Cara Memilih Solusi Tanda Tangan Digital yang Tepat untuk Bisnis Anda

Meluasnya penerapan kerja jarak jauh dan alur kerja tanpa kertas telah mempercepat kebutuhan akan penandatanganan dokumen digital yang aman. Menerapkan solusi tanda tangan elektronik yang tepat dapat menyederhanakan proses penandatanganan secara signifikan sekaligus memastikan validitas dan kepatuhan hukum. Namun, dengan banyaknya penyedia di pasar, memilih layanan tanda tangan digital terbaik untuk kebutuhan spesifik bisnis Anda dapat memakan waktu dan tenaga. Artikel ini memberikan panduan komprehensif untuk mengidentifikasi kriteria utama dan membuat pilihan yang tepat. 

Pengantar Tanda Tangan Digital 

Tanda tangan digital menggunakan teknik kriptografi untuk mengamankan penandatanganan dan verifikasi dokumen elektronik. Mereka mengikat penanda tangan ke tanda tangannya, memastikan integritas dokumen, dan menyediakan segel anti rusak seperti tanda tangan fisik di atas kertas. Manfaat inti dari dokumen yang ditandatangani secara digital meliputi: 

• Validitas dan keberlakuan hukum berdasarkan undang-undang tanda tangan elektronik
• Otentikasi identitas penandatangan yang lebih kuat 
• Peningkatan perlindungan keamanan terhadap pemalsuan
• Lebih mudah disimpan sebagai catatan untuk kebutuhan kepatuhan
• Penghematan lingkungan dari berkurangnya penggunaan kertas
• Kenyamanan penandatanganan kapan saja, di mana saja 

Dengan solusi tepat yang disesuaikan dengan alur kerja Anda, bisnis Anda dapat mewujudkan keuntungan ini dengan tidak menggunakan kertas dan mengadopsi tanda tangan digital. Namun pertama-tama, diperlukan evaluasi yang cermat terhadap kebutuhan spesifik Anda. 

Menilai Kebutuhan Organisasi 

Catat kasus penggunaan, proses, dan persyaratan Anda sebelum memulai pencarian vendor Anda. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi fitur-fitur yang harus dimiliki dan menghindari pengeluaran berlebihan untuk kemampuan yang tidak perlu. 

Pertimbangkan hal-hal berikut ini: 

• Jenis dokumen apa yang perlu Anda tanda tangani secara digital? Contohnya termasuk kontrak, formulir pajak, dokumen pendaftaran, dokumen SDM, faktur, dll.
• Bagaimana alur kerja penandatanganan berbasis kertas saat ini ditangani? Apakah mereka melibatkan interaksi langsung, surat, faks, dll.? 
• Berapa perkiraan volume pengiriman dokumen dan tanda tangan yang diperlukan per bulan? Variasi musiman?
• Pengalaman penandatanganan apa yang ingin Anda aktifkan – penandatanganan desktop, penandatanganan seluler, penandatanganan langsung jarak jauh?
• Seberapa cepat Anda perlu mengembalikan dokumen yang telah ditandatangani? Apakah ada jadwal kepatuhan yang perlu dipertimbangkan?
• Metode pemeriksaan identitas atau autentikasi penanda tangan apa yang Anda perlukan?
• Apa kebutuhan privasi data Anda terkait penyimpanan dokumen di platform vendor?
• Apakah tanda tangan memerlukan validasi jangka panjang selama bertahun-tahun? Apakah penandatanganan jangka pendek saja sudah cukup? 
• Sistem dan alur kerja apa yang perlu diintegrasikan, seperti CRM, sistem penagihan, dll.? 

Menganalisis penggunaan dan proses di dunia nyata secara menyeluruh akan memunculkan kemampuan yang harus dimiliki untuk solusi tanda tangan digital Anda.   

Temukan Kenyamanan dan Keamanan eSigner

Coba sekarang secara cuma-cuma!

 

Fitur dan Kemampuan Utama 

Setelah kebutuhan Anda teridentifikasi, berikut adalah beberapa fitur dan fungsi utama yang harus dicari selama evaluasi vendor: 

Kepatuhan dan Standar 

Solusi tanda tangan elektronik harus mematuhi peraturan yang relevan di yurisdiksi Anda seperti undang-undang UETA dan ESIGN negara bagian di AS, eIDAS di UE, dll. Format tanda tangan standar yang diperlukan seperti PAdES atau CAdES harus didukung. Kepatuhan terhadap undang-undang privasi data juga penting. 

Alur Kerja Penandatanganan 

Diperlukan serangkaian opsi untuk mengonfigurasi alur kerja penandatanganan multi-langkah – perutean sekuensial, paralel, hibrid, dll. Pengiriman massal dan templat kustom sekali klik akan mengoptimalkan efisiensi dalam skala besar. 

