồng thời PKIxác thực khách hàng dựa trên, tất cả đều ở mức thấp $ 215.28 mỗi năm.
