Co je vzdálená online notářství?
Remote Online Notarization (RON) je forma notářské práce, kterou lze provádět prostřednictvím internetu pomocí programů pro živé videohovory. Prostřednictvím RON mohou být právní dokumenty podepsány klientem a notářem ověřeny notářem, aniž by se museli setkávat tváří v tvář.
Ať už je to pandemie nebo ne, svět jde stále více online. Některé úlohy, které tradičně vyžadovaly dokončení interakce tváří v tvář, nyní mají možnosti provádět digitálně a vzdáleně. Notarizace je jednou z takových funkcí. V současné době existuje 35 států, které mají nějakou formu trvalých vzdálených online notářských zákonů, přičemž se očekává, že se brzy přidají další.
Skutečnost, že většina států nyní zavedla virtuální notářství, naznačuje, že uznávají RON jako bezpečnější způsob, jak zabránit podvodům, ve srovnání s tradiční osobní notářskou evidencí. Ve skutečnosti byl v Senátu nedávno představen dvoustranný návrh zákona, jehož cílem je zmocnit notáře ve všech státech USA k provedení RON.
Každý proces vzdálené notářství je zaměřen na lepší boj proti podvodům. Než je klient schopen dokument podepsat, notář nejprve ověří identitu osoby prostřednictvím ověřovacích dotazů identity, které se také označují jako znalostní ověřování (KBA). Tento postup ověření vyžaduje, aby podepisující osoba poskytla informace, které jsou zasvěceny pouze osobě, která je vlastníkem dané identity. Pomocí technologie infrastruktury veřejného klíče pak notář připojí k elektronickému dokumentu jedinečnou digitální pečeť a jakékoli změny na něm budou nepopiratelné. Významné části živého videohovoru musí zákon zaznamenat a bezpečně uložit u notáře.
Jak bude diskutováno v následujících částech, advokát, který se chce stát online notářem, musí splňovat několik požadavků státu na kybernetickou bezpečnost. Běžným požadavkem, jako je tomu v Texasu, Virginii a Pensylvánii, je Kompatibilní s X.509 pomocí certifikátu PKI (infrastruktura veřejného klíče). Skvělou odpovědí na tento požadavek je společnost Adobe Podepisování certifikátů z SSL.com.
Zde je rozpis toho, jak se stát online notářem a jak můžete uspokojit některé z obecnějších požadavků, které se mohou stát od státu lišit. Národní notářská asociace poskytuje dobré centrální zdroj o těchto požadavcích celostátně.
Požadavky na získání vzdáleného online notáře
Držte aktuální provizi jako notář ve vašem státě
Ve většině případů nemůžete požádat o online notáře, aniž byste nejprve udělali provizi jako tradiční notář ve vašem státě.
Aktuální přístup k vládním schváleným počítačovým zařízením
Mít počítačové vybavení pro RON se může zdát komonické, ale je důležité zdůraznit, že každý stát má své vlastní specifické dílčí požadavky. Jako výchozí bod je online notář povinen mít zabezpečený počítač, webovou kameru schopnou zaznamenávat jasné obrázky, mikrofon, který během živého hovoru vytváří srozumitelný zvuk, a silné a bezpečné připojení k internetu. Navštivte webové stránky státní správy, kde se dozvíte o konkrétních metrikách požadovaných pro každý nástroj.
Použijte nebo zaregistrujte se a proveďte virtuální notářství
K zahájení procesu online žádosti o notáře budete potřebovat několik klíčových informací:
- Vaše notářské identifikační číslo přidělené ministrem zahraničí
- Tvoje datum narození
- Vaše číslo sociálního zabezpečení
Musíte mít digitální certifikát vydaný poskytovatelem třetí strany
Některé státy tento požadavek rozšiřují a tvrdí, že certifikát musí používat PKI technologie a být kompatibilní s X.509. To je však příliš vágní, protože formát X.509 zahrnuje mnoho typů digitálních certifikátů, včetně SSL /TLS certifikáty pro webové stránky a certifikáty pro podepisování kódu. Pokud hledáte správný certifikát pro svou online notářskou aplikaci, jsou skvělou volbou certifikáty Business Identity SSL.com.