Validasi Identitas  

Langkah-langkah konfirmasi identitas penandatangan yang memadai harus tersedia – mulai dari email/kata sandi dasar hingga pemeriksaan latar belakang ekstensif jika diperlukan. Integrasi dengan platform identitas seperti Okta menyederhanakan kepatuhan.  

Aksesibilitas  

Evaluasi betapa mudahnya bagi penanda tangan untuk mengakses, meninjau, dan menandatangani dokumen di desktop, seluler, tablet, dan perangkat tatap muka. Solusinya harus memberikan pengalaman yang konsisten di mana pun. 

API dan Integrasi 

Ketersediaan API dan konektor siap pakai ke sistem Anda yang sudah ada, seperti HRIS, CRM, penagihan, dll., akan memungkinkan penyematan penandatanganan digital ke dalam alur kerja penting bisnis. 

Antarmuka dan UX  

Antarmuka admin dan penandatangan harus dirancang dengan baik dan intuitif untuk semua pengguna. Kasus penggunaan B2B dan B2C yang kompleks harus diakomodasi dengan orientasi yang mudah dan pelatihan minimal yang diperlukan. 

Security  

Tindakan tegas harus melindungi dokumen sensitif sepanjang siklus hidupnya – enkripsi, kontrol akses, dan pusat data dengan redundansi untuk mencegah pemadaman. Audit tahunan pihak keempat memberikan transparansi. 

Analitik  

Analisis penggunaan pada tanda tangan yang telah selesai, sedang berlangsung, tertunda, dll., memberikan visibilitas. Jejak audit yang menunjukkan kepatuhan juga sangat berharga untuk dokumen yang diatur.  

Spesifikasi teknis 

Penandatanganan digital jarak jauh tidak boleh memaksakan persyaratan perangkat keras khusus pada penandatangan. Evaluasi aspek teknis seperti format tanda tangan, standar kriptografi, dan otoritas stempel waktu yang digunakan. 

Validasi Jangka Panjang 

Mekanisme validasi seperti stempel waktu dan data verifikasi yang disematkan sangat penting untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan jangka panjang. Periksa seberapa jauh tanda tangan di masa depan dapat diverifikasi.  

Kustomisasi 

Opsi untuk mengonfigurasi tampilan tanda tangan visual, pencitraan merek, bidang formulir yang diperlukan, dll., berdasarkan skenario penandatanganan menyederhanakan alur kerja. Opsi pelabelan putih ideal untuk solusi yang berhubungan dengan penandatangan eksternal. Dengan fitur-fitur inti yang sesuai dengan prioritas Anda, langkah selanjutnya adalah menilai penyedia layanan itu sendiri. 

Mengevaluasi Penyedia Tanda Tangan Digital  

Penyedia layanan merupakan bagian penting dari solusi tanda tangan digital Anda. Faktor-faktor seperti kepercayaan, keandalan dukungan, dan rekam jejak keamanan memerlukan pemeriksaan yang cermat. Berikut adalah pertimbangan utama saat mengevaluasi vendor: 

Kepercayaan dan Kepatuhan 

Pilihlah penyedia yang sudah mapan dengan sejarah mengaktifkan tanda tangan digital legal untuk perusahaan besar dan lembaga pemerintah. Sertifikat kepercayaan publik seperti WEBTrust menunjukkan ketelitian kepatuhan. 

Cakupan Geografis  

Jika kasus penggunaan penandatanganan Anda mencakup beberapa negara, carilah penyedia dengan keahlian dan cakupan global. Mereka dapat menavigasi kebutuhan lokalisasi dan nuansa yurisdiksi untuk peluncuran internasional. 

Responsif 

Ketersediaan saluran telepon, obrolan, dan email untuk penyelesaian masalah yang tepat waktu menunjukkan fokus pada kesuksesan pelanggan. Carilah jaminan waktu respons dan dukungan 24/7.  

Postur Keamanan 

Tinjau ketentuan keamanan seperti enkripsi, modul keamanan perangkat keras, audit berkala, dan tindakan redundansi. Kelayakan finansial juga menjamin kelangsungan bisnis tanpa gangguan. 

Standar Privasi 

Kebijakan penanganan data, lokalisasi, dan audit independen memberikan transparansi dalam praktik privasi. Sertifikasi ISO 27001 menunjukkan kepatuhan terhadap praktik terbaik. 

Keandalan & Waktu Aktif Platform 

Periksa riwayat metrik uptime dan redundansi infrastruktur yang disediakan. Pusat data failover dan penyeimbangan beban menunjukkan keandalan yang memadai untuk penandatanganan tanpa gangguan. 

