律师远程在线公证的优势

在 2011 年弗吉尼亚州成为第一个将远程在线公证 (RON) 签署为法律的州之前,美国公证文件的做法传统上是面对面进行的。 州政府授权公证人或律师确保签署人/客户具有有效的个人身份以及批准文件的有效性。

公证工作的长期存在的笔和纸方法被证明是繁琐且容易出错的。 证件和身份证可能是伪造的。 签名是伪造的。 人们可以对他们的身份撒谎。 人工存储公证文件可能会导致盗窃或破坏(人为或意外)。 进行公证的唯一记录是文件以及其中包含的姓名和签名——所有这些都可能有争议。 

 

弗吉尼亚州在 2011 年通过了一项允许 RON 实践的法律,从而成为一个先驱州。 弗吉尼亚州的法律在概述 RON 的几个程序方面很重要,包括验证签名者和确保公证印章不受篡改的标准。

近年来,随着涉及各种商业交易甚至政府服务的在线交易越来越被接受,越来越多的州接受了 RON 的想法。 到 2019 年 21 月,通过该法案成为法律的州数量达到 XNUMX 个,其中大多数采用了弗吉尼亚州原始法律的规定。

到 2021 年 19 月,随着 COVID-35 大流行的冲击导致越来越多的交易在网上进行,共有 XNUMX 个州制定了某种永久性的 RON 法律。

随着大流行后的工作和商业环境希望包括越来越多的远程交易,在线公证的文件数量也会增加,这都是出于实际原因。 阅读下文,我们将讨论 RON 的功能,这些功能使其能够克服传统墨水和纸张公证的历史弱点。 

交易效率

RON 使交易发生的速度和互操作性使客户和供应商/服务提供商能够更顺利地进行商业交易。 它允许公证人真正执行业务和提供良好服务的情况。

RON 可用于多种形式的交易,包括申请贷款、获得抵押贷款、处理土地所有权、进行退休提款、指定医疗保健代理人,甚至在法庭案件中宣誓就职。

去年的行业 报告 揭示了客户、公证人和网络安全公司越来越接受 RON:

“尽管有大流行,但虚拟公证服务领域的交易却有所增加。 在七月, 的DocuSign 收购了位于奥斯汀的初创公司 Liveoak技术 38万美元 在全股票交易中。 数字公证平台 Notarize 也在 35 月份完成了 82 万美元的 C 轮融资,总共筹集了 XNUMX 万美元,投资方来自以房地产为重点的风险投资公司 Camber Creek、波士顿的 Polaris Partners 和其他现有战略投资者。

 

清除审计跟踪

传统的水墨公证文件本质上是独立的记录。 它们被认为是有效的,因为它们已被作为法律代理人的公证人盖章。 但是因为没有防篡改材料可以为这些文件提供支持,所以这些文件可能会被名字出现为签名者的人提出异议。

RON 涉及电子文件的网络存储,其中记录了重要信息,例如谁获得了文件的访问权限、文件的共享对象、电子签名者、电子公证人以及在线公证时各方的位置发生了。 这些数字记录无法修改,因此签名者不能否认他们实际上已经参与了交易。 此外,公证的视频记录为电子文件提供了强有力的支持。  

供应商或服务提供商也在 RON 中获得保护。 Falcon Capital Advisors 前董事总经理 Camelia Martin 解释 “如果交易受到质疑,贷方有能力访问审计跟踪和在线公证会话的音频视频记录。”

 

保持文件完整性  

保持文件内容的完整性对于公证人免受诉讼或虚假指控很重要。

在房地产行业,房地产卖家、代理人和买家已经能够与公证人合作,使用 RON 来验证、安全交换和存储与房地产销售相关的相关文件。

通过使用数字加密,RON 能够提供带有防篡改数字印章/签名的法律文件的软拷贝。 如果文档的原始内容发生更改,则封条将被撤销,潜在的恶意意图就会暴露出来。 

 

更准确的签名者身份验证

通过在 RON 中使用基于动态知识的身份验证 (KBA) 来更严格和准确地验证身份,公证人可以获得良好的结果。 动态 KBA 涉及不易获知的私人信息。 这些包括一个人的信用历史或以前的交易记录。 如果签名人对身份验证问题提供了满意的答案,公证人可以放心地密封文件。      

此外,当涉及到 RON 时,如果公证人有疑问,他们不太可能被迫提供印章。 波士顿 Notarize 的数字营销经理 Andrew MacDougall 对于在签名人家中进行的公证,大约“四分之一的公证人感到害怕申请他们的印章。” 由于远程公证利用远程通信,公证人可以更客观地分析文件和签名人的身份,如果发现有可疑之处,则拒绝签名。

由于其打击身份窃贼和个人欺诈的能力,在线公证受到医疗保健组织和执法机构等社会部门的强烈赞扬。

 

安全更方便

由于 COVID-19 大流行仍有待处理,RON 为客户和律师提供了一种理想的方法,可以安全地进行文件和身份的合法验证。 在贷款业务中,位于马里兰州的数字贷款处理商 eOriginal 的首席执行官布赖恩·马多克斯 (Brian Madocks) 共用的, “借款人和贷款人员想要并需要远程能力来保持社交距离并继续进行业务交易。”

RON 的功能显示了强有力的证据,即当各州实施封锁或当各方彼此相距较远时。 对于被隔离的人和被限制离开当前位置的 COVID 阳性者来说更是如此。

目前国内和跨国旅行都面临挑战,RON通过面对面的公证克服了不切实际和健康风险。 这种现代方法为在其他国家工作或居住的美国人、在海外服兵役的人以及处于某种形式的时间限制的人提供了一种解决方案。

 

最后的话

州政府、律师、企业和客户对远程在线公证的广泛接受表明,现代社会越来越认识到数字技术在提高现代生活质量方面的好处。

RON 的成功表明,便利性和安全性不必截然相反。 与传统公证相比,交易进行得更快,重要文件更安全地存储在 RON 中。

如果您是公证人,并且想了解有关 RON 要求的更多信息,请查看我们的文章 点击此处.

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