Certifikáty obchodní identity SSL.com mohou být dodávány nebo instalovány na token YubiKey USB ověřený FIPS 140.2. Tento token lze použít pro bezpečné podepisování dokumentů v dokumentech Adobe PDF a Microsoft Office. A digitální podpis poskytuje důkaz, že osoba podepisující elektronický dokument je tím, za koho se vydává, a prokazuje, že informace v dokumentu nebyly od podpisu změněny.
Digitálně podepsané dokumenty také zajišťují legálnost nevypovědení. Pokud osoba digitálně podepíše dokument svým podpisovým klíčem soukromého dokumentu, je pro ni obtížné popřít, že jej podepsal. Jako veřejně důvěryhodná certifikační autorita a člen Seznam důvěryhodných dokumentů schválený společností Adobe (AATL)„Certifikáty Business Identity SSL.com jsou celosvětově důvěryhodné pro podepisování virtuálních dokumentů, včetně Adobe PDF a Microsoft Office. To znamená, že Acrobat i Microsoft považují naše podpisy PDF za platné a vašim zákazníkům se v těchto aplikacích nebudou zobrazovat chybové zprávy o vašem podpisu.
Zde je příklad chyby neplatného podpisu v Adobe:
A tady je příklad schváleného potvrzení podpisu:
Certifikáty Business Identity od SSL.com také obsahují S/MIME certifikát a autentizace klienta schopnosti, poskytující důvěru a jistotu digitálně podepsaného e-mailu a další možnosti zabezpečení přihlášení.
Dokončete testování nebo školení specifické pro RON podle požadavků vašeho státu
Protože procesy pro provádění digitálního notářství se liší, váš stát bude pravděpodobně vyžadovat další školení nebo testování, než se stanete RON.
Získejte vzdálené online notářské nástroje, jako je eSeal
Spolu s certifikátem Business Identity SSL.com budete potřebovat několik dalších nástrojů. Jedním z nich je vaše digitální notářská pečeť, kterou si můžete zakoupit online. K zakoupení své pečeti a jejímu odeslání budete potřebovat provizi nebo osvědčení o autorizaci.
Platná smlouva se společností zabývající se kybernetickou bezpečností
Protože komponenty online notarizace vyžadují kybernetické znalosti, je nutné uzavřít smlouvu s poskytovatelem služeb zabezpečení internetu, který má technologii k provádění digitálního ověřování identity a analýzy pověření, jakož i schopnost bezpečně ukládat audiovizuální záznam virtuální notace .
Poplatky, pojištění, dluhopisy
Jakmile máte vše pro svou aplikaci a svůj certifikát k dispozici, je tu jen několik dalších úklidů. Budete muset mít záruční záruku na pokrytí vzdálených online notářů, pojistku proti chybám a opomenutí (E&O), která pokrývá RON, a budete muset předložit jakékoli další dokumenty vyžadované zákony vašeho státu.
Poslední slova
Advokát, který chce provádět virtuální notářství, by měl mít vládou schválené nástroje pro kybernetickou bezpečnost, které budou použity při přesném ověřování identit, digitálním zapečetění dokumentů k ochraně jejich obsahu, auditu online transakcí a bezpečném ukládání elektronických dokumentů.
Stát se vzdáleným online notářem může být přínosem pro vaši notářskou činnost. Podniknout správné kroky, abychom byli připraveni nabízet zabezpečené, důvěryhodné a vyhovující služby, stojí za námahu. Certifikáty Business Identity SSL.com mohou být klíčovou volbou při zlepšování vašich zkušeností a nabídce nejlepších služeb potenciálním klientům.