Model Harga  

Evaluasi harga yang dapat diprediksi seperti paket tarif tetap tanpa batas atau berjenjang. Model berbasis penggunaan dapat menimbulkan biaya tersembunyi pada volume yang lebih tinggi. Pertimbangkan uji coba gratis untuk menguji kemampuan. 

Menambahkan Tanda Tangan Digital dengan eSigner 

Untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan yang mengikat secara hukum, pertimbangkan untuk menggunakan Layanan tanda tangan digital eSigner. eSigner memungkinkan pengguna untuk menambahkan tanda tangan digital dan stempel waktu tepercaya ke dokumen melalui infrastruktur kunci publik (PKI). Keuntungan menggunakan eSigner meliputi: 

• Tanda tangan sah secara hukum dan dapat dilaksanakan, seperti tanda tangan pena dan kertas.
• Dokumen yang ditandatangani melalui eSigner memberikan otentikasi, integritas, dan non-penyangkalan. Identitas penandatangan telah diverifikasi, dokumen tidak dapat diubah setelah penandatanganan, dan penandatangan tidak dapat menolak penandatanganan.
• eSigner terintegrasi dengan format dan platform dokumen utama seperti PDF, Microsoft Office, dan Adobe Acrobat.
• Tanda tangan dapat ditambahkan dari desktop dan perangkat seluler melalui proses online yang sederhana. Tidak diperlukan unduhan atau aplikasi.
• eSigner menggunakan sertifikat digital yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikat tepercaya, sehingga tanda tangan dapat diverifikasi secara otomatis di seluruh sistem operasi dan perangkat lunak. 
• Pendaftaran dalam penandatanganan cloud eSigner memberikan opsi untuk menghasilkan sertifikat penandatanganan dokumen SSL.com tanda tangan bersertifikat yang memberikan tingkat kontrol dokumen yang lebih tinggi daripada tanda tangan digital biasa. Seperti yang dijelaskan oleh Adobe, “saat Anda mengesahkan suatu dokumen, Anda dapat mengontrol jenis perubahan yang dapat dilakukan orang lain.”

Meskipun eSigner menawarkan berbagai tingkat validasi, bahkan tanda tangan elektronik dasar kami pun memenuhi persyaratan tanda tangan elektronik yang sah di sebagian besar yurisdiksi. Untuk tanda tangan digital dengan jaminan tinggi, verifikasi ID yang valid dan sertifikat yang disempurnakan digunakan. Secara keseluruhan, eSigner menyediakan cara cepat dan mudah untuk menambahkan tanda tangan digital yang sah secara hukum ke dokumen melalui layanan tepercaya secara global. Pertimbangkan untuk mengintegrasikan solusi kami sebagai opsi penandatanganan untuk alur kerja Anda. 

Memilih Solusi Tanda Tangan Digital Anda 

Memilih solusi tanda tangan digital yang tepat memerlukan penyelarasan kebutuhan bisnis dengan kemampuan penyedia dalam hal kepercayaan, kepatuhan, keamanan, integrasi, dan pengalaman pengguna. Dengan mengikuti proses seleksi yang metodis, organisasi Anda dapat menerapkan alur kerja penandatanganan tanpa kertas yang mempercepat penyelesaian dokumen, mengurangi risiko, menghemat biaya, dan memberikan kenyamanan kapan saja, di mana saja. Pengalaman dokumen yang aman, legal, dan patuh yang dimungkinkan oleh platform tanda tangan digital yang optimal akan secara signifikan meningkatkan cara perusahaan Anda berinteraksi secara digital dengan pelanggan dan karyawan. Menimbang kriteria utama dengan cermat akan memastikan solusi tanda tangan elektronik Anda memberikan nilai maksimal dalam jangka panjang. Untuk layanan tanda tangan elektronik tepercaya yang memenuhi semua persyaratan, pertimbangkan eSigner dari SSL.com. eSigner memungkinkan tanda tangan digital yang sah secara hukum pada dokumen hanya dengan beberapa klik. Daftar untuk uji coba gratis di https://app.esigner.com/ untuk menguji kemampuan yang selaras dengan kebutuhan alur kerja unik Anda. Dengan solusi tepat yang disesuaikan dengan proses Anda, bisnis Anda dapat mewujudkan banyak keuntungan dari penandatanganan digital tanpa kertas – mulai dari penghematan lingkungan hingga peningkatan keamanan dan aksesibilitas. Pendekatan metodis dalam pemilihan akan membawa Anda pada pilihan yang ideal.

Siap untuk meningkatkan proses penandatanganan digital bisnis Anda? Temukan kekuatan dan kenyamanan eSigner dari SSL.com

Coba sekarang